Dopĺňanie zásob, nedostatky a prebytky: ako správne čítať výsledky inventúry

Expert na automatizáciu obchodu v spoločnosti Torgsoft

Inventúra: ako sa vyznať v zámene sortimentu, mankách a prebytkoch

Ak sa po inventúre v hárku objavili veľké manká, prebytky alebo suma zámeny sortimentu, ešte to neznamená, že všetok tovar je reálne stratený. Časť takýchto rozdielov vzniká pre zámenu sortimentu, predaj do mínusu, chyby pri príjme tovaru, balení alebo zámenu podobných tovarov. Preto je pred uzavretím hárka dôležité pochopiť pôvod rozdielov, oddeliť skutočnú stratu tovaru od účtovnej chyby a správne vyrovnať zostatky.

Netreba považovať každú veľkú sumu manka za priamu stratu bez dodatočnej kontroly. Časť rozdielov môže byť následkom zámeny sortimentu, chýb pokladníka, predaja bez príjmu, nesprávneho balenia alebo práce so sériovými číslami. Ak uzavriete hárok bez analýzy príčin, program vyrovná zostatky, ale manažérsky záver o stratách alebo zodpovednosti personálu môže byť nesprávny. Ak si nie ste istí, ako interpretovať veľké rozdiely vo vašej inventúre, obráťte sa na technickú podporu.

Kúpiť zmluvu o servisnej podpore

Ako vyzerajú problémy s inventúrou

«V hárku je manko, hoci tovar je fyzicky v predajni.»
«Súčasne sa objavili mínusy pri jednom tovare a plusy pri inom.»
«Program zobrazuje veľkú sumu v stĺpci "Suma zámeny sortimentu".»

Aké znaky poukazujú na zámenu sortimentu, manká alebo prebytky

V inventarizačnom hárku stĺpec «Rozdiel» zobrazuje veľké kladné (prebytok) a záporné (manko) hodnoty.
Stĺpec «Suma zámeny sortimentu» obsahuje hodnotu odlišnú od nuly.
Na sklade sú záporné zostatky (mínusy) pri určitých položkách ešte pred začiatkom inventúry.

Prečo sa po inventúre objavujú veľké rozdiely

Prečo sa po inventúre objavujú veľké rozdiely?

Dôvod 1. Zámena sortimentu pre zámenu podobných tovarov

Zámena sortimentu je súčasný prebytok a manko jednej modelovej rady tovaru, ale iného druhu (farby, veľkosti a podobne).

Ako to rozpoznať? V hárku je manko čiernych ponožiek (-2 ks) a prebytok hnedých ponožiek (+2 ks).
Prečo vzniká? Predajca vydal zákazníkovi čierne ponožky, ale pre rýchlosť naskenoval čiarový kód z hnedých (pretože ležali bližšie alebo mali rovnakú cenu). Pre predajcu sa tovar často líši iba cenou, ale pre program sú to rôzne tovary.

Dôvod 2. Tovar sa predával alebo zadával s chybami pred správnym príjmom

Ako to rozpoznať? Tovar je fyzicky v predajni (prebytok pri inventúre), ale predtým program zobrazoval jeho množstvo v mínuse.
Prečo vzniká? Tovar sa začal predávať skôr, než bola príjmová faktúra zadaná do programu (predaj do mínusu). Príčinou môže byť aj to, že pri príjme tovaru dodávateľ poslal jednu veľkosť, ale do faktúry bola omylom zadaná iná.

Dôvod 3. Chyba balenia, rozkompletovania alebo kompletácie

Ako to rozpoznať? Manko celého balenia tovaru a súčasne prebytok kusového tovaru z toho istého balenia (alebo naopak).
Prečo vzniká? Tovar sa predáva aj v baleniach, aj po kusoch. Predajca otvoril krabicu, ale nevykonal rozkompletovanie v programe a začal predávať tovar po kusoch.

Dôvod 4. Skutočné manko tovaru (krádež alebo nezaevidovaný predaj)

Ako to rozpoznať? V hárku je iba mínus (manko). Nie sú tam žiadne prekrývajúce prebytky podobného tovaru.
Prečo vzniká? Tovar fyzicky chýba na sklade, ale v programe zostáva na zostatkoch, pretože nebol vykonaný žiadny skladový doklad, ktorý mal znížiť jeho množstvo: predaj, vrátenie dodávateľovi, odpis, presun alebo iná operácia. V takom prípade treba skontrolovať pohyb tovaru a zistiť, v ktorej fáze zostatok v programe prestal zodpovedať skutočnej dostupnosti.

Dôvod 5. Skutočný prebytok tovaru

Ako to rozpoznať? V hárku je kladný rozdiel, ktorý nie je prekrytý žiadnym mankom.
Prečo vzniká? Dodávateľ omylom priniesol viac tovaru, než bolo vo faktúre, a pri príjme si to nikto nevšimol. Alebo zákazník vrátil tovar, peniaze mu boli vyplatené z pokladne, ale vrátenie tovaru nebolo v programe zdokumentované.

Postup: ako skontrolovať a opraviť

Otvorte inventarizačný hárok (Sklad → Stav skladu → Inventarizačný hárok) a skontrolujte stĺpce «Suma podľa príjmov», «Suma podľa odpisov», «Suma zámeny sortimentu» a «Suma manka».
Analyzujte zámenu sortimentu. Program automaticky robí vzájomné započítanie prebytkov a mank pri rovnakých modeloch. Napríklad ak chýbajú 2 čierne ponožky (po 10 UAH) a sú navyše 2 hnedé ponožky (po 10 UAH), program odpíše hnedé a prijme čierne. Suma zámeny sortimentu bude 20 UAH. Pozor: ak hodnota manka prevyšuje hodnotu prebytku, rozdiel prejde do skutočného manka.
Skontrolujte pohyb podozrivého tovaru. Označte tovar s mankom/prebytkom a kliknite na tlačidlo Pohyb tovaru. Skontrolujte, či nešlo o predaj do mínusu alebo zrušené účtenky.
Opravte chyby so záručným/sériovým tovarom (ak existujú). Ak je manko pri jednom sériovom čísle a prebytok pri inom (pretože predajca zamenil krabice), použite akciu Výmena sériového čísla v hárku, aby ste vylúčili zámenu sortimentu.
Uzavrite inventarizačný hárok (tlačidlo Uzavrieť hárok).

Program automaticky vytvorí doklad Príjmu na všetky zistené prebytky. Nákupná cena sa prevezme z poslednej nákladovej ceny.
Program automaticky vytvorí doklad Odpisu na všetky zistené manká.

Po uzavretí hárka bude množstvo tovaru na sklade uvedené do súladu so skutočnosťou.

Ako skontrolovať, že inventúra správne vyrovnala zostatky

Prejdite do Sklad → Stav skladu.
Zapnite filter Iba so záporným množstvom. Zoznam má byť prázdny.
Nájdite tovar, pri ktorom bola zámena sortimentu — jeho skutočné množstvo musí presne zodpovedať spočítanému množstvu.

Čo robiť, ak sa chyba našla až po uzavretí hárka

Ak ste uzavreli hárok, ale potom ste našli ešte jednu krabicu s tovarom — nie je potrebné rušiť uzavretie hárka, ak po tom už boli predaje (pohyb tovaru). Vytvorte nový inventarizačný hárok iba na nájdené položky a zadajte ich skutočné množstvo, potom ho znova uzavrite.

Čo pripraviť pre technickú podporu, ak rozdiely nesedia

Verzia Torgsoft (Pomoc → O programe).
Číslo inventarizačného hárka a dátum jeho uzavretia.
Čiarové kódy (alebo artikle) 2-3 problémových tovarov.
Snímka obrazovky pohybu tovaru pri týchto položkách.

Ako v budúcnosti predchádzať zámene sortimentu, mankám a prebytkom

Zakázať predaj do mínusu. V menu Nastavenia → Parametre → Evidencia nastavte Zakázať predaj do mínusu. Tým sa zabráni vzniku záporných zostatkov.
Obmedziť práva predajcu. Vypnite predajcom prístup k zobrazeniu zostatkov na sklade. Ak predajca nevidí, že tovar nie je v databáze, nebude môcť prispôsobiť počítanie očakávaným číslam.
Označovať všetok tovar jedinečnými čiarovými kódmi. Ak výrobca používa rovnaký čiarový kód pre rôzne veľkosti/farby oblečenia, vygenerujte vlastné čiarové kódy Torgsoft a prelepte nimi tovar. Tým sa zabráni zámene sortimentu na pokladni.
Kontrola zrušenia tovaru. Zapnite nastavenie Registrovať odstránenie tovaru z predaja s povinným zadaním dôvodu. To umožní určiť, kto berie peniaze, ale ruší účtenku.

Často kladené otázky

Čo je to reassortment?

Reassortment je situácia v účtovníctve, keď sa počas inventúry zistí súčasný nedostatok jedného produktu a nadbytok iného (zvyčajne inej odrody, farby alebo veľkosti). Napríklad vám v skutočnosti chýbajú dva čierne páry ponožiek, ale máte dva hnedé navyše.

Program Torgsoft dokáže automaticky analyzovať takéto nezrovnalosti a kompenzovať prebytky a nedostatky, ak sa týkajú rovnakých modelov produktov. Rozdiel v hodnote medzi týmito zmiešanými produktmi sa zaznamenáva v špeciálnom stĺpci výkazu - „Množstvo reassortmentu“.

Prečo je jeden produkt v nedostatku a druhý v prebytku?

Najčastejšie sa to stáva v dôsledku neúmyselnej chyby predajcu pri pokladni alebo zámeny s čiarovými kódmi. Pre predajcu sa podobné produkty (napríklad tričká rôznych farieb, ale s rovnakou cenou) vizuálne zdajú byť identické, takže pre rýchlosť môže naskenovať čiarový kód z položky, ktorá je bližšie, a fyzicky dať kupujúcemu ďalší.

V dôsledku takýchto akcií počítač odpíše produkt, ktorého čiarový kód bol naskenovaný, zo skladu (a tým sa vytvorí jeho virtuálny nedostatok), zatiaľ čo skutočne predaný produkt zostáva „visieť“ na zostatkoch v databáze a vytvára prebytok.

Je možné „uzavrieť“ doplnenie zásob jedným výpisom?

Áno, doplnenie zásob sa automaticky uzavrie v rámci jedného výpisu zásob. Po dokončení sčítania a kliknutí na tlačidlo „Uzavrieť výpis“ program sám analyzuje skutočné zostatky, ktoré ste zadali, a porovná ich s počítačovými údajmi.

Potom Torgsoft automaticky vytvorí doklad o prijatí všetkých zistených prebytkov (ocení ich poslednou nákupnou cenou) a doklad o odpísaní všetkých nedostatkov. Vďaka tomu sa množstvo tovaru na sklade automaticky zosúladí so skutočným množstvom bez nutnosti manuálneho vytvárania opravných dokladov.

Odkiaľ pochádzajú veľké nedostatky počas auditu?

Obrovské nedostatky sa najčastejšie vyskytujú z dvoch hlavných skupín dôvodov. Po prvé, môže ísť o skutočnú krádež tovaru z predajnej plochy alebo o bezohľadné konanie personálu (napríklad, keď predajca vezme peniaze od klienta, ale potom v programe úplne zruší predaj). Ak všetky údaje o zásobách neustále vykazujú veľký počet nedostatkov a pretriedení, vedenie by malo starostlivo skontrolovať aktivity predajcov.

Po druhé, nedostatky môžu byť „virtuálne“ (účtovné). Vznikajú v dôsledku chýb pri balení alebo montáži (tovar sa predáva jednotlivo, bez rozbalenia krabice v programe), alebo keď sa tovar aktívne predával „so stratou“ pred zadaním došlej faktúry. Dôvodom môžu byť aj nevydané faktúry alebo chyby pokladníkov, ktorí skenujú iný tovar namiesto predaného.

Ako skontrolovať, či ide o chybu pokladníka a nie o skutočnú krádež?

Hlavný rozdiel medzi chybou a krádežou je prítomnosť rovnakého preskupenia. Ak ide o jednoduchú chybu alebo zámenu pokladníka, potom bude nedostatok jedného produktu nevyhnutne pokrytý prebytkom iného, veľmi podobného charakterom alebo cenou produktu.

Ak správa o zásobách zaznamená iba kladnú sumu nedostatku (t. j. iba mínusy za produkt) a neexistujú žiadne prekrývajúce sa prebytky, je to jasný signál skutočnej straty produktu alebo predaja za pokladňou. Pre hlbšiu kontrolu podozrivej položky je potrebné vybrať tento produkt a použiť funkciu „Pohyb produktu“, kde môžete sledovať všetky operácie, predaje a stornovania súvisiace s touto jednotkou.

Ako ovplyvňuje nesprávny čiarový kód alebo zámena medzi podobnými produktmi?

Zámena s čiarovými kódmi priamo vedie k skresleniu skutočného obrazu zostatkov a neustálemu vytváraniu preskupení. Napríklad, ak výrobca používa rovnaký čiarový kód pre rôzne veľkosti alebo farby oblečenia, program nebude schopný správne odpísať konkrétne predané položky, čo znemožňuje presné rozmerové účtovníctvo.

Aby sa predišlo tomuto chaosu, program Torgsoft má schopnosť generovať vlastné jedinečné čiarové kódy pre každú variáciu produktu (rôznu farbu, veľkosť alebo šaržu). Použitie jedinečných čiarových kódov a tlač vlastných štítkov úplne eliminuje situácie, keď si pokladník vyberá produkt „od oka“, čím sa zaručí, že položka, ktorá bola fyzicky odovzdaná kupujúcemu, bude odpísaná z pokladnice.

Prečo nie je celý produkt v inventári?

Produkt nemusí byť zahrnutý do zoznamu, ak boli pri jeho vytváraní nesprávne nakonfigurované parametre filtrovania. Napríklad by ste mohli omylom pridať produkty iba určitého typu alebo časť produktu by mohla „visieť“ v skladoch tretej úrovne alebo v neúplných interných pohyboch.

Záleží to aj na základnom nastavení samotného inventárneho zoznamu. Ak ste v poli „Ak sa produkt nenachádza v zozname“ vybrali možnosť „Nahlásiť chybu“, potom sa pri skenovaní produktu, ktorý nebol v predtým vytvorenom zozname, tento automaticky nepridá. Aby sa počas skenovania do auditu zahrnuli nové, nezaznamenané produkty, je potrebné nastaviť parameter „Pridať produkt do zoznamu“.

Ako správne pripraviť audit, aby ste sa vyhli skresleniam?

Najdôležitejším krokom, ako sa vyhnúť skresleniam a chybám, je správne zablokovať produkt počas počítania. Pri vytváraní zoznamu nezabudnite vybrať nastavenie „Blokovať produkt pri pridávaní do zoznamu“ (ak vykonávate audit v uzavretej predajni) alebo „Blokovať produkt po prvom skenovaní“ (ak obchod pokračuje paralelne). To vám umožní opraviť zostatky a vyhnúť sa zámene medzi aktuálnym predajom a počítaním.

Okrem toho je mimoriadne dôležité obmedziť práva predajcov. V nastaveniach personálnej role je potrebné povoliť zákaz, aby predajcovia, ktorí vykonávajú audit, nevideli počítačom evidované množstvo tovaru v sklade. To ich prinúti zadať skutočné fyzické množstvo spočítaného tovaru a eliminuje akúkoľvek možnosť podvodu alebo „úpravy“ počtov na čísla očakávané systémom.

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва

Ďakujeme za vašu spätnú väzbu! Bude zverejnená po kontrole moderátorom.

Podobné články

Priezvisko a meno
Telefónne číslo
Iné kontaktné informácie
Typ databázy
Potrebujete telefonát a konzultáciu od zamestnanca firmy? Takže Nie Vyberte si jednu z možností
Súhlasím so Zásadami ochrany osobných údajov spoločnosti Torgsoft. Prečítajte si, prosím, Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Torgsoft. Ak súhlasíte, potvrďte to nižšie.