Pred potvrdením online objednávky skontrolujte konkrétnu položku: fyzické množstvo, stav v evidencii a záväzky voči ďalším zákazníkom. Samostatne zohľadnite tovar, ktorý sa už kompletizuje, ale ešte nebol odovzdaný. Porovnajte výsledok s dostupnosťou na webe. Každý rozdiel vyriešte pred novým potvrdením.
Zaveďte každodennú kontrolu a aktualizujte záznamy po odovzdaní, zrušení a vrátení. Dohody so zákazníkmi evidujte vo vlastnej pracovnej tabuľke objednávok. Softvérovú rezervu kontrolujte oddelene od tejto tabuľky.
Určte zodpovedných za množstvo a objednávky
Majiteľ určuje postup kontroly a rozhoduje o riešení rozdielov. Pracovník skladu počíta tovar, kontroluje pripravené kusy a zaznamenáva odovzdanie. Manažér zapisuje potvrdené množstvo a zmeny objednávok. Ak pracujete sami, vykonajte tieto kroky postupne.
Zhromaždite nevybavené objednávky zo všetkých kanálov prijímania do jednej pracovnej tabuľky. Pri každej položke zaznamenajte:
- číslo objednávky a zodpovednú osobu;
- kód, názov a požadované vlastnosti tovaru;
- potvrdené množstvo, ktorého kompletizácia sa ešte nezačala;
- množstvo v kompletizácii, ktoré ešte nebolo fyzicky odovzdané;
- skutočne odovzdané množstvo, čas a potvrdenie odovzdania;
- zrušené množstvo a prijatý vrátený tovar;
- zdroj poslednej zmeny a ďalší krok.
Keď sa začne kompletizácia, presuňte množstvo zo skupiny „potvrdené“ do skupiny „v kompletizácii“. Nenechávajte tie isté kusy v oboch skupinách. Ak odovzdáte len časť objednávky, zaznamenajte odovzdané množstvo a zostávajúci záväzok osobitne.
Porovnajte jednu položku v sklade, evidencii a na webe
SKU je interný kód na sledovanie zásob a vykazovanie predaja. Používajte ho spolu s názvom a vlastnosťami tovaru. Ak si zákazník objednal konkrétnu veľkosť alebo farbu, porovnávajte vo všetkých záznamoch práve tento tovar.
- Určte miesto skladovania a čas počítania vybranej položky.
- Spočítajte fyzicky dostupné kusy vrátane odložených a zabalených.
- Porovnajte počet so záznamami systému evidencie zásob.
- Skontrolujte záväzky z nevybavených objednávok. Overte, či záznamy nie sú duplicitné.
- Otvorte príslušnú kartu na webe a zapíšte zobrazenú dostupnosť.
Počas počítania pozastavte pohyb vybranej položky alebo zaznamenávajte každý príjem a odovzdanie. Porovnávajte množstvá k rovnakému okamihu. Ak sa tovar po spočítaní odovzdá, zohľadnite to pred odpoveďou novému zákazníkovi.
Ak zistíte rozdiel, počítanie zopakujte a skontrolujte kód a vlastnosti. Prezrite doklady o pohybe a záznamy o odovzdaní. Osobitne vyhľadajte kusy, ktoré sú už odpísané v evidencii, ale fyzicky zostávajú v predajni. Zaznamenajte dôvod rozdielu, zodpovednú osobu a potrebnú opravu.
Ilustračný príklad: koľko možno potvrdiť novým zákazníkom
Predpokladajme, že pre jedno SKU je fyzicky k dispozícii 10 kusov. Z nich sú 3 prisľúbené v samostatných nevybavených objednávkach a ďalšie 2 sa kompletizujú na odoslanie. Tieto skupiny sa neprekrývajú. Všetky kusy sú vhodné na predaj a neexistujú ďalšie záväzky. Ide o ilustračné údaje na výpočet vo vlastnej pracovnej tabuľke.
| Čo zohľadniť | Množstvo, ks | Zdroj údajov |
|---|---|---|
| Fyzicky dostupný tovar vrátane zabaleného | 10 | Sčítanie pracovníka skladu |
| Prisľúbené, kompletizácia sa ešte nezačala | 3 | Záznamy nevybavených objednávok |
| V kompletizácii, ešte fyzicky neodovzdané | 2 | Záznam zodpovednej osoby za kompletizáciu |
| Možno potvrdiť novým zákazníkom | 5 | 10 − 3 − 2 |
Po skutočnom odovzdaní 2 kusov zostane 8. Odstráňte odovzdané množstvo zo skupiny kompletizácie: na nové potvrdenia zostane 8 − 3 = 5 kusov. Ak sa potom zruší objednávka na jeden z troch prisľúbených kusov a tovar zostane vhodný na predaj, výsledok bude 8 − 2 = 6.
Pred každým prepočtom skontrolujte zdroj množstva. Odovzdanie potvrďte záznamom o skutočnom výdaji a zrušenie zmenou dohody pri konkrétnej objednávke. Ten istý kus neodpočítavajte dvakrát.
Porovnajte odpísanie v Torgsoft so skutočným odovzdaním
Pred výdajom porovnajte pripravený tovar s objednávkou: kód, vlastnosti a množstvo. Po odovzdaní zákazníkovi alebo prepravcovi zaznamenajte skutočne vydané množstvo, čas a potvrdenie. Pri čiastočnom vybavení ponechajte záznam o nevydanej časti.
V Torgsoft výdajka vytvorená na základe faktúry odpíše tovar zo skladu. Pri kontrole porovnajte toto odpísanie so záznamom o skutočnom odovzdaní.
Ak už bola výdajka vytvorená, ale tovar je stále v predajni, označte tieto kusy osobitne. Zohľadnite ich pri vysvetľovaní rozdielu medzi fyzickým množstvom a evidenciou. Skontrolujte, z akého množstva začínate výpočet: tieto kusy už boli odpísané zo zaznamenaného stavu zásob.
Prepočítajte dostupnosť po zrušení a vrátení
Po zrušení manažér zmení záväzok z objednávky a pracovník skladu skontroluje, kde sa tovar nachádza. Pred novým potvrdením sa uistite, že kusy sú stále fyzicky v predajni. Ak už boli odovzdané, počkajte na prijatie vráteného tovaru.
Vrátený tovar prevezmite a skontrolujte. Zaznamenajte objednávku, položku, množstvo, miesto skladovania a výsledok kontroly. Do množstva pre nové predaje pridajte iba tovar, ktorý možno opäť predať. Kusy nevhodné na predaj držte oddelene, kým sa nerozhodne o ich stave.
Porovnajte prijaté vrátenie s účtovnými dokladmi. Postup vrátenia platby dohodnite osobitne podľa zmluvy a príslušného bankového scenára.
Synchronizácia skladových zásob s webom v Torgsoft
Na prenos dostupnosti zo skladu na web ponúka Torgsoft platenú možnosť „Синхронізація з інтернет-магазином“ (synchronizácia s internetovým obchodom). Prenáša tovar, jeho vlastnosti a skladové zostatky. V nastaveniach sa vyberajú strediská evidencie, ktorých zostatky sa budú nahrávať. Na nastavenie výmeny na strane webu je potrebná pomoc jeho vývojára.
Automatická synchronizácia sa vykonáva iba vtedy, keď je Torgsoft spustený na určenom počítači pod určeným používateľom. Interval nastavte tak, aby sa automatická synchronizácia vykonávala najviac raz za 10 minút, pričom zohľadnite aj ďalšie objekty synchronizácie. Určte osobu zodpovednú za kontrolu týchto podmienok. Pred potvrdením dostupnosti zohľadnite zmeny od poslednej výmeny.
Po výmene manuálne porovnajte konkrétnu položku na webe so zostatkom vybraných stredísk evidencie. Chyby možno sledovať na karte „Журнал синхронізації“ (denník synchronizácie). Pri rozdiele skontrolujte priradenie položky, vybrané strediská a denník podľa pokynov na synchronizáciu. Množstvo na nové potvrdenie určujte aj s ohľadom na fyzické počítanie a nevybavené objednávky.
Ukončite dennú kontrolu konkrétnymi rozhodnutiami
Na konci dňa skontrolujte nevybavené objednávky, tovar odpísaný, ale ešte neodovzdaný, zrušenia a prijaté vrátenia. Pri každom rozdiele zaznamenajte zodpovednú osobu, ďalší krok a termín opätovnej kontroly. Pred odovzdaním práce inému zamestnancovi zaznamenajte množstvo na nové potvrdenia a položky, ktorých dostupnosť treba ešte objasniť.
Vráťte sa na predchádzajúci krok