Manuálna inventúra: ako vytlačiť „slepý“ zoznam zásob a správne preniesť údaje do počítača

Ručná inventúra podľa vytlačeného súpisu: «slepé» počítanie a zadanie skutočných zásob

Ručná inventúra podľa vytlačeného súpisu je potrebná vtedy, keď zamestnanci počítajú tovar v predajni alebo v sklade bez prístupu k evidovaným zásobám a výsledky najprv zapisujú na papier a až potom ich zadávajú do Torgsoft. Podnikatelia sa odborníkov najčastejšie pýtajú, ako v programe vytlačiť súpis bez množstva tovaru, skryť zásoby pred predajcami, správne zablokovať tovar počas počítania, rozdeliť prácu medzi viacerých zamestnancov, rýchlo nájsť potrebnú položku pri zadávaní údajov, zaznamenať nulový stav, skontrolovať manká a prebytky a bezpečne uzavrieť súpis.

Kedy je vhodné použiť vytlačený súpis

Tento spôsob je vhodný, ak:

• na mieste skladovania nie je počítač, mobilná aplikácia alebo terminál na zber údajov;

• počítanie vykonávajú zamestnanci, ktorí nemajú vidieť evidované množstvo;

• tovar je pohodlnejšie počítať podľa regálov, miestností alebo skupín;

• výsledky musí pred zadaním do programu skontrolovať majiteľ alebo zodpovedná osoba;

• je potrebné uchovať papierový dokument s podpismi účastníkov inventúry.

Ručný spôsob pozostáva z dvoch samostatných operácií:

1. Zamestnanci spočítajú tovar a zapíšu skutočné množstvo do vytlačeného súpisu.

2. Zodpovedná osoba prenesie výsledky do Torgsoft, skontroluje rozdiely a uzavrie súpis.

Čo skontrolovať pred vytvorením súpisu

Pred začatím počítania je potrebné dokončiť alebo skontrolovať všetky doklady, ktoré ovplyvňujú stav skladu:

• príjmové doklady za skutočne prijatý tovar;

• interné presuny medzi predajňami;

• neprevzatý tovar v preprave;

• odpisy a vrátenia;

• staré neuzavreté inventúrne súpisy;

• rezervácie a tovar v skladoch tretej úrovne;

• záporné zásoby.

Fyzické umiestnenie tovaru musí zodpovedať evidenčnému stredisku, pre ktoré sa súpis vytvára. Ak sa tovar nachádza v predajni, ale jeho príjem zostáva neaktívny, program ho počas inventúry vyhodnotí ako prebytok.

Počas ručného počítania nepresúvajte tovar medzi regálmi, skladom a predajnou plochou. V opačnom prípade môže byť jedna položka spočítaná dvakrát alebo vynechaná.

Krok 1. Skryté evidované zásoby pred zamestnancami

Aby predajca nemohol prispôsobiť skutočné množstvo údajom v programe, otvorte: Nastavenia → Parametre → Prístup. Zapnite nastavenie: «Obmedziť inventúrny súpis pre vykonanie inventúry predajcom».

Potom predajca:

• nevidí množstvo tovaru na sklade v čase inventúry;

• nevidí veľkoobchodnú cenu;

• nemôže tlačiť dokumenty, v ktorých sa zobrazujú výsledky inventúry.

Toto obmedzenie platí priamo v inventúrnom súpise.

Okrem toho otvorte: Nastavenia → Parametre → Rola. Pre rolu zamestnanca zapnite: «Skryť množstvo na sklade pre tovar v inventúre».

Toto nastavenie skryje evidované množstvo položiek, ktoré sa nachádzajú v inventúre. Odporúča sa používať obe obmedzenia: prvé chráni samotný súpis, druhé — zobrazenie zásob pre príslušnú rolu v iných formulároch dostupných zamestnancovi.

Prístupové práva sú podrobne opísané v nastaveniach prístupu Torgsoft.

Krok 2. Vytvorte inventúrny súpis

Súpis je možné vytvoriť dvoma spôsobmi.

✓Cez «Stav skladu»

1. Otvorte Sklad → Stav skladu.

2. Vyberte evidenčné stredisko.

3. Pomocou filtra vytvorte požadovanú skupinu tovaru.

4. Označte položky.

5. Kliknite na «Pridať tovar do inventúrneho súpisu».

6. Vyberte existujúci súpis alebo vytvorte nový.

Tento spôsob je vhodný na čiastkovú inventúru konkrétneho tovaru.

✓Cez register súpisov

1. Otvorte Dokument → Inventúrny súpis.

2. Kliknite na «Pridať».

3. Zadajte číslo a dátum dokumentu.

4. Vyplňte pole «Popis inventúry».

5. Uložte súpis.

6. Pridajte tovar podľa vybraných druhov.

V popise je vhodné uviesť evidenčné stredisko, skupinu tovaru alebo zónu počítania, napríklad: Predajňa č. 2. Obuv: predajná plocha a sklad. Úplná kontrola zásob.

Pomôže vám to nájsť potrebný súpis a pochopiť rozsah inventúry aj po niekoľkých mesiacoch.

Krok 3. Vyberte blokovanie pre ručné počítanie

V poli «Blokovanie tovaru» vyberte: «Blokovať tovar pre ručné počítanie».

Po pridaní položky do súpisu Torgsoft:

• zablokuje ju pre predaj;

• zaznamená aktuálne množstvo na sklade;

• nastaví skutočné množstvo na hodnotu evidovaného množstva.

Vďaka tomu môže zodpovedná osoba zadať iba tie hodnoty, ktoré sa podľa papierového súpisu líšia od evidovaných.

 Toto pravidlo si však vyžaduje osobitnú pozornosť: ak tovar fyzicky chýba, je potrebné povinne zadať 0. Prázdny riadok neznamená nulu. Keďže skutočné množstvo je na začiatku nastavené na evidované množstvo, vynechaná položka zostane bez rozdielu.

Ak údaje zadáva zamestnanec, ktorý nevidí evidované zásoby, je bezpečnejšie postupne zadať skutočné množstvo pri každom riadku namiesto toho, aby sa pokúšal určovať iba rozdiely.

V režime «Blokovať tovar pre ručné počítanie» sa tovar zablokuje ihneď po pridaní do súpisu. Tým sa výsledok chráni pred predajmi medzi vytlačením formulára a zadaním skutočného množstva.

Ak predajňu nie je možné úplne zatvoriť, vykonávajte inventúru po menších skupinách: vytvorte súpis pre jeden druh tovaru alebo samostatnú zónu, spočítajte ju, zadajte výsledky a dokončite počítanie. Potom prejdite na ďalšiu skupinu.

Režim «Blokovať tovar po prvom skenovaní» je vhodnejší pre inventúru vykonávanú priamo pri počítači alebo mobilnom zariadení. Pri počítaní podľa papierového súpisu vytvárajú predaje medzi vytlačením súpisu a zadaním výsledkov riziko nesprávnych rozdielov.

Pravidlá blokovania sú uvedené v návode na vytvorenie inventúrneho súpisu.

Krok 4. Určte, čo robiť s tovarom, ktorý nie je v súpise

Pri vytváraní dokumentu sú v poli «Ak sa tovar nenájde v súpise» dostupné dve možnosti.

✓«Oznámiť chybu»

Program nepridá tovar, ktorý nie je v zozname. Tento režim je vhodný, ak sa inventúra vykonáva iba pre určenú skupinu alebo zoznam.

✓«Pridať tovar do súpisu»

Ak sa počas zadávania alebo skenovania nájde tovar, ktorý nebol v pôvodnom zozname, Torgsoft ho pridá do súpisu.

Táto možnosť je vhodná pri úplnej inventúre, ale pred pridaním je potrebné skontrolovať:

• či tovar patrí do aktuálneho evidenčného strediska;

• či nie je rezervovaný alebo v preprave;

• či nebola vytvorená duplicitná karta tovaru;

• či bol správne identifikovaný čiarový kód;

• či nejde o tovar z iného skladu.

Krok 5. Vytlačte formulár bez evidovaného množstva

V súpise kliknite na: «Tlač inventúrnych výkazov» → «Súpis pre ručné počítanie».

Štandardný formulár obsahuje:

• názov tovaru;

• čiarový kód;

• cenu;

• prázdny stĺpec pre skutočné množstvo.

Evidované množstvo sa v tomto formulári netlačí. Zamestnanec vidí, ktorý tovar má nájsť, ale nevie, koľko kusov by podľa údajov programu malo byť na sklade.

Nevyberajte «Súpis pre ručné počítanie s množstvom», ak potrebujete «slepé» počítanie: tento formulár je určený pre iný scenár a obsahuje množstvo.

Postup tlače je opísaný v oficiálnom návode «Ručná inventúra».

V štandardnej dokumentácii Torgsoft pre výkaz «Súpis pre ručné počítanie» nie je opísané samostatné štandardné nastavenie triedenia podľa čiarového kódu alebo kódu tovaru. Preto sa nemožno spoliehať na to, že bude dostupné v každej verzii a každej šablóne.

Ak je v okne tlače vašej verzie dostupný parameter poradia triedenia, môžete použiť možnosti, ktoré sú tam ponúkané. Ak taký parameter nie je k dispozícii, praktické riešenia sú:

• vytvoriť samostatné súpisy podľa druhov tovaru;

• rozdeliť formuláre podľa fyzických zón predajne;

• pridať kód tovaru alebo iné polia prostredníctvom nastavení šablóny;

• objednať úpravu tlačeného formulára s požadovaným triedením.

Pri ručnom počítaní je rozdelenie podľa regálov a zón zvyčajne spoľahlivejšie ako jeden veľký abecedný zoznam.

Krok 6. Zorganizujte fyzické počítanie

Pred začatím rozdeľte predajňu alebo sklad na zóny:

• predajná plocha;

• výklady;

• skladové priestory;

• tovar pri pokladni;

• škatule a horné police;

• rezervácie, ak sú zahrnuté do aktuálnej inventúry.

Každá zóna by mala mať zodpovedného zamestnanca. Na formulári je vhodné uviesť:

• meno zamestnanca;

• zónu počítania;

• dátum a čas;

• číslo strany;

• podpis po dokončení.

Ak sa rovnaký tovar nachádza na viacerých miestach, množstvo je potrebné buď ihneď spočítať, alebo zaznamenať ako samostatné hodnoty a následne ich kontrolovane sčítať.

Pri viacerých zamestnancoch je bezpečný postup takýto:

1. Každý dostane určené strany alebo fyzickú zónu.

2. Spočítaná zóna sa označí.

3. Tovar sa po spočítaní nepresúva.

4. Vyplnené formuláre sa odovzdajú jednej zodpovednej osobe.

5. Údaje do Torgsoft zadáva jeden operátor.

Rozdelenie priestoru medzi zamestnancov a centralizované zadávanie výsledkov znižujú riziko dvojitého počítania a protichodných opráv. Takýto postup sa odporúča aj v praktických návodoch na inventúru v maloobchode bez skenerov.

• Skutočné množstvo zapisujte čitateľne.

• Nenechávajte riadok spočítaného tovaru prázdny.

• Ak tovar chýba — zadajte 0.

• Opravu prečiarknite jednou čiarou, vedľa uveďte správnu hodnotu a podpis.

• Nepoužívajte pomlčku namiesto nuly: pri prenose údajov môže byť považovaná za vynechaný riadok.

• Ak je tovar poškodený, rezervovaný alebo nevhodný na predaj, urobte poznámku. O jeho evidencii alebo odpise sa rozhoduje samostatne.

• Po dokončení skontrolujte, či je vyplnená každá položka a či boli vrátené všetky strany.

Krok 7. Zadajte skutočné množstvo do Torgsoft

Otvorte: Dokument → Inventúrny súpis.

Ďalej:

1. Vyberte požadovaný súpis.

2. Kliknite na «Inventúra tovaru».

3. Otvorí sa formulár «Tovar v inventúre».

4. Nájdite požadovanú položku.

5. Kliknite na «Upraviť» alebo stlačte kláves F3.

6. Zadajte skutočné množstvo.

7. Alebo použite tlačidlo «Zadať skutočné množstvo tovaru».

Po zadaní hodnoty Torgsoft nastaví položke stav «Počítanie dokončené».

Vo formulári je k dispozícii pole rýchleho vyhľadávania. Okrem toho môžete:

• naskenovať čiarový kód;

• zadať čiarový kód ručne;

• zapnúť «Vyhľadávanie podľa kódu tovaru» pomocou klávesov Ctrl + W a zadať kód tovaru;

• nájsť položku v zozname a upraviť ju klávesom F3.

Ak sa rovnaký čiarový kód používa pre viacero kariet tovaru, nespoliehajte sa iba na kód. Skontrolujte názov, kód tovaru, charakteristiku a cenu. Ak program otvorí formulár na výber medzi viacerými položkami, vyberte presne tú kartu, ktorá zodpovedá spočítanej položke.

Rovnaké čiarové kódy často vznikajú vtedy, keď bol ten istý tovar vytvorený viackrát alebo sa líšia ceny či dodávatelia. Po inventúre je vhodné skontrolovať, či podnik skutočne potrebuje samostatné karty.

Krok 8. Skontrolujte, či boli zadané všetky výsledky

Pred uzavretím súpisu použite filter tovaru. V programe môžete samostatne zobraziť:

• tovar s prebytkom;

• tovar s mankom;

• tovar bez rozdielov;

• nespočítaný tovar;

• tovar, pri ktorom sa počítanie nevykonalo;

• tovar, pri ktorom bolo počítanie dokončené;

• zablokovaný a odblokovaný tovar.

Osobitne skontrolujte položky so stavom «Počítanie sa nevykonalo» alebo «Počítanie začaté». Súpis nie je vhodné uzavrieť, kým nebude zistená príčina každej takejto položky.

Torgsoft porovnáva skutočné množstvo s evidovaným:

• kladný rozdiel znamená prebytok;

• záporný — manko;

• nulový — skutočné a evidované množstvo sa zhodujú.

Pri každom významnom rozdiele:

1. Tovar znovu spočítajte.

2. Skontrolujte ostatné police, sklad, výklady a priestor pri pokladni.

3. Uistite sa, že neboli zamenené podobné modely, farby alebo veľkosti.

4. Skontrolujte, či množstvo nebolo zadané do inej karty s rovnakým čiarovým kódom.

5. Pozrite si «Pohyb tovaru».

6. Skontrolujte príjmy, predaje, odpisy, vrátenia a interné presuny.

Neupravujte skutočné množstvo podľa evidovaného iba preto, že sa rozdiel zdá nejasný. Najprv je potrebné zistiť jeho príčinu.

Vo formulári sú dostupné:

• «Denník» — zobrazuje úkony pri všetkých položkách súpisu;

• «Denník tovaru» — zobrazuje zmeny iba pri vybranej položke.

V denníku sa zobrazuje zamestnanec alebo používateľ programu, ktorý vykonal danú operáciu. Vďaka tomu môžete skontrolovať, kto a kedy zadal alebo zmenil skutočné množstvo.

Krok 9. Uzavrite súpis

Keď sú všetky položky zadané a skontrolované, kliknite na: «Uzavrieť súpis».

Pri uzavretí súpisu Torgsoft automaticky:

• vytvorí príjmový doklad na zistený prebytok;

• vytvorí doklad o odpise na zistené manko;

• nastaví evidované množstvo na hodnotu skutočného množstva;

• v príjme vytvorenom z inventúry nastaví poslednú nákupnú cenu so zohľadnením dodatočných nákladov na tovar.

Po uzavretí skontrolujte:

• číslo vytvoreného likvidačného dokladu;

• sumu príjmu;

• sumu odpisu;

• sumu manka;

• výsledky podľa druhov tovaru;

• nové zásoby v «Stave skladu».

V prípade potreby vytlačte:

• účtovný inventúrny súpis;

• výkaz o manku;

• výkaz o prebytku;

• výsledky inventúry;

• výsledky podľa druhov tovaru.

Čo robiť, ak sa po uzavretí zistí chyba

Uzavretie je možné zrušiť iba bezprostredne, kým pri tomto tovare nedošlo k ďalším pohybom. Pri zrušení program odstráni vytvorené opravné skladové doklady a znovu umožní upravovať súpis.

Ak po inventúre už došlo k predajom, príjmom, odpisom alebo presunom, uzavretie nie je možné zrušiť. Pre chybné položky je potrebné vytvoriť nový súpis, zadať správne skutočné množstvo a uzavrieť ho.

Odpovede na časté otázky

Kontrolný zoznam pre ručnú inventúru

1. Boli skontrolované príjmy, presuny, rezervácie a tovar v preprave.

2. Bolo určené evidenčné stredisko a zoznam tovaru.

3. Boli nastavené prístupové práva zamestnancov.

4. Bol vybraný režim «Blokovať tovar pre ručné počítanie».

5. Bolo určené správanie programu pri tovare, ktorý nie je v súpise.

6. Bol vytlačený «Súpis pre ručné počítanie» bez množstva.

7. Zamestnancom boli pridelené strany alebo fyzické zóny.

8. Pri všetkom chýbajúcom tovare bola zadaná hodnota 0.

9. Bolo skontrolované, či nie sú nevyplnené alebo stratené strany.

10. Skutočné množstvo bolo zadané do Torgsoft.

11. Boli skontrolované nespočítané a nedokončené položky.

12. Významné manká a prebytky boli znovu prepočítané.

13. Boli skontrolované pohyby tovaru s nejasnými rozdielmi.

14. Súpis bol uzavretý.

15. Boli skontrolované vytvorené príjmy, odpisy a zásoby v «Stave skladu».