Výpočet zisku: náklady, výdavky, zľavy, bonusy, dlhy a výnosy

Pri každodennej prevádzke maloobchodnej predajne alebo obchodnej siete neustále prebiehajú rôzne operácie: predaj tovaru za hotovosť aj bezhotovostne, poskytovanie kumulatívnych zliav, využívanie bonusov, predaj a uplatňovanie darčekových poukazov, príjem nových dodávok tovaru, expedícia tovaru s odloženou platbou a prijímanie vráteného tovaru od zákazníkov.

Môže pritom vzniknúť niekoľko otázok:

• «Prečo program zobrazuje práve takúto výšku zisku?»,
• «Ako presne Torgsoft zohľadňuje obstarávaciu cenu tovaru, ak sa nákupy uskutočňovali za rôzne ceny?»,
• «Prečo tržby v pokladni nezodpovedajú finančnému výsledku vo výkaze za dané obdobie?»
• «Ako odpisy tovaru a prijímanie platieb kartou ovplyvňujú konečnú maržu?».

Analytické funkcie Torgsoft sú navrhnuté tak, aby automaticky spájali prvotné skladové a finančné doklady do jednotného systému manažérskeho účtovníctva, ktorý majiteľovi umožňuje posúdiť skutočnú rentabilitu podnikania.

1. Základné pojmy a mechanizmus evidencie zisku v Torgsoft

Na správne pochopenie analytických údajov sa v softvérovom systéme Torgsoft jasne rozlišujú tieto finančné ukazovatele:

• Tržby (tržby z predaja) — suma peňazí získaných z predaja tovaru alebo služieb po odpočítaní vrátených platieb zákazníkom.

• Zisk z tovaru (hrubý zisk / marža) — vypočítava sa ako rozdiel medzi sumou predaja (so zohľadnením poskytnutých zliav) a obstarávacou cenou predaného tovaru, upravený o sumu vráteného tovaru, odpisov a použitých bonusov.

• Čistý zisk (konečný zisk) — zisk z tovaru po odpočítaní všetkých prevádzkových a finančných výdavkov podniku za vybrané obdobie so zohľadnením bilancie darčekových poukazov.

Moment vykázania zisku: akruálny princíp

Na rozdiel od zjednodušenej evidencie na hotovostnom princípe je Torgsoft systémom manažérskeho účtovníctva, v ktorom finančný výsledok z tovaru vzniká v okamihu expedície (predaja), a nie až pri prijatí peňazí do pokladne alebo na bankový účet. Predaj zaznamenáva prevod vlastníckeho práva k tovaru a vznik tržby, aj keď sa tovar predáva na dlh alebo s odloženou splatnosťou.

2. Zložky výpočtu zisku a ich vplyv na výsledok

Základný vzorec na výpočet zisku z tovaru v analytických výkazoch Torgsoft (najmä vo funkciách «Analýza — Obdobie» a «Súhrnný výkaz za obdobie») je nasledujúci: Zisk z tovaru = Suma predaja - Obstarávacia cena predaného tovaru - Suma vráteného tovaru + Obstarávacia cena vráteného tovaru - Obstarávacia cena odpísaného tovaru - Inventarizačné manká - Platby bonusmi.

Celkový čistý zisk sa vypočítava úpravou zisku z tovaru o prevádzkové výdavky: Čistý zisk = Zisk z tovaru - Prevádzkové výdavky + Bilancia darčekových poukazov.

2.1. Obstarávacia cena tovaru a metódy jej výpočtu

Obstarávacia cena predaného tovaru predstavuje hlavnú nákladovú zložku pri výpočte marže. V nastaveniach programu («Nastavenia» — «Parametre» — «Evidencia») si podnikateľ vyberá jednu z dvoch metód výpočtu obstarávacej ceny skladových zásob a výdajových dokladov:

• Posledná nákupná cena (Last Purchase Price):

• Obstarávacia cena všetkých dostupných skladových zásob a výdajových dokladov v aktuálnom otvorenom období sa považuje za rovnú poslednej nákupnej cene z príjemky.

• Ak sa nákup uskutočnil v cudzej mene, obstarávacia cena sa prepočíta podľa aktuálneho výmenného kurzu v systéme alebo podľa kurzu uvedeného na príjemke.

• Pri použití tejto metódy sa obstarávacia cena vypočítava iba v otvorenom období. Preto je pri prechode do nového mesiaca potrebné vykonať výpočet obstarávacej ceny za predchádzajúce obdobie.

• Podľa dodávkových šarží (FIFO — First In, First Out):

• Obstarávacia cena sa odpisuje postupne z najstarších šarží tovaru podľa dátumu ich príjmu na sklad.

• Obstarávacia cena zostávajúcich skladových zásob sa zobrazuje ako priemerná nákupná cena šarží, ktoré sú skutočne na sklade.

• Podľa evidenčných stredísk: obstarávacia cena tovaru sa vypočítava samostatne pre každé evidenčné stredisko, čo umožňuje analyzovať zisk jednotlivých predajní a skladov.

• So zohľadnením interných presunov: ak sa tovar presúva medzi predajnými miestami (evidenčnými strediskami), program pri internom presune zohľadňuje obstarávaciu cenu príslušnej dodávkovej šarže, čím zabezpečuje presnejší výpočet zisku.

Vplyv záporných skladových zásob («Predaj do mínusu»)

Ak systém umožňuje predaj tovaru bez skutočného skladového zostatku (záporné zásoby), program nedokáže určiť nákupnú šaržu. Vo výdajových dokladoch k predaju sa obstarávacia cena zaznamená ako 0 UAH.

• Dôsledok. V období predaja do mínusu bude zisk z tovaru dočasne nadhodnotený o celú hodnotu predaného tovaru. Po prijatí tovaru na sklad prostredníctvom príjemky je potrebné prepočítať obstarávaciu cenu, aby sa uplatnila správna nákupná cena a obnovili sa správne hodnoty zisku.

2.2. Dodatočné náklady na dodávku a prevádzkové výdavky podniku

Na konečný čistý zisk vplývajú dva druhy výdavkov:

• Náklady zahrnuté do obstarávacej ceny tovaru (vedľajšie obstarávacie náklady):

• Doprava, clo, colné odbavenie a balenie, ktoré sa pridávajú do príjemky na karte «Náklady dokladu».

• Tieto náklady sa rozpočítavajú na jednotlivé kusy tovaru (úmerne cene alebo množstvu) a tvoria evidenčnú cenu.

• Takéto náklady sa odpisujú postupne — pri predaji každého kusu tovaru prostredníctvom zvýšenej obstarávacej ceny predaného tovaru.

• Finančné výdavky podniku (prevádzkové výdavky):

• Nájomné za priestory, energie a komunálne služby, inkaso, telekomunikačné služby a bežné prevádzkové potreby.

• Zadávajú sa cez «Finančný doklad» a priraďujú sa k príslušným položkám finančnej analýzy s označením «Zahrnúť do výdavkov».

• Tieto sumy sa v plnej výške odpočítavajú od zisku z tovaru za príslušné obdobie vo výkaze «Analýza — Obdobie».

2.3. Zľavy, bonusový systém a darčekové poukazy

Zľavy (kumulatívne, vernostné, manuálne, akciové)

Každá zľava znižuje konečnú predajnú cenu tovaru. Zľava sa zaznamenáva v okamihu predaja a priamo znižuje tržby a maržu na účtenke.

Bonusový systém

Program považuje bonusy pripísané zákazníkovi za odloženú zľavu.

• Pri pripísaní bonusov. Bonusy sa zaznamenávajú na zákazníckom účte a upravujú výpočet tržieb v niektorých výkazoch motivácie zamestnancov.

• Pri platbe za tovar bonusmi. Úhrada účtenky bonusmi nepredstavuje skutočný príjem peňazí. Preto sa suma zaplatená bonusmi odpočítava od tržieb a zisku z tovaru vo výkazoch «Analýza — Obdobie» a «Súhrnný výkaz za obdobie». Tým sa zabraňuje vzniku «papierového» zisku, ktorý nie je podložený peňažným tokom.

Darčekové poukazy

Evidencia darčekových poukazov závisí od spôsobu ich nastavenia v programe:

• Ak sa poukaz eviduje ako peniaze alebo tovar a predáva sa za nominálnu hodnotu (1 000 UAH za 1 000 UAH), predaj tovaru za tento poukaz vytvára bežné tržby a zisk.

• Ak sa poukaz predá so zľavou (napríklad poukaz s nominálnou hodnotou 1 000 UAH sa predá za 800 UAH), vzniká rozdiel. Na správne zobrazenie vo výkaze «Analýza — Obdobie» sa vypočítava «Bilancia poukazov» (Suma predaných poukazov - Suma použitých poukazov), ktorá upravuje konečný zisk podniku.

• Vrátenie tovaru zákazníkmi. Pri spracovaní vrátenia tovaru program zníži tržby o sumu vrátenej platby (so zohľadnením zľavy) a obnoví obstarávaciu cenu vráteného tovaru na sklade, čím zníži obstarávaciu cenu predaného tovaru za dané obdobie.

• Odpis poškodeného tovaru a inventarizačné manká:

  • Obstarávacia cena odpísaného tovaru (poškodenie, vady, vlastná spotreba) predstavuje priamu stratu.

  • Vo výkaze «Analýza — Obdobie» sa obstarávacia cena odpísaného tovaru odpočítava od zisku z tovaru.

  • Výsledky inventarizácie upravujú zisk podľa vzorca:

  • Suma manka = Suma odpisov - Suma zámen tovaru

  • Výsledná čistá suma manka sa odpočítava od zisku z tovaru.

Keďže manažérsky zisk sa v Torgsoft zaznamenáva podľa dátumu výdajového dokladu (expedície), stav vzájomných vyrovnaní so zákazníkmi alebo dodávateľmi nemení už vypočítaný zisk z tovaru:

• Predaj VIP zákazníkovi alebo predaj na dlh na základe výdajového dokladu. Zisk vzniká v deň predaja. Keď zákazník neskôr splatí svoj dlh a vloží peniaze do pokladne, program vytvorí finančnú operáciu splatenia pohľadávky. Táto operácia zvýši zostatok hotovosti v pokladni, ale zisk sa nezaúčtuje druhýkrát.

• Vyrovnania s dodávateľmi. Platba dodávateľovi za dodaný tovar vyrovnáva záväzok voči dodávateľovi a nepredstavuje výdavok podniku, pretože finančné prostriedky sa premenili na skladové zásoby.

Odpověde na časté otázky

Pokladničný výkaz («Denný pokladničný výkaz») zobrazuje výlučne skutočný pohyb hotovostných a bezhotovostných finančných prostriedkov cez pokladňu počas dňa (hotovostný princíp). Výkaz «Analýza — Obdobie» vypočítava finančný výsledok podľa akruálneho princípu: zohľadňuje obstarávaciu cenu expedovaného tovaru, odpočítava prevádzkové výdavky podľa finančných položiek a zahŕňa odpisy, manká a platby bonusmi.

Najčastejšou príčinou je nevypočítaná obstarávacia cena tovaru. Ak obstarávacia cena nie je vypočítaná, program môže zobrazovať nadhodnotený zisk.

Ďalšou príčinou je predaj tovaru so zápornými skladovými zásobami («predaj do mínusu»). Ak neexistuje prijatá dodávková šarža, obstarávacia cena predaného tovaru sa považuje za 0 UAH, čo umelo zvyšuje zisk pri týchto položkách.

Možné vysvetlenia:

1. Počas daného obdobia sa odpísalo veľké množstvo nepredajného tovaru alebo sa pri inventarizácii zistilo výrazné manko.

2. Do systému boli prostredníctvom finančných dokladov s označením «Zahrnúť do výdavkov» zaevidované vysoké prevádzkové výdavky (nájomné, reklama, mzdy).

3. Zákazníci často platili bonusmi alebo darčekovými poukazmi, ktoré boli predtým predané so zľavou.

4. Podrobný postup kontroly pri podozrení na nesprávny výsledok

Ak máte podozrenie, že program nesprávne vypočítava zisk, vykonajte nasledujúce kontrolné a diagnostické kroky:

1. Otvorte okno «Analýza» — «Obdobie».

2. Kliknite na tlačidlo «Tlač záporných zásob za obdobie».

3. Ak sa v zozname nachádza tovar, prijmite ho na sklad prostredníctvom príjemky alebo opravte chyby v skladových dokladoch.

1. Prejdite do «Nastavenia» — «Parametre» — karta «Evidencia».

2. Skontrolujte zvolenú metódu: «Posledná nákupná cena» alebo «Podľa dodávkových šarží».

3. Ak sa v obchodnej sieti pravidelne presúva tovar medzi skladmi, uistite sa, že je zvolená metóda «Podľa dodávkových šarží so zohľadnením interných presunov».

1. V okne «Analýza» — «Obdobie» vyberte požadovaný mesiac a kliknite na tlačidlo «Prepočítať obstarávaciu cenu».

2. Na komplexné vyčistenie spustite servisnú operáciu v ponuke «Nastavenia» — «Parametre» — karta «Servis»: «Vymazať informácie o pohybe tovaru a prepočítať obstarávaciu cenu».

1. Otvorte «Platba» — «Bilancia podľa položiek finančnej analýzy».

2. Skontrolujte strom položiek a uistite sa, že čisto bilančné operácie (splácanie dlhov, nákup zariadení, inkaso) neboli priradené k výdavkovým položkám s označením «Zahrnúť do výdavkov».

1. Ak má vrátenie tovaru zákazníkom v systéme skorší čas ako pôvodný predaj toho istého tovaru v rámci jedného dňa, môže sa narušiť prepojenie údajov o obstarávacej cene.

2. Prejdite do «Nastavenia» — «Parametre» — karta «Servis» a kliknite na tlačidlo «Upraviť čas vytvorenia predajov».