Čo by mal majiteľ obchodu vedieť: praktické zručnosti a plán na 30 dní

Majiteľ obchodu by mal vedieť vypočítať, koľko obchod zarobí na predaji, plánovať platby a nákupy, porozumieť požiadavkám zákazníkov, organizovať predajcov a kontrolovať účtovné údaje. Začnite vlastnými dokladmi: predajmi a vráteniami, dodacími listami k nákupom, výdavkami, bankovými výpismi a skladovými zásobami. Pomôžu vám určiť, ktorý problém obchodu treba vyriešiť ako prvý.

Ponúkame program cvičení na 30 dní. Za tento čas zostavíte výpočet bodu zvratu, kalendár platieb, zoznam tovarov na prehodnotenie nákupov a plán práce s predajcami. Ide o vzdelávací plán: výsledok bude závisieť od presnosti údajov, dopytu a vašich ďalších krokov.

Pripravte údaje a vyberte si jednu úlohu

Vezmite posledný úplný mesiac. Ak obchod funguje sezónne, doplňte údaje z porovnateľnej sezóny: predaj pred sviatkami a predaj v bežnom mesiaci sa môžu výrazne líšiť. Pri internetovom obchode osobitne skontrolujte vytvorené objednávky, zaplatené nákupy, zrušenia a vrátenia.

Zhromaždite v jednom priečinku alebo tabuľke:

• predaje, zľavy a vrátenia za zvolené obdobie;
• náklady na predaný tovar a dodacie listy k nákupom;
• výdavky na nájom, personál, reklamu, doručenie, bankové služby a ďalšie potreby obchodu;
• zostatky peňazí, dlhy a dátumy budúcich platieb;
• zásoby tovaru, otvorené objednávky dodávateľom a termíny dodania;
• opakujúce sa otázky zákazníkov a chyby v práci obchodu.

Majiteľ určuje úlohu a prijíma rozhodnutia. Účtovník alebo pracovník, ktorý vedie evidenciu, pomáha skontrolovať sumy. Nákupca si overuje podmienky dodania a predajcovia vysvetlia, čo sa deje počas predaja. Ak pracujete sami, postupujte po jednotlivých krokoch.

Vyberte si jednu úlohu na prvý mesiac: určiť minimálny objem predaja, nájsť budúci nedostatok peňazí, prehodnotiť nákup konkrétnej kategórie alebo znížiť počet chýb v objednávkach. Zapíšte si, ktorý doklad alebo ukazovateľ vám pomôže overiť výsledok.

Vypočítajte, koľko zostane z predaja po nákladoch

Hrubá marža: aká časť tržieb zostane po pokrytí nákladov na predaný tovar

Hrubý zisk je suma predaja po zľavách a vráteniach mínus náklady na predaný tovar. Hrubá marža vyjadruje tento rozdiel v percentách z predaja. Vzorec: hrubá marža = (čistý predaj − náklady na predaný tovar) ÷ čistý predaj × 100 %.

Modelový príklad na precvičenie: čistý predaj za mesiac je 100 000 ukrajinských hrivien (UAH), náklady na predaný tovar sú 70 000 UAH. Hrubý zisk je 30 000 UAH a hrubá marža je 30 000 ÷ 100 000 × 100 % = 30 %. Z týchto 30 000 UAH musí obchod ešte pokryť ostatné výdavky. Konečný zisk možno určiť po ich zohľadnení.

V rámci cvičenia vypočítajte maržu samostatne pre niekoľko tovarov a kategórií. Používajte skutočné ceny po zľavách. S účtovníkom si dohodnite jednotný spôsob zohľadnenia dane z pridanej hodnoty (DPH) pri predaji a nákladoch na tovar. Ak v danom období nedošlo k predaju, maržu podľa tohto vzorca nemožno vypočítať.

Marža sa počíta z predajnej sumy, prirážka z nákladov na tovar. Prirážka = (predajná cena − náklady na jednotku) ÷ náklady na jednotku × 100 %. Ak sú náklady nulové, tento vzorec nemožno použiť. Oba vzorce majte pri výpočtoch, aby zamestnanci ukazovatele chápali rovnako.

Bod zvratu: koľko treba predať na pokrytie nákladov

Najprv rozdeľte výdavky. Fixné náklady v rámci zvoleného objemu činnosti priamo nezávisia od počtu predajov, napríklad pevne stanovené nájomné. Variabilné náklady rastú s predajom: náklady na tovar, balenie alebo poplatok za platbu. Bod zvratu v jednotkách = fixné náklady ÷ (predajná cena za jednotku − variabilné náklady na jednotku).

Samostatný modelový príklad: fixné náklady za mesiac sú 60 000 UAH, cena tovaru je 1 000 UAH, variabilné náklady na jednotku sú 700 UAH. Každá jednotka prispieva sumou 300 UAH na pokrytie fixných nákladov. Bod zvratu: 60 000 ÷ 300 = 200 jednotiek za mesiac. Tržby pri tomto objeme sú 200 000 UAH, variabilné náklady 140 000 UAH. Spolu s fixnými nákladmi predstavujú 200 000 UAH.

Tento výpočet predpokladá nemennú cenu a náklady a predaj jedného tovaru. Ak je výsledok zlomkový, zaokrúhlite počet nahor na celé jednotky. Ak cena neprevyšuje variabilné náklady, vzorec pri kladných fixných nákladoch neposkytne dosiahnuteľný bod zvratu.

Pri obchode s rôznym sortimentom vypočítajte bod zvratu v UAH. Najprv pre očakávanú skladbu predaja určte podiel tržieb, ktorý zostane po odpočítaní variabilných nákladov: (tržby − variabilné náklady) ÷ tržby. Potom vydelte fixné náklady za rovnaké obdobie týmto podielom zapísaným ako desatinné číslo: napríklad 30 % je 0,30. Výpočet je možný pri kladnom podiele a predpokladá nemenný pomer tovarov v predaji. Po zmene cien, zliav alebo skladby predaja model prepočítajte. Porovnajte potrebné tržby s realistickou prognózou dopytu: vzorec nepotvrdzuje, že obchod dokáže predať také množstvo. Variabilné náklady môžu zahŕňať viac položiek než náklady na tovar vo vzorci hrubej marže. Každý náklad započítajte iba raz.

Plánujte peniaze podľa dátumov príjmov a platieb

Zisk za obdobie a dostupné peniaze sa môžu líšiť. Napríklad tovar sa už predal s odloženou platbou, ale zákazník peniaze ešte neposlal. Rozdiel medzi ziskom a pohybom peňazí vysvetľuje, prečo výkaz o predaji nestačí na plánovanie platieb.

Zostavte si kalendár na najbližších 30 dní. Pri každej platbe uveďte dátum, sumu, príjemcu, dôvod a zodpovednú osobu. Pri príjmoch doplňte očakávaný dátum prijatia peňazí a poznámku o tom, nakoľko je tento dátum potvrdený. Osobitne označte príjmy s potvrdeným dátumom a prognózovaný predaj. Zostavte aj opatrný variant kalendára: aký bude zostatok, ak zákazník zaplatí neskôr alebo predaj bude nižší, než sa očakávalo.

Počítajte zostatok priebežne: peniaze na začiatku dňa + príjmy − platby = peniaze na konci dňa. Nasledujúci deň sa začína týmto zostatkom. Prevod medzi vlastnými účtami nezvyšuje celkové množstvo peňazí obchodu.

Ak prognóza ukazuje záporný zostatok, určte, dokedy treba konať. Majiteľ môže prehodnotiť nepovinný nákup, požiadať dodávateľa o dohodnutie iného termínu platby alebo si overiť dátum príjmu od zákazníka. Zmluvné platby plánujte podľa dohodnutých podmienok a dane a mzdy podľa termínov, ktoré potvrdil účtovník.

Osobitne označujte vklady majiteľa, prijaté pôžičky, ich splácanie a výbery peňazí na osobné potreby. Tak budete vedieť vysvetliť zmenu zostatku a pôžičku nezapočítate do predaja.

Prepájajte nákupy s dopytom a zásobami

Pred objednaním skontrolujte konkrétny tovar: koľko kusov sa predalo, koľko ich je na sklade, koľko je už objednaných a kedy príde dodávka. Pri oblečení a obuvi posudzujte veľkosti samostatne. Celková zásoba daného modelu môže zakrývať nedostatok veľkosti, ktorú zákazníci potrebujú.

Zostavte zoznam tovaru v troch skupinách: treba doplniť zásoby, zásoba je dostatočná, nákup treba prehodnotiť. Ku každej položke doplňte dôvod a ďalší krok. Pri dopĺňaní zásob odhadnite, koľko kusov očakávate predať do najbližšej dodávky a počas obdobia, na ktoré nakupujete. Zohľadnite tovar, ktorý už zákazníci rezervovali, a potvrdené dodávky, ktoré prídu načas. Množstvo objednávky určte s ohľadom na dostupnú zásobu, možné oneskorenia, minimálne objednávkové množstvo stanovené dodávateľom a kalendár platieb. Ide o odhad podľa vašich údajov, ktorý treba upravovať podľa zmien dopytu. Pri sezónnom tovare overte, či po príchode dodávky zostane dosť času na predaj. Pri tovare s obmedzenou dobou použiteľnosti skontrolujte, koľko ho možno reálne predať pred jej uplynutím.

Obrat zásob: ako spolu súvisia predaj a zásoby

Koeficient obratu zásob = náklady na predaný tovar za obdobie ÷ priemerná zásoba v obstarávacej cene. Ukazuje, koľkokrát za obdobie zodpovedal objem predaja v obstarávacej cene priemernej zásobe.

Samostatný modelový príklad: náklady na predaný tovar za mesiac sú 120 000 UAH, priemerná zásoba v obstarávacej cene je 60 000 UAH. Obrat zásob je 120 000 ÷ 60 000 = 2-krát za mesiac. Pri určovaní želaného obratu zásob pre svoj obchod zohľadnite dopyt, dodacie lehoty a dobu použiteľnosti tovaru a overte, či zásoby vystačia medzi dodávkami.

Na prvotný odhad možno priemernú zásobu vypočítať ako súčet zásob na začiatku a na konci obdobia delený dvoma. Ak sa zásoby počas mesiaca výrazne menili, použite častejšie merania, napríklad denné. Náklady na predaný tovar a hodnotu zásob určujte podľa dohodnutej metódy oceňovania. Na výpočet použite tie isté tovary a rovnaké obdobie.

Porovnávajte kategóriu s jej predchádzajúcimi porovnateľnými obdobiami. Okrem obratu zásob kontrolujte aj dostupnosť tovaru: rýchly predaj môžu sprevádzať časté prerušenia dodávok. Ak je priemerná zásoba nulová, deliť nemožno — najprv zistite príčinu takej hodnoty.

Spoznávajte konkrétne skúsenosti zákazníkov

Rozhovory so zákazníkmi pomáhajú lepšie pochopiť okolnosti ich rozhodnutí. Individuálne rozhovory poskytujú podrobnú spätnú väzbu, hoci sa týkajú malého počtu ľudí. Začnite niekoľkými krátkymi dobrovoľnými rozhovormi a porovnajte odpovede s predajmi a otázkami, žiadosťami a ďalšími správami zákazníkov adresovanými obchodu.

Pýtajte sa na posledný nákup alebo pokus o nákup:

• Čo ste hľadali a na aký účel?
• Ktoré možnosti ste pred výberom porovnávali?
• Aké informácie vám chýbali?
• Čo vám sťažilo výber alebo vytvorenie objednávky?
• Prečo ste tovar kúpili alebo od nákupu upustili?

Zapíšte obsah odpovede, nie vlastný predpoklad o zákazníkovi. Na toto cvičenie stačia anonymizované poznámky. Opakovanú otázku o veľkosti možno overiť úpravou opisu tovaru a sťažnosť na nedostupnosť porovnaním so skladovými zásobami. Niekoľko odpovedí je dôvodom na overenie predpokladu; neukazujú názor všetkých zákazníkov.

Dohodnite sa s predajcami na úlohách a kontrole

Zapíšte, kto preberá tovar, kontroluje ceny, odpovedá na online správy zákazníkov, odovzdáva nedokončené objednávky a oznamuje nezrovnalosti. Pri každej úlohe určte termín a znak splnenia. Modelový príklad: predajca zapíše nedokončené objednávky do spoločného zoznamu do konca zmeny a nasledujúca zmena potvrdí, že ich prevzala na vybavenie.

Pravidelne sa so zamestnancom rozprávajte o tom, čo sa podarilo, kde vznikol problém a akú pomoc potrebuje. Takýto prístup k hodnoteniu pracovných výsledkov zahŕňa konkrétne úlohy, podporu a jasné termíny. V obchode môžete začať krátkou týždennou poradou.

Rozoberte konkrétnu situáciu: ktorá objednávka sa stratila, v ktorom kroku a čo mal zamestnanec urobiť. Ukážte potrebný postup, nechajte ho vyskúšať a dohodnite dátum opätovnej kontroly. Dohodu zapíšte a odovzdajte ju zamestnancovi.

Pri hodnotení predaja na rôznych zmenách zohľadnite dĺžku pracovného času, návštevnosť, dostupnosť tovaru a akcie. Spolu so sumou tržieb sledujte chyby v objednávkach, vrátenia a plnenie dohodnutých úloh.

Kontrolujte čísla podľa dokladov a skutočných zásob

Navrhované cvičenie spočíva v porovnaní účtovných záznamov s nezávislými údajmi k jednému časovému okamihu. Majiteľ alebo zodpovedný zamestnanec spočíta hotovosť, porovná účet s bankovým výpisom a skontroluje množstvo vybraného tovaru. Pri každej oblasti si uschovajte počiatočný zostatok a doklady o pohybe.

1. Pri hotovosti porovnajte počiatočný zostatok, príjmy, výdavky a skutočnú sumu v pokladnici.
2. Pri bankovom účte skontrolujte výpis, poplatky a platby, ktoré ešte neboli pripísané. Predaj a príjem od platobnej služby môžu mať odlišné dátumy.
3. Pri tovare porovnajte evidované množstvo so skutočným. Skontrolujte príjmy, predaje, vrátenia, presuny a odpisy.
4. Každú nezrovnalosť zapíšte osobitne: suma alebo množstvo, doklad, možná príčina, zodpovedná osoba a termín kontroly.

Nemeňte zostatok len preto, aby sa čísla zhodovali. Najprv nájdite chýbajúci doklad, duplicitu, nesprávny dátum alebo chybu v množstve. Ak príčina ešte nie je známa, ponechajte ju v zozname otázok. Toto zosúladenie vykonáva zamestnanec samostatne od kontroly výkazov.

Overujte marketingové zmeny malými testami

Vyberte si jeden predpoklad, ktorý vyplynul z rozhovorov so zákazníkmi alebo analýzy predaja. Modelový príklad: dodatočné informácie o veľkostiach na karte tovaru môžu zákazníkom pomôcť vytvoriť objednávku. Pred začiatkom testu zapíšte, čo meníte, s čím to porovnávate, koľko miniete a kedy vyhodnotíte výsledok.

Porovnávanie možností je základom experimentu v reklamnej kampani. Vo vlastnom cvičení meňte naraz iba jeden podstatný prvok: text, obrázok alebo podmienky ponuky. Súčasne zaznamenávajte zmeny cien, zásob a dostupnosti obchodu, ktoré mohli ovplyvniť predaj.

Vopred si vyberte ukazovateľ: počet zaplatených objednávok, podiel návštev, ktoré sa skončili zaplateným nákupom, alebo sumu, ktorá zostane z predaja po odpočítaní nákladov na predaný tovar, ostatných variabilných nákladov a výdavkov na reklamu. Pri oboch možnostiach použite rovnaký spôsob výpočtu. Posledný ukazovateľ ešte nezohľadňuje fixné náklady obchodu. Zobrazenia a kliknutia pomáhajú vyhodnotiť jednotlivé kroky, samy osebe však nepotvrdzujú ziskovosť. Zohľadnite vrátenia a zrušenia.

Ak je objednávok málo, zaznamenajte, že údajov je nedostatok. Na konci vzdelávacieho mesiaca možno určiť ďalší krok: pokračovať v teste v rámci rozpočtu, zmeniť predpoklad alebo ukončiť výdavky. Rozdiel medzi dvoma krátkymi obdobiami hodnoťte s prihliadnutím na sezónnosť a ďalšie zmeny.

Analýza výdavkov a nákupov v Torgsoft

Ak si chcete pozrieť už zaevidované príjmy a výdavky, otvorte výkaz „Zostatok podľa položiek finančnej analýzy“ v ponuke „Platba“. Tieto údaje použite na prípravu kalendára platieb; budúce sumy a dátumy doplňte do kalendára osobitne. Výkaz zobrazuje príjmy, výdavky a zostatok podľa položiek za vybrané obdobie, predajňu a menu. Aby bol výsledok zmysluplný, zamestnanci musia zaznamenávať finančné operácie a správne ich priraďovať k položkám. Účel výkazu je opísaný na stránke finančného účtovníctva Torgsoft.

Ak chcete preskúmať konkrétny nákup, v ponuke „Analýza“ otvorte „Analýza ziskovosti príjemky“, vyberte požadovanú príjemku a dátum analýzy a kliknite na „Obnoviť“. Výkaz zobrazuje predaj tovaru z vybranej príjemky od dátumu jej vytvorenia po dátum analýzy: predané množstvo, zostatok, vrátenia, zľavy, tržby a zisk so zohľadnením nákladov na tovar. Postup je uvedený v oficiálnej pomoci k výkazu.

Navrhované cvičenie: vyberte jeden nákup a vypíšte tovary, ktoré sa predali, zostali alebo si vyžadovali výrazné zľavy. Skontrolujte správnosť nákladov na tovar a dokladov. Ak došlo k odpísaniu tovaru, skontrolujte nastavenie „Zohľadňovať odpisy pri výpočte zisku“: od neho závisí, či sa odpisy vo výkaze zohľadnia. Porovnajte výsledok s dátumom platby dodávateľovi a kalendárom platieb. Pred vyhodnotením konečného zisku a určením ďalšej objednávky osobitne zohľadnite všeobecné výdavky obchodu.

Plán vzdelávania majiteľa obchodu na 30 dní

Nižšie je navrhovaný postup cvičení. Dni označujú termíny vzdelávacích úloh. Ak chýbajú doklady alebo vznikne závažná nezrovnalosť, najprv zistite jej príčinu a upravte harmonogram.

Na poslednej porade vyberte niekoľko krokov vyplývajúcich zo zhromaždených údajov. Pri každom zapíšte dôvod, zodpovednú osobu a dátum vyhodnotenia. Uchovajte pôvodné výpočty a výsledky cvičení: umožnia vám overiť, čo sa po vašich rozhodnutiach zmenilo.