Účtovanie záruky podľa sériových čísel: nastavenia a kontroly kľúčov

Záručná evidencia v programe Torgsoft je nástroj na sledovanie jednotlivých kusov tovaru (napríklad elektroniky, domácich spotrebičov, náhradných dielov), ktoré vyžadujú individuálnu identifikáciu a servis. Táto funkcionalita je dostupná po aktivácii platenej doplnkovej možnosti «Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel».

Nižšie uvádzame podrobný návod na nastavenie tohto režimu a jeho kľúčové kontroly.

1. Nastavenie záručnej evidencie

Nastavenie sa vykonáva prostredníctvom číselníka druhov tovaru. To umožňuje flexibilne určiť, ktoré skupiny tovaru vyžadujú evidenciu sériových čísel (SN).

Kroky nastavenia:

1. Prejdite do menu Tovaroznalectvo — Druh tovaru.

2. Vyberte potrebnú vetvu (skupinu tovaru) a kliknite na Zmeniť.

3. V poli Evidencia podľa sériových čísel vyberte jeden z troch režimov:

•    Neviesť záručnú evidenciu (Bez sériových čísel). Pre bežný tovar. V takom prípade môžete v karte tovaru uviesť záručnú dobu, ale systém nebude vyžadovať zadanie SN.

•    Viesť záručnú evidenciu. Umožňuje zadávať SN, ale neblokuje operácie pri nezrovnalostiach.

•    Viesť prísnu záručnú evidenciu (Odporúčané). Zabezpečuje prísnu kontrolu pohybu každého jedinečného čísla.

Nastavenie tlačových šablón. Pre každý druh tovaru môžete nastaviť individuálnu šablónu záručného listu. Urobíte to v karte druhu tovaru pomocou tlačidla «Nastavenie šablóny záručného listu». Ak nie je vybraná individuálna šablóna, použije sa všeobecná šablóna z nastavení programu.

2. Kľúčové kontroly a logika fungovania (Prísna evidencia)

Najdôležitejšie kontroly vykonáva samotný program, ak je vybraný režim «Prísna záručná evidencia». To umožňuje predísť zámene a chybám personálu.

Hlavné systémové kontroly:

• Príjem. Program nedovolí naskladniť tovar so sériovým číslom, ktoré už je na sklade (prevencia duplicít).

• Predaj. Program nedovolí predať tovar, ktorého sériové číslo sa nenachádza v skladových zásobách v programe.

• Vrátenie od zákazníka. Program zakáže vrátiť tovar, ktorého sériové číslo už figuruje na sklade (teda akoby nebol predaný).

• Nákladová cena. Tovar s prísnou záručnou evidenciou nepodlieha metóde odpisu FIFO. Pri predaji sa odpíše nákladová cena konkrétneho sériového čísla, za ktorú bolo nakúpené.

3. Prevádzkové procesy

Príjem tovaru

Pri pridávaní tovaru do príjemky sa otvorí okno na zadanie sériových čísel.

• Počet zadaných čísel musí presne zodpovedať množstvu tovaru v doklade.

• SN je možné zadávať ručne alebo skenovať čítačkou čiarových kódov.

• V tabuľke dokladu sa SN nezobrazujú, ale môžete si ich pozrieť/upraviť cez tlačidlo Evidencia sériových čísel.

Predaj a tlač záručných listov

Počas predaja po naskenovaní tovaru program vyžaduje zadanie alebo naskenovanie jeho sériového čísla. Ak sa číslo nachádza v programe medzi skladovými zásobami tohto tovaru, program vytvorí záručný list.

• Ak potrebujete do predaja naraz pridať viac kusov tovaru, môžete na zrýchlenie zapnúť možnosť «Skenovať sériové číslo v cykle».

• Nastavenia tlače záručného listu (tlačiť automaticky, ponúknuť tlač alebo netlačiť) sa nastavujú v menu Nastavenia — Parametre — Doklad.

Inventúra

Inventúra záručného tovaru umožňuje odhaliť zámenu sériových čísel (keď je fyzicky prítomné jedno číslo, ale v databáze je iné).

• Pri vytváraní inventúrneho zoznamu vyberte v poli Kategória možnosť Podľa sériových čísel.

• Ak sa zistí nezrovnalosť (jedno číslo je navyše, iné chýba), použite funkciu «Zámena sériového čísla pri zámene». To umožní automaticky opraviť posledný výdajový doklad nahradením nesprávneho čísla za skutočne nájdené.

4. Reporty a kontrola

Na analýzu sa používa menu Sklad — Záručná evidencia. Report pozostáva z dvoch hlavných kariet:

1. Zostatky záručného tovaru. Zobrazuje všetok tovar, ktorý je aktuálne na sklade, spolu s jeho sériovými číslami. Odtiaľto môžete vytlačiť etikety s jedinečnými čiarovými kódmi pre každé SN.

2. Záručná evidencia. Zobrazuje históriu predaného tovaru. Tu môžete vidieť dátum predaja, záručnú dobu a koľko dní záruky ešte zostáva. Tovar s platnou zárukou je zvýraznený zelenou farbou.

3. Vyhľadanie histórie tovaru. Úplnú históriu pohybu konkrétneho zariadenia (kedy bolo kúpené, komu bolo predané, či bolo v oprave) nájdete jednoducho naskenovaním jeho sériového čísla do vyhľadávacieho poľa vo formulári Záručná evidencia.

Dodatočné možnosti

• Súpravy. Môžete vytvárať súpravy, ktoré pozostávajú z tovaru so sériovými číslami. Pri predaji takejto súpravy program automaticky odpíše jednotlivé položky s príslušnými číslami.

• Oprava. Ak sa používa možnosť «Opravy a záručný servis», sériové číslo je kľúčovým identifikátorom pri prijatí tovaru do servisu a pri kontrole záručnej doby.