Ako môže majiteľ predajne plánovať čas a delegovať každodenné úlohy

Ak si chcete uvoľniť čas na riadenie predajne, počas týždňa si zapisujte úlohy a čas, ktorý ste na ne vynaložili. Na konci týždňa vyberte jednu opakujúcu sa činnosť, ktorú môže vykonávať zamestnanec. Odovzdajte mu pokyny, potrebné prístupy a oprávnenie rozhodovať o vymedzených záležitostiach. Hneď si dohodnite termín, výsledok a spôsob kontroly.

Každý deň si pozrite stručný súhrn práce predajne a raz týždenne aj čas, ktorý ste venovali práci. Uvoľnené hodiny počítajte aj so započítaním zaškolenia, kontroly a opráv. Ich peňažné vyjadrenie pomáha plánovať náklady na pomoc, samo osebe však neznamená dodatočný zisk. Vopred sa rozhodnite, ako tento čas využijete: na prácu so sortimentom, rokovania s dodávateľmi alebo oddych.

Zapíšte si, na čo míňate pracovný týždeň

Začnite evidenciou času v tabuľke alebo zápisníku. Zapisujte skutočný začiatok a koniec práce, stručný opis úlohy a výsledok. Ak vás niečo prerušilo, poznačte si dôvod a trvanie prestávky. Záznam urobte po dokončení úlohy: drobné požiadavky sa na konci dňa ľahko zabudnú.

Evidencia času vám pomôže odhaliť opakujúce sa časové náklady aj vtedy, keď vám nikto neplatí za hodinu práce. Tento prístup opisuje Shopify. Na prvé vyhodnotenie si zvoľte jeden celý pracovný týždeň. Ak bol nezvyčajný pre inventúru, neprítomnosť zamestnanca alebo veľký príjem tovaru, pokračujte v zapisovaní ešte jeden týždeň.

Toto je ukážková časť evidencie. V druhom riadku uplynulo 40 minút: majiteľ pracoval 30 minút na objednávke a ďalších 10 minút strávil telefonátmi. Ak telefonáty zapisujete do samostatných riadkov, odpočítajte ich od času hlavnej úlohy, aby ste tie isté minúty nezapočítali dvakrát.

Na konci týždňa sčítajte hodiny podľa druhu práce: nákup tovaru, predaj, kontrola, organizačné úlohy a zaškoľovanie zamestnancov. Osobitne označte opakované vysvetľovanie a opravy. Týždennú kontrolu evidencie odporúča aj Asana: pomôže nájsť úlohy, ktoré zaberajú najviac času.

Vyberte prvú úlohu na delegovanie

Na začiatok vyberte činnosť, ktorá sa pravidelne opakuje a má jasný výsledok. Zamestnanec môže napríklad pripraviť zoznam tovaru na objednanie, skontrolovať, či cenovky zodpovedajú schválenému zoznamu, alebo zhromažďovať otázky kupujúcich. Určite, čo môže vykonávať samostatne a ktoré rozhodnutia zostávajú na vás.

Ak každý deň odpovedáte na tú istú otázku, najprv zistite príčinu. Zamestnancovi môžu chýbať pokyny, prístup k údajom alebo oprávnenie rozhodnúť. Samotné odovzdanie úlohy tento problém nevyrieši.

Podľa modelu Center for Creative Leadership má vedúci poskytnúť vykonávateľovi oprávnenia, zdroje, vysvetlenia a podporu potrebnú na dosiahnutie očakávaného výsledku. V predajni to môžete zachytiť v krátkej karte úlohy.

Príklad karty: pripraviť objednávku dodávateľovi

Nasledujúci príklad je ilustračný. Majiteľ nastaví termíny a hranice podľa fungovania svojej predajne.

• Vykonávateľ: administrátor predajne.
• Výsledok: tabuľka s tovarom, aktuálnymi zásobami, navrhovaným množstvom a sumou nákupu.
• Termín: každý utorok do 12:00.
• Údaje: skladové zásoby, predaj za dohodnuté obdobie, očakávané dodávky a aktuálne ceny dodávateľa.
• Oprávnenia: administrátor pripraví návrh a overí dostupnosť tovaru u dodávateľa. Majiteľ schváli objednávku a výdavky.
• Obmedzenia: bez schválenia nepridávať nových dodávateľov ani nemeniť platobné podmienky.
• Kontrola: majiteľ skontroluje návrh v utorok o 12:30; otázky, ktoré bránia príprave, administrátor pošle do 11:00.

Pri prvom vykonaní ukážte zamestnancovi jeden dokončený príklad. Požiadajte ho, aby vysvetlil, čo má pripraviť, kedy sa má na vás obrátiť a o čom nemôže rozhodovať sám. Po kontrole doplňte potrebné vysvetlenia do pokynov, aby ste ich nabudúce nemuseli opakovať ústne.

Zorganizujte každodennú kontrolu bez neustálych otázok

Dohodnite sa s administrátorom alebo zodpovedným predajcom na jednom dennom súhrne. Určite čas jeho prípravy a ponechajte v ňom iba údaje, na základe ktorých rozhodujete. Pre menšiu predajňu môže úvodný zoznam vyzerať takto:

• sumy denných predajov a vráteného tovaru;
• súhrn pohybu peňazí vo vybranej pokladni a rozdiely, ktoré treba vysvetliť;
• tovar, ktorého nebolo dosť na potvrdené objednávky kupujúcich;
• úlohy po termíne, zodpovedné osoby a nové termíny;
• otázky, ktoré zamestnanec nemôže vyriešiť v rámci svojich oprávnení.

Pri každom probléme zamestnanec uvedie skutočnosť, ďalší krok a termín. Napríklad: „Na dve potvrdené objednávky chýbajú tri kusy tovaru. Administrátor overí dodávku do 11:00.“ Takýto záznam dáva majiteľovi podklad na rozhodnutie.

Osobitne si dohodnite situácie, pri ktorých sa vám treba ozvať okamžite. Môže ísť o prípady, keď zamestnanec nedokáže dokončiť predaj alebo nevie vysvetliť zistený rozdiel. Ostatné otázky zhromažďujte do dohodnutého času. Po prvom týždni skontrolujte, či tento postup nespomaľuje prácu predajne.

Plán prvého týždňa pre majiteľa predajne

V tomto pláne majiteľ najprv zhromaždí údaje a potom pripraví jednu úlohu na odovzdanie. Kontrolu samostatnej práce zamestnanca naplánujte na nasledujúci týždeň. Ak máte iný rozvrh, presuňte jednotlivé kroky na svoje pracovné dni.

Na týždenné vyhodnotenie si môžete najprv vyhradiť 30 minút. Ide o navrhovaný čas, ktorý upravíte podľa skúseností. Na stretnutie si pripravte evidenciu času, kartu úlohy, výsledok zamestnanca a zoznam nedoriešených otázok.

Ako odhadnúť hodnotu hodiny a uvoľnený čas

Na účely riadiaceho výpočtu vezmite príjem majiteľa z podnikania po odpočítaní nákladov predajne a daní za zvolené obdobie. Vydeľte ho skutočným počtom hodín vlastnej práce za to isté obdobie. Nepoužívajte celý obrat: časť prijatých peňazí je potrebná na tovar a ďalšie výdavky.

Prístup „zarobené peniaze ÷ vynaložený čas“ opisuje Shopify v článku o najímaní asistenta. Pre majiteľa predajne bude výsledné číslo orientačným odhadom hodnoty času: príjem závisí aj od tovaru, vložených prostriedkov a práce tímu.

Ilustračný výpočet za štyri týždne

Predpokladajme, že príjem majiteľa po odpočítaní nákladov a daní dosiahol za štyri týždne 52 000 UAH a evidencia ukázala 160 hodín jeho práce. Odhad hodnoty hodiny: 52 000 ÷ 160 = 325 UAH.

Majiteľ odovzdá úlohu, na ktorú predtým míňal šesť hodín týždenne. Predpokladajme, že zamestnanec ju tiež vykoná za šesť hodín. Na účely príkladu predstavujú celkové dodatočné náklady predajne na túto prácu 150 UAH za hodinu. Počas štyroch týždňov majiteľ venuje dve hodiny zaškoleniu, štyri hodiny kontrole a dve hodiny opravám.

V tomto príklade získa majiteľ 16 voľných hodín pri dodatočných nákladoch 3 600 UAH. Suma 5 200 UAH predstavuje odhad hodnoty zdroja podľa zvoleného vzorca. Nejde o prijaté peniaze, preto rozdiel medzi touto sumou a nákladmi nezapisujte ako zisk.

Vo vlastnom výpočte započítajte všetky dodatočné náklady: odmenu za prácu, súvisiace povinné platby, potrebné nástroje a školiace materiály. Ak úlohu prevezme existujúci zamestnanec, skontrolujte, ktoré iné úlohy bude musieť presunúť. Po štyroch týždňoch nahraďte predpoklady skutočným počtom hodín a nákladmi.

Používateľské prístupy zamestnancov a denný report v Torgsoft

Keď zamestnancovi odovzdávate prácu v Torgsoft, vytvorte mu samostatný používateľský účet v ponuke „Nastavenia → Používatelia“. Každý používateľ má vlastné prihlasovacie meno a heslo a jeho rola určuje prístupové práva k funkciám programu. Priraďte mu práva potrebné na dohodnutú úlohu a overte prihlásenie cez tento účet. Postup je opísaný v návode na nastavenie prístupových práv.

Ak chcete každý deň kontrolovať údaje, otvorte „Report → Súhrnný report za deň“. Zobrazuje pohyb peňazí vo vybranej pokladni aktuálneho účtovného strediska, počet predajných a vratkových dokladov a informácie o otvorení a uzatvorení pokladničného dňa. Ak je zapnuté nastavenie „Uzatvorenie pokladničného dňa je povinné“, prvá finančná operácia aktuálneho dňa v tejto pokladni uzatvorí predchádzajúci pokladničný deň a otvorí aktuálny. Tieto časové údaje nemožno považovať za skutočný začiatok a koniec zmeny predajcu. Viac informácií nájdete v pomocníkovi k súhrnnému reportu za deň.

Dohodnite sa, kto report skontroluje a vysvetlí prípadné rozdiely ešte pred vašou každodennou kontrolou. Jeho údaje používajte na overenie súhrnov pokladne. Čas strávený prípravou objednávok, rokovaniami, zaškoľovaním a ďalšími úlohami zapisujte do vlastnej evidencie. Zoznam dostupných reportov nájdete na oficiálnej stránke reportov Torgsoft.

Čo skontrolovať po prvom týždni samostatnej práce

Porovnajte čas potrebný na odovzdanú úlohu pred delegovaním a po ňom. Pripočítajte hodiny, ktoré ste venovali vysvetľovaniu, kontrole a opravám. Skontrolujte aj kvalitu: či zamestnanec dodržal termín, pripravil úplný výsledok a postupoval v rámci dohodnutých oprávnení.

Ak majiteľ stále venuje úlohe rovnako veľa času, preskúmajte konkrétnu príčinu. Doplňte pokyny, opravte prístupy, upravte hranice rozhodovania alebo zamestnancovi ukážte ďalší príklad. Keď sa prvá úloha plní načas a vyžaduje prijateľný rozsah kontroly, vyberte z evidencie času ďalšiu.

Zdroje

• Shopify — 6 Time Management Strategies to Transform the Way You Work: evidencia a kontrola času.
• Asana — Free Work Log Template: evidencia úloh a týždenná analýza.
• Center for Creative Leadership — Models for the Development of Leadership, časť The Delegation Cycle: výsledok, oprávnenia, zdroje a podpora pri delegovaní.
• Shopify — How to Hire a Virtual Assistant: prístup k odhadu hodnoty času.
• Torgsoft — Nastavenie prístupových práv zamestnancov: používateľské účty a roly.
• Torgsoft — Súhrnný report za deň: údaje reportu a podmienka uzatvorenia pokladničného dňa.
• Torgsoft — Typy reportov: účel reportov programu.