Prvotné doklady podnikateľa: ako evidovať tovar a viesť evidenciu zásob

Na Ukrajine musí fyzická osoba — podnikateľ (FOP) uchovávať doklady, ktoré potvrdzujú údaje jej daňovej evidencie. Ak má podnikateľ povinnosť viesť evidenciu zásob tovaru, príjem tovaru musí doložiť prvotnými dokladmi a pred začatím predaja ho zapísať do Formulára na vedenie evidencie zásob tovaru podľa Postupu schváleného príkazom Ministerstva financií Ukrajiny z 03.09.2021 č. 496. Samotný záznam v skladovom programe nákup tovaru nepotvrdzuje.

Povinnosti svojho FOP určte podľa daňového systému, sortimentu a spôsobu platenia. Prijímanie dodávok, zápisy a prístup k dokladom zverte konkrétnym zamestnancom. Daňový zákonník stanovuje pre bežné doklady FOP minimálnu dobu uchovávania 1095 dní. Pred likvidáciou archívu však treba zohľadniť kategóriu dokladov, začiatok plynutia lehoty, pozastavenie lehôt a neukončené kontroly či spory. Ak sa dokumentárna daňová kontrola nevykonala, zohľadnite aj stanovisko daňovej správy o dlhšom uchovávaní.

Akú evidenciu potrebuje váš obchod

Pri prevádzke obchodu rozlišujte tri úlohy. Skladová evidencia pre riadenie pomáha majiteľovi kontrolovať množstvo a hodnotu tovaru aj jeho pohyb medzi predajňami. Daňová evidencia slúži na určenie príjmov, výdavkov a daní. Povinná evidencia zásob podľa Postupu č. 496 zahŕňa osobitný Formulár a prvotné doklady k jeho zápisom. Výkaz o skladových zásobách Formulár nenahrádza.

Článok 2 zákona „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ č. 996-XIV vymedzuje jeho uplatňovanie na právnické osoby a ďalšie výslovne uvedené subjekty. FOP určuje svoje povinnosti podľa Daňového zákonníka Ukrajiny, pravidiel svojho daňového systému a Postupu č. 496, ak musí viesť evidenciu tovaru.

• FOP v rámci všeobecného daňového systému vedie podľa bodu 177.10 Daňového zákonníka evidenciu príjmov a výdavkov a musí mať doklady potvrdzujúce pôvod tovaru. Výdavky bez dokladového potvrdenia sa podľa pododseku 177.4.5 nezahŕňajú do výdavkov.
• Platitelia jednotnej dane prvej a druhej skupiny a tretej skupiny bez dane z pridanej hodnoty (DPH) zaznamenávajú podľa bodu 296.1 prijaté príjmy mesačne vo voľnej forme.
• Platitelia jednotnej dane tretej skupiny s DPH vedú evidenciu príjmov a výdavkov podľa typového formulára a príslušného postupu.

Bod 44.1 Daňového zákonníka Ukrajiny č. 2755-VI zakazuje zostavovať údaje daňového výkazníctva na základe údajov, ktoré nie sú podložené riadnymi dokladmi. Oslobodenie od povinnej evidencie zásob neruší požiadavky na dokladové potvrdenie daňových údajov.

Kto musí viesť evidenciu zásob tovaru

Povinnosť určujte podľa bodu 12 článku 3 zákona č. 265/95-VR o uplatňovaní registračných pokladníc. Ukladá subjektom vykonávajúcim zúčtovacie operácie povinnosť evidovať zásoby a predávať iba tovar zaznamenaný v evidencii. Medzi zúčtovacie operácie patrí najmä prijímanie hotovosti a platby platobnou kartou. Platba kartou sama osebe túto povinnosť neruší.

Výnimka sa vzťahuje na FOP — platiteľov jednotnej dane bez DPH. Nevzťahuje sa však na podnikateľov, ktorí predávajú:

• technicky zložité výrobky pre domácnosť podliehajúce záručnej oprave;
• lieky a zdravotnícke pomôcky;
• šperky a predmety dennej potreby z drahých kovov, drahokamov, drahokamov organogénneho pôvodu a polodrahokamov.

Pred zaradením techniky do sortimentu porovnajte jej názov a kód podľa Ukrajinskej klasifikácie tovarov zahraničnej hospodárskej činnosti (UKT ZED) so Zoznamom skupín technicky zložitých výrobkov pre domácnosť schváleným uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 16.03.2017 č. 231. Uvádzajú sa v ňom napríklad chladničky, práčky, notebooky, smartfóny a niektoré elektrické nástroje. Od dodávateľa si vyžiadajte údaje potrebné na klasifikáciu konkrétneho modelu: samotné označenie „elektronika“ ani existencia záruky nestačia.

Výnimka v bode 12 je formulovaná vo vzťahu k podnikateľovi a jeho činnosti. Ak sa na vás vzhľadom na osobitnú kategóriu tovaru nevzťahuje, zorganizujte evidenciu všetkých zásob FOP, aj pri zmiešanom sortimente. Samostatne určte, či sa na konkrétnu platbu musí použiť registračná pokladnica (RRO) alebo softvérová registračná pokladnica (PRRO): používanie pokladnice a vedenie Formulára evidencie tovaru upravujú odlišné požiadavky.

Aké doklady treba k tovaru získavať

Bod 2 oddielu I Postupu č. 496 uvádza dodacie listy, prepravné doklady, colné vyhlásenia, nákupné protokoly, fiškálne a tovarové pokladničné doklady a ďalšie doklady s potrebnými náležitosťami. Pri preberaní zásielky určte, akú operáciu doklad potvrdzuje a či z neho možno zistiť strany, tovar, množstvo a hodnotu.

Daňový agent je osoba, ktorá vypočíta, zrazí a odvedie dane zo zdaniteľného príjmu inej fyzickej osoby. Pri nákupe od občana musí účtovník pred vyrovnaním s predávajúcim určiť pravidlá zdanenia práve jeho príjmu.

Ak kupujete dovezený tovar od ukrajinského dodávateľa, zdokumentujte vlastnú nákupnú operáciu s ním. Colné vyhlásenie iného dovozcu samo osebe nepotvrdzuje odovzdanie tovaru vášmu FOP.

Prečo faktúra alebo banková platba nemusia stačiť

Faktúra na úhradu, ktorá iba vyzýva na zaplatenie budúcej dodávky, nezaznamenáva skutočné prijatie tovaru. Platobný príkaz a bankový výpis môžu pomôcť potvrdiť platbu, no nie vždy z nich možno zistiť, čo presne a v akom množstve obchod prijal. Platobné doklady uchovávajte spolu s dokladom o dodávke a prepojte ich číslom faktúry, zmluvy alebo dodávky.

Protokol o poskytnutých službách potvrdzuje príslušnú službu. Napríklad protokol dopravcu môže potvrdiť prepravu, ale nenahrádza doklad o nákupe zásielky tovaru. Aj prepravný doklad posudzujte podľa obsahu: ak mu chýbajú náležitosti potrebné na evidenciu tovaru, získajte dodací list alebo iný doklad s úplnými údajmi.

Fiškálny alebo tovarový pokladničný doklad môže byť prvotným dokladom na účely Postupu č. 496, ak obsahuje potrebné údaje. Ak v ňom chýbajú údaje o príjemcovi alebo dostatočný opis tovaru, požiadajte predávajúceho o doklad, ktorý umožní identifikovať váš nákup.

Čo kontrolovať v náležitostiach dokladu

Doklad na evidenciu podľa Postupu č. 496 musí umožniť zistiť dodávateľa a príjemcu, dátum operácie, názov, množstvo a hodnotu tovaru. Skontrolujte názov právnickej osoby alebo meno podnikateľa a príslušné identifikačné číslo: registračné číslo evidenčnej karty daňovníka (RNOKPP) alebo kód podľa Jednotného štátneho registra podnikov a organizácií Ukrajiny (EDRPOU). Pri fyzických osobách, ktoré sa z dôvodu náboženského presvedčenia vzdali RNOKPP, oficiálne o tom informovali daňový orgán a majú príslušnú poznámku v pase, Postup stanovuje uviesť sériu a číslo pasu alebo číslo identifikačnej karty.

Na preberanie dodávok používajte kontrolný zoznam:

• názov dokladu, dátum vyhotovenia a číslo, ak existuje;
• správne údaje predávajúceho a vášho FOP ako príjemcu;
• obsah operácie: prijatie, vrátenie, presun alebo iné vyradenie;
• zrozumiteľné názvy tovaru, merné jednotky, množstvo, cena a celková hodnota;
• údaje zodpovedných osôb a podpisy alebo elektronické náležitosti podľa požiadaviek na konkrétny doklad.

Pre právnické osoby stanovuje povinné náležitosti prvotných dokladov článok 9 zákona č. 996-XIV a dokumentáciu upravuje aj nariadenie č. 88. Ide najmä o názov dokladu, dátum, názov podniku, obsah a rozsah operácie, mernú jednotku, funkcie a priezviská zodpovedných osôb a podpis alebo iné údaje na identifikáciu účastníka operácie. Pri evidencii tovaru FOP samostatne dodržiavajte požiadavky Postupu č. 496.

Aby zamestnanci mohli dodávky pohodlne preberať a evidovať, dohodnite sa s dodávateľmi na dokladoch v ukrajinčine. Pre podniky, na ktoré sa vzťahuje nariadenie č. 88, jeho bod 1.4 výslovne vyžaduje ukrajinský jazyk a riadne vyhotovený verný preklad dokladov vyhotovených v cudzom jazyku.

Ako preberať dodávku: postup pre zamestnanca obchodu

Majiteľ môže zodpovednosť za preberanie zveriť pracovníkovi zodpovednému za tovar alebo predavačovi a zapisovanie sebe či účtovníkovi. Určite, kto zodpovedného zamestnanca zastúpi, aby sa tovar nedostal do predaja pred dokončením evidencie.

1. Prevezmite doklad spolu s dodávkou. Porovnajte ho s objednávkou a overte, či je ako príjemca uvedený správny podnikateľ.
2. Spočítajte tovar. Skontrolujte modely, veľkosti, merné jednotky, množstvo a stav balenia. Nepotvrdzujte prijatie množstva, ktoré v skutočnosti chýba.
3. Vyriešte nezrovnalosti. Dohodnite s dodávateľom dokladové vysporiadanie chýbajúceho tovaru, výmeny alebo poškodenia. Dohodnuté údaje sa musia zhodovať v dokladoch oboch strán.
4. Skontrolujte sumy. Porovnajte súčin množstva a ceny s hodnotou položky a súčtom dokladu; osobitne skontrolujte platbu a nezaplatený zostatok.
5. Zaevidujte príjem. Ak vediete Formulár podľa Postupu č. 496, zapíšte doklad pred začiatkom predaja tovaru.
6. Zabezpečte prístup na predajnom mieste. Predavač musí vedieť, kde nájde Formulár a doklad k dodávke, aj keď majiteľ nie je v predajni.

Ilustračný príklad. V dodacom liste je uvedených 20 kusov po 150 UAH, spolu 3000 UAH. Zamestnanec prevzal 18 kusov. Hodnota skutočne prevzatého tovaru pri tejto cene je 2700 UAH, rozdiel je 300 UAH. Strany nezrovnalosť dokladovo vysporiadajú a zodpovedná osoba potom zaeviduje údaje o skutočnej dodávke.

Ako vyplniť Formulár evidencie zásob tovaru

Oddiel II Postupu č. 496 umožňuje viesť papierový alebo elektronický Formulár. Pri elektronickej verzii si podnikateľ sám vyberá formát programu a spôsob zadávania údajov, musí však dodržať stanovenú štruktúru a pravidlá zápisov. Prvotné doklady sú povinnými prílohami Formulára.

Uveďte priezvisko, meno a prípadné patronymikum (meno po otcovi) podnikateľa, RNOKPP alebo pasové údaje stanovené Postupom, daňovú adresu, názov a adresu predajného alebo skladovacieho miesta, pre ktoré evidenciu vediete. V papierovom Formulári umiestnite tieto údaje na titulný list a zápisy píšte čitateľne tmavým atramentom alebo guľôčkovým perom.

Prvý zápis: zostatok ku dňu vzniku povinnosti

Ak tovar zostáva na sklade už ku dňu vzniku povinnosti, FOP vyhotoví súpis počiatočného zostatku vo voľnej forme. Uvedie v ňom názov, množstvo s mernými jednotkami a samostatne určenú hodnotu. Súpis je podkladom prvého zápisu. Ak nie je žiadny zostatok, zápis o ňom sa nevykoná.

Pri prvom zápise uveďte v stĺpci 1 „1“, v stĺpci 2 dátum zápisu, v stĺpci 3 „Опис залишку товарів на початок обліку“ (Súpis zostatku tovaru na začiatku evidencie), v stĺpci 4 dátum súpisu, v stĺpci 5 „1“ a v stĺpci 7 celkovú hodnotu podľa súpisu. Stĺpce 6, 8 a 9 nechajte prázdne. Súpis sa týka zostatku ku dňu vzniku povinnosti; pri ďalších nákupoch získavajte doklady o skutočnom nákupe.

Ďalšie zápisy: príjem a výdaj

Operácie zapisujte chronologicky. V stĺpcoch 1–2 uvádzajte číslo riadka a dátum zápisu, v stĺpcoch 3–6 druh, dátum, prípadné číslo prvotného dokladu a údaje o dodávateľovi alebo príjemcovi. V stĺpci 7 uveďte celkovú hodnotu príjmu podľa dokladu, v stĺpci 8 hodnotu príslušného výdaja a v stĺpci 9 poznámky stanovené Postupom.

Predaj cez RRO alebo PRRO sa do stĺpca 8 nezapisuje. Zaznamenáva sa v ňom predaj s bezhotovostným zúčtovaním zákonne uskutočnený bez RRO alebo PRRO, vnútorné presuny, vrátenie dodávateľovi, zničenie, strata a použitie na vlastné potreby. Pred zápisom predaja musí účtovník zistiť, ako bol uskutočnený: samotné označenie „bezhotovostná platba“ nestačí.

Ilustračný príklad. Obchod prijal zásielku podľa dodacieho listu v hodnote 6000 UAH — táto suma sa zapisuje do stĺpca 7. Neskôr vrátil dodávateľovi časť tovaru podľa dokladu na 1200 UAH — táto suma sa zaznamená v stĺpci 8. Predaj ďalšej časti zásielky cez PRRO sa osobitným zápisom v stĺpci 8 neopakuje. Rozdiel medzi súčtami stĺpcov 7 a 8 preto sám osebe nevyjadruje skutočný zostatok obchodu.

Chybný riadok nevymazávajte. Na jeho zrušenie uveďte v poznámkach „анульовано“ (zrušené). Pri oprave označte pôvodný riadok „анульовано — виправлено“ (zrušené — opravené) s číslom nového riadka a v novom uveďte „виправлено“ (opravené) s číslom pôvodného. Tak možno sledovať, ktoré údaje a v ktorom riadku sa zmenili.

Čo robiť, ak dodávateľ neodovzdal doklady

Požiadajte dodávateľa o doklad k skutočnej dodávke alebo o opravu jeho náležitostí. Kým sa problém nevyrieši, oddeľte zásielku od tovaru určeného na predaj. Bod 9 oddielu II Postupu č. 496 podnikateľovi s povinnou evidenciou tovaru zakazuje predávať bez prvotných dokladov, bez príslušných zápisov vo Formulári alebo bez dokladov aj zápisov.

Nevystavujte fiktívny doklad o nákupe, nemeňte skutočný dátum operácie a neuvádzajte iného dodávateľa. Interný doklad o existencii tovaru nepreukazuje okolnosti jeho nákupu. Pravidlo nariadenia č. 88 o internom protokole podniku pri chýbajúcom doklade protistrany nedáva FOP všeobecné oprávnenie nahradiť doklady dodávateľa vlastným protokolom.

Ako obnoviť stratené doklady

Ak riadne doklady existovali, ale stratili sa, poškodili alebo predčasne zničili, určte príčinu udalosti. Všeobecný postup stanovuje bod 44.5 Daňového zákonníka. Pre podnikateľov, ktorí pôsobili na územiach aktívnych bojových operácií alebo na dočasne okupovaných územiach Ukrajiny a nemôžu predložiť doklady pre okolnosti súvisiace s bojovými operáciami, platí osobitný postup podľa pododseku 69.28, opísaný nižšie.

Všeobecný postup podľa bodu 44.5

1. Zaznamenajte udalosť a zoznam dokladov. Zhromaždite doklady vyhotovené podľa právnych predpisov, ktoré potvrdzujú udalosť vedúcu k strate, poškodeniu alebo predčasnému zničeniu.
2. Informujte daňový orgán do piatich dní od udalosti. Podajte písomné oznámenie podľa miesta registrácie spôsobom, akým sa podáva daňové výkazníctvo, spolu s dokladmi potvrdzujúcimi udalosť. Ak sa doklady týkajú príslušného colného konania, autorizácie alebo povolenia na osobitné zjednodušené postupy vrátane tranzitných, v rovnakej lehote informujte aj colný orgán, ktorý vyhlásenie vybavil alebo autorizáciu či povolenie udelil.
3. Obnovte doklady do 90 kalendárnych dní. Lehota začína plynúť dňom nasledujúcim po doručení oznámenia kontrolnému orgánu. Vyžiadajte si vyhotovenia alebo duplikáty dokladov od dodávateľov, obnovte elektronické originály z archívov a náležitým postupom získajte bankové a colné doklady.
4. Uchovajte potvrdenia vykonaných úkonov. V archíve musia zostať potvrdenia o podaní oznámenia a o získaní obnovených dokladov.

Ak bolo oznámenie s potvrdzujúcimi dokladmi podané predpísaným spôsobom a včas a pre stratu dokladov nemožno vykonať kontrolu, bod 44.5 stanovuje odklad termínov jej vykonania do obnovenia a predloženia dokladov v rámci tohto bodu, najviac však na 120 dní. Toto pravidlo sa nevzťahuje na kontroly uvedené v článku 200 Daňového zákonníka a nepredlžuje 90-dňovú lehotu na obnovu dokladov.

Ak sa doklady neobnovia alebo sa po využití práva na obnovu opäť stratia, poškodia či predčasne zničia, považujú sa za chýbajúce k príslušnému okamihu zostavenia výkazníctva alebo plnenia iných zákonných požiadaviek.

Osobitný postup pri strate, poškodení alebo nedostupnosti dokladov v dôsledku bojových operácií

Pododsek 69.28 bodu 69 pododdielu 10 oddielu XX Daňového zákonníka stanovuje výnimku z článku 44 pre daňovníkov a daňových agentov, ktorí pôsobili na územiach aktívnych bojových operácií alebo na dočasne okupovaných územiach Ukrajiny a nemôžu predložiť prvotné doklady na potvrdenie daňových údajov. Strata dokladov nesúvisiaca s bojovými operáciami na príslušných územiach nezakladá právo na tento postup.

Dôvodom môže byť strata, zničenie či poškodenie dokladov alebo ich umiestnenie na príslušnom území, odkiaľ ich nemožno odviezť. Ustanovenie zahŕňa aj prípady, keď by prevoz ohrozil život alebo zdravie ľudí alebo mu bránia administratívne prekážky uložené orgánmi verejnej moci. Majiteľ a účtovník musia porovnať miesto činnosti, miesto uloženia dokladov a okolnosti ich nedostupnosti s podmienkami pododseku 69.28 a s oficiálnym zoznamom území podľa príkazu č. 376.

1. Pripravte oznámenie vo voľnej forme. Uveďte okolnosti straty alebo nemožnosti odvozu, daňové vykazovacie obdobia a všeobecný zoznam prvotných dokladov, podľa možnosti aj ich náležitosti. Pododsek 69.28 tento dokument označuje ako oznámenie o nemožnosti odvozu prvotných dokladov a stanovuje jeho podanie aj pri ich strate. Pri podniku ustanovenie výslovne vyžaduje podpisy riaditeľa a hlavného účtovníka; FOP podáva oznámenie vo vlastnom mene ako daňovník.
2. Podajte oznámenie kontrolnému orgánu a uchovajte potvrdenie. Osobitne uchovajte dostupné doklady a informácie o okolnostiach, ktoré spôsobili stratu alebo bránia odvozu.
3. Oznámte neskoršiu stratu. Ak doklady spočiatku nebolo možné odviezť a po podaní oznámenia sa zistila ich strata, podajte oznámenie o strate s uvedením jej okolností.
4. Sledujte odpoveď daňovej správy. Ak orgán odmietne uplatniť osobitný postup, musí najneskôr do jedného mesiaca od prijatia oznámenia vydať odôvodnené rozhodnutie s dôvodmi a dôkazmi odmietnutia. Rozhodnutie možno napadnúť v správnom konaní alebo na súde.

Ak sú splnené podmienky osobitného postupu, údaje výkazníctva za obdobia uvedené v oznámení nemožno spochybniť iba pre chýbajúce prvotné doklady. Oznámenie je tiež dôvodom na zachovanie výdavkov a daňových údajov stanovených normou vrátane nároku na odpočítanie DPH a zápornej hodnoty DPH, ak sa daňovníka týkajú.

Po oznámení, že doklady nemožno odviezť, lebo sa nachádzajú na príslušných územiach, platí moratórium na dokumentárne kontroly uvedených období. Daňovníci, ktorí podľa pododseku 69.28 oznámili stratu, nepodliehajú kontrole za obdobia uvedené v oznámení, a to ani po skončení vojnového stavu. Do konečného rozhodnutia v konaní o napadnutí odmietnutia daňová správa nemôže spochybniť údaje výkazníctva ani začať akúkoľvek kontrolu týchto období.

Pododsek 69.28 zakazuje za obdobia uvedené v oznámení zvýšiť priznané daňové záväzky, zápornú hodnotu základu dane z príjmov právnických osôb a uplatnenú rozpočtovú refundáciu DPH. Pred podaním dodatočných výkazov musí účtovník zohľadniť tieto obmedzenia. Dôkazné bremeno, že podmienky osobitného postupu nie sú splnené, nesie kontrolný orgán, jeho bezdôvodné uplatnenie však vedie k zodpovednosti.

Osobitný postup sa týka potvrdenia daňového výkazníctva. Pri súčasných dodávkach naďalej získavajte prvotné doklady a plňte požiadavky na evidenciu tovaru podľa Postupu č. 496.

Ako uchovávať doklady vo viacerých predajniach

FOP s viacerými predajnými miestami vedie evidenciu tovaru aj pre každé jednotlivé miesto. Ak tovar príde do skladu a potom sa presunie do predajne, dokladujte presun a zabezpečte príslušné zápisy. Z dokladu dodávateľa a dokladu o presune musí byť možné sledovať príjem tovaru na konkrétne miesto.

Formulár a doklady k tovaru uchovávajte na predajnom mieste až do vyradenia posledného kusu uvedeného v príslušnom doklade. Každý mesiac zoraďte doklady chronologicky podľa zápisov vo Formulári a uchovávajte ich spolu s ním. Na jednoduchšie vyhľadávanie možno súbory pomenovať dátumom, číslom a dodávateľom a papierové vyhotovenia ukladať v rovnakom poradí.

Na začiatku kontroly treba predložiť doklady potvrdzujúce evidenciu a pôvod tovaru, ktorý je na sklade. Podľa Postupu č. 496 ich môže predložiť samotný FOP alebo zamestnanec, ktorý skutočne predáva tovar či vykonáva zúčtovanie. Ak originály nie sú na predajnom mieste, možno predložiť kópie a podľa potreby pred ukončením kontroly ukázať originály. Elektronický Formulár treba otvoriť v podobe vhodnej na prezeranie a/alebo kopírovanie.

Ak chcete posúdiť pripravenosť predajne, požiadajte predavača, aby našiel doklad k náhodne vybranému tovaru, príslušný zápis vo Formulári a doklad o presune, ak tovar prišiel z iného skladu. Pri elektronickom archíve zistite, či má predavač prístup z pracovného miesta a či existuje záložná kópia. Sken papierového dokladu možno použiť ako kópiu; papierový originál uchovávajte tiež.

Ako dlho uchovávať doklady FOP

Podľa pododseku 44.3.3 Daňového zákonníka je minimálna lehota pre bežné doklady FOP, ktoré nepatria do osobitných kategórií, 1095 dní. Pri dokladoch použitých v daňovom alebo inom výkazníctve podľa Zákonníka začína plynúť odo dňa podania výkazníctva; ak podané nebolo, od konečnej lehoty na podanie. Pri dokladoch týkajúcich sa plnenia iných právnych predpisov kontrolovaných daňovými orgánmi sa lehota počíta od príslušnej operácie a pri povoľovacích dokladoch od skončenia ich platnosti.

Lehota 1825 dní v pododseku 44.3.2 sa týka tam vymedzených kategórií daňovníkov a dokladov; nestanovuje jednotnú lehotu pre všetkých FOP. Pododsek 44.3.1 stanovuje 2555 dní pre doklady a informácie potrebné na kontrolu podľa článku 39 o transferovom oceňovaní, článku 39-2 o kontrolovaných zahraničných spoločnostiach a bodu 141.4 o zdanení príjmov nerezidentov. Ak FOP vykonáva príslušné operácie, účtovník musí samostatne určiť kategóriu súvisiacich dokladov.

Kedy sa lehota uchovávania predlžuje

Bod 44.3 výslovne predlžuje uchovávanie o obdobia pozastavenia plynutia premlčacej lehoty v prípadoch podľa bodu 102.3. Premlčacia lehota určuje čas, počas ktorého môže daňová správa vykonať príslušnú kontrolu a určiť peňažný záväzok. Pred kontrolou archívu zistite, či nastali tieto okolnosti:

• Neprerušený pobyt podnikateľa mimo Ukrajiny počas 183 dní alebo viac. Pododsek 102.3.1 sa vzťahuje na príslušné nepretržité obdobie.
• Zákonný alebo súdny zákaz vykonať kontrolu. Podľa pododseku 102.3.2 sa zohľadňuje obdobie, počas ktorého sa zákaz vzťahoval na kontrolu daňovníka.
• Pozastavenie, predĺženie alebo odloženie kontroly. Pododsek 102.3.3 sa týka postupov podľa článkov 44, 82 a 85 Daňového zákonníka alebo Colného zákonníka Ukrajiny.
• Nemožnosť vykonať kontrolu podľa pododseku 102.3.4. Ide o príslušný protokol, nevpustenie daňových úradníkov pri splnení zákonných podmienok vstupu alebo súdne napadnutie rozhodnutia o kontrole. Pri protokole a napadnutom rozhodnutí platia výnimky, ak sú úkony vyhlásené za nezákonné, rozhodnutie za protiprávne alebo je zrušené.
• Správne alebo súdne napadnutie vyrubeného peňažného záväzku. Pododsek 102.3.5 pozastavuje plynutie počas takéhoto napadnutia.

Podľa bodu 44.4 treba doklady súvisiace s kontrolou, správnym napadnutím alebo súdnym konaním uchovávať do ukončenia príslušnej kontroly, lehôt na napadnutie jej rozhodnutí a/alebo vyriešenia veci súdom, najmenej však počas lehôt podľa bodu 44.3. Takéto doklady oddeľte od ostatného archívu, aby ste ich omylom nezničili spolu so zložkou za príslušný rok.

Ako zohľadniť karanténne a vojnové pravidlá

Pri archíve, na ktorý sa vzťahujú dočasné pravidlá z rokov 2020–2023, musí majiteľ alebo účtovník posudzovať lehoty uchovávania dokladov a lehoty daňových postupov osobitne. Bod 52-2 pododdielu 10 oddielu XX pozastavil plynutie premlčacích lehôt podľa článku 102 od 18. marca 2020. Od 17. marca 2022 bolo pôsobenie bodu 52-2 pozastavené počas vojnového alebo výnimočného stavu. Karanténa sa skončila uplynutím 30. júna 2023 podľa uznesenia Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 651.

Pri uchovávaní dokladov zohľadnite všeobecné pozastavenie lehôt podľa pododseku 69.9 od 7. marca 2022 do 31. júla 2023 vrátane: uchovávanie dokladov nebolo medzi uvedenými výnimkami. Pri karanténnom období osobitne určte, či sa na kontrolu vášho FOP vzťahoval zákonný zákaz: bod 44.3 viaže predĺženie uchovávania na dôvody podľa bodu 102.3 vrátane zákazu kontroly. Uplatnite normy platné v príslušnom období a dni, ktoré sa prekrývajú v uplatniteľných obdobiach, započítajte iba raz.

Ak archív súvisí s kontrolou alebo sporom, zistite pravidlá platné pre konkrétny postup. Od 7. marca 2022 pododsek 69.9 neobsahoval zoznam výnimiek; od 17. marca platil aj bod 102.9 o pozastavení lehôt. Jeho znenie sa zmenilo od 5. apríla 2022 a od 27. mája 2022 v ňom boli výslovne stanovené výnimky podľa Zákonníka. Zároveň pododsek 69.9 stanovil výnimky, najmä pre výkazníctvo, platenie daní a určené kontroly a úkony vyplývajúce z ich výsledkov.

Zoznam výnimiek sa zmenil od 25. novembra 2022 a od 3. januára 2023 pribudla výnimka pre lehoty na podanie sťažností proti odmietnutiu registrácie daňových faktúr a výpočtov opráv. Od 1. augusta 2023 sa všeobecné pozastavenie podľa pododseku 69.9 skončilo a bod 102.9 bol zrušený. Obnovenie lehoty konkrétneho postupu samo osebe neurčuje koniec uchovávania dokladov.

Ako určiť osobitné predĺženie podľa pododseku 69.36

Pododsek 69.36 bodu 69 pododdielu 10 oddielu XX predlžuje uchovávanie dokladov a informácií podľa bodu 44.1 na obdobie pozastavenia premlčacej lehoty pri plánovaných a neplánovaných dokumentárnych kontrolách, ktoré sa nevykonávajú podľa pododsekov 69.2-2, 69.35-1 a 69.35-2. Aby sa toto pravidlo uplatnilo na váš archív, účtovník musí určiť druh kontroly, dôvod jej nevykonania a hranice príslušného obdobia.

• Bezpečné podmienky podľa pododseku 69.2-2. Na kontrolu je potrebný bezpečný prístup do priestorov a k majetku, prístup k dokladom a možnosť vykonať inventúru. Za okolností stanovených v tomto pododseku sa začatá kontrola pozastaví príkazom až do odstránenia prekážok. Norma zohľadňuje aj oznámenie podľa pododseku 69.28. Dokumentárne kontroly podľa pododseku 78.1.1 v časti určených otázok príjmov nerezidentov, podľa 78.1.8 v časti rozpočtovej refundácie a podľa 78.1.21 sa však pozastaviť nesmú. Uchovajte príkaz a doklady o dôvode pozastavenia a porovnajte ich s dôvodom kontroly.
• Prvá a druhá skupina jednotnej dane. Moratórium na dokumentárne kontroly podľa pododseku 69.35-1 platilo od 1. decembra 2023 do 1. decembra 2024. Nevzťahovalo sa na kontroly v súvislosti s ukončením činnosti FOP a/alebo na žiadosť daňovníka.
• Daňová adresa na príslušnom území. Podľa pododseku 69.35-1 je rozhodujúca daňová adresa ku dňu začiatku okupácie, aktívnych alebo možných bojových operácií. Moratórium na dokumentárne kontroly platí do posledného dňa mesiaca, v ktorom sa príslušná okolnosť skončí, a pri zmene sídla na iné územie Ukrajiny do štátnej registrácie tejto zmeny. Pre každú kategóriu existujú výnimky týkajúce sa neplánovaných kontrol, najmä na žiadosť daňovníka, z dôvodov podľa článku 78 výslovne uvedených v príslušnom ustanovení a pri určených porušeniach menových predpisov. Pre územia možných bojových operácií je zoznam výnimiek širší. Konkrétny dôvod kontroly porovnajte s príslušným pododsekom 2, 3 alebo 4, nielen s adresou FOP.
• Obmedzenia plánovaných kontrol podľa pododseku 69.35-2. Platili od 1. decembra 2023 do 31. decembra 2024 vrátane. Účtovník musí zistiť, či norma umožňovala zaradiť FOP do plánu podľa druhu činnosti alebo stanovených kritérií. Napríklad podľa ukazovateľov priznania za rok 2021 musí podnikateľský príjem predstavovať najmenej 10 miliónov UAH a celková priznaná suma výdavkov najmenej 75 % celkového ročného príjmu uvedeného v tomto priznaní. Norma obsahuje aj ďalšie kritériá a pravidlá ich uplatnenia. Samotná neprítomnosť FOP v pláne nestačí na záver, že kontrola sa neuskutočnila práve pre zákonné obmedzenie.

Pri územných podmienkach porovnajte daňovú adresu, dátumy jej zmien a príslušné obdobia so Zoznamom území podľa príkazu č. 376. Do tabuľky archívu zapíšte konkrétnu normu a okolnosti jej uplatnenia. Skončenie konkrétneho moratória neruší iné dôvody na pokračovanie v uchovávaní.

Čo zohľadniť, ak sa dokumentárna kontrola nevykonala

Štátna daňová služba Ukrajiny (DPS) zastáva stanovisko, že doklady sa majú uchovávať dlhšie. Hlavné riaditeľstvo DPS v Ivano-Frankivskej oblasti v vysvetlení o dokladoch FOP pri absencii dokumentárnej kontroly uvádza, že ich treba uchovávať dlhšie než lehoty podľa bodu 44.3, vrátane obdobia dlhšieho ako päť rokov, ak sa dokumentárna kontrola nevykonala. Daňová správa sa odvoláva na povinnosť predložiť doklady po začatí kontroly a na osobitné vojnové pravidlá.

Ide o administratívne stanovisko daňového orgánu. Zákonné minimum pre bežné doklady FOP zostáva 1095 dní s uplatniteľnými predĺženiami a bod 44.4 osobitne upravuje uchovávanie dokladov súvisiacich s kontrolami a spormi.

Opatrný praktický prístup pre majiteľa: ak sa dokumentárna kontrola nevykonala, archív uchovajte a pred jeho likvidáciou sa s účtovníkom alebo daňovým právnikom dohodnite na dôvodoch a lehotách pre konkrétne doklady. O svojich okolnostiach sa môžete informovať u daňového orgánu prostredníctvom individuálneho daňového stanoviska. Samotný vek zložky nestačí na rozhodnutie o jej likvidácii.

Ako zorganizovať kontrolu archívu

Majiteľ alebo účtovník môže viesť tabuľku archívu. Doklady spájajte do jednej skupiny len vtedy, ak majú rovnakú kategóriu, začiatok plynutia lehoty a dôvody predĺženia. Doklady k rôznym daňovým priznaniam alebo samostatnému súdnemu sporu posudzujte oddelene.

1. Určte kategóriu. Stanovte minimum podľa bodu 44.3 a prípadnú inú dlhšiu lehotu, ak sa vzťahuje na konkrétny doklad.
2. Zapíšte začiatok plynutia. Pri dokladoch k výkazníctvu zaznamenajte dátum jeho podania alebo konečný termín, ak nebolo podané; pri ostatných dokladoch príslušnú operáciu alebo koniec platnosti povolenia. Ak ste podali dodatočné priznanie, zohľadnite doklady potrebné na potvrdenie zmenených údajov a lehoty kontroly v rámci opráv podľa bodu 102.1.
3. Určte pozastavenie a predĺženie. Zohľadnite pravidlá príslušných období, bod 102.3 a pododsek 69.36. Uchovajte potvrdenia o začiatku a skončení okolností ovplyvňujúcich lehotu.
4. Zistite stav kontrol a sporov. Skontrolujte protokoly, rozhodnutia a lehoty na odvolanie. Ak kontrola neprebehla, osobitne zohľadnite stanovisko DPS.
5. Skontrolujte zostatky tovaru. Aj po uplynutí daňového minima musia doklady podľa Postupu č. 496 zostať na predajnom mieste až do vyradenia posledného kusu príslušného tovaru.
6. Zdokumentujte rozhodnutie o skupine dokladov. Zaznamenajte dôvody ďalšieho uchovávania alebo záver, že sa uchovávanie môže ukončiť. Do prijatia konečného rozhodnutia ponechajte originály a záložné kópie dostupné.

Bod 44.4 stanovuje aj osobitné predĺženie lehoty o 1095 dní pre určené doklady po prijatí informácie od kontrolného orgánu podľa bodu 86.14 o možnej neoprávnenej výhode pre úradnú osobu cudzieho štátu. Ak ste dostali takéto oznámenie, oddeľte súvisiace doklady a zohľadnite toto predĺženie.

Ak priznanie nebolo podané, pododsek 102.2.1 umožňuje určiť príslušný peňažný záväzok bez všeobecnej premlčacej lehoty. Najprv vyriešte nepodané výkazníctvo a určte, ktoré doklady sú potrebné na jeho zostavenie a prípadnú kontrolu. Pri starom archíve rozhodujte o ukončení uchovávania podľa konkrétnych dokladov a okolností činnosti.

Aká zodpovednosť hrozí za neevidovaný tovar

Článok 20 zákona č. 265/95-VR stanovuje finančnú sankciu za predaj neevidovaného tovaru a/alebo nepredloženie dokladov potvrdzujúcich evidenciu tovaru na predajnom mieste počas kontroly. Sankcia zodpovedá predajnej cene príslušného neevidovaného tovaru, najmenej však desiatim nezdaniteľným minimám príjmu občanov. Článok obsahuje výnimku pre FOP — platiteľov jednotnej dane bez DPH, s výhradami týkajúcimi sa vyššie uvedených osobitných kategórií tovaru.

Bod 14 oddielu II tohto zákona stanovuje územné oslobodenie od zodpovednosti za porušenia spáchané pri predaji tovaru alebo poskytovaní služieb od 1. októbra 2023 na dočasne okupovaných územiach Ukrajiny a na územiach aktívnych a možných bojových operácií. Platí do príslušného dátumu skončenia dočasnej okupácie, bojových operácií alebo možnosti bojových operácií podľa oficiálneho zoznamu. Výnimkou z oslobodenia sú porušenia pravidiel zúčtovacích operácií pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani.

Na uplatnenie územného ustanovenia musí majiteľ alebo účtovník porovnať adresu predajne a dátum porušenia so Zoznamom území schváleným príkazom Ministerstva rozvoja komunít a území Ukrajiny z 28.02.2025 č. 376. Vyhľadajte územie, určte jeho kategóriu a porovnajte dátum porušenia s dátumami začiatku a skončenia príslušného obdobia. Kópiu príslušného záznamu uchovajte spolu s dokladom potvrdzujúcim adresu predajne.

Podľa bodu 1-1 uznesenia Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 06.12.2022 č. 1364, ak dátum skončenia bojových operácií, ukončenia možnosti bojových operácií alebo skončenia dočasnej okupácie nie je určený, územie si zachováva príslušný status. Ak sa obdobia v Zozname zmenia, nové obdobie sa začína nasledujúci deň po skončení predchádzajúceho. Územné oslobodenie sa týka zodpovednosti podľa zákona č. 265/95-VR; povinnosti týkajúce sa evidencie a dokumentácie naďalej plňte.

Formulár evidencie zásob v Torgsoft: nastavenie a tlač

Na vytvorenie Formulára v Torgsoft je potrebná platená doplnková možnosť „Облік товарних запасів“ (Evidencia zásob tovaru); aktivácia zohľadňuje počet pracovných miest. Centrum evidencie je v programe predajňa alebo sklad. Verzia Štart zahŕňa jedno centrum, verzia Ultra a terminálová verzia umožňujú viac centier a presuny. Na súčasnú prevádzku vzdialených miest cez internet so spoločnou serverovou databázou je z týchto licencií potrebná terminálová verzia. Torgsoft-Online funguje na základe predplatného, pričom program a databáza sú na serveri Torgsoft. Pred platbou si podľa licenčných podmienok a doplnkových možností overte kompatibilitu možnosti a počet pracovných miest.

Majiteľ alebo osoba zodpovedná za evidenciu zapne „Використовувати для поточного робочого місця“ (Používať pre aktuálne pracovné miesto) v menu „Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів“ (Nastavenia → Parametre → Doplnkové možnosti → Formulár evidencie zásob tovaru). Potom v „Склад → Форма ведення обліку товарних запасів“ (Sklad → Formulár na vedenie evidencie zásob tovaru) nastaví počiatočný dátum, podnikateľa a centrá predajne.

Pre sklad a predajnú plochu jednej predajne vyberte obe centrá: presuny medzi nimi sa nezobrazia. Porovnajte počiatočnú sumu so súpisom zostatkov; pri rozdieloch skontrolujte dátum, obstarávaciu cenu a zohľadnenie záporných zostatkov. Služby sa do súm nezahŕňajú. Akcia „Товар“ (Tovar) otvorí zoznam tovaru zahrnutého v danom riadku. Pred tlačou odstráňte analytické obmedzenia „Вид документа“ (Druh dokladu), „Фіскальність товару“ (Fiškálnosť tovaru) a „Тип документа“ (Typ dokladu) a porovnajte zápisy s dokladmi podľa postupu vytvorenia Formulára.

Stlačte „Друк“ (Tlač) a skontrolujte podnikateľa, daňové číslo, adresy, doklady a sumy, najmä stĺpec 8. Náležitosti sa opravujú v „Налаштування → Підприємство → Змінити“ (Nastavenia → Podnik → Zmeniť) a v „Налаштування → Торговельна мережа“ (Nastavenia → Maloobchodná sieť), kde možno upraviť aj centrá evidencie. Pri prázdnych poliach môže program použiť údaje z inej úrovne nastavení a pri viacerých centrách z prvého centra. Daňová adresa sa preberá z polí „Місто“ a „Адреса“ (Mesto a Adresa) maloobchodnej siete. Použite pravidlá vypĺňania náležitostí Formulára a po oprave znovu otvorte náhľad tlače. Konečný Formulár uchovávajte spolu s dokladmi o skutočných operáciách.

Oficiálne predpisy a vysvetlenia k práci s dokladmi

• Daňový zákonník Ukrajiny z 02.12.2010 č. 2755-VI — body 44.1, 44.3–44.7, 102.1–102.3; článok 177, najmä body 177.7, 177.8, 177.10 a pododsek 177.4.5; bod 296.1; bod 52-2 a pododseky 69.2-2, 69.9, 69.28, 69.35-1, 69.35-2 a 69.36 pododdielu 10 oddielu XX. Na uplatnenie dočasných pravidiel na príslušné obdobia — články 44 a 102 a pododsek 69.9 v zneniach zo 07.03.2022, zo 17.03.2022, z 05.04.2022, z 27.05.2022, z 25.11.2022, z 03.01.2023 a z 01.08.2023.
• Zákon Ukrajiny „O uplatňovaní registračných pokladníc v oblasti obchodu, verejného stravovania a služieb“ zo 06.07.1995 č. 265/95-VR — článok 2, bod 12 článku 3, článok 20, bod 14 oddielu II „Záverečné ustanovenia“.
• Príkaz Ministerstva financií Ukrajiny z 03.09.2021 č. 496 „O schválení Postupu na vedenie evidencie zásob tovaru pre fyzické osoby — podnikateľov vrátane platiteľov jednotnej dane“ — oddiely I–II a príloha s Formulárom.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 16.03.2017 č. 231 „O schválení zoznamu skupín technicky zložitých výrobkov pre domácnosť podliehajúcich záručnej oprave (údržbe) alebo záručnej výmene na účely uplatňovania registračných pokladníc“ — bod 1 a schválený zoznam.
• Zákon Ukrajiny „O účtovníctve a finančnom výkazníctve na Ukrajine“ zo 16.07.1999 č. 996-XIV — články 2 a 9.
• Príkaz Ministerstva financií Ukrajiny z 24.05.1995 č. 88 „O schválení nariadenia o dokladovom zabezpečení účtovných zápisov“ — body 1.1 a 1.4 a kapitola 2.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny z 27.06.2023 č. 651 o zrušení karantény zavedenej na celom území Ukrajiny na prevenciu šírenia ochorenia COVID-19 — bod 1 o skončení karantény.
• Príkaz Ministerstva rozvoja komunít a území Ukrajiny z 28.02.2025 č. 376 o schválení Zoznamu území, na ktorých prebiehajú alebo prebiehali bojové operácie alebo ktoré sú dočasne okupované, zaregistrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ukrajiny 11.03.2025 pod č. 380/43786 — bod 1 a schválený zoznam.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny zo 06.12.2022 č. 1364 o tvorbe zoznamu území, na ktorých prebiehajú alebo prebiehali bojové operácie alebo ktoré sú dočasne okupované — body 1, 1-1, 1-6 a 1-7 o tvorbe zoznamu, obdobiach, identifikácii území a jeho aktualizácii.
• Vysvetlenie Hlavného riaditeľstva DPS v Ivano-Frankivskej oblasti „Musí FOP alebo fyzická osoba vykonávajúca nezávislú odbornú činnosť uchovávať prvotné doklady dlhšie ako 1095 alebo 1825 dní, ak DPS nevykonala dokumentárnu kontrolu?“ — stanovisko daňového orgánu k uchovávaniu dokladov pri absencii dokumentárnej kontroly.