Ako zaregistrovať pokladníka v softvérovej registračnej pokladnici cez Elektronický kabinet a nastaviť kľúč v Torgsoft

Ak chce podnikateľ pridať pokladníka do softvérovej registračnej pokladnice (PRRO), musí Štátnej daňovej službe Ukrajiny (DPS) oznámiť certifikát jeho elektronického podpisu prostredníctvom formulára č. 5-PRRO. Po úspešnej registrácii treba v Torgsoft vybrať príslušný súkromný kľúč a overiť, že pracovisko používa PRRO správneho podniku a predajne.

Nastavenie pripravte pred prvou zmenou nového pokladníka. Pripravte jeho platný podpis, overte registráciu predajne a PRRO a po odoslaní oznámenia si prečítajte výsledok spracovania. Samotné uloženie zamestnanca v programe ani výmena súboru kľúča nestačí na povolenie fiškálnych operácií.

Čo skontrolovať pred registráciou pokladníka

Tento návod sa týka fyzických osôb – podnikateľov (FOP) a právnických osôb, ktoré používajú PRRO na Ukrajine. Podľa bodu 7 oddielu II Postupu registrácie a používania PRRO môže pokladník vykonávať operácie po zapísaní údajov certifikátu do registra PRRO a za predpokladu, že je platný.

• Overte podnik. Porovnajte názov alebo priezvisko, meno a otcovské meno podnikateľa a daňové číslo podniku s údajmi vlastníka PRRO. Osobitne skontrolujte údaje pokladníka a registráciu jeho certifikátu na prácu s PRRO tohto podniku: osobný podpis zamestnanca nesmie patriť podnikateľovi ani riaditeľovi.
• Skontrolujte prevádzkovú jednotku. Predajňa musí byť nahlásená DPS a príslušná PRRO musí byť zaregistrovaná pre túto prevádzkovú jednotku. Ak pridávate pokladníka k existujúcej pokladnici bez zmeny jej údajov, predajňu ani PRRO netreba z tohto dôvodu registrovať znova.
• Pripravte podpis pokladníka. Overte vlastníka certifikátu, dobu platnosti a to, či nie je zablokovaný alebo odvolaný. Ak kontajner obsahuje viacero kľúčov, určte, ktorý sa bude používať.
• Pripravte podpis osoby oprávnenej podať oznámenie. Pri FOP ide o podpis podnikateľa; pri právnickej osobe formulár predpokladá riaditeľa alebo zástupcu podnikateľského subjektu. Na registráciu priamo cez Torgsoft vyžaduje oficiálny návod nastaviť kľúč podnikateľa alebo riaditeľa v karte podniku. Podpis na podanie oznámenia a podpis na fiškálne doklady vyberajte podľa oprávnení podpisujúcej osoby. Ak bude podnikateľ alebo riaditeľ pracovať aj ako pokladník, údaje certifikátu jeho podpisu treba takisto zapísať do registra PRRO prostredníctvom formulára 5-PRRO.
• Skontrolujte pracovisko. Aktivujte možnosť „Softvérová registračná pokladnica“. V regionálnych nastaveniach systému Windows nastavte ukrajinčinu pre programy, ktoré nepodporujú Unicode, a vypnite možnosť „Beta: Používať Unicode UTF-8 na podporu jazykov na celom svete“. Nainštalujte program „Používateľ CSK-1“ a v nastaveniach PRRO vyplňte pole „Adresár umiestnenia kryptografických knižníc“ uvedením jeho priečinka End User. Používateľom pracoviska udeľte prístup k tomuto priečinku. Pred pripojením nového podpisu aktualizujte Torgsoft a kryptografické knižnice na verzie kompatibilné s jeho štandardom.

Na podpisovanie dokladov PRRO možno použiť kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) alebo zdokonalený elektronický podpis. Dostatočnosť zdokonaleného podpisu pre PRRO výslovne stanovuje bod 7 článku 3 zákona č. 265/95-VR. Pri výbere kľúča však skontrolujte jeho technickú kompatibilitu s Torgsoft: zákonné povolenie typu podpisu samo osebe nepotvrdzuje, že program podporuje konkrétne médium alebo formát.

Praktické odporúčanie: pred nastavením si pripravte krátky zoznam údajov „podnik — predajňa — fiškálne číslo PRRO — pokladník — certifikát“. Pomôže odhaliť situáciu, keď platný kľúč patrí správnej osobe, ale pokladnica je vybraná pre iný podnik.

Ako podať formulár č. 5-PRRO cez Elektronický kabinet

Formulár č. 5-PRRO sa volá „Oznámenie o poskytnutí informácií o kvalifikovaných/zdokonalených certifikátoch verejných kľúčov používaných v PRRO“. Na elektronické podanie sa používajú identifikátory J1391802 pre právnické osoby alebo F1391802 pre fyzické osoby. Kód J/F1391802 uvádza vysvetlenie DPS o zmene podpisu pokladníka.

1. Prihláste sa do súkromnej časti Elektronického kabinetu ako podnikateľ alebo právnická osoba, pre ktorú registrujete pokladníka.
2. Vyhľadajte oznámenie č. 5-PRRO podľa názvu a kódu J1391802 alebo F1391802. Vytvorte dokument a vyplňte dátum a číslo oznámenia. V oddiele 1 skontrolujte daňové číslo podnikateľského subjektu, v mene ktorého bude pokladník pracovať.
3. V oddiele 2 uveďte priezvisko, meno a prípadne otcovské meno pokladníka, jeho daňové číslo a identifikátor kľúča z certifikátu verejného kľúča, ktorý bude používať. Namiesto identifikátora neuvádzajte sériové číslo certifikátu, názov súboru, fiškálne číslo PRRO ani daňové číslo zamestnanca. Pri fyzických osobách, ktoré z náboženského presvedčenia odmietli registračné číslo evidenčnej karty daňovníka, oficiálne to oznámili kontrolnému orgánu a majú príslušný záznam v pase, formulár umožňuje uviesť údaje z pasu: sériu, ak existuje, a číslo pasu alebo číslo občianskeho preukazu vo formáte ID-karty. Toto pravidlo sa vzťahuje na príslušnú fyzickú osobu v oddiele 1 alebo 2.
4. V poli „Typ podpisu“ vyberte „Pokladník“ alebo „Hlavný pokladník“ podľa pridelených oprávnení. Hodnota „Ukončenie práce“ slúži na odobratie prístupu príslušnému kľúču.
5. V oddiele 3 označte podpisujúcu osobu: pri právnickej osobe riaditeľa alebo zástupcu podnikateľského subjektu, pri fyzickej osobe – podnikateľovi označte „podnikateľ“. Skontrolujte dokument, podpíšte ho elektronickým podpisom osoby oprávnenej na podanie a odošlite DPS. Polia formulára a výnimku pre údaje z pasu uvádza oficiálny formulár č. 5-PRRO.
6. Otvorte doručené potvrdenia a prečítajte si výsledok spracovania. Uložte oznámenie a potvrdenie o jeho úspešnom prijatí.

Identifikátor kľúča prevezmite z certifikátu verejného kľúča. Ak pokladník získal nový certifikát, porovnajte údaje práve z neho, aj keď meno vlastníka a názov súboru zostali rovnaké. Inak DPS dostane informácie o jednom kľúči, zatiaľ čo Torgsoft bude dokumenty podpisovať iným.

Podľa oficiálneho návodu Torgsoft sa pokladník registruje pre daňovníka: získa prístup ku všetkým PRRO všetkých prevádzkových jednotiek tohto daňovníka. V oznámení č. 5-PRRO sa nepriraďuje ku konkrétnej predajni ani pokladnici. Označenie „Hlavný pokladník“ umožňuje uzatvárať zmeny ostatných pokladníkov vrátane hlavných pokladníkov.

Praktické odporúčanie: zamestnancovi, ktorý vykonáva vlastné pokladničné operácie, priraďte typ „Pokladník“. Typ „Hlavný pokladník“ priraďte osobe, ktorá má oprávnenie uzatvárať aj zmeny ostatných zamestnancov. Samotné získanie nového podpisu nevyžaduje udelenie takýchto oprávnení.

Ako zaregistrovať pokladníka priamo v Torgsoft

Torgsoft umožňuje podať 5-PRRO aj priamo z programu. Vyberte si jeden spôsob podania: ak bolo oznámenie už úspešne prijaté cez Elektronický kabinet, pokračujte nastavením kľúča na pracovisku.

Najskôr skontrolujte, či je na požadovanom pracovisku aktivovaná doplnková možnosť „Softvérová registračná pokladnica“. Podľa podmienok používania tejto možnosti sa ročný prístup pri nových nákupoch aktivuje pre každé zariadenie osobitne; už skôr zakúpené trvalé práva zostávajú zachované.

1. Otvorte „Nastavenia“ → „Podnik“ a pridajte alebo otvorte požadovaný podnik. Na karte „KEP (ECP)“, kde ECP znamená elektronický digitálny podpis, nastavte v poli „Riaditeľ“ súkromný kľúč podnikateľa alebo riaditeľa právnickej osoby: vyberte súbor, zadajte heslo, kliknite na „Načítať“, skontrolujte vlastníka a kliknite na „Nastaviť“. Uložte nastavenia. Karta je dostupná, ak je pre parameter „Regionálny štandard“ nastavené „Nevybrané“ alebo „Ukrajina“.
2. Prejdite na „Nastavenia“ → „Softvérová registračná pokladnica“ → kartu „Registrácia softvérovej registračnej pokladnice“. V poli „Podnik“ vyberte príslušného daňovníka. Program načíta jeho registračné údaje podľa daňového čísla z kľúča riaditeľa. Ak daňovník nie je v Jednotnom štátnom registri právnických osôb, fyzických osôb – podnikateľov a občianskych združení, ďalšia registrácia nie je dostupná. Kľúč na podávanie žiadostí musí podporovať šifrovanie údajov.
3. V tabuľke „Pokladníci“ kliknite na „Pridať“. Pomocou akcie „Výber súkromného kľúča“ vyberte kľúč pokladníka. Skontrolujte automaticky vyplnené polia „Identifikátor kľúča subjektu“, „Vlastník (priezvisko, meno, otcovské meno)“ a „Daňové číslo“. V prípade potreby označte „Hlavný pokladník“ podľa oprávnení zamestnanca.
4. Kliknite na „Zapísať“: program automaticky vytvorí a odošle oznámenie č. 5-PRRO. V tabuľke „Žiadosti“ vyberte oznámenie a kliknite na „Obnoviť stav“. Skontrolujte tabuľku „Potvrdenia“; pomocou akcie „Zobraziť“ otvorte podrobnosti o prípadných chybách. Prijaté žiadosti sú označené nazeleno, neprijaté ružovo; žiadosť bez farebného označenia sa ešte spracúva.
5. Po úspešnom prijatí skontrolujte, či sa pokladník zobrazuje, a overte skutočný prístup jeho kľúča k PRRO. Údaje na fiškálnych serveroch sa môžu aktualizovať s oneskorením, preto kladné potvrdenie nezaručuje, že kľúč bude okamžite pripravený na operácie.

Tento postup a jeho technické obmedzenia uvádza oficiálny návod na registráciu PRRO a pokladníkov.

Ako nastaviť kľúč pokladníka na pracovisku

Po prijatí formulára 5-PRRO samostatne vyberte kľúč na podpisovanie fiškálnych dokladov na pracovisku. Uloženie registračnej žiadosti toto nastavenie nenahrádza.

Na pracovisku otvorte „Nastavenia“ → „Softvérová registračná pokladnica“. Ak vytvárate nový záznam, kliknite na „Pridať“; ak kľúč meníte, otvorte existujúci záznam požadovanej PRRO. Podľa oficiálneho návodu umiestnite priečinok so súborom kľúča do priečinka programu Torgsoft a obmedzte k nemu prístup. Nemeňte nastavenia PRRO, keď je v režime offline; pri PRRO so stavom „Neaktívna“ nie sú operácie ani zmeny nastavení dostupné. Podľa oficiálneho návodu na pripojenie PRRO vyplňte vo formulári „Softvérová registračná pokladnica“ pole „Súkromný kľúč pokladníka“: vyberte súbor, zadajte heslo, kliknite na „Načítať“, skontrolujte vlastníka a kliknite na „Nastaviť“.

Ak používate kontajner .jks, najprv vyberte súbor a počkajte, kým sa načíta zoznam kľúčov; potom vyberte požadovaný záznam v poli „Kľúč“, zadajte heslo k tomuto kľúču, skontrolujte vlastníka a kliknite na „Nastaviť“. Následne kliknite na „Výber prevádzkovej jednotky“, vyberte požadovanú predajňu a skontrolujte fiškálne číslo PRRO, ktoré je v nej zaregistrované. Skontrolujte tiež označenie „Používanie“: v zoznamoch stolovej verzie Torgsoft sa zobrazujú iba aktívne PRRO, ktoré nie sú určené pre mobilnú aplikáciu.

Podľa oficiálneho návodu nemožno tú istú PRRO používať v stolovej verzii Torgsoft aj v mobilnej aplikácii. Označenie „Používanie“ určuje, na ktorý z týchto spôsobov práce je PRRO určená. Uložte nastavenia tlačidlom „Zapísať“. Pred uložením porovnajte podnik, predajňu a číslo pokladnice s pripraveným zoznamom.

Ak jednu PRRO striedavo používa viacero zamestnancov, ich osobné kľúče môžete nastaviť cez „Nastavenia“ → „Zamestnanec“, karta „Softvérová registračná pokladnica“, pole „Súkromný kľúč pokladníka“. V časti „Nastavenia“ → „Parametre“ → „Doplnkové funkcie“ → „Softvérová registračná pokladnica“ vyberte pri parametri „Vybrať predajcu s kľúčom pred začiatkom práce“ spôsob výberu zamestnanca namiesto možnosti „Nie“. Program sa opýta na podpisujúcu osobu pri prvom použití PRRO v danej relácii a zapamätá si výber až do reštartu.

Po uzatvorení zmeny predchádzajúceho pokladníka preto vyberte zamestnanca znova akciou „Výber predajcu pre softvérovú registračnú pokladnicu“ v skupine akcií fiškálnej registračnej pokladnice alebo akciou „Výber zamestnanca pre softvérovú registračnú pokladnicu“ vo formulári „Softvérová registračná pokladnica“. Skontrolujte dôležité obmedzenia v návode pre viacerých pokladníkov: ak zamestnanec nie je vybraný, program môže použiť podpis nastavený v PRRO; ak sú súčasne aktivované možnosti „Prepojenie predaja každého tovaru s predajcom“ a registrácia predajcu „Pre každý tovar“, osobné kľúče z kariet zamestnancov sa nepoužijú a pokladničné doklady sa podpisujú všeobecným kľúčom PRRO.

Ako overiť prístup a prvý fiškálny pokladničný doklad

Úspešné prijatie oznámenia 5-PRRO potvrdzuje výsledok spracovania oznámenia. Potom treba overiť skutočný prístup nového kľúča k požadovanej pokladnici. Nevytvárajte predaj bez skutočného nákupu len na kontrolu nastavení.

1. Skontrolujte podpisujúcu osobu. Na pracovisku musí byť vybraný kľúč pokladníka, ktorý začína pracovať. Ak sa vyberá zamestnanec, uistite sa, že program neponechal predchádzajúcu podpisujúcu osobu alebo predvolený kľúč.
2. Pred otvorením zmeny skontrolujte režim pokladnice. Uistite sa, že predchádzajúca zmena je uzatvorená. Pri skutočných platbách vypnite „Testovací režim“, ak je zapnutý, a uložte nastavenia. Podľa návodu Torgsoft sú testovacie doklady nefiškálne aj vtedy, keď majú číslo; tento režim možno prepínať iba pri uzatvorenej zmene.
3. Otvorte zmenu požadovaným podpisom. Uistite sa, že je vybraný kľúč nového pokladníka. Vo formulári „Softvérová registračná pokladnica“ vyberte „Operácie s dokladmi“ → „Otvorenie zmeny“. Pri prvom otvorení zmeny je potrebné pripojenie k fiškálnemu serveru. Overte, že server prijal oznámenie o otvorení zmeny; ak ho odmietne, pred vykonávaním platieb odstráňte príčinu.
4. Pri prvom skutočnom nákupe skontrolujte pokladničný doklad. Porovnajte predajcu, adresu predajne, fiškálne číslo PRRO, tovar, sumu a spôsob platby. Zákazníkovi odovzdajte doklad o úhrade.
5. Overte registráciu dokladu. Na jeho overenie použite údaje alebo odkaz z dokladu prostredníctvom nástrojov DPS. Porovnajte nájdený doklad s tým, ktorý dostal zákazník. Ak bol doklad vytvorený offline, počítajte s tým, že sa na server odošle po obnovení spojenia.

Povinnosť vykonať platobnú operáciu na celú sumu a vydať zákazníkovi doklad stanovujú body 1 a 2 článku 3 zákona č. 265/95-VR. Samotný vytlačený doklad nepotvrdzuje, že pokladnica pracovala vo fiškálnom režime, preto skontrolujte aj výsledok jeho registrácie.

Ako odovzdať jednu PRRO medzi pokladníkmi

Na jednej PRRO môže byť súčasne otvorená iba jedna zmena. Pokladník ju uzatvorí vytvorením fiškálneho denného výkazu – zostavy Z. Ak sa počas dňa vykonávali platobné operácie, tento doklad treba vytvoriť každý deň, aj keď sa pokladník nemení. V online režime sa doklad odošle na registráciu fiškálnemu serveru. Pri povolenej práci offline dostane zostava Z číslo z rezervovaného rozsahu; pokladník ju musí vytvoriť pred otvorením nasledujúcej zmeny.

Po obnovení spojenia zabezpečte odoslanie offline dokladov na fiškálny server do jednej hodiny. Platobné doklady treba odoslať pred príslušnou zostavou Z a uchovávať ich v PRRO až do potvrdenia doručenia. Novú zmenu možno otvoriť po uzatvorení predchádzajúcej. Pravidlá otvárania a uzatvárania zmeny stanovujú body 3 a 5 oddielu IV a prideľovanie čísel, tvorbu a odosielanie dokladov pri práci offline body 4, 7 – 9 oddielu V Postupu registrácie, vedenia registra a používania PRRO.

Povinnosť odoslať offline platobné doklady pred príslušnou fiškálnou zostavou stanovuje aj článok 5 zákona č. 265/95-VR.

Praktický postup odovzdania pokladnice: prvý pokladník dokončí operácie, vytvorí zostavu Z a skontroluje uzatvorenie zmeny; ďalší vyberie svoj zaregistrovaný kľúč a otvorí novú zmenu. Nespúšťajte súčasné pracovné relácie s tou istou PRRO na rôznych zariadeniach.

Modelový príklad. Olena pracuje v predajni do obeda a potom ju vystrieda Andrij. Obaja sa môžu zaregistrovať ako pokladníci pomocou svojich certifikátov, no pred začiatkom Andrijovej práce musí Olena uzatvoriť svoju zmenu. Ak majú obaja súčasne obsluhovať zákazníkov na samostatných pokladniciach, pripravte samostatné PRRO, kľúče na súčasnú prácu a licencie doplnkovej funkcie pre príslušné zariadenia.

Čo robiť, ak pokladník nevidí predajňu alebo nemôže otvoriť zmenu

Začnite presným znením chyby a potvrdením k formuláru 5-PRRO. Tak zistíte, či treba opraviť registračné údaje, nastavenie kľúča alebo spojenie so serverom.

Postup kontroly registrácií a možné oneskorenie aktualizácie údajov opisuje materiál Torgsoft o kontrole PRRO a kľúčov. Ak už máte správne údaje a úspešné potvrdenie, no problém pretrváva, pripravte pre podporu text chyby, číslo PRRO, výsledok spracovania oznámenia a údaje o certifikáte. Súbor súkromného kľúča ani heslo k žiadosti neprikladajte.

Ako vymeniť podpis pokladníka

Po opätovnom vydaní podpisu s novým identifikátorom treba podať nové oznámenie č. 5-PRRO. Podľa vysvetlenia DPS sa najprv oznámi nový identifikátor a až potom sa starý kľúč a certifikát vymenia v zariadení PRRO.

1. Ak je to možné, dokončite aktuálnu zmenu starým platným podpisom ešte pred jeho výmenou.
2. Získajte nový podpis a skontrolujte údaje jeho certifikátu.
3. Podajte formulár 5-PRRO s novým identifikátorom a overte jeho úspešné prijatie.
4. Vymeňte kľúč v nastaveniach PRRO alebo karte zamestnanca – podľa toho, odkiaľ program podpis načítava.
5. Pred ďalšou zmenou overte prístup k požadovanej prevádzkovej jednotke a pokladnici.

Ak certifikát už nie je platný, no zmena zostala otvorená, najprv zistite stav PRRO a možnosti oprávnenej osoby dokončiť doklady. Pri skončení platnosti certifikátu počas práce offline bod 3 oddielu V Postupu osobitne umožňuje použiť platný certifikát nadriadenej osoby alebo riaditeľa na podpisovanie príslušných dokladov či balíka údajov. Ide o osobitnú podmienku; neznamená to, že akýkoľvek nový kľúč automaticky oprávňuje na uzatvorenie cudzej zmeny.

Ako odobrať pokladníkovi prístup a chrániť kľúče

Keď zamestnanec už nebude pracovať s PRRO, uzatvorte jeho zmenu a podajte formulár 5-PRRO s typom „Ukončenie práce“ pre príslušný kľúč. Okamžite odstráňte kľúč zamestnanca z pracovných nastavení a dostupných možností výberu podpisujúcej osoby a overte prijatie oznámenia. Podľa oficiálneho návodu Torgsoft fiškálne servery aktualizujú údaje s oneskorením, preto kľúč môže ešte určitý čas po prijatí oznámenia o ukončení práce umožňovať operácie. Počas tohto obdobia obmedzte bývalému pokladníkovi aj prístup k pracovisku. Odstránenie karty zamestnanca alebo vymazanie poľa kľúča v Torgsoft zmení lokálne nastavenia, ale nenahradí oznámenie DPS.

Praktické odporúčanie: heslo pri nastavení zadáva sám vlastník osobného podpisu. Neposkytujte súkromný kľúč ani heslo kolegom, neposielajte ich v správach ani neprikladajte k žiadostiam či potvrdeniam. Obmedzte prístup k priečinku s kľúčmi a k používateľskému účtu pokladníka v počítači.

Ak k súkromnému kľúču získala prístup cudzia osoba, prestaňte ho používať a obráťte sa na poskytovateľa dôveryhodných elektronických služieb so žiadosťou o zablokovanie alebo odvolanie certifikátu. Podľa bodu 12 oddielu II Postupu používania PRRO musí podnikateľ alebo právnická osoba ešte v deň zistenia kompromitácie osobného kľúča poslať kontrolnému orgánu, výrobcovi PRRO a/alebo servisnému stredisku, ak existuje, oznámenie podľa formulára č. 2-PRRO. Bod 2 oddielu III tohto Postupu stanovuje, že oznámenie označené ako „krádež zariadenia alebo kompromitácia kľúča“ je dôvodom na zrušenie registrácie PRRO. Po zrušení sa jej fiškálne číslo už nesmie používať, preto pred obnovením platieb zabezpečte prevádzku riadne zaregistrovanej PRRO.

Registráciou pokladníka prostredníctvom formulára 5-PRRO sa oznamujú údaje o kľúči na podpisovanie fiškálnych dokladov. Neupravuje pracovnoprávny vzťah ani nenahrádza pracovnú zmluvu. Pracovné formality vybavte samostatne a pred povolením práce pri pokladnici skontrolujte tri výsledky: DPS prijala údaje o platnom certifikáte, Torgsoft používa správnu podpisujúcu osobu a pracovisko je pripojené k správnej PRRO.