Zákon a protokol o precenení: ako zistiť, kto a kedy zmenil cenu v programe

Ako zistiť, kto a kedy zmenil cenu tovaru

Ak potrebujete zistiť, kto a kedy zmenil cenu tovaru v Torgsoft, používajú sa na to viaceré nástroje: formulár «Zmena predajnej ceny», «Protokol precenenia», «Akt precenenia» and protokoly činností používateľov. Pomáhajú overiť samotný fakt zmeny ceny, zobraziť zoznam preceneného tovaru, určiť vykonávateľa a v prípade potreby vidieť pôvodnú aj novú hodnotu ceny.

1. Sledovanie cez formulár «Zmena predajnej ceny»

Toto je hlavný nástroj na rýchle vyhľadanie informácií o tom, kto presne a v akom čase ovplyvnil cenu tovaru.

• Umiestnenie.  Položka hlavného menu Sklad — Zmena predajnej ceny.

• Účel. Tento režim priamo zobrazuje zmenu predajnej ceny za určité obdobie podľa účtovných centier. Technická podpora Torgsoft odporúča používať práve tento formulár, aby ste videli, kedy a kým bola zmenená predajná cena tovaru.

• Ako to funguje? V zozname je tovar zoradený podľa dátumu zmeny ceny. Zaznamenáva sa tu každá zmena predajnej ceny, čo umožňuje ľahko nájsť potrebnú skupinu tovaru a analyzovať odchýlky. Spolu s formulárom "Protokol činností používateľov" tento nástroj poskytuje úplný obraz o fakte zmeny ceny.

• Zrušenie zmien. Ak počas kontroly zistíte, že cena bola zmenená omylom, môžete označiť potrebný tovar alebo skupinu tovarov a stlačiť tlačidlo «Zrušiť zmenu ceny».

2. Analýza cez «Protokol precenenia»

Tento výkaz zhromažďuje údaje o všetkých tovaroch, ktoré boli precenené.

• Umiestnenie.  Položka hlavného menu Doklad — Protokol precenenia.

• Účel. Formulár zobrazuje informácie o tovaroch, pri ktorých došlo k akejkoľvek zmene maloobchodnej ceny. Je potrebný na zobrazenie preceneného tovaru na konkrétnom účtovnom centre za zvolené obdobie.

• Dôležité nastavenie. Aby sa tovar pri zmene ceny dostal do tohto protokolu, je potrebné v menu Nastavenia — Parametre aktivovať prepínač «Zahrnúť množstvo tovaru do protokolu precenenia (vytvárať protokol precenenia)». Ak je tento prepínač vypnutý, Protokol precenenia zostane prázdny.

• Špecifiká analýzy. V protokole môžete filtrovať tovar podľa obdobia, účtovného centra, názvu, artikla alebo čiarového kódu. Treba však pamätať na to, že stĺpec "Množstvo" v tomto protokole zobrazuje množstvo tovaru na sklade presne v momente precenenia, nie aktuálny zostatok. Preto sa tento protokol neodporúča používať na analýzu aktuálneho množstva tovaru.

3. Zaznamenanie vykonávateľa cez «Akt precenenia»

Aby bola zmena ceny riadne zdokumentovaná už vo fáze jej prípravy, používa sa Akt precenenia.

• Umiestnenie.  Položka hlavného menu Doklad — Akt precenenia.

• Účel. Režim je určený na prípravu zmeny ceny a jej uplatnenie v konkrétnom momente. Na rozdiel od iných režimov, kde sa cena mení okamžite, tu sa vedie prísna história.

• Sledovanie autora. Každý vytvorený akt precenenia automaticky obsahuje informácie o čísle, vykonávateľovi (používateľovi, ktorý ho vytvoril), dátume, čase a komentári. Pole "Vykonávateľ" pritom vypĺňa systém automaticky bez možnosti ručnej zmeny, čo znemožňuje falšovanie údajov.

• Mechanika práce. Po pridaní tovarov a zadaní novej maloobchodnej alebo veľkoobchodnej ceny používateľ stlačí «Použiť precenenie» a až po potvrdení sa ceny aktualizujú na vybraných predajných miestach. Práve po vytvorení a použití aktu sa tovary dostanú do vyššie uvedeného «Protokolu precenenia».

4. Hĺbkový audit: «Protokol činností používateľov»

Ak zmena ceny prebehla mimo štandardných aktov, napríklad priamo v karte tovaru alebo v faktúre, na vyšetrenie incidentu sa používa systémové logovanie.

• Protokol činností používateľov (Súbor — Protokol činností používateľov). Zobrazuje akékoľvek činnosti v programe: nové príjmy, predaje, zmeny. Tieto záznamy sa ukladajú automaticky a žiadny používateľ, dokonca ani majiteľ s plnými právami, nemôže tento protokol upraviť ani zmeniť.

• Protokol činností používateľa pre formuláre úprav (Súbor — Protokol činností používateľov pre formuláre úprav). Tento nástroj umožňuje vidieť presnú zmenu parametrov. V tabuľke sa zobrazuje dátum, čas, používateľ, ktorý upravoval formulár, a najdôležitejšie — pôvodná hodnota pred úpravou a nová hodnota po úprave. Je to vhodný spôsob, ako zistiť, ktorá hodnota ceny alebo iného vstupného parametra bola zmenená a na akú hodnotu.

Porovnanie nástrojov na sledovanie zmien cien v programe

Na každodenné a rýchle monitorovanie toho, kto a kedy zmenil cenu, je najvhodnejší formulár «Sklad — Zmena predajnej ceny». Na všeobecný prehľad preceneného tovaru v predajni sa používa «Protokol precenenia». A pre najvyššiu úroveň kontroly a dokumentovania zmien sa oplatí zaviesť v predajni pravidlo meniť ceny výlučne cez «Akt precenenia», ktorý jednoznačne zaznamenáva nemenné meno vykonávateľa operácie.

Táto štruktúra umožňuje jednoducho delegovať prácu v programe: napríklad bežným administrátorom môžete ponechať prístup k «Zmene predajnej ceny» na operatívne opravy chýb, zatiaľ čo «Akt precenenia» a «Protokol činností používateľov» zostávajú spoľahlivými nástrojmi kontroly pre manažéra alebo majiteľa.