Formulár na účtovníctvo zásob: počiatočné zostatky, interné prevody a poznámky k dokumentom

V Torgsoft sa Formulár evidencie skladových zásob vytvára na základe údajov skladovej evidencie: počiatočných stavov a dokladov o pohybe tovaru.

Na získanie správnych údajov je potrebné správne uviesť dátum začiatku evidencie, evidenčné stredisko a podnik and skontrolovať skladové doklady. Osobitnú pozornosť si vyžadujú situácie, keď sa jedna predajňa eviduje prostredníctvom viacerých evidenčných stredísk alebo sa tovar medzi nimi presúva.

Ako otvoriť Formulár evidencie skladových zásob

Po aktivácii doplnkovej možnosti prejdite na: Nastavenia → Parametre → Doplnkové možnosti → Formulár evidencie skladových zásob. Zapnite parameter «Používať pre aktuálne pracovisko» a uložte nastavenia.

Ak chcete pracovať s dokumentom, otvorte: Sklad → Formulár evidencie skladových zásob. Vo formulári môžete nastaviť dátum začiatku evidencie, vybrať evidenčné stredisko a podnik, prezerať doklady a tovar v nich a tiež vytvoriť tlačovú formu.

Ako Torgsoft vytvára počiatočné stavy

Prvý parameter, ktorý je potrebné zadať, je «Dátum začiatku evidencie».

Po výbere dátumu Torgsoft vypočíta skladové zásoby k tomuto dátumu. V tabuľke sa zobrazí riadok «Počiatočné stavy».

V stĺpci «Suma príjmu tovaru» program zobrazí súčet obstarávacej ceny tovaru, ktorý bol na sklade k zvolenému dátumu.

Napríklad podnikateľ začne viesť formulár od 1. septembra. K tomuto dátumu sa v predajni už nachádza tovar, ktorý bol predtým prijatý do Torgsoft. Program určí jeho stav a vypočíta celkovú sumu podľa obstarávacej ceny.

Následné príjmy, odpisy, vrátenia a ďalšie skladové operácie sa budú zobrazovať ako samostatné doklady.

Prečo môže byť riadok «Počiatočné stavy» prázdny

Ak riadok «Počiatočné stavy» chýba alebo sa jeho suma rovná nule, skontrolujte údaje k zvolenému dátumu.

V pomocníkovi Torgsoft sú uvedené dve hlavné príčiny:

• k tomuto dátumu nie sú v programe žiadne skladové zásoby;

• pre tovar chýba vypočítaná obstarávacia cena.

V druhom prípade je potrebné prepočítať obstarávaciu cenu a potom znovu vytvoriť údaje formulára.

Zloženie počiatočných stavov môžete skontrolovať priamo vo formulári. Vyberte riadok «Počiatočné stavy» a použite akciu «Tovar». Torgsoft zobrazí zoznam tovaru, ktorý sa zohľadňuje vo výpočte.

Ako sa zohľadňujú záporné stavy

Vo formulári je nastavenie «Zohľadňovať záporné stavy tovaru».

Ak je zapnuté, pri výpočte počiatočných stavov Torgsoft zohľadní tovar, ktorý má k dátumu začiatku evidencie záporné množstvo. To ovplyvňuje výslednú sumu počiatočných stavov.

Ak suma počiatočných stavov vyvoláva otázky, skontrolujte tento parameter a samotné záporné stavy v skladovej evidencii.

Služby sa do výpočtu súm vo Formulári evidencie skladových zásob nezahŕňajú.

Jedna predajňa môže mať viac evidenčných stredísk

V Torgsoft môže byť jedna fyzická predajňa organizovaná prostredníctvom viacerých evidenčných stredísk.

V takom prípade je potrebné vo filtri «Evidenčné stredisko» vybrať obe strediská. Torgsoft zobrazí ich údaje spoločne pre túto predajňu.

Je tu dôležitá osobitosť: interné presuny medzi evidenčnými strediskami, ktoré sú vo formulári vybrané súčasne, sa nezobrazujú.

Napríklad tovar bol presunutý zo skladu predajne na predajnú plochu tej istej predajne. Ak sú pri vytváraní evidencie vybrané «Sklad» aj «Predajná plocha», doklad o internom presune medzi nimi sa vo formulári nezobrazí.

Množstvo tovaru sa pritom zohľadňuje v rámci vybraných evidenčných stredísk.

Prečo sa interný presun nemusí zobrazovať

Ak očakávate, že vo Formulári evidencie skladových zásob uvidíte interný presun, najprv skontrolujte filter «Evidenčné stredisko».

Ak sú odosielateľ aj príjemca súčasne zahrnutí medzi vybrané evidenčné strediská tej istej predajne, Torgsoft presun medzi nimi nezobrazí. Ide o štandardnú logiku formulára.

Pri presunoch medzi rôznymi predajňami skontrolujte, ktoré evidenčné strediská sú vybrané pri vytváraní údajov. V každom prípade musí zostava stredísk zodpovedať predajni, pre ktorú sa formulár vedie.

Samotný doklad o internom presune sa v Torgsoft uchováva ako skladový doklad. Na strane strediska, ktoré tovar prijíma, sa interný presun zohľadňuje aj medzi príjmovými dokladmi.

Ak sa používa «Tovar na ceste»

Režim «Tovar na ceste» má vlastnú postupnosť interného presunu: tovar sa najprv zaeviduje ako tovar na ceste a potom ho prijme prijímajúce stredisko.

Ak sa takýto presun vo Formulári evidencie skladových zásob nezobrazuje požadovaným spôsobom, skontrolujte:

• dátum dokladu,
• odosielajúce stredisko,
• prijímajúce stredisko,
• stav presunu a
• skutočnosť prijatia tovaru.

Samostatné tvrdenie, že Formulár evidencie skladových zásob vždy vylučuje všetky presuny cez sklady tretej úrovne, nie je v aktuálnom pomocníkovi Torgsoft opísané dostatočne jednoznačne. Preto je potrebné takéto správanie overovať podľa konkrétnych dokladov a nastavení databázy.

Ako pracovať s poznámkami k dokladom

Vo Formulári evidencie skladových zásob sú k dispozícii informácie o prvotnom doklade: jeho druh, dátum, číslo, obchodný partner, suma a poznámky.

Hlavné údaje dokladu je potrebné vyplniť v príslušných poliach Torgsoft.

Napríklad pre číslo faktúry, ktoré poskytol dodávateľ, je v príjmovom doklade samostatné pole «Číslo faktúry dodávateľa». Možno ho použiť na následné vyhľadanie a kontrolu dokladu.

Ak má skladový doklad pole pre doplnkovú poznámku alebo komentár, zadajte potrebné informácie pri vytváraní dokladu. Po uložení aktualizujte Formulár evidencie skladových zásob a skontrolujte stĺpec «Poznámky» vo vytvorených údajoch.

Pred tlačou je vhodné výsledok skontrolovať v náhľade. Tak môžete overiť, ktoré konkrétne údaje sa do formulára preniesli z daného dokladu.

Ak v jednej databáze pracuje viac podnikov

Vo formulári je filter «Podnik». Používa sa vtedy, keď sa v jednej databáze Torgsoft vedie evidencia pre viacerých podnikateľov alebo podniky a skladové doklady sú prepojené s príslušným podnikom.

Po výbere podniku Torgsoft vytvorí údaje podľa dokladov, ktoré k nemu patria.

Toto nastavenie je obzvlášť dôležité skontrolovať, keď s jedným evidenčným strediskom pracuje viac podnikateľov.

Ktoré filtre používať

Vo Formulári evidencie skladových zásob sú tiež filtre «Druh dokladu», «Fiškálnosť tovaru» a «Typ dokladu».

Pomocník Torgsoft ich definuje ako analytické filtre. Menia rozsah údajov, ktoré sa zobrazujú vo formulári, preto je vhodné používať ich na konkrétnu analýzu. Pri bežnom vytváraní dokumentu je potrebné skontrolovať, či po predchádzajúcej práci nezostali aktívne ďalšie analytické filtre.

To je jeden z dôvodov, prečo používateľ môže vidieť menej dokladov alebo iné výsledné sumy, než očakával.

Čo skontrolovať pred tlačou formulára

Pred vytvorením dokumentu skontrolujte:

1. Dátum začiatku evidencie. Od neho závisí výpočet počiatočných stavov.

2. Evidenčné stredisko. Pre jednu predajňu vyberte všetky strediská, prostredníctvom ktorých sa vedie jej evidencia.

3. Podnik. Skontrolujte ho, ak sa v databáze vedie evidencia pre viacerých podnikateľov alebo spoločnosti.

4. Sumu počiatočných stavov. V prípade potreby otvorte obsah riadka pomocou akcie «Tovar».

5. Obstarávaciu cenu. Chýbajúca obstarávacia cena ovplyvňuje sumu počiatočných stavov.

6. Parameter «Zohľadňovať záporné stavy tovaru». Ovplyvňuje tiež počiatočnú sumu.

7. Analytické filtre. Skontrolujte «Druh dokladu», «Fiškálnosť tovaru» a «Typ dokladu».

8. Údaje dokladov. Skontrolujte dátum, číslo, obchodného partnera a poznámku tam, kde sa používa.

9. Údaje podnikateľa a predajne. Meno a priezvisko a adresné údaje pre tlačovú formu sa preberajú z nastavení podniku, obchodnej siete a evidenčného strediska.

Po kontrole kliknite na «Tlač». Torgsoft otvorí náhľad Formulára evidencie skladových zásob.

Ak údaje vo formulári nezodpovedajú očakávaniam

Kontrolu je vhodné začať od tej časti, kde vznikol rozdiel.

 Pri počiatočných stavoch skontrolujte dátum, dostupnosť tovaru, obstarávaciu cenu a parameter záporných stavov.

 Pri internom presune skontrolujte vybrané evidenčné strediská. Presuny medzi strediskami, ktoré sú zahrnuté do jednej vytvorenej predajne, sa vo formulári nezobrazujú.

 Pri chýbajúcom doklade skontrolujte podnik, aktívne filtre, dátum dokladu a evidenčné stredisko.

 Pri údajoch v tlačovej forme skontrolujte údaje podniku, evidenčného strediska, obchodného partnera a samotného skladového dokladu.

Takto môžete určiť, z ktorých údajov Torgsoft vytvoril konkrétny riadok a čo je potrebné opraviť v zdrojovom doklade alebo v nastaveniach formulára.