Nedostatok v distribúcii produktov: ako okamžite vytvoriť objednávku dodávateľovi na nedostatok

V obchodných sieťach často nastáva situácia, keď sa nová zásielka tovaru prijme do centrálneho skladu, ale jej množstvo je objektívne menšie než celková potreba všetkých pobočiek alebo maloobchodných predajní. Tento spôsob práce — distribúcia tovaru so súčasným zistením nedostatku a doobjednaním — je mimoriadne dôležitý na zabezpečenie plynulého predaja. 

Program Torgsoft obsahuje vstavané nástroje, ktoré pokrývajú všetky tieto potreby v jednom okne.

Nižšie podrobne vysvetlíme, ako funguje algoritmus distribúcie nedostatkového tovaru a ako systém pomáha automaticky vytvoriť objednávku na chýbajúce množstvo.

1. Automatický výpočet potreby a pomerná distribúcia

Základom správnej distribúcie je automatický výpočet množstva tovaru, ktoré potrebuje každá pobočka. V režime «Distribúcia tovaru» program používa špeciálny vzorec, ktorý si používateľ môže flexibilne nastaviť. V predvolenom nastavení má tento tvar: (<Množstvo predaja> + <Minimálna zásoba> - <Dostupné množstvo>) * n (kde n je koeficient zásoby na budúce obdobie).

Keď vyberiete akciu «Vykonať výpočet», program automaticky vyplní stĺpec «Množstvo príjmu». Ide o množstvo, ktoré bude fyzicky odoslané na danú prevádzku.

Čo sa stane, ak nie je dostatok tovaru?

Ak je v centrálnom sklade menej tovaru, než predstavuje celková potreba všetkých pobočiek, systém automaticky rozdelí dostupnú zásobu pomerne podľa ich potrieb.

2. Zobrazenie nedostatku: ako systém upozorňuje na chýbajúce množstvo

Aby vlastník alebo skladník jasne videl rozdiel medzi množstvom odosielaného tovaru a skutočnou potrebou, je v programe Torgsoft k dispozícii stĺpec «Vypočítané množstvo».

• V tomto stĺpci sa zobrazuje optimálna potreba evidenčného centra vypočítaná podľa vzorca.

• Ak je pridelené «Množstvo príjmu» menšie než «Vypočítané množstvo», bunka s vypočítanou potrebou sa zvýrazní svetlooranžovým pozadím. Ide o priamy vizuálny signál, že potreba predajne nebola úplne pokrytá.

• Používateľ môže hodnotu v stĺpci «Vypočítané množstvo» upraviť manuálne, ak vie o ďalších výnimkách alebo špecifických potrebách danej prevádzky.

Ak súčet hodnôt v stĺpci «Vypočítané množstvo» pre všetky prijímajúce pobočky presahuje skutočnú zásobu odosielateľa, daný tovar bude automaticky dostupný na doobjednanie.

3. Režim «Objednávka podľa distribúcie»: vytvorenie objednávky dodávateľovi

Ak chcete objednať chýbajúce množstvo, nemusíte opustiť režim distribúcie ani vyhľadávať tento tovar v iných ponukách. Stačí vybrať akciu «Objednávka podľa distribúcie».

Otvorí sa nový formulár so zoznamom nedostatkového tovaru rozdeleného podľa poslednej dodávky od jednotlivých dodávateľov. Tu získate informáciu o tom, u ktorého dodávateľa a za akú cenu je vhodné tovar objednať. Zobrazenie nákupných cien sa riadi prístupovými právami používateľa.

Algoritmy rýchleho objednávania

V stĺpci «Množstvo (Objednávka)» môžete potrebné množstvo zadať manuálne, systém však ponúka aj účinné nástroje automatizácie:

1. Podľa dátumu poslednej dodávky. Program automaticky vyberie dodávateľa, od ktorého bol tovar prijatý v najnovšej zásielke. Táto akcia sa vykoná automaticky pri otvorení okna.

2. Podľa zadaného dodávateľa. Ak ste zoznam filtrovali podľa konkrétneho dodávateľa, systém nastaví množstvo na objednanie práve pre neho, a to pri všetkých tovaroch, ktoré niekedy dodával.

3. Nastaviť dodávateľa a množstvo na objednanie. Táto akcia otvorí dialógové okno, v ktorom môžete hromadne určiť dodávateľa pre tovary, ktoré boli napríklad predtým zadané ako «počiatočné zásoby» a nemajú históriu skutočných nákupov.

Po kontrole zoznamu stačí kliknúť na tlačidlo «Vytvoriť objednávku dodávateľovi». Môžete tiež pridať textový komentár, ktorý sa pripojí k vytvorenému dokumentu.

 Dôležité obmedzenia, na ktoré treba pamätať: systém obsahuje vstavanú ochranu pred chybnými objednávkami. Do formulára «Objednávka podľa distribúcie» nebudú zahrnuté:

• Tovary, pri ktorých je v karte tovaru nastavený zákaz objednávania.

• Šablóny, automatické súpravy so sériovými číslami, boxy sezónneho uskladnenia a modely.

• Ak je zakázané objednávať tovar od konkrétneho dodávateľa, bude zvýraznený svetlooranžovou farbou a pole na zadanie množstva bude zablokované. To isté platí pre tovary prijaté od systémových obchodných partnerov, napríklad na základe inventarizácie, bez skutočného dodávateľa.

Vďaka tomuto nástroju sa proces distribúcie mení z rutinnej práce na analytické centrum: nielenže rozdeľujete tovar dostupný v sklade, ale zároveň okamžite reagujete na jeho nedostatok vytváraním presných a odôvodnených objednávok dodávateľom.