Organizáciu súborov obchodu začnite jednoduchými dohodami: kde ukladať dokumenty, ako ich pomenúvať a kto ich môže upravovať. Vytvorte priečinky podľa pracovných úloh a určte prístupové práva zamestnancov.
Plán akcií veďte v jednom dokumente Google bez rozosielania samostatných kópií. Pred schválením skontrolujte zmeny a po dokončení úlohy overte, kto ešte potrebuje prístup.
Vytvorte priečinky pre pracovné dokumenty
Disk Google umožňuje vytvárať priečinky na usporiadanie súborov. Na počítači kliknite na tlačidlo vytvorenia, vyberte priečinok, zadajte názov a potvrďte vytvorenie. Postup nájdete v pomoci Google o organizovaní súborov.
Napríklad v priečinku «Obchod» vytvorte podpriečinky:
- «Dodávatelia» — materiály na prácu s dodávateľmi.
- «Cenníky» — súbory s cenami.
- «Marketing» — plány akcií a texty oznámení.
- «Pokyny» — pracovné pokyny pre zamestnancov.
- «Archív» — materiály k dokončeným úlohám.
Tento príklad prispôsobte úlohám obchodu. Dohodnite sa na názvoch súborov, napríklad «Cenník — dodávateľ — dátum» alebo «Plán akcie — názov kampane».
Vyhľadávajte súbory podľa typu a dátumu zmeny
Ak chcete zúžiť výsledky vyhľadávania, použite filtre podľa typu súboru, ľudí alebo dátumu zmeny. Keď napríklad hľadáte aktualizovaný cenník, vyberte príslušné obdobie zmeny. Dostupné filtre opisuje pomoc Google o vyhľadávaní súborov.
Pridajte prístup konkrétnym zamestnancom
Otvorte nastavenia zdieľania súboru, zadajte e-mailovú adresu zamestnanca a vyberte rolu. Disk Google ponúka práva na prezeranie, komentovanie a úpravy. Postup je opísaný v pokynoch na zdieľanie súborov.
- Prezeranie — na čítanie schváleného pokynu.
- Komentovanie — na pripomienky k plánu.
- Úpravy — na vykonávanie zmien v dokumente.
Pred zdieľaním celého priečinka skontrolujte jeho obsah. Súbory a podpriečinky dedia povolenia nadradeného priečinka. Toto pravidlo vysvetľuje pomoc Google o prístupe k priečinkom.
Pracujte na jednom pláne akcií
V Dokumentoch Google môže pracovať viacero ľudí súčasne a počas práce vidieť zmeny ostatných. Túto funkciu opisuje pomoc o spolupráci v Dokumentoch Google.
Napríklad majiteľ obchodu upravuje podmienky akcie, zodpovedný zamestnanec dopĺňa texty oznámení a predavači si prezerajú schválený plán. Dohodnite sa, kto upravuje jednotlivé časti dokumentu.
Kontrolujte predchádzajúce verzie
V Dokumentoch, Tabuľkách a Prezentáciách Google si môžete prezerať vykonané zmeny. Na zobrazenie predchádzajúcich verzií potrebujete povolenie na úpravy. Pred schválením plánu skontrolujte jeho históriu podľa pokynov Google na zobrazenie zmien v súbore.
Zrušte nepotrebný prístup
Zdieľaný prístup môžete kedykoľvek po jeho udelení zrušiť. Keď zamestnanec alebo dodávateľ dokončí úlohu, overte, či ešte potrebuje prístup.
- Otvorte nastavenia zdieľania súboru.
- Nájdite príslušného používateľa.
- V ponuke vedľa jeho mena vyberte «Remove access» — zrušenie prístupu.
- Uložte zmeny.
Postup nájdete v pokynoch Google na zrušenie prístupu. Ak je prístup zdedený z priečinka, skontrolujte jeho povolenia. Pred ich zmenou si pozrite, ktorých ďalších súborov sa to dotkne.
Umiestnite exportovaný cenník Torgsoft do priečinka «Cenníky»
V Torgsofte môžete uložiť ceny menového cenníka do súboru Excel.
Po exporte poverte zodpovedného zamestnanca, aby súbor manuálne umiestnil do vybraného priečinka na Disku Google, napríklad «Cenníky». Dohodnite sa na názve súboru a skontrolujte prístup k priečinku. Možnosť uloženia cien menového cenníka je opísaná na oficiálnej stránke skladového systému Torgsoft.
Vráťte sa na predchádzajúci krok