Backup în producție: de la materii prime la produse finite

Podnikatelia, ktorí automatizujú svoju výrobu, sa často stretávajú s problémom zámeny sortimentu, nejasností v skladových zostatkoch alebo náhleho nedostatku surovín, keď si viacero dielní alebo objednávok súčasne «nárokuje» tie isté materiály zo skladu. 

Režim rezervácie vo výrobe je potrebný práve na to, aby obmedzil možnosť vytvárania viacerých výrobných aktov na základe toho istého zoznamu skutočne dostupných materiálov tým, že fyzicky oddelí potrebné suroviny. 

Nižšie je opísaná logika fungovania rezervácie materiálov v programe Torgsoft: od pridania surovín do aktu až po uvoľnenie hotovej produkcie.

1. Kde sa rezerva uchováva a ako ju vytvoriť

V systéme Torgsoft sa rezervácia materiálov pre výrobné akty vykonáva presunom surovín do technického skladu 3. úrovne.

Potrebný materiál je možné rezervovať dvoma spôsobmi:

• Automaticky. Na tento účel je potrebné prejsť do menu formulára «Výroba» -> «Nastavenia» a aktivovať parameter «Automaticky rezervovať materiály pri vytvorení výrobného aktu». V tomto prípade sa surovina okamžite a bez zásahu používateľa priradí k aktu.

• Manuálne. Používateľ môže samostatne označiť potrebný výrobný akt, do ktorého už boli pridané materiály, a stlačiť tlačidlo «Rezervovať materiály pre výrobný akt».

Okrem výrobných aktov existuje aj možnosť rezervácie materiálov pre postupové listy. V tomto prípade sa surovina rezervuje na základe údajov z technologickej karty, pričom sa povinne zohľadňuje celkový objem dávky vyrábaného výrobku.

2. Správa rezerv: karta «Rezervácia materiálov»

Na pohodlné zobrazenie a správu rezervovaných surovín je v programe karta «Rezervácia materiálov». Je vizuálne aj logicky rozdelená na dve oblasti:

1. Rezerva — sem sa materiály dostanú okamžite, ak je zapnutá ich automatická rezervácia.

2. Materiály, ktoré čakajú na rezerváciu — sem sa predvolene dostanú všetky materiály výrobného aktu, ak je automatická rezervácia vypnutá a surovina ešte nebola priradená k aktu.

Ak chcete rezervovať materiály zo zoznamu čakajúcich položiek, je potrebné označiť potrebné pozície a stlačiť tlačidlo «Rezervovať materiál». V zobrazenom okne sa uvedie presné množstvo tovaru na rezerváciu. Na vrátenie suroviny z rezervy sa používa tlačidlo «Zrušiť rezerváciu», po ktorom sa materiály automaticky presunú späť do zoznamu čakajúcich položiek. Pre pohodlie je možné zoznam filtrovať podľa čísla aktu, dostupnosti tovaru alebo stavu rezervy: úplne alebo čiastočne rezervované.

3. Pohyb materiálov: odpis, uvoľnenie a zrušenie

Samotný proces rezervácie a zrušenia rezervácie vytvára v programe príslušné doklady interného presunu surovín medzi skladmi.

• Úplné uvoľnenie alebo odpis. Pri uvoľnení hotovej produkcie alebo odpise výrobku sa rezervované materiály automaticky presunú do skladu výrobného aktu a odpíšu sa z neho podľa množstva produkcie, ktorá bola uvoľnená.

• Zrušenie uvoľnenia. V prípade zrušenia uvoľnenia hotovej produkcie sa materiály automaticky znovu rezervujú, ak je aktívne nastavenie automatickej rezervácie, aby pokryli objem zrušenej produkcie.

• Vymazanie aktu. Pri úplnom vymazaní výrobného aktu alebo pri vymazaní materiálu z neho sa všetka rezervovaná surovina presunie do hlavného skladu a doklady interného presunu sa vymažú.

4. Ako program počíta zostatky a zabezpečenosť materiálmi

Aby majiteľ alebo technológ vedel, či má dostatok surovín, Torgsoft používa dve kľúčové výpočtové vzorce:

Pole «Zostatok». Zobrazuje množstvo materiálu, ktoré zostane v sklade po uzavretí všetkých aktov a zrušení všetkých rezerv.

 Vzorec: celkové množstvo materiálu v sklade výrobného aktu - Celkové množstvo materiálu použitého vo výrobe na výrobky, ktoré ešte neboli uvoľnené + Celkové množstvo materiálu rezervovaného pre všetky výrobné akty a postupové listy.

Pole «% materiálu k dispozícii». Zobrazuje stupeň zabezpečenosti surovinou pre konkrétny výrobný akt.

 Vzorec: (Množstvo materiálu v rezerve + Množstvo materiálu v sklade výrobného aktu) / Množstvo materiálu vo výrobnom akte, bez zohľadnenia už uvoľnených výrobkov * 100. Ak je ukazovateľ 100% — dostupnej a rezervovanej suroviny je presne toľko, koľko je potrebné na uvoľnenie dávky; ak je ukazovateľ 200% — materiálu je dvojnásobne viac, než je potrebné.

5. Dôležité nuansy a časté chyby 

Špecifiká čiastočného uvoľnenia produkcie. Materiál, ktorý sa má podľa technologickej karty odpisovať priamo pri vykonaní výrobnej operácie, sa pri čiastočnom uvoľnení produkcie neodpíše. Zostatok takéhoto materiálu sa zo skladu odpíše až v momente konečného uzavretia výrobného aktu, teda po uvoľnení celej dávky. Ak však používateľ zmení množstvo tohto materiálu manuálne priamo v postupovom liste, odpis sa vykoná podľa manuálne zadaných údajov.

Chyby pri vymazávaní uzavretých období. Niekedy pri pokuse o vymazanie štatistík uzavretých období používatelia dostanú blokujúcu chybu: "V systéme boli zistené nedokončené rezervy materiálov pre výrobu", hoci výrobné akty uvedené v hlásení boli už dávno uzavreté. Stáva sa to vtedy, ak sa v dôsledku ľudského faktora alebo poruchy kedysi z rezervy vrátilo viac tovaru alebo suroviny, než tam bolo pôvodne odoslané.