Pokladnica pre živnostníka na Ukrajine: kedy treba RRO alebo PRRO a ako vybrať riešenie pre predajňu

Fyzická osoba – podnikateľ (FOP) na Ukrajine určuje, či potrebuje registrátor zúčtovacích operácií (RRO) alebo softvérový registrátor zúčtovacích operácií (PRRO), podľa spôsobu prijímania platieb, daňového režimu, sortimentu a podmienok zákonného oslobodenia. Prijímanie hotovosti a platieb kartou za tovar, a to aj cez internetový acquiring, si podľa všeobecného pravidla vyžaduje fiškálny pokladničný doklad. Pre platiteľov jednotnej dane prvej skupiny, priame bankové prevody z účtu na účet a niektoré druhy činnosti platia osobitné pravidlá.

Pred kúpou pokladnice opíšte všetky spôsoby platby a overte si, či máte nárok na výnimku. Ak je fiškalizácia potrebná, vyberte si hardvérový RRO alebo PRRO, zaregistrujte ho, nastavte tovar, dane a pokladníkov a otestujte doklady o predaji aj vrátení. Vopred určte postup pri výpadkoch: v platbách môžete pokračovať za podmienok stanovených zákonom a v medziach technických možností svojho riešenia.

Čo je RRO a PRRO

Hardvérový RRO eviduje operácie a uchováva fiškálne údaje vo vlastnej fiškálnej pamäti. Pokladnica môže fungovať ako samostatné zariadenie, zatiaľ čo fiškálny tlačový modul sa zvyčajne používa spolu s pokladničným programom. Používateľ RRO je povinný posielať daňovému úradu elektronické kópie dokladov a fiškálne uzávierkové doklady.

PRRO funguje na zariadení podnikateľa a plní fiškálne funkcie cez server Štátnej daňovej služby Ukrajiny (DPS). Pri online prevádzke server registruje doklady a prideľuje im fiškálne čísla. Pri práci bez pripojenia PRRO používa vopred pridelený rozsah čísel. Definície a hlavné povinnosti stanovujú články 2–3 zákona č. 265/95-VR.

Skladová evidencia, databáza klientov, analytika a výmena údajov s bankovým terminálom závisia od možností konkrétneho programu a aktivovaných funkcií. Pri výbere požiadajte dodávateľa, aby vám predviedol celý predaj vášho tovaru: od skenovania až po odovzdanie fiškálneho dokladu kupujúcemu.

RRO a zákon: kto môže pracovať bez fiškálnej pokladnice

Skontrolujte každý spôsob platby

Pri určovaní povinnosti záleží na tom, ako kupujúci platí. Označenie „bezhotovostná platba“ vo výpise zahŕňa rôzne operácie vrátane platieb kartou, na ktoré sa vzťahuje zákon č. 265/95-VR.

Praktické odporúčanie: požiadajte banku alebo poskytovateľa platobných služieb o písomný opis mechanizmu každého zapojeného spôsobu platby. Porovnajte ho so zmluvou a výpisom. Platobný odkaz, prevod na číslo karty a priamy prevod podľa bankových údajov účtu treba posúdiť samostatne, pretože samotný názov tlačidla „Zaplatiť“ nevysvetľuje mechanizmus platby. Právnym základom sú definícia zúčtovacej operácie v článku 2 a povinnosti podľa článku 3 zákona č. 265/95-VR.

Prvá skupina jednotnej dane

Platitelia jednotnej dane prvej skupiny nepoužívajú RRO ani PRRO podľa bodu 296.10 Daňového kódexu Ukrajiny. Podnikateľ musí dodržiavať podmienky zaradenia do svojej skupiny. Pred zmenou skupiny alebo rozšírením činnosti si overte, či oslobodenie zostane v platnosti.

Samotný status platiteľa jednotnej dane nezakladá všeobecné oslobodenie od fiškalizácie pre FOP v druhej a tretej skupine. Podnikateľ v bežnom daňovom režime si tiež musí overiť skutočné platby a osobitné výnimky.

Výnimka pre platby za služby

Bod 14 článku 9 zákona č. 265/95-VR povoľuje platby za služby bez RRO, PRRO a pokladničnej knižky, ak sa uskutočňujú výlučne prostredníctvom systémov vzdialeného bankovníctva a/alebo služieb prevodu peňazí. Tento bod sa vzťahuje na platby za služby. Pri predaji tovaru si overte všeobecné pravidlá a ďalšie uplatniteľné dôvody oslobodenia.

Praktické odporúčanie: ak využívate túto výnimku, uveďte povolené spôsoby platby v podmienkach poskytovania služieb a v pokynoch pre zamestnancov. Prijímanie hotovosti za služby porušuje podmienku výlučnosti. Ak zároveň predávate tovar, samostatne určte, ako sa pri ňom prijíma a eviduje platba.

Predajňa v dedine alebo v sídle s ukrajinským statusom „selyšče“: kedy možno používať pokladničné knižky

FOP – platiteľ jednotnej dane, ktorý na území dediny alebo sídla s ukrajinským statusom „selyšče“ predáva v maloobchode tovar nepodliehajúci spotrebnej dani, môže za podmienok bodu 1 zoznamu schváleného uznesením Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 1336 pracovať s pokladničnou knižkou (RK) a knihou evidencie zúčtovacích operácií (KORO). Podnikateľ tieto knihy zaregistruje a kupujúcim vydáva pokladničné potvrdenia.

Ročný limit objemu zúčtovacích operácií pre tento bod je 167-násobok minimálnej mzdy stanovenej zákonom k 1. januáru daňového roka na jedno predajné miesto. Po prekročení limitu sa používanie RRO alebo PRRO stáva povinným. Na kontrolu si vypočítajte vlastný limit podľa vzorca a objem operácií evidujte samostatne za každú predajňu.

Bod 1 sa neuplatňuje, ak nastane aspoň jedna z týchto okolností:

• v tom istom obchodnom objekte sa predáva aj tovar podliehajúci spotrebnej dani;
• tento FOP predáva na diaľku, a to aj cez internet;
• rada dediny, sídla s ukrajinským statusom „selyšče“ alebo mesta prijala rozhodnutie, ktorým pre túto formu činnosti na danom území uložila povinnosť používať RRO alebo PRRO.

Bod 2-1 uznesenia č. 1336 navyše vylučuje z jeho pôsobnosti podnikateľské subjekty, ktoré maloobchodne predávajú tovar podliehajúci spotrebnej dani. Pred výberom RK a KORO si overte svoj sortiment, všetky predajné kanály a rozhodnutia miestneho zastupiteľstva. Ak sa opierate o iný bod zoznamu, uplatnite jeho vlastné podmienky a limit: vzorec so 167 minimálnymi mzdami platí pre bod 1.

Postup registrácie a vedenia RK a KORO upravuje nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 547. Pokladník najprv vyplní ústrižok, potom odtrhnuteľnú časť potvrdenia a odovzdá ju kupujúcemu najneskôr pri ukončení platby. Zodpovedná osoba denne vykonáva predpísané zápisy v KORO. Ak pracujete s RK a neodosielate príslušné informácie DPS elektronickými kanálmi spôsobom stanoveným zákonom, podajte výkaz súvisiaci s ich používaním najneskôr do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po vykazovanom mesiaci. Túto povinnosť stanovuje bod 7 článku 3 zákona č. 265/95-VR; formulár výkazu č. ZVR-1 a postup jeho podania schvaľuje nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 13.

Ako sortiment ovplyvňuje pokladnicu a evidenciu tovaru

Pred nastavením pokladnice zostavte zoznam kategórií tovaru. Pri tovare podliehajúcom spotrebnej dani zákon vyžaduje nastaviť názov, cenu, množstvo a kód podkategórie tovaru podľa Ukrajinskej klasifikácie tovarov zahraničnej ekonomickej činnosti (UKT ZED). Pri alkoholických nápojoch uveďte údaje o označení na účely spotrebnej dane v prípadoch stanovených právnymi predpismi. PRRO sa nesmie používať pri veľkoobchodnom ani maloobchodnom predaji palív – výslovne to stanovuje bod 1 článku 3 zákona č. 265/95-VR.

Samostatne si určte, či máte povinnosť viesť evidenciu zásob podľa nariadenia Ministerstva financií Ukrajiny č. 496. Uplatňuje sa na FOP, na ktorých sa vzťahuje povinnosť podľa bodu 12 článku 3 zákona č. 265/95-VR. V rámci tejto normy vedú evidenciu najmä podnikatelia v bežnom daňovom režime a platitelia jednotnej dane registrovaní ako platitelia dane z pridanej hodnoty (DPH).

FOP – platitelia jednotnej dane, ktorí nie sú registrovaní ako platitelia DPH, sú od týchto požiadaviek oslobodení s výnimkou podnikateľov, ktorí predávajú:

• technicky zložité výrobky pre domácnosť podliehajúce záručnej oprave;
• lieky a zdravotnícke pomôcky;
• šperky a výrobky pre domácnosť z drahých kovov, drahých kameňov, drahých kameňov organického pôvodu a polodrahokamov.

Ak máte povinnosť takúto evidenciu viesť, zahrňte do nej všetky zásoby, ktoré držíte na predaj, a evidujte ich za každé predajné miesto. Ak povinnosť vznikla pre predaj jednej konkrétnej kategórie, do evidencie zahrňte aj zvyšok sortimentu. Ak už v deň vzniku povinnosti máte tovar na sklade, zostavte súpis zostatkov s názvami, množstvom, mernými jednotkami a samostatne určenou hodnotou a vložte ho ako prvý záznam do formulára evidencie.

Ak žiadne zásoby nemáte, tento záznam nie je potrebný. Nové dodávky zapisujte na základe prvotných dokladov pred začatím predaja. Zaznamenávajte aj zdokumentované vyradenie tovaru: presuny medzi vlastnými predajňami, vrátenie dodávateľovi, stratu, zničenie, použitie na vlastné potreby a predaj s bezhotovostnou platbou bez RRO alebo PRRO v prípadoch povolených zákonom. Predaj cez RRO alebo PRRO sa do stĺpca pre vyradenie nezapisuje. Prvotný doklad musí umožňovať určiť dodávateľa a príjemcu, dátum operácie, názov, množstvo a hodnotu tovaru.

Pri dokladoch o zničení, strate alebo použití tovaru na vlastné potreby platí výnimka: údaje o dodávateľovi a príjemcovi sa neuvádzajú a hodnota sa zapíše v obstarávacej cene doloženej evidenciou. Dokladmi podložte aj presuny medzi vlastnými predajňami.

Formulár evidencie a prvotné doklady uchovávajte v mieste predaja až do vyradenia posledného kusu tovaru z príslušného dokladu. Pri kontrole ich podnikateľ alebo zamestnanec, ktorý tovar skutočne predáva alebo prijíma platby, predloží daňovým kontrolórom. Ak prvotné doklady v origináli nie sú v predajni, bod 11 oddielu II Postupu č. 496 povoľuje predložiť kópie a v prípade potreby ukázať originály pred ukončením kontroly. Elektronický formulár evidencie sa musí dať zobraziť vo formáte vhodnom na prezeranie a/alebo kopírovanie. Oslobodenie od osobitnej evidencie zásob neruší povinnosť dokladovať ukazovatele daňovej evidencie podľa článku 44 Daňového kódexu Ukrajiny.

Čo si vybrať: hardvérový RRO alebo PRRO

Obe riešenia môžu zabezpečiť splnenie požiadaviek na fiškalizáciu. Vyberajte podľa kompatibility so sortimentom, pokladničným programom, vybavením a spôsobom práce počas výpadkov.

Praktické odporúčanie: pred zaplatením si vyskúšajte tri operácie – hotovostný predaj, predaj kartou a vrátenie tovaru. Overte si, či zamestnanec vidí výsledok fiškalizácie, či sa správne prenášajú dane a ako po chybe tlače získa kópiu dokladu.

Čo potrebujete na registráciu RRO alebo PRRO

Príprava predajne

Overte si, že DPS dostala oznámenie o prevádzkarni na formulári č. 20-OPP a že objekt má správny status. Názov a adresa predajne musia zodpovedať dokladom o jej používaní, registračným údajom pokladnice a údajom na doklade. Objekt, ktorý nebol oznámený, je zatvorený alebo sa nepoužíva, je dôvodom na zamietnutie registrácie.

Hardvérový RRO

1. Vyberte model a modifikáciu zo Štátneho registra RRO a overte oblasť použitia, možnosť prvej registrácie a životnosť.
2. Uzavrite zmluvu s CSO. Dohodnite uvedenie do prevádzky a postup pri poruche.
3. Podajte žiadosť na formulári č. 1-RRO. Možno ju podať elektronicky.
4. Po rezervácii fiškálneho čísla zabezpečte prostredníctvom CSO personalizáciu, zaplombovanie a prepnutie zariadenia do fiškálneho režimu.
5. Prevezmite registračné osvedčenie a pred začatím práce skontrolujte všetky údaje. V mieste vykonávania platieb uchovávajte registračné osvedčenie a posledné potvrdenie o zaplombovaní RRO alebo ich kópie.

Podľa kapitoly 2 oddielu II Postupu schváleného nariadením č. 547 sa rozhodnutie o možnosti registrácie, ak neexistuje dôvod na zamietnutie, prijíma najneskôr do dvoch pracovných dní od doručenia žiadosti. Práce po rezervácii čísla majú stanovenú trojdňovú pracovnú lehotu a dokončenie registrácie závisí od doručenia riadnych dokladov od CSO. Spustenie naplánujte až po ukončení celého postupu.

Softvérový PRRO a pokladníci

1. Vyberte program a zariadenie, ktoré podnikateľ používa na základe vlastníctva, držby alebo užívacieho práva.
2. Pripravte elektronický podpis. Zákon za stanovených podmienok povoľuje kvalifikované aj zdokonalené elektronické podpisy a/alebo pečate; kompatibilitu konkrétneho kľúča si overte u dodávateľa programu.
3. Podajte elektronickú žiadosť na formulári č. 1-PRRO, uveďte prevádzkareň, lokálne číslo pokladnice a zvolený postup pri strate pripojenia.
4. Prevezmite potvrdenie o výsledku spracovania a fiškálnom čísle.
5. Podajte oznámenie na formulári č. 5-PRRO týkajúce sa certifikátov verejných kľúčov, ktoré sa budú používať v PRRO.
6. Skontrolujte platnosť certifikátov a možnosť, aby oprávnená osoba otvorila zmenu.

Výsledok spracovania žiadosti o PRRO sa odošle v deň jej prijatia, ak bola doručená do 16.00 pracovného prevádzkového dňa, alebo najneskôr nasledujúci pracovný deň, ak prišla neskôr. Dôvody zamietnutia, pravidlá práce pokladníkov a ochrany kľúčov stanovuje Postup schválený nariadením Ministerstva financií Ukrajiny č. 317, oddiely II a IV.

Praktické odporúčanie: určte osobu zodpovednú za platnosť kľúčov, zmeny pokladníkov a aktualizáciu registračných údajov. Kľúče a heslá uchovávajte tak, aby k nim mali prístup len oprávnené osoby. Pred premiestnením pokladnice alebo zmenou jej údajov si overte, či je potrebná opätovná registrácia. Ak pri prechode na PRRO prestanete používať hardvérový RRO, ktorému ešte neuplynula životnosť, zrušte jeho registráciu podľa Postupu č. 547 a podajte zákonom predpísané výkazové doklady. Samotné pripojenie PRRO registráciu hardvérového RRO neruší.

Náklady na RRO a PRRO: čo zahrnúť do rozpočtu

Porovnávajte náklady pri rovnakom počte pokladníc a za rovnaké obdobie používania. Pri hardvérovom RRO započítajte kúpu alebo prenájom zariadenia, služby CSO, opravy, úpravy softvéru, pripojenie a spotrebný materiál. Pri PRRO zohľadnite zariadenie, licenciu alebo predplatné vybraného riešenia, integrácie, podporu, elektronické podpisy, doručovanie elektronických dokladov, prípadnú tlačiareň a záložné napájanie.

DPS poskytuje bezplatné softvérové riešenie PRRO, ako stanovuje článok 2 zákona č. 265/95-VR. Náklady na vybavenie a organizáciu prevádzky posudzujte samostatne. U komerčného dodávateľa si overte, za čo presne platíte: za pokladnicu, pracovné miesto, obdobie používania, správy alebo doplnkovú funkciu.

Pri hardvérovom RRO si overte životnosť konkrétneho zariadenia a podmienky jeho ďalšieho používania. Článok 12 zákona č. 265/95-VR spája používanie registrovaných modelov s ich životnosťou a stanovuje, že interval medzi prvou registráciou a vyradením zo Štátneho registra nesmie byť kratší ako sedem rokov. Zohľadnite to pri posudzovaní zostávajúcej životnosti použitého zariadenia.

Otvorenie a zatvorenie pokladničnej zmeny

Pred prvou operáciou pokladník skontroluje vybavenie, prístup k pokladnici, svoj podpis pre PRRO a skutočný stav hotovosti. Otvorenie zmeny v PRRO musí sprevádzať vytvorenie a registrácia príslušného oznámenia. Na jednom PRRO môže byť súčasne otvorená len jedna zmena. Automatické otvorenie závisí od možností a nastavení programu.

Pred prvou zúčtovacou operáciou po fiškálnom uzávierkovom doklade (Z-výkaze) pokladník cez funkciu „služobné vloženie“ zaregistruje hotovosť uchovávanú na predajnom mieste vrátane ponechaných drobných. Dodatočné vloženie hotovosti, ktoré nesúvisí s platbou kupujúceho, sa tiež vykonáva cez funkciu „služobné vloženie“; výber hotovosti nesúvisiaci so zúčtovacou operáciou sa eviduje cez „služobné vydanie“. Na vrátenie peňazí kupujúcemu použite príslušnú zúčtovaciu operáciu. Pri vrátení sumy vyššej ako 100 UAH cez hardvérový RRO pokladník alebo hmotne zodpovedná osoba vyhotoví protokol o vydaní peňazí s údajmi z dokladu totožnosti kupujúceho, údajmi o tovare, vrátenej sume a číslom, dátumom a časom dokladu o kúpe.

Pri zrušení nesprávne zaúčtovanej sumy alebo nesprávne vybranej formy platby cez hardvérový RRO sa takisto vyhotovuje protokol s údajmi o chybe a doklade. Tieto protokoly sa uchovávajú tri roky podľa bodu 8 oddielu III Postupu č. 547. Pri vrátení sumy vyššej ako 100 UAH s použitím RK sa protokol vyhotovuje podľa bodu 4 kapitoly 2 oddielu III Postupu registrácie a vedenia RK a KORO.

V deň, keď sa uskutočnili zúčtovacie operácie, vytvorte fiškálny uzávierkový doklad – Z-výkaz. Na zatvorenie zmeny v PRRO sa odošle na registráciu fiškálnemu serveru; práca offline má osobitný postup vytvorenia a následného odoslania dokladov. Základné požiadavky obsahujú článok 3 zákona č. 265/95-VR a oddiely IV–V Postupu č. 317.

Práca s RRO bez elektriny a internetu

Hardvérový RRO: určte záložný postup

Výpadok internetu a výpadok elektriny vytvárajú pri hardvérovom RRO odlišné podmienky. Možnosť evidovať operácie pri strate pripojenia závisí od zariadenia, ukladania údajov a nastavených blokovaní. Overte si tieto podmienky v dokumentácii a u CSO a zapíšte ich do pokynov pre pokladníka.

Počas poruchy RRO a jeho opravy alebo dočasného výpadku elektriny v trvaní najviac siedmich pracovných dní článok 5 zákona č. 265/95-VR stanovuje používanie registrovaných KORO a RK alebo riadne registrovaného záložného RRO.

Podnikateľ môže zdokumentovať rozhodnutie prerušiť platby až do pripojenia záložného RRO alebo obnovenia dodávky elektriny a oznámiť ho pri registrácii. Pri takomto postupe nie je potrebné registrovať ani uchovávať KORO a RK. Pokladník musí po vzniku príslušných okolností zastaviť platby.

Ak ste pracovali s RK, po inštalácii opraveného alebo záložného RRO, prípadne po obnovení dodávky elektriny, zaevidujte cez RRO sumy platieb za obdobie práce s RK samostatne podľa príslušných daňových sadzieb. Ak sa vymazala operačná pamäť RRO, podľa kontrolnej pásky obnovte aj sumy platieb vykonaných pred poruchou alebo výpadkom. Potom vytvorte Z-výkaz a v prípade potreby vykonajte „služobné vloženie“ skutočnej hotovosti v pokladni. Podrobný postup obsahuje bod 10 oddielu III Postupu používania RRO č. 547.

PRRO: skontrolujte offline režim a uchovávanie dokladov

Všeobecné lehoty práce PRRO offline sú najviac 36 hodín nepretržite a najviac 168 hodín počas kalendárneho mesiaca. Zároveň bod 13 oddielu II „Záverečné ustanovenia“ zákona č. 265/95-VR povoľuje prekročenie týchto lehôt počas platnosti právneho režimu vojnového alebo núdzového stavu alebo pri okolnostiach vyššej moci. Pre konkrétny PRRO platia aj jeho technické možnosti a nastavenia.

Na prácu offline je potrebný rozsah fiškálnych čísel pridelený DPS. Podľa bodu 10 oddielu V Postupu č. 317 sa do času offline započítava aj obdobie medzi ukončením jednej offline relácie a začiatkom ďalšej, ak fiškálny server v tomto intervale online nezaregistroval ani jeden zúčtovací doklad z daného PRRO. Pri kontrole časových limitov programu to zohľadnite. Ak si podnikateľ zvolil režim bez práce offline, platby cez tento PRRO obnoví po nadviazaní spojenia alebo použije riadne registrovaný záložný RRO. Zariadenie bez elektriny potrebuje záložné napájanie, aby program mohol fungovať.

Po obnovení spojenia zabezpečte, aby PRRO vytvoril oznámenie na formulári č. 4-PRRO o ukončení offline režimu a do jednej hodiny odoslal fiškálnemu serveru balík obsahujúci oznámenie o začiatku offline režimu, nahromadené zúčtovacie doklady a fiškálne uzávierkové doklady aj oznámenie o ukončení režimu. Kópie zúčtovacích dokladov sa musia odoslať pred odoslaním elektronického fiškálneho výkazu alebo fiškálneho uzávierkového dokladu za príslušný deň. Doklady sa uchovávajú v PRRO až do potvrdenia doručenia fiškálnym serverom. Praktické odporúčanie: pred opätovnou inštaláciou programu, výmenou zariadenia alebo vymazaním údajov skontrolujte výsledok výmeny dát a existenciu neodoslaných dokladov.

Oprava a údržba RRO a PRRO

Pri poruche hardvérového RRO alebo poškodení kontrolných prvkov informujte CSO počas pracovného dňa, keď ste poruchu zistili, a kontrolný orgán do dvoch pracovných dní po tomto dni. Použite písomné oznámenie alebo elektronickú komunikáciu a uchovajte potvrdenie. CSO musí obnoviť prevádzku RRO do siedmich pracovných dní. Ak nezabezpečí záručnú opravu najneskôr do siedmeho pracovného dňa odo dňa prijatia RRO do opravy, musí uviesť do prevádzky záložný RRO riadne registrovaný na podnikateľa. Tieto povinnosti stanovuje článok 14 zákona č. 265/95-VR. Opravy a zásahy do zariadenia vykonáva CSO podľa pravidiel uvedených v bodoch 14 a 16 článku 3 zákona č. 265/95-VR.

Poruchu PRRO treba takisto oznámiť: v deň jej zistenia podajte kontrolnému orgánu formulár č. 2-PRRO a informujte výrobcu a/alebo CSO, ak je to relevantné. Počas poruchy sa platby cez tento PRRO zastavia. Po odstránení poruchy podajte žiadosť s označením „Obnovenie prevádzky“; ak žiadosť nebude doručená do jedného mesiaca, registrácia PRRO sa zruší podľa bodu 12 oddielu II Postupu č. 317.

Praktické odporúčanie: pri chybe uložte jej text, číslo dokladu, čas a výsledok platby. Najprv zistite, či server už doklad zaregistroval a či banka platbu vykonala. Pomôže vám to zvoliť správny krok na obnovenie operácie a predísť opätovnému odpísaniu peňazí.

Vydávanie dokladov: čo nastaviť a skontrolovať

Formy a náležitosti zúčtovacích dokladov stanovuje nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny z 21. januára 2016 č. 13. Skontrolujte aktuálny formulár dokladu o predaji a samostatne formulár dokladu o vydaní peňazí pri vrátení.

Pred spustením skontrolujte v doklade nasledujúce údaje s ohľadom na podmienky ich použitia:

• názov podnikateľa, názov a adresu prevádzkarne a daňové údaje;
• názvy tovaru, množstvo a cenu v prípadoch stanovených formulárom a hodnotu položiek;
• formu platby a platobné prostriedky, príslušné sumy a menu operácie;
• celkovú sumu, zaokrúhlenie a sumu na úhradu v príslušných prípadoch a sumu vydanú kupujúcemu pri hotovostnej platbe;
• fiškálne čísla dokladu a pokladnice, dátum a čas, dvojrozmerný kód na vyhľadanie dokladu – QR kód, a ďalšie údaje pre príslušný druh dokladu;
• pri PRRO označenie online alebo offline režimu a kontrolné číslo offline dokladu;
• údaje o DPH pre jej platiteľa, spotrebnej dani a kódoch tovaru v prípadoch, keď sa vyžadujú;
• údaje o kartovej operácii stanovené pre terminál prepojený alebo integrovaný s RRO či PRRO.

FOP – platiteľ jednotnej dane, ktorý nie je platiteľom DPH, môže používať zákonom povolený zjednodušený názov tovaru, ktorý vyjadruje jeho spotrebiteľské vlastnosti a jednoznačne určuje príslušnosť ku skupine výrobkov podľa Štátneho klasifikátora výrobkov a služieb DK 016:2010. Táto možnosť má výnimky pre tovar podliehajúci spotrebnej dani, technicky zložité výrobky pre domácnosť podliehajúce záručnej oprave, lieky, zdravotnícke pomôcky a zákonom určené šperky a výrobky z drahých materiálov pre domácnosť. Z praktického hľadiska je vhodné používať dostatočne konkrétne názvy, aby pokladník aj kupujúci vedeli, aký tovar bol predaný.

Chýbajúci údaj povinný pre danú operáciu môže viesť k tomu, že doklad nebude uznaný ako zúčtovací. Zároveň bod 3 oddielu I nariadenia č. 13 výslovne uvádza, že chyby alebo nepresnosti v názve tovaru, ktoré neskresľujú informáciu o operácii, nie sú dôvodom na odmietnutie dokladu ako zúčtovacieho.

Kupujúci dostane papierový a/alebo elektronický zúčtovací doklad. Elektronický doklad možno poslať na telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, ktoré kupujúci poskytol, prípadne umožniť načítanie QR kódu na jeho identifikáciu. Pokladník zaeviduje predaj cez RRO súčasne so zúčtovacou operáciou podľa bodu 5 oddielu III Postupu č. 547. PRRO takisto vytvára elektronický zúčtovací doklad v okamihu platby podľa článku 2 zákona č. 265/95-VR. Doklad sa musí kupujúcemu vydať alebo vytvoriť v elektronickej podobe najneskôr pri odovzdaní tovaru, ako stanovuje časť 11 článku 8 zákona Ukrajiny „O ochrane práv spotrebiteľov“.

Praktické odporúčanie: kupujúcemu, ktorý neposkytne kontaktné údaje, ponúknite papierový doklad alebo prístup cez QR kód. Ak zbierate telefónne číslo alebo e-mail na doručenie dokladu, určte tento účel spracovania údajov. Ak chcete kontakty ďalej používať na marketing, zabezpečte príslušný právny základ podľa článkov 6 a 11 zákona Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“.

Ako pracovať s bankovým terminálom a RRO

Bankový terminál vykonáva platbu a RRO alebo PRRO eviduje zúčtovaciu operáciu. Ak sa na podnikateľa nevzťahuje zákonné oslobodenie, musí zabezpečiť obe fázy a vydanie fiškálneho dokladu. Potvrdenie z terminálu dokladuje platbu kartou a plní svoj vlastný účel.

Praktické odporúčanie: pred výberom zariadenia si samostatne overte, či musíte kupujúcim umožniť bezhotovostnú platbu podľa požiadaviek vzťahujúcich sa na vašu činnosť a miesto predaja. Pri integrovanom termináli otestujte automatické prenášanie sumy a výsledku platby. Pri samostatnom termináli pokladník skontroluje sumu, počká na potvrdenie úspešnej platby a zaeviduje príslušnú platbu v pokladničnom programe. Pri poruche pred opakovaním platby overí stav bankovej operácie.

Riadky 12–17 fiškálneho dokladu s údajmi o acquirerovi, platobnom zariadení a kartovej operácii sa vypĺňajú pri použití terminálu prepojeného alebo integrovaného s RRO či PRRO. Túto podmienku stanovuje bod 4 oddielu II nariadenia č. 13. Overujte skutočnú spoluprácu zariadení a nastavenia prenosu údajov.

Modelový príklad. Kupujúci zaplatí nákup v hodnote 1 200 UAH: 400 UAH v hotovosti a 800 UAH kartou. Pokladník zaeviduje predaj v plnej sume 1 200 UAH a správne uvedie obe časti platby. Na konci zmeny porovná 400 UAH s pohybom hotovosti a 800 UAH s kartovými operáciami, pričom zohľadní aj ďalšie predaje, vrátenia a služobné operácie za daný deň.

Fiškálne doklady a pokladničné zmeny v PRRO Torgsoft

Možnosť „Softvérový RRO“ od spoločnosti Torgsoft vytvára doklady v evidenčnom programe a odosiela ich DPS. Funguje s licenciami Štart, Ultra a Terminál. Podnikateľ si kupuje platenú ročnú licenciu na túto možnosť pre každé pracovné miesto (pokladnicu), kde prebieha fiškalizácia. Torgsoft podporuje fiškalizáciu cez vlastnú možnosť PRRO alebo kompatibilný hardvérový fiškálny tlačový modul; pripojenie PRRO od iných dodávateľov nie je podporované. Z programu možno podať doklady týkajúce sa prevádzkarne, PRRO a pokladníkov. Treba na to nastaviť podnik a kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) podnikateľa. Pri podávaní žiadostí musí kľúč podporovať šifrovanie údajov – toto obmedzenie uvádza oficiálny návod na registráciu. Pred spustením skontrolujte potvrdenia o prijatí, fiškálne číslo a pripravenosť pokladnice.

Pri každodennom predaji nastavte príznaky fiškalizácie tovaru, dane, pokladníkov, tlač a vrátenie tovaru.

• V štandardnom scenári používa pokladník svoj vlastný KEP.
• Ak sú súčasne aktivované možnosti „Pripojenie softvérového RRO“ a „Prepojenie predaja každého tovaru s predajcom“ a vybratý režim „Pre každý tovar“, program podpisuje všetky fiškálne doklady spoločným kľúčom PRRO a nepoužíva osobné kľúče zamestnancov; pred zapnutím tohto režimu si overte typ spoločného kľúča.
• Osobný podpisový kľúč zamestnanca alebo podnikateľa neposkytujte iným pokladníkom.
• Bod 7 oddielu II Postupu č.
• 317 povoľuje elektronický podpis osoby, ktorá vykonáva operáciu, alebo elektronickú pečať podnikateľa; prístup ku kľúču pečate musí spĺňať obmedzenia bodu 2 oddielu IV tohto postupu.
• Kým dodávateľ nepotvrdí podporu elektronickej pečate v tomto režime, nastavte výber pokladníka pred začiatkom práce, aby každý zamestnanec podpisoval doklady vlastným KEP.
• Na automatický prenos údajov z terminála je potrebná možnosť „Integrácia s bankovým terminálom“ a na posielanie dokladov e-mailom, cez Viber alebo krátke textové správy SMS možnosť „Hromadné správy klientom“, šablóna a nastavená služba doručovania.
• V smartfóne sa používa mobilná aplikácia so samostatne nastaveným PRRO; súčasná práca jedného PRRO v počítačovom programe aj aplikácii nie je podporovaná.

Ak je podpora offline nastavená, Torgsoft uchováva doklady lokálne a odošle ich po obnovení pripojenia. Zdokumentované technické limity sú 36 hodín na jednu nepretržitú reláciu a 168 hodín za mesiac; po vyčerpaní času alebo rozsahu čísel sa práca zablokuje až do obnovenia spojenia. Prvé otvorenie zmeny vyžaduje internet. Pred výpadkom overte úspešné otvorenie a získanie potrebných údajov. Po obnovení spojenia skontrolujte, či server doklady prijal. Podrobnosti opisuje návod na offline prácu s PRRO Torgsoft a každodenné operácie návod pre pokladníka o predaji a pokladničných zmenách.

Aké pokuty hrozia za porušenie pravidiel RRO

Za vykázanie platby v neúplnej sume, nezaevidovanie cez riadny fiškálny RRO alebo PRRO alebo nevydanie príslušného zúčtovacieho dokladu stanovuje bod 1 článku 17 zákona č. 265/95-VR finančnú sankciu:

• 100 % sumy predaja, pri ktorom došlo k porušeniu – za prvé porušenie;
• 150 % sumy predaja, pri ktorom došlo k porušeniu – za každé ďalšie porušenie.

Bod 14 oddielu II „Záverečné ustanovenia“ tohto zákona stanovuje územné oslobodenie od zodpovednosti za porušenia pri predaji tovaru a poskytovaní služieb na dočasne okupovaných územiach a územiach aktívnych alebo možných bojových operácií. Platí do príslušného dátumu ukončenia okupácie alebo bojových operácií, prípadne do ukončenia možnosti bojových operácií podľa oficiálneho zoznamu. Oslobodenie sa nevzťahuje na porušenie pravidiel zúčtovania pri predaji tovaru podliehajúceho spotrebnej dani.

Pri posudzovaní tejto výnimky porovnajte miesto predaja, dátum porušenia, kategóriu územia a dátumy v oficiálnom zozname. Samotný vojnový stav nevytvára všeobecné oslobodenie od zodpovednosti za všetky operácie.

Pre podnikateľov, na ktorých sa vzťahuje povinnosť evidovať zásoby, stanovuje článok 20 zákona samostatnú sankciu za predaj neevidovaného tovaru a/alebo nepredloženie dokladov počas kontroly: hodnotu príslušného tovaru v predajných cenách, najmenej však desať nezdaniteľných miním príjmov občanov. Pri uplatňovaní tejto normy sa zohľadňujú zákonné výnimky pre FOP – platiteľov jednotnej dane bez DPH.

Kontrolný zoznam na spustenie a každodennú kontrolu pokladnice

1. Opíšte platby. Uveďte všetky spôsoby platby: hotovosť, platbu cez terminál, platbu na webovej stránke, priame prevody a platbu pri doručení. Pre každý scenár určte príjemcu peňazí, dôvod fiškalizácie alebo oslobodenia a spôsob odovzdania dokladu kupujúcemu.
2. Overte skupinu a tovar. Zaznamenajte daňový status, DPH, tovar podliehajúci spotrebnej dani a sortiment, ktorý ovplyvňuje evidenciu zásob a údaje na doklade.
3. Porovnajte riešenia. Získajte zoznam nákladov na potrebný počet pokladníc, overte kompatibilitu zariadení a nechajte si od dodávateľa predviesť operácie.
4. Dokončite registráciu. Skontrolujte prevádzkareň, fiškálne číslo, pokladníkov, certifikáty a výsledok spracovania žiadostí.
5. Skontrolujte nastavenia. Prezrite si doklad o predaji, vrátení, kartovej a kombinovanej platbe aj prenos údajov z terminála.
6. Pripravte záložný postup. Zabezpečte napájanie a pripojenie, overte offline čísla alebo registrované RK a KORO a určte, kedy treba platby zastaviť.
7. Zaškoľte pokladníkov. Nacvičte otvorenie zmeny, služobné vloženie, predaj, vrátenie, chybu platby, opätovnú tlač kópie a zatvorenie zmeny.
8. Kontrolujte súčty. Na konci práce overte hotovosť, kartové operácie, vrátenia, Z-výkaz a neodoslané doklady.
9. Uchovávajte doklady. Zabezpečte dostupný archív registračných dokladov, potvrdení, výkazov a prvotných dokladov o tovare a overujte, či sa dajú otvoriť.

Zákon č. 265/95-VR stanovuje trojročnú lehotu uchovávania kontrolnej pásky hardvérového RRO a trojročnú lehotu od skončenia používania pre KORO a RK. Offline doklady PRRO sa uchovávajú do odoslania a potvrdenia doručenia. Všeobecná minimálna lehota uchovávania daňových a iných dokladov kontrolovaných DPS je pre FOP 1 095 dní. Pri dokladoch použitých na zostavenie daňového výkazu sa lehota počíta odo dňa jeho podania; ak sa výkaz nepodal, počíta sa od konečného termínu na jeho podanie.

Pri dokladoch o plnení iných predpisov kontrolovaných DPS sa lehota počíta odo dňa príslušnej obchodnej operácie a pri povoleniach odo dňa skončenia ich platnosti. Tieto pravidlá stanovuje bod 44.3 článku 44 Daňového kódexu Ukrajiny. Zohľadnite predĺženie lehôt v prípadoch stanovených zákonom a doklady súvisiace s kontrolou alebo odvolaním uchovávajte až do ukončenia príslušných postupov, najmenej však po stanovenú minimálnu lehotu.

Oficiálne zdroje k uplatňovaniu pravidiel

• Zákon Ukrajiny „O používaní registrátorov zúčtovacích operácií v oblasti obchodu, spoločného stravovania a služieb“ č. 265/95-VR: články 2–3, 5, 9–10, 12, 17, 20; body 13–14 oddielu II „Záverečné ustanovenia“.
• Daňový kódex Ukrajiny č. 2755-VI: článok 44, bod 296.10.
• Uznesenie Kabinetu ministrov Ukrajiny č. 1336 „O zabezpečení vykonávania článku 10 zákona Ukrajiny ‚O používaní registrátorov zúčtovacích operácií v oblasti obchodu, spoločného stravovania a služieb‘“: body 2 a 2-1 uznesenia a bod 1 schváleného zoznamu.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 547 o registrácii RRO a KORO: oddiely II–III Postupu registrácie a používania RRO.
• Postup registrácie a vedenia pokladničných knižiek a kníh evidencie zúčtovacích operácií, schválený nariadením č. 547: oddiely II–III.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 317 a ním schválený Postup registrácie, vedenia registra a používania PRRO: oddiely II–V.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny z 21. 1. 2016 č. 13 a Nariadenie o forme a obsahu zúčtovacích dokladov: oddiely I–III, formuláre dokladov o predaji a vydaní peňazí.
• Nariadenie Ministerstva financií Ukrajiny č. 496 o evidencii zásob FOP: oddiely I–II a formulár evidencie zásob.
• Zákon Ukrajiny „O ochrane práv spotrebiteľov“ č. 1023-XII: časť 11 článku 8 o zúčtovacom doklade.
• Zákon Ukrajiny „O ochrane osobných údajov“ č. 2297-VI: články 6 a 11 o účele a právnych základoch spracovania kontaktov kupujúceho.