Hromadná aktualizácia charakteristík prostredníctvom importu: ako nestratiť alebo nevymazať existujúce údaje

Import údajov z Excelu je jedným z najrýchlejších spôsobov, ako hromadne aktualizovať katalóg tovaru v programe Torgsoft. Nesprávne použitie nastavení importu však môže viesť k strate dôležitých informácií, najmä názvov tovarov alebo histórie ich precenenia. Nižšie sú podrobne rozobrané hlavné nuansy hromadnej aktualizácie databázy.

Nuansy používania nastavenia «Aktualizovať parametre tovaru»

Počas importu môže používateľ zapnúť prepínač «Aktualizovať parametre tovaru». Táto funkcia funguje takto: ak program nájde v databáze tovar podľa zadaných parametrov vyhľadávania, napríklad podľa čiarového kódu alebo artikla, automaticky aktualizuje jeho údaje podľa hodnôt uvedených v importnom súbore.

V čom spočíva problém prepísania názvov? 

Ak je tento parameter zapnutý, program môže nesprávne aktualizovať polia «Názov tovaru» a «Krátky názov tovaru» pri existujúcich položkách. Stáva sa to preto, že program vytvára nový názov iba z tých polí, ktoré sú prítomné v importnom súbore a ktoré sú súčasťou vášho pravidla na tvorbu názvu.

Napríklad ak sa úplný názov tovaru vo vašej databáze skladá z Druhu tovaru, Výrobcu, Farby a Artikla, ale nahrávate súbor Excel iba s Artiklom a Novou cenou, program názov prepíše a ponechá v ňom iba artikel. Všetky ostatné informácie z názvu zmiznú.

Ako vyriešiť tento problém?

Aby ste aktualizovali charakteristiky tovarov a nepoškodili názvy, je dôležité správne pripraviť importný súbor a skontrolovať polia, z ktorých sa v Torgsoft tvorí názov tovaru.

Odporúčaný postup:

1. Rozdeľte veľký importný súbor na menšie časti — najlepšie podľa kategórií tovaru. Tak bude jednoduchšie skontrolovať výsledok a nájsť potrebné doklady po importe.
2. Pred importom skontrolujte, či sú v súbore všetky polia, z ktorých sa tvorí názov tovaru: druh tovaru, výrobca, farba, artikel alebo iné charakteristiky, ktoré sa používajú vo vašom pravidle pomenovania.
3. Počas importu vyberte presne tie charakteristiky, ktoré je potrebné aktualizovať, a uistite sa, že sú vyplnené správne.
4. Vykonajte import so zapnutým parametrom «Aktualizovať parametre tovaru».
5. Po importe skontrolujte, či sa charakteristiky a názvy tovarov aktualizovali správne. Až potom prejdite na ďalšiu časť súboru.

Akciu «Aktualizovať názvy tovarov» sa oplatí používať nie ako povinný krok po každom importe, ale ako spôsob opravy, ak pri príprave súboru alebo výbere polí na import vznikli chyby a názvy tovarov sa vytvorili nesprávne.

Špecifiká zaznamenávania cien pri importe tovaru s nulovým množstvom

Import sa často používa na hromadné precenenie: nahrá sa cenník dodávateľa, aby sa aktualizovali maloobchodné ceny. Používatelia sa však stretávajú s tým, že zmena maloobchodnej ceny sa nezobrazuje v «Protokole precenenia» ani vo formulári «Zmena predajnej ceny».

Prečo sa precenenie nezaznamená? 

Táto situácia vzniká vtedy, keď sa precenenie vykonáva importom tovaru s nulovým množstvom a novou maloobchodnou cenou. Logika programu je taká, že fakt zmeny predajnej ceny sa nezaznamená vo formulári «Zmena predajnej ceny» pre centrum evidencie príjmového dokladu, pretože tovar sa v skutočnosti nenachádza na zostatku tohto skladu.

Ak sa však ten istý tovar fyzicky nachádza, teda má zostatky, v iných centrách evidencie vašej obchodnej siete a máte zapnutú synchronizáciu cien medzi predajňami, pre tieto sklady sa zmena ceny úspešne zaznamená do histórie.