Pri rozdeľovaní práce v predajni určte pri každom procese vykonávateľa, výsledok, termín a osobu, ktorá ho skontroluje. Začnite nákupom, príjmom tovaru, predajom a platbami. Dohody zapíšte do jednej tabuľky a preberte ich so zamestnancami.
V malej predajni môže jedna osoba vykonávať viacero funkcií: majiteľ objednáva tovar, predavač preberá dodávku a pracuje pri pokladnici. Každá funkcia však potrebuje vlastný postup. Majiteľ určí, kto schvaľuje platby, kontroluje príjem tovaru a preveruje rozdiely v skladových zásobách.
Čo pripraviť pred rozdelením práce
Spíšte opakujúce sa úlohy predajne za posledný pracovný týždeň. Pri každej uveďte, kto ju vykonáva, koľko času zaberie a kde vznikajú zdržania. Osobitne doplňte mesačné a sezónne práce, napríklad prípravu dokumentov, inventúru a zmenu sortimentu.
Pri každej úlohe vyplňte päť polí:
- Vykonávateľ: konkrétna osoba, ktorá musí prácu dokončiť.
- Výsledok: dokument, záznam alebo vykonaná činnosť, ktorú možno skontrolovať.
- Termín: dátum, čas alebo udalosť, dokedy musí byť úloha hotová.
- Odovzdanie: komu a v akej forme vykonávateľ odovzdá výsledok.
- Kontrola: kto výsledok skontroluje a vyrieši prípadné rozdiely.
Určte aj zástupcu na čas dovolenky alebo neprítomnosti zamestnanca. Zástupca musí vedieť, kde nájde nedokončené úlohy, dokumenty a dohodnuté podmienky.
Tabuľka zodpovedností v maloobchodnej predajni
Nižšie je príklad rozdelenia funkcií. Názvy rolí nahraďte menami zamestnancov. Uvedené záznamy sú potrebné na organizáciu práce; ich formu si predajňa určí podľa vlastných procesov.
| Funkcia | Úlohy | Čo a komu odovzdať | Ako skontrolovať |
|---|---|---|---|
| Majiteľ alebo vedúci | Určí rozpočet na nákup, limity zliav, postup pri platbách a osoby zodpovedné za kontrolu. | Nákupcovi: schválený rozpočet; tímu: pravidlá schvaľovania a termíny. | Porovná schválené rozhodnutia so skutočnými nákupmi, platbami a výnimkami. |
| Nákupca | Pripraví objednávky s ohľadom na zásoby, predaj a už objednaný tovar. Dohodne množstvo, cenu a termín dodania. | Skladníkovi: objednávku a očakávaný termín dodania; majiteľovi: podmienky nákupu a žiadosť o platbu. | Porovná objednávku s dodávkou. Osobitne skontroluje náhrady, nedodané množstvo a zmenu ceny. |
| Skladník alebo osoba zodpovedná za tovar | Prepočíta dodávku, skontroluje stav tovaru, zaznamená rozdiely a tovar uloží. | Nákupcovi: zoznam rozdielov; osobe zodpovednej za evidenciu: overené údaje o príjme a doklady od dodávateľa. | Porovná objednávku, doklady a skutočne prijaté množstvo. Vybrané položky prepočíta. |
| Pokladník | Zaúčtuje predaj a platbu, odovzdá informácie o vrátenom tovare a neštandardných operáciách a pripraví súhrn za zmenu. | Vedúcemu zmeny alebo majiteľovi: súhrn platieb, skutočnú hotovosť a vysvetlenie rozdielov. | Porovná predaj a vrátený tovar s platbami. Hotovosť kontroluje oddelene od bezhotovostných príjmov. |
| Predavač | Pomáha zákazníkovi s výberom tovaru, overí dostupnosť a odovzdá objednávku na zaplatenie alebo prípravu. | Pokladníkovi alebo skladníkovi: presný zoznam tovaru, množstvo a dohodnuté podmienky. Vedúcemu: požiadavky na nedostupný tovar. | Skontroluje, či vydaný tovar zodpovedá objednávke a či boli dodržané sľúbené termíny pre zákazníka. |
| Marketingový špecialista | Pripraví návrh akcie a dohodne jej rozpočet, termíny, tovar a podmienky. | Majiteľovi: plán a súhrn výdavkov; predavačom: stručné pravidlá akcie; nákupcovi: očakávanú potrebu tovaru. | Porovná výdavky, predaj a vrátený tovar za rovnaké obdobie. Skontroluje, či tím správne uplatňoval podmienky. |
| Účtovník | Spracuje odovzdané doklady, oznámi chýbajúce údaje a nezrovnalosti a pripraví schválený zoznam platieb. | Majiteľovi: zoznam otázok a platieb; zodpovedným zamestnancom: požiadavky na doklady s uvedeným termínom. | Skontroluje úplnosť odovzdaných dokladov, vybavenie požiadaviek a súlad platieb so schválením. |
| Technický špecialista | Nastaví pracoviská a prístupy podľa schváleného zoznamu a odstraňuje technické poruchy. | Majiteľovi: zoznam vykonaných zmien; používateľovi: návod a výsledok kontroly pracoviska. | Overí potrebné operácie pod účtom zamestnanca a zaznamená nevyriešené otázky. |
Ako odovzdávať úlohy medzi zamestnancami
Za dokončenie úlohy zodpovedá jedna osoba. Ostatní môžu pomáhať, ale tím musí vedieť, na koho sa obrátiť kvôli výsledku.
Úlohu odovzdajte spolu s potrebnými údajmi. Pri dodávke uveďte dodávateľa, číslo objednávky, zoznam položiek, množstvo, dohodnuté ceny a očakávaný termín. Pri akcii uveďte tovar, obdobie, podmienky zľavy, rozpočet a osobu, ktorá schvaľuje zmeny.
Príjemca skontroluje, či má dostatok údajov, a potvrdí prevzatie úlohy. Ak zistí rozdiel, uvedie konkrétnu položku, očakávanú a skutočnú hodnotu, ďalší krok a termín odpovede. Zvoľte jedno miesto na tieto záznamy, aby sa dali nájsť nevyriešené otázky.
Príklad: od objednávky po zaplatenie dodávky
- Nákupca pripraví objednávku a majiteľ schváli sumu a podmienky platby.
- Nákupca odovzdá osobe zodpovednej za príjem zoznam očakávaného tovaru.
- Zamestnanec prepočíta dodávku a zaznamená nedodané množstvo, poškodenie alebo náhrady.
- Nákupca objasní rozdiely s dodávateľom a odovzdá dohodnutý výsledok na zaevidovanie.
- Pred platbou majiteľ alebo ním určený kontrolór preverí sumu na úhradu a dohodnuté podmienky. Ak sa platí po prevzatí, skontroluje aj údaje o príjme. Ak bola dohodnutá platba vopred, overí jej sumu a termín a po dodávke skontroluje, či prijatý tovar zodpovedá objednávke a či treba vykonať konečné vyúčtovanie.
Ak nákup aj príjem vykonáva tá istá osoba, majiteľ môže dodávky kontrolovať výberovo: prepočítať drahé položky, skontrolovať doklady a potvrdiť vyriešenie rozdielov. Frekvenciu kontrol určte podľa objemu dodávok a počtu chýb.
Čo má zostať pod kontrolou majiteľa
Majiteľ by mal určiť hranice samostatného rozhodovania: sumu nákupu bez ďalšieho schválenia, povolenú zľavu, postup pri vrátení peňazí a kroky pri manku. Zamestnanec musí vedieť, kedy má operáciu zastaviť a obrátiť sa na vedúceho.
Schválenie platby, potvrdenie príjmu a kontrolu skladových rozdielov zapíšte ako samostatné úlohy. Ak je to možné, vykonanie a kontrolu zverte rôznym ľuďom. Ak je tím malý, majiteľ kontroluje výnimky a vykonáva náhodné kontroly.
Kritériá hodnotenia práce dohodnite vopred. Pri nákupcovi to môže byť dodržanie rozpočtu a včasné vyriešenie nedodaného množstva. Pri skladníkovi dokončený príjem a úplné záznamy o rozdieloch. Výsledky porovnávajte podľa rovnakých pravidiel a zisťujte príčiny odchýlok.
Kontrola zásob a inventúra v Torgsoft
Osoba zodpovedná za tovar môže skontrolovať množstvo, predajnú cenu a obstarávaciu cenu vo formulári „Склад (Sklad) → Стан складу (Stav skladu)“. Ak množstvo nezodpovedá očakávaniu, pozrite si pohyby konkrétneho tovaru: príjmy, predaje, vrátenia a interné presuny. Na fyzickú kontrolu vytvorte inventúrny súpis za celý sklad alebo vybrané položky.
Ak počítanie kusov vykonáva predavač, v časti „Налаштування (Nastavenia) → Параметри (Parametre) → Доступ (Prístup)“ možno zapnúť nastavenie „Обмежити відомість інвентаризації для проведення інвентаризації продавцем (Obmedziť inventúrny súpis pri vykonávaní inventúry predavačom)“. Skryje evidované množstvo a veľkoobchodnú cenu a zakáže tlač dokumentov s výsledkami pre rolu „Продавець (Predavač)“. Pri ostatných rolách skontrolujte pridelené práva osobitne. Nastavenie „Приховувати кількість на складі для товара на інвентаризації (Skryť skladové množstvo pri inventarizovanom tovare)“ v nastaveniach roly skryje zásoby týchto položiek aj v ostatných dostupných formulároch.
Pred uzavretím súpisu kontrolór znovu preverí rozdiely a nedokončené položky. Tlačidlá „Журнал (Denník)“ a „Журнал товару (Denník tovaru)“ zobrazujú, kto a kedy tovar skenoval alebo menil jeho množstvo. Po uzavretí súpisu Torgsoft vytvorí príjemku, ak je prebytok, a protokol o odpise, ak je manko; evidované zásoby upraví podľa skutočného množstva. Ak rozdiely nie sú, opravné doklady sa nevytvoria. Uzavretie zverte určenej osobe po kontrole výsledkov počítania. Ak predajňa funguje aj počas počítania, vopred vyberte režim blokovania tovaru. Postup je opísaný v návode Torgsoft na inventúru tovaru.
Kedy odovzdať prácu inému zamestnancovi alebo dodávateľovi
Počas jedného mesiaca zaznamenávajte čas strávený opakujúcimi sa úlohami. Určte, ktoré možno odovzdať, čo zostane majiteľovi a koľko času si vyžiada zaškolenie a kontrola. Porovnajte cenu pomoci s hodnotou času, ktorý sa skutočne uvoľní.
Modelový príklad: majiteľ strávi prípravou materiálov a zverejňovaním ponúk 40 hodín mesačne. Na účely rozhodnutia ocení hodinu svojho času sumou 200 UAH. Vypočítaná hodnota tohto času je 40 × 200 = 8 000 UAH. Dodávateľ ponúka vykonanie dohodnutého rozsahu za 6 000 UAH mesačne. Rozdiel je 2 000 UAH.
Tento rozdiel je orientačným ocenením času. Neznamená, že predajňa získa príjem 2 000 UAH. Odovzdanie práce má zmysel, ak dodávateľ vykoná potrebný rozsah, náklady na kontrolu sú prijateľné a majiteľ využije uvoľnené hodiny na konkrétne úlohy. Ak časť práce zostane majiteľovi, výpočet upravte.
Začnite jedným procesom na dohodnuté obdobie. Zapíšte rozsah, cenu, termíny a kritériá prevzatia. Po skončení porovnajte skutočné náklady a čas majiteľa s pôvodným výpočtom.
Týždenná kontrola rozdelenia práce
Majiteľ alebo vedúci vykoná krátku kontrolu spolu so zodpovednými zamestnancami. Výsledkom je zoznam konkrétnych krokov s určenými osobami a termínmi.
- Prejdite nedokončené objednávky, dodávky a požiadavky zákazníkov. Pri každej určte ďalší krok.
- Skontrolujte dodávky s rozdielmi: odpovedal dodávateľ a je dohodnuté riešenie?
- Porovnajte súhrny platieb a vráteného tovaru. Zistite príčiny nevysvetlených odchýlok.
- Výberovo prepočítajte tovar, pri ktorom sa vyskytli chyby alebo sa dlho nekontroloval.
- Skontrolujte otvorené inventúrne súpisy a nedokončené položky.
- Overte, či majú zamestnanci potrebné prístupy. Pri zmene povinností skontrolujte pridelené práva.
- Prejdite výdavky a priebeh aktuálnych akcií, ako aj nevyriešené požiadavky účtovníka a technické problémy.
- Zaznamenajte omeškané úlohy, príčiny zdržaní, zodpovedné osoby a nové termíny.
Opakovaná chyba je dôvodom na preverenie postupu: sú vstupné údaje úplné, sú pokyny zrozumiteľné, je dosť času a je určená osoba na kontrolu? Po zmene procesu ho skontrolujte pri najbližšej dodávke, zmene alebo objednávke.
Vráťte sa na predchádzajúci krok