13 prevádzkových chýb v predajni: ako kontrolovať peniaze, zásoby a prácu tímu

Kontrolu predajne začnite finančnými ukazovateľmi, stavom zásob, ekonomikou zliav a plnením úloh. Oddeľte tržby, náklady na predaný tovar, prevádzkové náklady a pohyb peňazí. Pred nákupom skontrolujte zásoby a pred akciou prepočítajte hospodársky výsledok pri zľavnenej cene.

Vyberte si z uvedených chýb tie, ktoré sa týkajú vašej predajne. Každej priraďte zodpovednú osobu, určte očakávaný výsledok kontroly a dohodnite sa, kedy ho vyhodnotíte.

1. Nazývať tržby ziskom

Hrubé tržby sú celková suma z predaja tovaru a služieb. Hrubý zisk sa vypočíta ako tržby mínus náklady na predaný tovar. Vo vlastnej tabuľke označte tieto ukazovatele samostatne. Pri hodnotení predaja vedľa nich uvádzajte náklady na predaný tovar za rovnaké obdobie.

2. Nekontrolovať prevádzkové náklady

Prevádzkové náklady sú každodenné výdavky priamo súvisiace s podnikaním. Zostavte ich zoznam za zvolené obdobie. Ku každej sume uchovajte vysvetlenie a doklad. Tieto náklady kontrolujte oddelene od výpočtu hrubého zisku.

3. Nesledovať pohyb peňazí

Výkaz peňažných tokov zobrazuje príjmy a výdavky za určité obdobie. Veďte samostatný zoznam skutočných príjmov a platieb. Pred novým nákupom porovnajte dostupné prostriedky s plánovanými platbami. V pláne osobitne označte očakávané sumy, ktoré ešte neprišli.

4. Nezosúladiť evidenciu s bankovým výpisom

Bankové zosúladenie pomáha overiť, či účtovné záznamy zodpovedajú bankovým výpisom. V oboch zdrojoch vyberte rovnaké obdobie. Porovnajte transakcie, spíšte rozdiely a každý z nich preverujte. Nemeňte záznam len preto, aby sa súčty zhodovali.

5. Plánovať nákup bez kontroly zásob

Pred rozhodnutím o doplnení zásob spočítajte vybrané položky a porovnajte skutočné množstvo s evidovaným. Pri položkách s rozdielmi najskôr skontrolujte údaje. Nižšie je opísané, ako inventúra v Torgsoft porovnáva skutočné množstvo tovaru s evidovaným množstvom.

6. Určiť čas objednávky bez zohľadnenia dodacej lehoty

Pri hranici opätovného objednania zohľadnite dodaciu lehotu, predpokladaný dopyt a cieľovú bezpečnostnú zásobu. Zhromaždite tieto údaje pre tovar, ktorý plánujete doplniť. Hranicu prehodnoťte, keď sa zmení dodacia lehota alebo predpoklady o dopyte.

7. Prevziať predchádzajúci predaj do prognózy bez kontroly

Prognóza dopytu vychádza zo sezónnosti, akcií, úrovne zásob a trhových trendov. Pred nákupom zaznamenajte, ktoré z týchto podmienok ovplyvnili predchádzajúce obdobie. Zapíšte očakávané budúce podmienky a prognózu prehodnoťte po získaní skutočných výsledkov.

8. Znova objednávať pomaly predávaný tovar bez analýzy

Peniaze viazané v pomaly predávanom tovare mohli byť investované do výnosnejších zásob. Pred opätovnou objednávkou skontrolujte množstvo takéhoto tovaru a jeho predaj za zvolené obdobie. Pri každej položke osobitne rozhodnite, či ju treba doplniť a o aké údaje sa rozhodnutie opiera.

9. Nastaviť zľavu bez výpočtu

Pred spustením akcie vypočítajte hrubý zisk pri bežnej aj zľavnenej cene. Použite náklady na konkrétny tovar, ktorý plánujete predať. Samostatne zapíšte plánované náklady na uskutočnenie akcie.

Podmienený príklad: rovnaký počet predajov so zľavou

Predpokladajme, že náklady na jednotku sú 600 UAH, bežná cena je 1 000 UAH a akciová cena je 900 UAH. V oboch prípadoch predajňa predá 10 kusov. Všetky údaje sú hypotetické.

Za týchto podmienok sa hrubý zisk zníži o 1 000 UAH. Príklad nezahŕňa prevádzkové náklady ani nepredpovedá počet predajov počas akcie. Pred rozhodnutím dosaďte vlastné údaje.

10. Hodnotiť akciu len podľa tržieb

Účinnosť zliav hodnotte podľa dodatočného zisku, nielen podľa rastu tržieb. Po akcii skontrolujte skutočný predaj, náklady na predaný tovar a náklady na jej uskutočnenie. Vyberte porovnávacie obdobie a zaznamenajte rozdiely v podmienkach, najmä sezónnosť a dostupnosť tovaru.

11. Zadať úlohu bez zdrojov a pokynov

Delegovanie zahŕňa poskytnutie zdrojov, pokynov a podpory potrebných na dosiahnutie očakávaného výsledku. Pri zadaní kontroly zásob alebo prípravy nákupu opíšte požadovaný výsledok. Poskytnite potrebné údaje a dohodnite sa, na koho sa obrátiť so žiadosťou o pomoc.

12. Nekontrolovať výsledok delegovanej úlohy

Účinné delegovanie si vyžaduje kontrolu. Zodpovednosť za výsledok zostáva na osobe, ktorá úlohu deleguje. Pri kontrole si pozrite pripravený zoznam, výpočet alebo zosúladenie. Prediskutujte nevyriešené otázky a určte ďalšie kroky.

13. Rozhodovať sa podľa jediného neovereného zdroja

Iné zdroje údajov možno použiť na potvrdenie presnosti hlavného zdroja. Pri dôležitom rozhodnutí určte spôsob overenia, napríklad fyzické spočítanie tovaru alebo bankový výpis. Ak sa údaje líšia, pred schválením nákupu alebo finančného výpočtu rozdiel preverte.

Ako skontrolovať skutočný stav zásob v Torgsoft

Na kontrolu množstva tovaru použite inventúru v Torgsoft. Porovnáva skutočnú dostupnosť každej položky s množstvom v evidencii. Úlohou majiteľa je zorganizovať spočítanie a preskúmať zistené rozdiely.

Výsledok porovnania použite ako podklad na ďalšiu kontrolu zásob pred nákupom. Príčinu každého rozdielu určite samostatne. Pri rozhodovaní o množstve objednávky dodatočne skontrolujte prognózu dopytu, dodaciu lehotu a cieľovú bezpečnostnú zásobu.