Organizáciu práce tímu začnite tabuľkou úloh na zmenu. Pri každej operácii uveďte jednu hlavnú zodpovednú osobu, zástupcu a kritérium dokončenia. Jedna osoba zodpovedná za úlohu odstráni nejasnosti o tom, kto ju má dokončiť.
Pripravte krátky záznam o odovzdávaní práce a tréningové scenáre predaja a príjmu tovaru. Kontrolujte konkrétne úkony: aké potreby zákazníka predavač zistil, aké množstvo tovaru zamestnanec prevzal a čo zanechal nasledujúcej zmene.
Rozdeľte operácie a určte zástupcu
Spíšte práce od prípravy predajne až po ukončenie zmeny. Pri každej uveďte vstupné podklady: zoznam tovaru na vystavenie, objednávku dodávateľovi alebo správu od predchádzajúcej zmeny. Namiesto „vybaviť dodávku“ napíšte: „spočítať prijatý tovar, porovnať kódy s objednávkou, skontrolovať stav a zaznamenať rozdiely“.
Určte hlavnú zodpovednú osobu a človeka, ktorý ju v prípade potreby zastúpi. Dohodnite sa, kto oznámi zastupovanie a komu odovzdá aktuálny stav práce. Po zastúpení priamo pomenujte osobu zodpovednú za dokončenie operácie.
Ilustračný príklad plánu na 480 minút
Predpokladajme, že v predajni pracujú predavači A a B a majiteľ kontroluje plnenie úloh. Nižšie je ilustračný 8-hodinový plán pre predavača A, teda 480 minút. Predavač B ho môže zastúpiť. Plán pre B treba zostaviť osobitne a skontrolovať, či sa zastupovanie nekryje s jeho ďalšími úlohami. Časové bloky ilustrujú plánovanie, nejde o pracovnú normu.
| Operácia | Čas, min | Hlavná zodpovedná osoba | Zástupca | Kritérium dokončenia | Čo odovzdať, ak úloha nie je dokončená |
|---|---|---|---|---|---|
| Príprava na otvorenie | 25 | A | B | Body zo zoznamu sú skontrolované, odchýlky zaznamenané | Nesplnený bod a ďalší krok |
| Obsluha zákazníkov | 250 | A | B | Potreby sú zistené; odporúčanie im zodpovedá | Nevybavená požiadavka a dohoda |
| Príjem dodávky | 60 | A | B | Množstvo, kódy a stav sú skontrolované; rozdiely zaznamenané | Neskontrolované položky a miesto dokumentov |
| Doplnenie vystaveného tovaru | 45 | A | B | Tovar je umiestnený podľa pripraveného zoznamu | Položky, ktoré ešte treba umiestniť |
| Prestávka | 40 | A | B — zastupuje pri obsluhe | Zastupovanie bolo odovzdané a dokončené | Aktuálne požiadavky zákazníkov |
| Ukončenie a odovzdanie práce | 60 | A | B | Zoznam pri zatváraní je vyplnený, nedokončené úlohy sú odovzdané | Úloha, zodpovedná osoba a termín ďalšieho kroku |
Výpočet: 25 + 250 + 60 + 45 + 40 + 60 = 480 minút. Obsluha zákazníkov je tu uvedená ako súhrn za zmenu. Ak si dodávka vyžaduje viac času, upravte rozdelenie operácií a zastupovanie. Nepridávajte novú úlohu do už vyplneného plánu bez opätovného posúdenia času.
Odovzdávajte nedokončené úlohy aj s ďalším krokom
Nasledujúcej zmene zanechajte stručný záznam o stave úloh a naliehavých potrebách. Do pracovnej šablóny zahrňte polia: čo zostalo, aktuálny stav, ďalší krok, zodpovedná osoba, termín a miesto dokumentu. Pred koncom zmeny si záznamy prejdite s osobou, ktorá preberá prácu.
V ilustračnom príklade môže záznam znieť takto: „Dodávka šálok: množstvo a kódy sú porovnané, stav dvoch škatúľ ešte nebol skontrolovaný. B ich má skontrolovať pred dokončením príjmu. Objednávka je v priečinku dodávky na príjmovom stole.“ Vyhnite sa zápisu „vyriešiť tovar“: uveďte konkrétny úkon a očakávaný výsledok.
Trénujte predaj pomocou rolovej hry
Na školenie použite scenár, v ktorom kolega hrá zákazníka s náročnou požiadavkou. Ilustračná situácia: zákazník vyberá šálku ako darček, váha medzi dvoma možnosťami a žiada o radu. Pripravte dve vzorky a karty s ich skutočnými vlastnosťami. Osobitne nacvičte zaznamenanie predaja v demonštračnej databáze. Počiatočné zásoby sú 3 kusy A1 a 2 kusy B1; cena jedného kusu A1 je 100 UAH. Zákazník kúpi 2 kusy A1 a neuskutočnia sa žiadne ďalšie operácie. Predavač vytvorí demonštračný záznam predaja. Pozorovateľ skontroluje kód A1, množstvo 2, sumu 200 UAH, záznam predaja a konečné zásoby: 1 kus A1 a 2 kusy B1.
- Požiadajte predavača, aby zistil, komu je darček určený a aké vlastnosti zákazník potrebuje.
- Požiadajte ho, aby navrhol možnosť zodpovedajúcu uvedeným potrebám a očakávaniam.
- Kolega pridá podmienku, napríklad požiadavku na objem. Predavač má overiť vlastnosť na karte a podľa potreby upraviť odporúčanie.
Pre toto cvičenie stanovte pozorovateľné kritériá: predavač kládol otázky, správne zopakoval potreby, vysvetlil, ako im odporúčaný tovar zodpovedá, a nevymyslel si vlastnosti. Každý úkon označte ako splnený alebo taký, ktorý treba zopakovať. Zopakujte konkrétny krok, ktorý sa nepodaril.
Ilustračný plán samostatného školenia
Majiteľ osobitne naplánuje školenie pre zamestnanca a sleduje vykonanie uvedených cvičení v demonštračnej databáze.
| Etapa | Trvanie | Úkon a kontrola |
|---|---|---|
| Testovanie | 50 minút | Zamestnanec vykoná cvičenia predaja a príjmu; majiteľ skontroluje záznamy, množstvá, sumu predaja, zásoby a odovzdanie úlohy týkajúcej sa chýbajúceho kusu. |
| Školenie | 30 minút | Majiteľ vysvetlí vynechané kroky, zamestnanec ich zopakuje a majiteľ skontroluje výsledky podľa rovnakých kritérií. |
Trvanie tohto ilustračného školenia: 50 + 30 = 80 minút.
Nacvičte príjem v demonštračnej databáze
Pripravte samostatnú demonštračnú databázu a ilustračnú objednávku na 5 kusov A1 a 1 kus B1. Fyzicky prišli 4 kusy A1 a 1 kus B1. Zamestnanec porovná kódy s objednávkou, spočíta tovar a skontroluje jeho stav.
Zamestnanec zaznamená výsledok: skontrolovaných 5 kusov, chýba 1 kus A1. Do demonštračnej databázy zadá iba skutočne prijaté množstvá: 4 kusy A1 a 1 kus B1. Pozorovateľ skontroluje kódy, množstvá, záznam o chýbajúcom kuse a demonštračný záznam príjmu.
Nedokončenú úlohu týkajúcu sa chýbajúceho kusu odovzdajte určenej zodpovednej osobe. Do záznamu uveďte chýbajúci 1 kus A1, ďalší krok — kontaktovať dodávateľa a dohodnúť jeho dodanie — zodpovednú osobu, dohodnutý termín a miesto objednávky. Pozorovateľ skontroluje aj tento záznam o odovzdaní.
Zostavte krátky plán kontrol vedúceho
- Na začiatku zmeny skontrolujte pridelené úlohy, zástupcov a prácu odovzdanú predchádzajúcim tímom.
- Počas zmeny pozorujte jednu operáciu. Porovnajte úkony zamestnanca s jej kritériami dokončenia.
- Na konci skontrolujte výsledok a záznamy o nedokončených úlohách. Ku každému záznamu určte ďalšiu zodpovednú osobu.
- Pri samostatnej kontrole prejdite zoznamy otvorenia a zatvorenia za posledných sedem dní: sú v nich dátumy a podpisy?
Ak bol úkon vynechaný, zaznamenajte, ktorý konkrétny krok treba zopakovať alebo doplniť do pokynov. Skontrolujte ho pri ďalšom vykonaní tejto operácie.
Prístupové práva a upozornenia pre zamestnancov v Torgsoft
Po rozdelení operácií skontrolujte, či majú zamestnanci prístup k potrebným funkciám programu. V Torgsoft je rola šablóna prístupových práv, ktorá určuje položky menu a funkcie dostupné zamestnancovi. Porovnajte rolu s pridelenými operáciami. Prístup do programu opisujte oddelene od rozhodnutí, ktoré ste osobe zverili. Viac informácií nájdete v článku o prístupových právach v Torgsoft.
Správy vyžadujú doplnkovú platenú funkciu Upozornenia pre zamestnancov, sieťovú licenciu Torgsoft Ultra alebo Terminal a lokálnu sieť alebo terminálový server. Po aktivácii funkcie zapnite hromadné upozornenia v nastaveniach obchodnej siete, uložte zmeny a reštartujte program. Denník „Колективне оповіщення“ (Hromadné upozornenie) obsahuje čas doručenia, čas oboznámenia sa so správou a rýchlosť reakcie. Čas oboznámenia a rýchlosť reakcie sa vyplnia po stlačení tlačidla „Ознайомлений (а)“ (Oboznámený), ktorým zamestnanec potvrdí prečítanie správy. Opis funkcie nájdete na stránke o upozorneniach pre zamestnancov v Torgsoft.
Keď potrebujete zistiť, či si zamestnanec prečítal úlohu, skontrolujte denník. Dokončenie úlohy overte podľa jej výsledku: záznamu o príjme, vyplneného zoznamu alebo odovzdanej úlohy. Potvrdenie o oboznámení nepoužívajte ako dôkaz splnenia úlohy.
Vráťte sa na predchádzajúci krok