Oneskorené faktúry, budúce dátumy a „zmiznuté“ zostatky: ako správne kontrolovať pohyby medzi skladmi

Analýza záznamov technickej podpory Torgsoft ukazuje, že jedna z najčastejších požiadaviek používateľov sa týka nesprávneho zobrazenia množstva tovaru po interných presunoch. Podnikatelia sa sťažujú, že tovar «zmizne» zo skladu, zostatky nesedia alebo na virtuálnom sklade «Tovar na ceste» vznikajú mínusy.

V 90 % prípadov technický problém nespočíva v systémovej chybe, ale v nesprávnej práci s dátumami aktívnych dokladov a ignorovaní stavu «Odložený doklad».

Nižšie si rozoberieme mechaniku tohto problému a spôsoby, ako sa mu vyhnúť.

Hlavná príčina «zmiznutia»: budúci dátum v aktívnom doklade

Na zrýchlenie práce systému (aby sa formulár «Stav skladu» otváral okamžite) Torgsoft používa metódu statického zostavenia skladu. To znamená, že stav skladu sa ukladá v samostatnej tabuľke a aktualizuje sa priamo v momente zaúčtovania skladového dokladu.

Ako chyba vzniká:

1. Používateľ vytvorí doklad interného presunu. Predvolene sa vytvorí ako «Aktívny».

2. Používateľ vie, že auto s tovarom odíde až zajtra, preto ručne zmení aktuálny dátum aktívneho dokladu na budúci dátum.

3. Dôsledok: keďže doklad je aktívny, ale jeho dátum je presunutý do budúcnosti, statické zostavenie skladu zlyhá. Správne množstvo tovaru sa prestane zobrazovať vo formulári «Stav skladu». Zostane zobrazené množstvo, ktoré bolo pred zmenou dátumu dokladu.

Aby používateľ v takejto situácii videl reálny stav, musí použiť filter «Stav k dátumu» (s uvedením toho istého budúceho dátumu) alebo neustále stláčať tlačidlo «Prepočítať množstvo tovaru na všetkých skladoch».

Používanie odložených dokladov

Aby tovar «nevisel» medzi časovými obdobiami, pri budúcich presunoch sa aktívne doklady kategoricky nesmú používať.

Správny postup:

1. Nastavenia systému: prejdite do Nastavenia -> Parametre -> Doklad a zapnite prepínač «Vytvárať interné prevody ako odložené».

2. Teraz budú mať všetky vytvorené interné presuny stav «Odložený». Znamená to, že doklad je vytvorený (tovar je pripravený na odoslanie), ale ešte neovplyvňuje stav skladu.

3. Keď nastane skutočný dátum odoslania auta s tovarom (budúci dátum sa stal aktuálnym), zodpovedný pracovník prejde do Doklad -> Interný presun -> Vybrať existujúci presun (Register interných presunov).

Otvorí odložený doklad a zmení jeho stav na «Aktívny». Až v tomto momente sa tovar správne odpíše zo skladu odosielateľa a smeruje k príjemcovi.

Sklad «Tovar na ceste» a mínusové zostatky

Ak vaša obchodná sieť predpokladá, že tovar je fyzicky na ceste niekoľko hodín alebo dní, nemožno ho okamžite odpísať z Hlavného skladu a okamžite prijať na Predajňu. Na tento účel sa používa tranzitný sklad «Tovar na ceste».

Na automatizáciu tohto procesu zapnite: Nastavenia -> Parametre -> Doklad -> «Vytvárať interné prevody na sklad Tovar na ceste predvolene».

Prečo tu vznikajú «zmiznutia» a «mínusy»?

• Tovar nebol prijatý na konečnom mieste: predajňa-príjemca fyzicky dostala tovar, ale predajca neprešiel do Sklad -> Tovar na ceste -> Doklady, nevykonal «Skontrolovať doklad» a nestlačil «Prijať doklad». Výsledkom je, že tovar sa fyzicky predáva (a na pokladnici ide do mínusu), hoci systémovo je stále «v aute».

• Duplikovanie alebo čiastočné vymazanie dokladov: niekedy pracovníci prijmú doklad na dvoch počítačoch súčasne alebo omylom vymažú prepojený doklad presunu zo skladu «Tovar na ceste». To vedie k vzniku záporných zostatkov na tranzitnom sklade.

Zlaté pravidlá, ako sa vyhnúť problémom s presunmi:

1. Nikdy nenastavujte budúci dátum na «Aktívnom» doklade. Ak tovar odíde zajtra — vytvorte doklad ako «Odložený».

2. Používajte «Tovar na ceste». Príjemca je povinný systémovo prijať doklad v Torgsoft hneď po fyzickom prepočítaní krabíc.

3. Univerzálnou «tabletkou» je prepočet skladu. Ak sa po presune zdá, že tovar zmizol alebo množstvo nie je správne (najmä po manipuláciách s odloženými dokladmi), vo formulári «Stav skladu» stlačte tlačidlo «Prepočítať množstvo tovaru na všetkých skladoch». Ak bolo zlyhanie spôsobené statickým zostavením, táto akcia uvedie databázu do aktuálneho stavu.

Pravidelné školenie skladníkov a predajcov v týchto troch pravidlách zníži počet požiadaviek na technickú podporu a ušetrí majiteľovi hodiny hľadania «zmiznutého» tovaru.