Kontrolné body a sklady úrovne 3: Prečo sa „Stav skladu“ a „Pohyb tovaru“ nezhodujú

Kontrolné body a sklady 3. úrovne v Torgsoft: prečo vznikajú rozdiely medzi «Stavom skladu» a «Pohybom tovaru» a ako ich odstrániť

V každodennej praxi maloobchodu a veľkoobchodu je presná evidencia zásob mimoriadne dôležitá pri prijímaní manažérskych rozhodnutí, vytváraní objednávok a kontrole personálu. Program Torgsoft poskytuje účinné nástroje na monitorovanie: formulár «Stav skladu» na rýchle posúdenie dostupnosti tovaru a «Pohyb tovaru» na podrobnú analýzu každej operácie. Počas práce však podnikatelia často riešia otázky:

Odpovede na tieto otázky najčastejšie súvisia s mechanizmom fungovania kontrolných bodov, technickými skladmi 3. úrovne a správnym používaním filtrov programu.

1. Kontrolné body a dôsledky nesprávneho uzavretia obdobia

Na zabezpečenie vysokej rýchlosti systému pri vytváraní výkazov a otváraní «Stavu skladu» používa Torgsoft metódu statického výpočtu skladu. Keď uzavriete alebo zablokujete určité obdobie (mesiac) v ponuke «Analýza» — «Obdobie», program automaticky vytvorí kontrolný bod.

Kontrolný bod je akási «snímka» databázy, ktorá zaznamenáva množstvo a obstarávaciu cenu tovaru v okamihu uzavretia obdobia. Pri výpočte tovaru na skladoch program vezme hodnotu kontrolného bodu z predchádzajúceho obdobia a pripočíta k nej iba nové doklady. Výrazne to zrýchľuje prácu, ale prináša aj určité riziká:

• Uzavretie počas aktívnej prevádzky. Ak sa obdobie uzavrie v čase, keď predajne aktívne pracujú a spracúvajú doklady, kontrolný bod môže zaznamenať nesprávne údaje. V dôsledku toho môže tovar jednoducho «zmiznúť» zo zobrazenia vo formulári «Stav skladu».

• Zmeny v uzavretom období. Ak sa používateľom určitým spôsobom podarilo upraviť alebo odstrániť doklady v už uzavretom období bez jeho oficiálneho otvorenia a opätovného uzavretia (napríklad zrušením interného presunu alebo zmenou dátumu príjemky na uzavretý mesiac), kontrolný bod sa automaticky neaktualizuje.

• Rozdiel v údajoch. V takýchto situáciách formulár «Pohyb tovaru» (alebo skladová evidenčná karta) zobrazí správne množstvo, pretože sa vypočítava podľa jednotlivých dokladov, zatiaľ čo «Stav skladu» zobrazí nesprávne údaje na základe «poškodeného» kontrolného bodu.

2. Sklady 3. úrovne: rezervné a technické sklady

Ďalšou príčinou rozdielov je nesprávne pochopenie štruktúry skladov v Torgsoft. Okrem bežných evidenčných centier (predajní alebo skladov) existujú aj sklady 3. úrovne. Program ich vytvára automaticky pri používaní určitých režimov a neodporúča sa vytvárať ich manuálne.

Medzi sklady 3. úrovne patria:

• Sklad dočasného uskladnenia (Rezerva). Keď si zákazník objedná tovar (napríklad v režime «Predaj s vystavením účtu») a tento tovar sa rezervuje, systém automaticky vytvorí doklady interného presunu na sklad 3. úrovne. Z pohľadu počítačovej evidencie sa tento tovar už nenachádza na hlavnom sklade predajne.

• Tovar na ceste. Používa sa pri presune tovaru medzi predajňami. Kým tovar nie je prijatý v cieľovej prevádzke, zostáva na technickom sklade 3. úrovne.

• Sklad tovaru v zálohe. Vytvára sa pri špecifických operáciách so zálohami.

Ak predajca kontroluje zásoby hlavného evidenčného centra, rezervovaný tovar neuvidí, pretože bol presunutý na sklad 3. úrovne. Ak vlastník otvorí «Všetky sklady» bez pochopenia tejto hierarchie, môže vidieť celkové množstvo, ale nemusí rozumieť, prečo sa daný tovar nedá predať. Okrem toho je pri porovnávaní priemernej obstarávacej ceny zásob vo výkazoch (napríklad «Analýza predaja podľa druhov tovaru») s údajmi v «Stave skladu» potrebné vylúčiť sklady 3. úrovne, inak sa údaje nebudú zhodovať.

3. Úloha filtra «Vrátane podskupín»

Na správne zobrazovanie informácií vo výkazoch (napríklad v «Obratovej zostave podľa množstva» alebo v «Pohybe tovaru») je mimoriadne dôležité správne nastaviť filter podľa evidenčných centier.

Keď otvoríte filter «Evidenčné centrum», zobrazí sa hierarchia vašich predajní. Ak aktivujete prepínač «Vrátane podskupín», pri výbere evidenčného centra 2. úrovne (vašej hlavnej predajne) program automaticky vyberie aj podriadené sklady 3. úrovne (rezervy, tovar na ceste a podobne).

Ak tento prepínač nie je aktivovaný, uvidíte pohyb tovaru a zásoby iba na hlavnom sklade. Tovar, ktorý bol presunutý do rezervy alebo zostal v stave «na ceste», sa do výkazu nezahrnie, čo môže vytvárať dojem rozdielu medzi celkovým stavom skladu a pohybom tovaru.

4. Postup kontroly a prepočtu na odstránenie rozdielov

Ak sa podnikatelia stretnú s rozdielmi alebo so zmiznutím tovaru z evidencie, technická podpora Torgsoft odporúča jasný postup:

Ide o prvý a najjednoduchší krok. Prejdite do «Sklad» — «Stav skladu» — tlačidlo «Prepočítať množstvo» — «Prepočítať množstvo tovaru na všetkých skladoch». Ak problém spôsobila dočasná chyba zobrazenia, tovar sa opäť zobrazí.

Ak bežný prepočet nepomôže a rozdiel vznikol po uzavretom období, problém môže byť v kontrolných bodoch. Prejdite do «Analýza» — «Obdobie». Pri uzavretých obdobiach sa nachádza ikona stavu skladu — ide o kontrolný bod. Kontrolné body je potrebné znova vytvoriť pomocou akcie «Vytvoriť kontrolný bod», pričom sa musí postupovať zdola nahor, chronologicky od najstaršieho uzavretého obdobia po najnovšie.

Niekedy môže kontrolný bod zostať v otvorenom období (napríklad ak bolo obdobie omylom otvorené, ale kontrolný bod nebol odstránený). V takom prípade zmeny v dokladoch neovplyvnia stav skladu. Toto obdobie je potrebné zablokovať alebo uzavrieť, prepočítať množstvo a v prípade potreby ho znovu otvoriť.

Ak predchádzajúce kroky nepomohli, otvorte «Sklad» — «Pohyb tovaru» — «Skladová evidenčná karta tovaru» pre problémovú položku. Tento výkaz zobrazí celú históriu: každý príjem, predaj a interný presun. Je potrebné vyhľadať predaje do mínusu, nesprávne dátumy dokladov (napríklad rok 1899) alebo presuny, ktoré zostali «zaseknuté» na skladoch 3. úrovne.

Aby ste podobným problémom v budúcnosti predišli, pred uzavretím každého mesiaca sa dôrazne odporúča skontrolovať záporné zásoby vo formulári «Obdobie» pomocou tlačidla «Tlač záporných zásob za obdobie». Všetky záporné zásoby je potrebné odstrániť pomocou inventúry k poslednému dňu mesiaca a až potom obdobie uzavrieť.

Dodržiavanie týchto pravidiel pomáha zabezpečiť, aby boli «Stav skladu» a skutočný «Pohyb tovaru» synchronizované a aby počítačová evidencia zodpovedala skutočnému stavu vo vašom podnikaní.