Obrat zásob a obrat: množstvo, náklady a pohyb tovaru

Obratová zostava a obrátkovosť zásob v Torgsoft: podrobný návod na analýzu množstva, obstarávacej ceny a pohybu tovaru

Pri každodennom obchodovaní potrebujú majitelia podnikov pravidelne sledovať celý životný cyklus tovaru: koľko kusov bolo na sklade na začiatku mesiaca, koľko pribudlo, koľko sa predalo a čo zostalo na konci. Podnikatelia sa často obracajú na pracovníkov technickej podpory a obchodného oddelenia s praktickými otázkami: ako zobraziť stav zásob od konkrétneho dodávateľa k určitému dátumu, prečo vznikajú rozdiely v sumách obstarávacej ceny medzi rôznymi výkazmi a ktorý nástroj zvoliť na komplexnú analýzu pohybu súčasne v peniazoch aj kusoch. Úplné odpovede na tieto otázky vychádzajú z pochopenia logiky troch samostatných režimov programu: «Obratová zostava podľa množstva», «Obratová zostava podľa obstarávacej ceny» a «Obrátkovosť zásob».

Základné pojmy skladovej analytiky

Pre správnu prácu s výkazmi je potrebné rozumieť základným pojmom, ktoré systém Torgsoft používa:

• Obratová zostava — formulár na analýzu zásob a pohybu tovaru (podľa množstva alebo obstarávacej ceny) k určitému dátumu alebo za zvolené obdobie s podrobným rozpisom príjmových a výdavkových operácií.

• Počiatočný stav (Na začiatku) — skutočné množstvo alebo obstarávacia cena tovaru na sklade k dátumu začiatku zvoleného obdobia analýzy.

• Konečný stav (Na konci) — skutočné množstvo alebo obstarávacia cena tovaru na sklade k poslednému dátumu zvoleného obdobia.

• Príjem a Výdaj — skupiny skladových dokladov. Do príjmov patria priame dodávky od dodávateľa, vratky od zákazníkov a príjmové interné presuny. Do výdajov patria predaje, odpisy, vratky dodávateľovi a výdajové presuny.

• Zdroj obstarávacej ceny — nastavenie, ktoré určuje, odkiaľ program získava údaje o hodnote tovaru: priamo z dokladov alebo zo stavu skladu k dátumu vykonania operácie.

Rozdiely medzi tromi režimami: ktorý výkaz zvoliť

Program rozdeľuje skladovú analytiku do troch samostatných formulárov, pričom každý z nich rieši konkrétnu manažérsku úlohu.

1. Obratová zostava podľa množstva

Tento režim sa používa na kontrolu fyzickej dostupnosti tovaru. Formulár zobrazuje pohyb výhradne v kusoch (alebo metroch/litroch). V tabuľke sa zobrazujú stĺpce: názov, artikel, čiarový kód, počiatočný stav, príjem, vratky od zákazníkov, presuny (príjmové aj výdajové), predaj, odpis, vratky dodávateľom, konečný stav a celková zmena.

 Kedy zvoliť? Pri príprave na inventúru, kontrole skutočnej dostupnosti tovaru na policiach a kontrole presunov medzi predajňami v kusoch.

2. Obratová zostava podľa obstarávacej ceny

Tento výkaz analyzuje rovnaké skladové procesy, ale výhradne v peňažnom vyjadrení — podľa obstarávacej ceny tovaru. Stĺpce výkazu sú rovnaké ako pri množstevnej zostave, namiesto kusov sa však zobrazujú sumy obstarávacej ceny na začiatku obdobia, sumy príjmov, sumy predajov a výsledná obstarávacia cena zásob na konci obdobia.

 Kedy zvoliť? Na finančnú kontrolu skladu, výpočet finančných prostriedkov viazaných v zásobách a posúdenie celkovej hodnoty skladu k určitému dátumu.

3. Obrátkovosť zásob

Tento režim je najkomplexnejší, pretože spája údaje z «Obratovej zostavy podľa množstva» a «Obratovej zostavy podľa obstarávacej ceny».

 Kedy zvoliť? Keď majiteľ potrebuje vykonať komplexnú manažérsku analýzu — súčasne vidieť množstvo tovaru v kusoch aj jeho hodnotu v peniazoch k určitému dátumu.

Nastavenie analytiky: filtre, dátumy, dodávatelia a evidenčné centrá

Flexibilitu obratových zostáv zabezpečuje správne používanie filtrov.

Výber evidenčných centier (EC)

V predvolenom nastavení sa obratová zostava otvára pre aktuálne evidenčné centrum. Podnikateľ však môže pomocou viacnásobného výberu zvoliť niekoľko evidenčných centier súčasne. Mimoriadne užitočná je funkcia «Rozdeliť podľa evidenčných centier». Po jej aktivácii sa každý tovar zobrazí v tabuľke v samostatnom riadku pre každé evidenčné centrum. V jednom formulári tak možno porovnať, ako sa ten istý tovar pohybuje v rôznych predajniach obchodnej siete.

Analýza podľa dodávateľa ku konkrétnemu dátumu

Jednou z najčastejších otázok je, ako zobraziť stav zásob tovaru od konkrétneho partnera. V obratovej zostave nastavte požadovaný dátum vo filtri obdobia, potom otvorte rozšírený filter tovaru (tlačidlo F12) a v poli «Dodávateľ» zadajte požadovaného obchodného partnera. V stĺpci konečného stavu sa potom zobrazí množstvo alebo obstarávacia cena tovaru iba od tohto dodávateľa k zvolenému dátumu.

Manuálne vytvorenie zoznamu tovarov

Ak nie je potrebné analyzovať celý sortiment, podnikateľ môže vo formulári «Stav skladu» označiť konkrétne položky a stlačiť tlačidlo «Pridať do obratovej zostavy». Program sa opýta, do ktorého z troch výkazov (podľa množstva, obstarávacej ceny alebo obrátkovosti zásob) sa majú údaje preniesť, a následne otvorí formulár iba s vybraným zoznamom tovarov, pričom štandardné filtre ignoruje.

Dynamické charakteristiky

Na podrobnejšiu analytiku bola v aktualizáciách programu pridaná možnosť dopĺňať do obratových zostáv a obrátkovosti zásob stĺpce s dynamickými charakteristikami (napríklad veľkosť, farba alebo sezóna). Nastavuje sa to prostredníctvom doplnkového menu a výrazne rozširuje analytické možnosti výkazov.

Práca s obstarávacou cenou: odpovede na časté otázky o rozdieloch

Podnikatelia si často všimnú, že sumy obstarávacej ceny v obratovej zostave sa môžu líšiť od údajov vo formulári «Analýza - Obdobie» alebo vo výkazoch o odpisoch. Takéto situácie sú prirodzené a vysvetľujú ich algoritmy fungovania programu.

Vo formulároch «Obratová zostava podľa obstarávacej ceny» a «Obrátkovosť zásob» sa nachádza mimoriadne dôležitý filter «Zdroj obstarávacej ceny». Určuje, odkiaľ sa suma získava:

1. Skladové doklady — obstarávacia cena sa preberá výhradne zo záznamov v dokladoch.

2. Stav skladu k dátumu dokladu — obstarávacia cena sa nepreberá z dokladu, ale zo stavu skladu v okamihu operácie.

3. Kombinovaný režim (nastavený ako predvolený) — program najprv vyhľadá obstarávaciu cenu v doklade a ak tam z určitého dôvodu nie je, preberie ju zo stavu skladu. Toto nastavenie umožňuje odhaliť doklady, v ktorých obstarávacia cena nebola zaznamenaná.

Výkaz «Analýza - Obdobie» počíta obstarávaciu cenu na základe celkového stavu skladu k danému dátumu. Naopak, «Obratová zostava podľa obstarávacej ceny» ju počíta priamo podľa hodnôt v dokladoch, ktoré spadajú do zvoleného obdobia. Napríklad: 17. marca bol príjem (10 kusov po 100 UAH) a 20. marca ďalší príjem (10 kusov po 200 UAH). Výkaz «Analýza - Obdobie» zobrazí priemernú obstarávaciu cenu 150 UAH (aby zodpovedala stavu skladu), zatiaľ čo obratová zostava prevezme sumy priamo z dokladov a zobrazí sumu 300 UAH.

Ak sa tovar predával do «mínusu» (pred jeho skutočným príjmom na sklad), jeho obstarávacia cena pri príjme je nulová. Keď množstvo tovaru prejde do záporných hodnôt, v obratovej zostave vznikne nesprávna obstarávacia cena. Na opravu tejto situácie je potrebné analyzovať pohyb tovaru (napríklad prostredníctvom formulára «Obrátkovosť zásob»), nájsť okamih, keď sa množstvo stalo záporným, a upraviť príjmové doklady tak, aby bol stav kladný alebo nulový, a následne prepočítať obstarávaciu cenu. Okrem toho, ak používateľ neprepočítal obstarávaciu cenu za aktuálne obdobie (ručne alebo podľa harmonogramu), môže sa skopírovať z predchádzajúceho obdobia a nemusí sa doplniť do nových výdajových dokladov. Pravidelný prepočet obstarávacej ceny je preto nevyhnutnou podmienkou správnej finančnej skladovej analytiky.

Porovnávacia tabuľka troch režimov skladovej analytiky na pochopenie každodenných manažérskych úloh