Ak chcete vypočítať rozpočet na spustenie evidenčného systému, zhromaždite do jednej tabuľky softvér, potrebné voliteľné funkcie, vybavenie, migráciu údajov, školenie a podporu. Sumy a frekvenciu platieb prevezmite z obchodných ponúk. Samostatne sčítajte jednorazové náklady a pravidelné platby za prvých 12 mesiacov prevádzky.
Najprv opíšte potrebné operácie predajne. Potom požiadajte dodávateľov, aby rozpísali zloženie riešenia, rozsah prác a obchodné podmienky. Pri každej položke určte požadovaný výsledok a osobu, ktorá ho skontroluje.
Pripravte jednu požiadavku na získanie ponúk
Majiteľ by mal požiadavku pripraviť spolu s vedúcim predajne a zamestnancami, ktorí budú softvér používať. Pred oslovením dodávateľov si zapíšte:
- Počet predajní, skladov a pracovných miest vrátane miest na súčasnú prácu.
- Operácie pri spustení: napríklad príjem tovaru, predaj, vrátenie tovaru a presuny medzi skladmi.
- Potrebu práce na diaľku a pripojenia k iným službám.
- Existujúce vybavenie a zariadenia, ktoré plánujete kúpiť.
- Zdroje a obsah údajov na migráciu.
- Pracovné roly zamestnancov určených na školenie, potrebnú podporu a požadovaný termín spustenia.
Požiadajte manažéra, aby uviedol typ licencie, počet miest, názvy voliteľných funkcií, modely vybavenia a zahrnuté služby. Pri konkrétnych zariadeniach si vyžiadajte potvrdenie kompatibility s vybraným riešením. Ak dostanete viacero ponúk, pošlite dodávateľom rovnaký zoznam úloh.
Požiadajte, aby každá ponuka uvádzala platnosť cien, prijateľné spôsoby platby, potrebné zálohy a dátumy platieb. Samostatne označte, ktoré práce sú zahrnuté, ktoré sa platia navyše a ktoré ešte treba naceniť.
Zostavte tabuľku nákladov a výsledkov
Vybavenie a inštalácia zvyčajne patria medzi jednorazové náklady. Predplatné softvéru a zmluvy o priebežnej podpore patria medzi pravidelné náklady. Frekvenciu v rozpočte určte podľa podmienok konkrétnej ponuky.
Na zber údajov použite túto šablónu. Realizátorov a výsledky dohodnite s príslušnými dodávateľmi.
| Položka | Čo zhromaždiť | Kto sa má zapojiť | Dohodnutý výsledok |
|---|---|---|---|
| Softvér a voliteľné funkcie | Typ licencie, názvy voliteľných funkcií, počet miest, obdobie používania | Majiteľ a manažér dodávateľa | Zoznam položiek pre potrebné operácie |
| Vybavenie | Modely, počet, kompatibilita, nastavenie | Dodávateľ vybavenia a realizátor nastavenia | Špecifikácia zariadení a prác |
| Migrácia údajov | Zdroje, záznamy, polia, príprava, skúšobné migrácie | Zodpovedná osoba za údaje a realizátor migrácie | Rozsah prác a postup porovnania údajov |
| Školenie | Roly, operácie, účastníci, hodiny, overenie zručností | Vedúci, zamestnanci a realizátor školenia | Plán školení a overenia výsledku |
| Podpora | Zahrnuté práce, limity, kanály kontaktu, dodatočné sadzby | Majiteľ a poskytovateľ podpory | Opis služieb a platobných podmienok |
Pri každom riadku doplňte množstvo, mernú jednotku, jednotkovú cenu, sumu, frekvenciu a dátum platby. Uveďte realizátora a dokument, z ktorého podmienky pochádzajú. Službu zahrnutú v cene inej položky označte ako zahrnutú a jej sumu nepripočítavajte druhýkrát.
Vytvorte samostatné súčty jednorazových, mesačných a ročných nákladov. Za prvý rok pripočítajte k jednorazovým nákladom všetky pravidelné platby splatné počas prvých 12 mesiacov. V kalendári si ponechajte dohodnuté dátumy platieb: priemerná mesačná suma neukazuje, kedy presne budú peniaze potrebné.
Ako zohľadniť licencie a voliteľné funkcie Torgsoft
Porovnajte úlohy predajne s vybranou licenciou. Torgsoft-Start nie je vhodný, ak potrebujete presuny medzi skladmi. Túto operáciu uveďte v požiadavke a požiadajte dodávateľa, aby v ponuke uviedol príslušný variant.
Terminálová verzia Torgsoft umožňuje prácu cez internet s jednou databázou na serveri; počítače sa pripájajú cez vzdialenú pracovnú plochu. Ak potrebujete takýto spôsob práce, uveďte ho v požiadavkách. Samostatne si vyžiadajte rozsah a cenu serverovej infraštruktúry a jej nastavenia: opis spôsobu práce neurčuje úplný rozpočet týchto položiek.
Na integráciu Torgsoft s bankovým terminálom je k dispozícii licencia na jeden rok. Licencia na túto voliteľnú funkciu sa platí ročne a kupuje sa pre každý počítač alebo zariadenie bez ohľadu na typ softvérovej licencie. Funkcia je dostupná od verzie 9.3.6 (DB 472). Zapíšte počet a ročnú platbu. Sumu a dátum platby prevezmite z ponuky a uveďte ich oddelene od mesačných nákladov.
Určte rozsah migrácie údajov
Určte zodpovednú osobu za zdrojové údaje. Spolu s realizátorom zapíšte zdroje súborov, zoznam údajov, počet záznamov, mapovanie polí a potrebnú prípravu. Dohodnite termín, cenu a počet skúšobných migrácií. Pred prechodom na nový systém naplánujte opakované kontroly.
Import tovaru z Excelu do Torgsoft
Torgsoft podporuje import tovaru z Excelu. Pri nastavovaní je potrebné vybrať zo zoznamu názov príslušného stĺpca súboru. Pripravte súbor a dohodnite sa s realizátorom, ako jeho stĺpce zodpovedajú údajom o tovare.
Po skúšobnom importe skontrolujte záznamy a polia vytvoreného príjmového dokladu a overte, či bol tovar prijatý na sklad. Porovnajte množstvá a skladové zásoby; ak tovar nie je zaevidovaný, dohodnite potrebné kroky s realizátorom. Nezhody zaznamenajte do protokolu kontroly. Práce s ďalšími údajmi zo starého systému dohodnite samostatne: import tovaru z Excelu neznamená migráciu celej databázy a neurčuje cenu takýchto prác.
Dohodnite školenie, podporu a kontrolu spustenia
Na školenie zhromaždite od vedúceho a zamestnancov zoznam potrebných operácií a existujúcich zručností. Požiadajte realizátora, aby navrhol úlohy, počet hodín, cenu a spôsob overenia výsledku. Používateľov zaškoľte pred akceptačným testovaním – kontrolou, či riešenie zodpovedá dohodnutým potrebám predajne.
V požiadavke na podporu uveďte zahrnuté práce, limit hodín, kanály a hodiny poskytovania služieb, platobné obdobie a dodatočné sadzby. Čas odpovede a podmienky riešenia požiadaviek si nechajte opísať samostatne. Do rozpočtu zahrňte iba dohodnutý rozsah a cenu.
Navrhnite stranám tabuľku etáp: etapa, realizátor, výsledok, kontrolujúca osoba, kritérium prevzatia, dátum a platba podľa dohodnutých podmienok. Ako testovacie scenáre možno navrhnúť príjem skúšobného tovaru, predaj, vrátenie tovaru, porovnanie skladových zásob a kontrolu importovaných záznamov.
Pri každom dohodnutom scenári zapíšte testovacie údaje, očakávaný a skutočný výsledok. Ku každému zistenému problému priraďte zodpovednú osobu, dátum opravy a opakovanú kontrolu. Dátumy platieb dohodnite samostatne; väzbu platby na prevzatie musia strany výslovne dohodnúť.
Ilustračný príklad rozpočtu na prvý rok
Predpokladajme, že jednorazová platba za softvér je 10 000 UAH, školenie stojí 3 000 UAH a vybavenie 2 000 UAH. Pravidelná platba je 500 UAH mesačne počas 12 mesiacov. V príklade nie sú žiadne ročné ani iné náklady. Ide o ilustračné sumy, nie o skutočné ceny Torgsoft ani aktuálnu obchodnú ponuku.
- Jednorazové náklady: 10 000 + 3 000 + 2 000 = 15 000 UAH.
- Pravidelné náklady za 12 mesiacov: 500 × 12 = 6 000 UAH.
- Rozpočet na prvý rok: 15 000 + 6 000 = 21 000 UAH.
Do vlastnej tabuľky doplňte všetky dohodnuté položky a skontrolujte kalendár platieb. Nevyplnenú cenu označte ako „čaká sa na ponuku“. Príklad ukazuje výpočet nákladov; na posúdenie návratnosti alebo ziskovosti tento výpočet nestačí.
Vráťte sa na predchádzajúci krok