Inventúra podľa podnikov: ako rozdeliť zásoby medzi živnostníka a s.r.o.

V jednej predajni alebo obchodnej sieti môže súčasne fungovať viacero Živnostníkov alebo právnických osôb: každý subjekt samostatne nakupuje tovar, realizuje predaj, prijíma platby a používa vlastnú RP alebo PRP, pričom sortiment je vedený v jednej databáze Torgsoft. Režim «Viesť sklad podľa podnikov» rozdeľuje zásoby rovnakého tovaru podľa ich vlastníkov bez vytvárania duplicitných kariet tovaru.

Podnikatelia sa odborníkov zvyčajne pýtajú: ako prejsť na tento režim, ku ktorému podniku priradiť tovar, ktorý bol predtým evidovaný bez podniku, ako vykonať inventúru v spoločnom sklade, či možno prebytok jedného Živnostníka započítať proti manku iného, čo program vytvorí po uzavretí inventúrneho výkazu a ako následne kontrolovať zásoby samostatne podľa Živnostníka a s.r.o.

Čo znamená sklad podľa podnikov

Pri bežnej skladovej evidencii Torgsoft zobrazuje, koľko jednotiek určitého tovaru je v konkrétnom účtovnom stredisku. Po aktivovaní nastavenia «Viesť sklad podľa podnikov» bude možné rozdeliť množstvo rovnakého tovaru podľa jednotlivých podnikov.

Napríklad v jednom sklade je 15 rovnakých balení tovaru s rovnakým čiarovým kódom:

• 9 jednotiek patrí Živnostníkovi;

• 6 jednotiek patrí s.r.o.

V celkovom zobrazení je to 15 jednotiek. Pri zobrazení podľa podnikov Torgsoft eviduje dva samostatné zostatky. Príjem, predaj, vrátenie, odpis, interný presun a inventúrna korekcia menia zásobu presne toho podniku, ktorý je uvedený v dokumente.

Režim rieši tri úlohy evidencie:

1. Zachováva jednotný sortiment. Pre rovnaký tovar nie je potrebné vytvárať samostatné karty «tovar Živnostníka» a «tovar s.r.o.» iba kvôli rozdeleniu zásob.

2. Nemieša vlastníctvo tovaru. Dostupnosť tovaru jedného podniku nezvyšuje dostupnú zásobu iného podniku.

3. Prepája skladové operácie s dokumentmi podniku. Korekcie po inventúre, odpisy a ďalšie pohyby sa vytvárajú pre podnik, pre ktorý bola operácia vykonaná.

Pole «Podnik» v príjmovom doklade existovalo v Torgsoft aj predtým: umožňovalo rozdeľovať dokumenty a tovarovo-peňažné saldá s dodávateľmi. Režim skladu podľa podnikov funguje prísnejšie — rozdeľuje nielen dokumenty, ale aj aktuálne množstvo tovaru na sklade.

Čím sa tento režim líši od priradenia druhu tovaru k podniku

V Torgsoft existujú dva rôzne mechanizmy, ktoré si netreba zamieňať:

• «Priradiť druh tovaru k podniku a podľa neho rozdeľovať predaj» — priraďuje celú skupinu tovaru ku konkrétnemu podniku;

• «Viesť sklad podľa podnikov» — eviduje skutočné množstvo každého tovaru samostatne podľa podnikov.

Prvý mechanizmus je vhodný vtedy, keď sú skupiny tovaru jednoznačne rozdelené: napríklad jedna spoločnosť vždy predáva alkohol a druhá — domáce potreby. Sklad podľa podnikov je potrebný vtedy, keď rovnaká položka môže súčasne patriť rôznym Živnostníkom alebo s.r.o.

Tieto nastavenia realizujú rozdielne modely evidencie and nemali by sa používať súčasne. Pred prechodom je potrebné určiť, ktorý model zodpovedá skutočným nákupom a vlastníctvu tovaru.

Kedy je potrebná prísna evidencia zásob

Režim je vhodný, ak sú súčasne splnené tieto podmienky:

• v jednej databáze Torgsoft pracuje viacero podnikov;

• podniky majú spoločný sortiment alebo fyzicky skladujú tovar v rovnakých priestoroch;

• každý Živnostník alebo s.r.o. samostatne eviduje nákup a predaj tovaru;

• je potrebné vidieť nielen celkové množstvo, ale aj vlastníka každej časti zásoby;

• predaj, vrátenia, odpisy a inventúrne korekcie sa musia vykonávať za príslušný podnik.

Ak je v databáze viacero podnikov iba kvôli tlači rôznych údajov, ale vlastníctvo tovaru sa nerozdeľuje, nastavenie «Viesť sklad podľa podnikov» nie je vhodné aktivovať.

Čo pripraviť pred prechodom

Aktivovanie nastavenia «Viesť sklad podľa podnikov» mení spôsob výpočtu aktuálneho stavu skladu. Nie je to bežné vizuálne nastavenie, ktoré by sa malo zapínať iba na skúšku v pracovnej databáze.

Pred prechodom je potrebné:

1. Vytvoriť aktuálnu záložnú kópiu databázy.

2. Skontrolovať zoznam podnikov. Pre každého Živnostníka a s.r.o. musia byť správne vyplnené údaje, bankové účty a ďalšie parametre používané v dokumentoch.

3. Skontrolovať PRP, RP a bezhotovostné platby. Každá RP alebo PRP musí byť prepojená s príslušným podnikom a bankové účty a merchanty bankových terminálov musia byť preň správne nastavené.

4. Určiť dátum prechodu. K tomuto dátumu je potrebné dokončiť neuzavreté skladové operácie a dohodnúť obdobie, keď predaj a presuny nebudú prekážať pri počítaní.

5. Určiť vlastníka skutočných zásob. Zdrojom majú byť príjmové doklady, dokumenty dodávateľov, údaje o presunoch a ďalšie potvrdenia. Torgsoft nedokáže samostatne určiť, ktorému podniku patrí fyzicky rovnaký tovar.

6. Skontrolovať kritické scenáre. Pred prechodom je vhodné na kópii databázy otestovať príjem, maloobchodný predaj, vrátenie, interné presuny, faktúry, rezervácie, sériové čísla, kompletizáciu a výrobu, ak ich podnik používa.

Ako zapnúť skladovú evidenciu podľa podnikov

Nastavenie sa nachádza v menu Nastavenia → Parametre → Dokument.

Je potrebné:

1. zapnúť «Výber podniku je povinný pre skladové a finančné dokumenty»;

2. aktivovať «Viesť sklad podľa podnikov»;

3. vykonať prepočet skladu podľa programu.

Po aktivácii sa pole «Podnik» stáva povinným v dokumentoch, ktoré ovplyvňujú sklad. Ak podnik nie je uvedený, program nemá na základe čoho určiť, koho zásoba sa má zvýšiť alebo znížiť.

Ako rozdeliť počiatočné zásoby medzi Živnostníka a s.r.o.

Prechod pozostáva z dvoch samostatných krokov:

1. odstrániť starý zostatok, ktorý vznikol bez rozdelenia podľa podnikov;

2. nastaviť počiatočné množstvo pre každý podnik.

Tovar evidovaný bez podniku

Dokumenty vytvorené pred prechodom bez uvedenia podniku sa nemôžu automaticky zmeniť na dokumenty konkrétneho Živnostníka alebo s.r.o. V prísnom režime by takéto zásoby nemali vstupovať do bežných operácií podnikov.

Pre ne je určený samostatný prechodový postup: zásoby bez podniku sa vynulujú a následne sa správne množstvo nastaví už pre konkrétne podniky.

Túto fázu netreba nahrádzať svojvoľnými spätnými odpismi a príjmami. Takýto postup môže skresliť pohyb tovaru, nákladovú cenu a vyrovnanie s dodávateľmi.

Nastavenie zásob pre každý podnik

Po vynulovaní nerozdeleného skladu sa vytvoria samostatné inventúrne výkazy:

• pre každé účtovné stredisko;

• pre každého Živnostníka alebo s.r.o. (pre každý podnik);

• v prípade potreby — samostatne podľa skupín tovaru, ak je inventúra organizovaná po častiach.

Ak sú v predajni dva podniky a tri účtovné strediská, na úplný prechod môže byť potrebných až šesť súborov výkazov: samostatný výkaz pre každú kombináciu «účtovné stredisko + podnik».

Dátum týchto výkazov sa fakticky stáva bodom, od ktorého zásoby v databáze zodpovedajú rozdeleniu tovaru medzi podnikmi.

Ako vykonať inventúru podľa podniku

Výkaz sa vytvára v menu Dokument → Inventúrny výkaz pre každé účtovné stredisko (predajňu) samostatne. Pri vytváraní dokumentu inventúrneho výkazu je potrebné uviesť podnik, pre ktorý sa inventúra vykonáva.

Jeden výkaz kontroluje zásobu jedného podniku. Ak rovnaký tovar patrí Živnostníkovi aj s.r.o., jeho množstvo sa zadáva do dvoch rôznych výkazov. Spoločné fyzické počítanie možno organizovať súčasne, but výsledky je potrebné rozdeliť podľa vlastníkov ešte pred ich zadaním do programu.

Postup práce:

1. vytvorte výkaz pre určené účtovné stredisko a podnik;

2. pridajte doň tovar, ktorý je potrebné skontrolovať;

3. spočítajte skutočné množstvo patriace práve tomuto podniku;

4. zadajte alebo naskenujte výsledok;

5. skontrolujte položky s mankom, prebytkom a nulovým skutočným množstvom;

6. zopakujte počítanie sporných položiek;

7. po kontrole výkaz uzavrite;

8. vytvorte a skontrolujte výkazy ostatných podnikov.

Aktuálne evidované množstvo v takomto výkaze sa preberá zo skladu uvedeného podniku. Celková zásoba ostatných Živnostníkov a s.r.o. nemá vplyv na výsledok tohto výkazu.

Ak rovnaký tovar nie je fyzicky oddelený

Rovnaký čiarový kód neobsahuje informáciu o vlastníkovi konkrétnej jednotky. Ak sú balenia, modely a spotrebiteľské vlastnosti rovnaké, pri inventúre je potrebné použiť dodatočný znak:

• šaržu alebo príjmový doklad;

• sériové číslo;

• samostatnú zónu alebo miesto skladovania;

• interné označenie;

• vopred pripravený register rozdelenia.

Ak nie je možné objektívne určiť vlastníka, zodpovedná osoba musí schváliť rozdelenie pred uzavretím výkazov. Program iba zaznamenáva prijaté rozhodnutie; nevytvára vlastnícke právo k tovaru.

Je možné počítať tovar počas predaja?

Technicky má inventúra v Torgsoft rôzne možnosti blokovania tovaru. Pri prechode na evidenciu podľa podnikov je vhodné vykonať počítanie v období bez predaja, príjmu a presunov.

Ak predajňa naďalej funguje, je potrebné zaznamenať čas začiatku počítania a zohľadniť všetky operácie vykonané po tomto čase. Inak budú fyzické množstvo a stav skladu zodpovedať rôznym časovým okamihom.

Čo sa stane po uzavretí výkazu

Po uzavretí Torgsoft zosúladí evidované množstvo so skutočným:

• na prebytok sa vytvorí príjmový doklad;

• na manko sa vytvorí doklad o odpise;

• oba dokumenty patria podniku uvedenému vo výkaze.

Preto prebytok jedného podniku nemôže automaticky pokryť manko druhého. Ak má Živnostník pri tovare prebytok dve jednotky a s.r.o. manko dve jednotky, program ich eviduje ako dve samostatné nezrovnalosti, aj keď celkové množstvo v predajni súhlasí.

Pred konečnou analýzou skontrolujte sumy príjmu, odpisu, manka a rozdielov. Ak výkaz potrebuje aktualizovať sumy, použite akciu «Prepočítať sumy».

Uzavretie možno zrušiť iba bezprostredne po spracovaní výkazu, kým pri tovare nebol vykonaný ďalší pohyb. Ak po uzavretí už prebehli predaje, príjmy alebo presuny, je správnejšie vytvoriť nový opravný výkaz iba pre chybné položky.

Ako skontrolovať správnosť rozdelenia

Po prechode je potrebné skontrolovať nielen celkové množstvo, ale aj tri úrovne údajov:

1. Zásoba každého podniku. Vo formulári stavu skladu zapnite zobrazenie podľa podnikov a skontrolujte celkové množstvo tovaru pre jeden z podnikov pomocou vyhľadávania a filtrovania informácií podľa konkrétneho podniku.

2. Celková zásoba predajne. Súčet zásob všetkých podnikov musí zodpovedať skutočnému množstvu tovaru.

3. Dokladový pôvod. Pri vybraných položkách skontrolujte pohyb: príjem, inventúrna korekcia, predaj, vrátenie a presun musia patriť tomu istému podniku.

Samostatne skontrolujte:

• či nezostal tovar v kladnom množstve bez podniku;

• či neexistujú záporné zásoby pre konkrétneho Živnostníka alebo s.r.o.;

• či sa súčet rozdelených zásob nelíši od celkového fyzického počtu;

• či bola nákladová cena správne vypočítaná po vytvorení počiatočných zásob;

• či sa v nových skladových dokumentoch dopĺňa správny podnik;

• či sa platby a fiškálne doklady vytvárajú pre príslušné PRP a účty.

Ako režim ovplyvňuje ďalšie operácie

Príjem a odpis

V dokumente sa uvádza podnik. Tovar zvýši alebo zníži iba jeho zásobu. Tovar iného podniku nemožno týmto dokumentom odpísať.

Interný presun

Aktívny interný presun sa vykonáva podľa podniku. Neplatná alebo odložená faktúra bez uvedeného podniku môže obsahovať tovar rôznych podnikov. Pri aktivovaní takéhoto dokumentu ho Torgsoft rozdelí na samostatné presuny podľa podnikov.

Interný presun premiestňuje tovar medzi účtovnými strediskami, ale nemení jeho vlastníka. Prevod tovaru od jedného Živnostníka k druhému je samostatná hospodárska operácia a nemal by sa maskovať ako bežný interný presun.

Predaj

Ak je tovar dostupný iba na sklade jedného podniku, Torgsoft ho môže určiť automaticky. Ak sa rovnaká položka nachádza vo viacerých podnikoch, pri jej pridávaní je potrebné vybrať, čí tovar sa predáva.

Ak jeden predajný formulár obsahuje tovar rôznych podnikov, program rozdelí operáciu na samostatné predaje. Pri správnom nastavení PRP pre každý podnik sa vytvoria samostatné fiškálne doklady. Možnosť práce viacerých Živnostníkov alebo právnických osôb a automatického rozdelenia predaja je opísaná na oficiálnej stránke Programovej registračnej pokladnice Torgsoft.

Vrátenie od zákazníka

Tovar je potrebné vrátiť na sklad toho podniku, od ktorého bol predaný. Podnik sa určuje podľa pôvodného predaja alebo výdajky. Svojvoľná zmena podniku pri vrátení skreslí zásoby a platby.

Faktúry a obchodné ponuky

Obchodná ponuka môže obsahovať tovar rôznych podnikov. Pri vytváraní faktúr ich Torgsoft rozdelí podľa podnikov. Do faktúry alebo výdajky sa pridá tovar zo skladu podniku príslušného dokumentu.

Kompletizácia a rozkompletizácia

V dokumentoch kompletizácie sa uvádza podnik, v mene ktorého sa vytvára odpis komponentov a príjem hotového kompletu. Pri rozkompletizácii sa komponenty vracajú na sklad toho podniku, ktorému komplet patril.

Nákladová cena

Nákladová cena sa vypočítava s ohľadom na podnik a pohyb tovaru. Ak rovnaký tovar prijali rôzne podniky za rôzne nákupné ceny, ich zásoby a finančný výsledok sa nesmú miešať.

Konkrétny algoritmus závisí od metódy výpočtu nákladovej ceny zvolenej v databáze, preto je po prechode potrebné cenu prepočítať a skontrolovať na niekoľkých kontrolných položkách.

Odpovede na časté otázky

Kontrolný zoznam po prechode

1. Všetky podniky sú vytvorené a majú správne údaje.

2. PRP a RP sú prepojené s príslušnými podnikmi; bankové účty a merchanty bankových terminálov sú pre ne nastavené.

3. Zásoby bez podniku boli vynulované.

4. Pre každé účtovné stredisko boli spracované výkazy pre každý podnik.

5. Súčet zásob Živnostníka a s.r.o. zodpovedá skutočnému množstvu tovaru.

6. Podľa podnikov neexistujú neopodstatnené záporné zásoby.

7. Inventúrne príjmy a odpisy boli skontrolované.

8. Nákladová cena bola prepočítaná a výberovo skontrolovaná.

9. Testovací príjem, predaj, vrátenie a interný presun sa vykonávajú za správny podnik.

10. Zmiešaný predaj sa správne rozdeľuje na predaje, platby a fiškálne doklady.