Zmeny sortimentu plánujte postupne: stanovte cieľ, určte obmedzenia, skontrolujte zásoby, schváľte nákup a naplánujte vyhodnotenie výsledkov. Pri každom produkte si zapíšte, čo presne chcete zmeniť a podľa ktorých ukazovateľov rozhodnutie vyhodnotíte.
Pred ďalšou objednávkou porovnajte skutočný predaj s prognózou a konečný stav zásob s plánom. Na základe toho prehodnoťte nakupované množstvo. Pôvodný plán nepovažujte za povinné množstvo, ktoré treba kúpiť bez ohľadu na výsledky.
Určte cieľ a termín kontroly
Stanovte konkrétny, merateľný a realistický cieľ s určeným termínom. Overte, či je dosiahnuteľný v rámci dostupného rozpočtu a priestoru na tovar.
Zapíšte si zvolenú zmenu: pridať položku, doplniť existujúcu alebo znížiť ďalší nákup. Vedľa uveďte prognózu predaja a požadovaný konečný stav zásob za obdobie. Vyberte dátum, keď tieto ukazovatele skontrolujete. Vopred tak určíte, ktoré výsledky treba porovnať.
Obmedzte nákup rozpočtom a priestorom
Plánovanie sortimentu zahŕňa rozdelenie rozpočtu a skladovacieho priestoru pre každý produkt. Pred schválením objednávky určte celkový limit nákupov na zvolené obdobie a časť tohto limitu pre každú plánovanú zmenu.
Princíp stanovenia limitu nákupov na obdobie využíva metóda open-to-buy. Do plánu zapíšte sumu, ktorú môžete minúť, a každú objednávku kontrolujte voči tomuto limitu. Samotný fakt, že časť rozpočtu zostala nevyčerpaná, nepoužívajte ako dôvod na ďalší nákup.
Samostatne skontrolujte, kam tovar umiestnite. Pred schválením množstva a dátumu objednávky si overte dodaciu lehotu, minimálne množstvo v jednej dodávke a podmienky dodávateľa. Ak dodávka nezodpovedá vášmu rozpočtu alebo dostupnému priestoru, plánovanú zmenu prehodnoťte.
Pred rozhodnutím o množstve skontrolujte zásoby
Pri kontrole zásob porovnajte evidované množstvo s fyzicky spočítaným tovarom. Takto skontrolujte položky, ktoré plánujete nakúpiť. Rozdiely zaznamenajte a pred konečným rozhodnutím ich objasnite.
Dodržujte nadväznosť úloh: najskôr získajte overený stav zásob, potom určte množstvo na nákup a až následne schváľte objednávku. Ďalší krok neschvaľujte, kým treba údaje z predchádzajúceho kroku spresniť.
Veďte si stručný zoznam rozhodnutí. Pri každej položke vyplňte:
- produkt a overený aktuálny stav zásob;
- plánovanú zmenu a množstvo na nákup;
- vyčlenený rozpočet a skladovací priestor;
- prognózu predaja a cieľový konečný stav zásob;
- termín kontroly;
- skutočný predaj, zásoby a ďalšie rozhodnutie.
Ilustračný príklad: doplnenie jednej položky
Všetky údaje v tomto príklade sú ilustračné. Majiteľ plánuje za štyri týždne predať 30 kusov produktu a ukončiť obdobie so zásobou 10 kusov. Na nákup vyčlení najviac 3 000 UAH. K dispozícii je priestor na 40 kusov.
V evidencii zostáva 24 kusov, fyzické spočítanie ukázalo 20. V tomto príklade predpokladajme, že sa rozdiel objasnil, nedôjde k žiadnym ďalším príjmom ani úbytkom a nákupná cena je 100 UAH za kus.
Výpočet plánovaného nákupu: 30 kusov na predaj + 10 kusov konečnej zásoby − 20 kusov na sklade = 20 kusov. Cena je 20 × 100 UAH = 2 000 UAH. Po dodaní bude k dispozícii 40 kusov. Podľa podmienok príkladu množstvo zodpovedá rozpočtovému aj priestorovému limitu.
Predpokladajme, že sa za štyri týždne predalo 24 kusov a zostalo 16. Predaj je o 6 kusov nižší než prognóza a zásoba je o 6 kusov vyššia než cieľ. Pred opakovanou objednávkou by mal majiteľ preveriť príčiny odchýlky a prehodnotiť množstvo. Tieto čísla ilustrujú postup výpočtu a kontroly; neurčujú normu pre iné predajne.
Pred ďalším nákupom vyhodnoťte výsledok
V určenom termíne porovnajte prognózu so skutočným predajom a cieľový stav zásob so skutočným. Odchýlky zaznamenajte osobitne pri každej položke. Po preverení príčin zvoľte ďalší krok: ponechať plán, zmeniť množstvo alebo nákup odložiť.
Na posúdenie zásob môžete použiť podiel tovaru predaného za obdobie — sell-through rate. Ukazovateľ vyjadruje percento zásob predaných zákazníkom. V ilustračnom príklade sa bez ďalších pohybov tovaru predalo 24 zo 40 kusov, teda 60 %. Podľa tohto príkladu neurčujte hranicu na vyradenie produktu. Ukazovateľ posudzujte spolu s vlastnou prognózou a cieľom.
Ako nastaviť minimálny stav zásob v Torgsoft pre každé účtovné stredisko
Ak plánujete zásoby samostatne pre viacero účtovných stredísk, určte minimálne množstvo konkrétneho produktu pre každé z nich. V Torgsoft môžete nastaviť minimálny stav produktu osobitne pre každé účtovné stredisko. Opis tejto funkcie nájdete na stránke správy zásob podľa skladov.
Nastavené hodnoty používajte v pláne ako orientačné body: porovnajte ich s overeným stavom zásob a rozhodnite, či treba zásoby doplniť. Pred objednávkou znova skontrolujte rozpočet, dostupný priestor a podmienky dodávky.
Nastavené minimum nepovažujte za dôkaz budúceho dopytu ani za dostatočné odôvodnenie nákupu. Pri vyhodnocovaní výsledkov sa vráťte k zvolenému cieľu a rozhodnite, či treba tento orientačný bod zmeniť.
Vráťte sa na predchádzajúci krok