Práca s odpisovými aktmi: ako nájsť, upraviť alebo zrušiť dokument

V maloobchode často vznikajú situácie, keď je potrebné tovar vyradiť z evidencie predajne: uplynula jeho lehota spotreby, zistila sa chyba alebo poškodenie, prípadne si vlastník vezme tovar na vlastnú potrebu. 

Na evidenciu takýchto operácií sa v programe používa režim odpisu. Pri práci s týmto režimom najčastejšie vznikajú tieto otázky: 

Pozrime sa, ako to funguje.

Ako nájsť vytvorený akt odpisu

Predtým vytvorený dokument odpisu môžete nájsť niekoľkými praktickými spôsobmi:

1. Prostredníctvom "Zoznamu výdavkov". Prejdite do ponuky Sklad — Zoznam výdavkov. Tento režim slúži na zobrazenie všetkých výdajových dokladov, ako sú odpisy, vrátenia dodávateľovi, výdavky vzniknuté rozobratím kompletov a ďalšie operácie, za zvolené obdobie. Pomocou filtrov môžete rýchlo nájsť potrebný dokument.

2. Z okna vytvorenia odpisu. Prejdite do ponuky Dokument — Odpis tovaru zo skladu a kliknite na tlačidlo Vybrať existujúci dokument. Následne sa otvorí formulár Zoznam výdavkov, v ktorom už bude v poli "Druh" nastavený typ "Odpis". Po zadaní požadovaného obdobia sa zobrazí zoznam aktov a potrebný doklad budete môcť označiť kliknutím na tlačidlo Vybrať.

Ak potrebný akt nemôžete nájsť, skontrolujte, či vyhľadávate v správnom časovom období. Ak hľadáte konkrétny odpísaný tovar, skontrolujte aj nastavenie vyhľadávania, teda či sa vyhľadáva podľa čiarového kódu alebo kódu tovaru.

Ako upraviť akt odpisu

Ak dokument obsahuje chybu, môžete ho opraviť, pokiaľ nie je zatvorený.

• Zmena údajov dokumentu. V okne Zoznam výdavkov označte dokument a kliknite na tlačidlo Zmeniť. Otvorí sa okno "Skladový dokument", v ktorom môžete upraviť číslo a dátum dokumentu a tiež pridať alebo zmeniť komentár.

• Zmena smerovania. Pomocou tlačidla Zmeniť parametre priamo v režime odpisu môžete zmeniť protistranu, teda zmeniť smerovanie daného aktu, napríklad dôvod odpisu.

• Úprava obsahu aktu. Z dokumentu môžete odstrániť omylom pridaný tovar alebo pridať nový pomocou skenera alebo tlačidiel na manuálny výber zo skladu.

Podnikatelia sa často pýtajú na cenu odpisu. Tovar sa neodpisuje za maloobchodnú ani nákupnú cenu, ale výlučne za jeho obstarávaciu hodnotu. Ak odpisujete chybný tovar, napríklad poškodené oblečenie, jeho obstarávacia hodnota sa zaúčtuje ako strata, čo znižuje celkový zisk podniku. Ak sa odpisujú materiály určené na výrobu, ich obstarávacia hodnota sa prenesie do hodnoty hotového výrobku a ovplyvní zisk až po jeho predaji. Ak sa chcete uistiť, že bol tovar odpísaný správne, použite v akte odpisu tlačidlo Výpočet obstarávacej hodnoty. V prípade potreby môžete dokument vytlačiť v dvoch formátoch: podľa obstarávacej hodnoty alebo podľa maloobchodných cien.

Ako zrušiť alebo odstrániť akt odpisu

Na úplné zrušenie odpisu je potrebné doklad odstrániť. Môžete to urobiť v Zozname výdavkov pomocou tlačidla Odstrániť. Tovar sa potom automaticky vráti do evidencie skladu. Odstránenie sa povinne zaznamená v časti Súbor — Protokol činností používateľov, kde sa uloží typ dokumentu, jeho číslo, dátum, suma a používateľ, ktorý ho odstránil.

Ide o najčastejšiu otázku, ktorá vzniká pri práci s odpismi. Zákaz úprav alebo odstránenia sa uplatní v týchto prípadoch:

1. Uzavreté obdobie. Záznam nebude možné odstrániť, ak dátum dokumentu patrí do uzavretého obdobia.

2. Dokument bol zatvorený manuálne. Ak má dokument stav "Zatvorený", program zobrazí chybu "Dokument je zatvorený. Všetky operácie sú zakázané". Ak ho chcete upraviť, v časti Sklad - Zoznam výdavkov použite akciu Zmeniť stav — Otvoriť.

3. Automatické odpisy. Ide o najprísnejšie obmedzenie. Automatické akty odpisu nie je možné otvoriť, zmeniť ani odstrániť. Program ich vytvára automaticky a okamžite im nastaví stav "zatvorený". Medzi takéto dokumenty patria:

•   Odpisy, ktoré vzniknú po uzavretí inventarizačného výkazu, keď sa zistí manko tovaru.

•   Odpisy materiálov vo výrobe. Stav takéhoto materiálu nie je možné meniť ani jeho odpis priamo zrušiť. Ak chcete takýto odpis zrušiť, musíte odstrániť samotný výrobný akt, pokiaľ sa podľa neho ešte nezačala výroba produktov.

•   Odpisy náhradných dielov pri evidovaní opravy.

Ak narazíte na automaticky vytvorený dokument a program zobrazí hlásenie "Zmena je zakázaná. Dokument bol vytvorený automaticky", musíte nájsť pôvodný zdroj jeho vytvorenia, napríklad inventarizačný výkaz, výrobný akt alebo opravu, a zrušenie či úpravu vykonať prostredníctvom príslušného pôvodného režimu.