Ak chcete zorganizovať bezkontaktné odovzdanie objednávky, dohodnite si so zákazníkom konkrétny postup ešte pred odchodom kuriéra. Určite, kde nechať balík, kedy si ho zákazník môže vyzdvihnúť a ako potvrdí jeho prevzatie. Tovar nenechávajte na mieste, ktoré zákazník neschválil.
Poverte zamestnanca, aby dohliadal na objednávku až do ukončenia odovzdania. Má odovzdať kuriérovi dohodnuté podmienky, informovať zákazníka a zistiť výsledok neúspešného pokusu. Odoslanie tovaru a správu zákazníka o prevzatí evidujte samostatne.
Vyberte si doručenie na adresu alebo osobný odber
Pri miestnom doručení predajňa doručí objednávku na adresu zákazníka v rámci určenej zóny. Pri osobnom odbere si zákazník vyzdvihne objednávku v predajni. Vyberte spôsob, pri ktorom dokážete zabezpečiť dohodnuté odovzdanie.
| Čo treba určiť | Doručenie na adresu | Osobný odber |
|---|---|---|
| Miesto prevzatia | Overte adresu a konkrétne miesto, kde sa balík ponechá. | Označte miesto odovzdania pri predajni. |
| Čas | Dohodnite časový interval, keď si zákazník môže objednávku vyzdvihnúť. | Dohodnite čas príchodu a pripravenosť objednávky. |
| Organizácia práce | Určite zónu doručenia a zodpovednú osobu. | Poverte zamestnanca výdajom. |
| Náklady predajne | Odhadnite náklady na cestu a kuriéra. | Odhadnite čas zamestnanca potrebný na prípravu a odovzdanie. |
Pri osobnom odbere vopred vysvetlite zákazníkovi, čo má po príchode urobiť: kam ísť, ako informovať zamestnanca a kde si vyzdvihnúť balík. Overte, či sú pokyny zrozumiteľné aj bez ďalšieho vysvetľovania na mieste.
Zapíšte dohodu pred odovzdaním
Navrhnite zákazníkovi miesto, kde bude balík v čistých a suchých podmienkach. Overte, či k nemu bude mať kuriér prístup. Ak zákazník musí byť doma, dohodnite vhodný časový interval.
Dohodu zapíšte do pracovného záznamu objednávky. Nespoliehajte sa na ústnu informáciu, ktorú si budú musieť zamestnanci navzájom odovzdávať.
- Uveďte spôsob prevzatia a presné miesto odovzdania.
- Zapíšte dohodnutý čas a potrebné pokyny k prístupu.
- Určite, kto zákazníka informuje pred príchodom.
- Dohodnite kanál na oznámenie o ponechanom balíku a odpoveď potvrdzujúcu prevzatie.
- Dajte kuriérovi pokyny pre prípad, že miesto nebude dostupné alebo vhodné.
Zalepte balík a skontrolujte štítok
Zamestnanec, ktorý balí objednávku, má balík zalepiť baliacou páskou a štítok bezpečne pripevniť. Adresa musí zostať viditeľná. Pred odovzdaním kuriérovi skontrolujte balík podľa objednávky a dohodnutého miesta doručenia.
Pri tovare so špeciálnymi podmienkami skladovania pripravte samostatné pokyny na balenie a prepravu. Všeobecné odporúčanie zalepiť balík páskou nepokrýva teplotné ani iné požiadavky konkrétneho tovaru.
Oznámte príchod a overte prevzatie
Naplánujte dve správy: jednu pred očakávaným odovzdaním a druhú po ponechaní balíka. V prvej pripomeňte dohodnuté miesto a čas. V druhej uveďte, kde presne ste objednávku nechali, a požiadajte zákazníka, aby po prevzatí odpovedal.
V pracovnom zázname rozlišujte správu kuriéra „balík ponechaný“ a odpoveď zákazníka „objednávka prevzatá“. Ak použijete fotografiu miesta odovzdania, prevzatie si od zákazníka overte samostatne.
Ilustračný príklad odovzdania objednávky
Predstavme si, že si zákazník objednal súpravu zošitov a dohodol odovzdanie medzi 17:00 a 18:00. Žiada nechať zalepený balík na suchej polici vo vestibule a poslať mu správu po príchode. Zamestnanec dohodu zapíše a odovzdá ju kuriérovi.
Kuriér príde, informuje zákazníka a nechá balík na dohodnutom mieste. Zamestnanec zaznamená uskutočnené odovzdanie a po odpovedi zákazníka aj prevzatie. Ak sú vstupné dvere do vestibulu zamknuté, kuriér informuje zamestnanca a sám nevyberie iné miesto. Zamestnanec kontaktuje zákazníka a dohodne nové riešenie.
Určite postup pri neúspešnom odovzdaní
Ak sa na miesto nedá dostať alebo nemožno dodržať dohodnuté podmienky, požiadajte kuriéra, aby zaznamenal dôvod. Zamestnanec predajne má kontaktovať zákazníka a dohodnúť opätovné doručenie alebo osobný odber.
Zapíšte nový spôsob, miesto a čas prevzatia. Majiteľ má určiť interný postup čakania a kontaktovania zákazníka a s prípadným externým prepravcom osobitne dohodnúť uskutočniteľný postup. Neoznačujte neúspešný pokus za dokončené odovzdanie.
Kontrolujte expedíciu tovaru z faktúr v Torgsoft
Pri príprave odovzdania vyhľadajte faktúry, pri ktorých sa tovar ešte neodoslal alebo sa odoslal iba čiastočne. V Torgsoft vám filter «Стан відвантаження» (Stav expedície tovaru) umožní vybrať stavy «Не відвантажено» (Tovar neodoslaný), «Частково відвантажено» (Tovar odoslaný čiastočne) a «Повністю відвантажено» (Tovar odoslaný úplne).
Tento filter použite na určenie faktúr, ktoré si vyžadujú ďalšie spracovanie. Pri faktúre s čiastočne odoslaným tovarom overte, ktorú časť objednávky ešte treba odovzdať. Dohodnite s kupujúcim ďalší postup a odovzdajte zamestnancom aktuálne informácie o dohode.
Po vytvorení faktúry dostane internetová objednávka v Torgsofte stav «Задоволено» (Splnené). Tento stav znamená, že bola vytvorená faktúra. Stav expedície tovaru tiež nepotvrdzuje, že zákazník tovar prevzal. Na dokončenie dohodnutého postupu samostatne overte výsledok odovzdania.
Vráťte sa na predchádzajúci krok