Riadenie zásob: ako sa vyhnúť duplicitám, obmedziť práva zamestnancov a sledovať zmeny

Ako urobiť poriadok v databáze tovarov: fixácia názvov, oprava duplicít a kontrola predajcov

Neexistencia jednotných štandardov v číselníkoch (napríklad v strome druhov tovaru) pri decentralizovanom zadávaní údajov vedie k chaosu v obchodnej sieti. Keďže klasifikáciu a opis tovaru v rôznych predajniach môžu robiť rôzni ľudia, program môže vytvárať rôzne opisy pre rovnaký tovar. Napríklad v jednej predajni môže používateľ nazvať vetvu stromu «Hračky» a v inej — «Hračka», hoci sa tam nachádza rovnaký tovar. Keď vznikne úloha zhromažďovať a spoločne analyzovať informácie o fungovaní celej siete na centrálnom počítači, takéto rozdielne opisy vedú k nejednoznačnosti analýzy.

Na obmedzenie tohto chaosu a zabezpečenie jednotnej klasifikácie, ktorá je základom správnej analýzy, sa v systéme Torgsoft používa kombinácia centralizovanej správy číselníkov, prísneho rozdelenia prístupových práv a auditu činností personálu.

1. Centralizácia správy číselníkov

Jedným z hlavných spôsobov riešenia problému je vedenie spoločného klasifikátora skupín (druhov) tovaru výlučne na jednom riadiacom počítači (napríklad v centrálnom sklade alebo v kancelárii majiteľa) a prenos všetkých zmien na ostatné počítače v predajniach.

Na to je potrebné nastaviť prístupové práva tak, aby iba jedna zodpovedná osoba mala právo meniť strom druhov tovaru.

• Prejdite do položky menu Nastavenia — Parametre — karta Prístup a venujte pozornosť parametru Povolené meniť druhy tovaru.

• Ak zaškrtávacie políčko nie je označené, žiadny používateľ s touto rolou nebude môcť meniť skôr vytvorený strom druhov tovaru.

2. Obmedzenie prístupových práv na úrovni používateľov a rolí

Aby sa predišlo situácii, keď radový personál omylom alebo úmyselne naruší štruktúru číselníkov, používa sa flexibilný systém administrácie.

• Zákaz úprav. V karte nastavenia práv konkrétneho používateľa (položka menu Nastavenia — Používatelia) je potrebné zrušiť označenie možnosti Povolené upravovať Druhy tovaru. Napríklad absencia tohto oprávnenia neumožní bežnému predajcovi z neznalosti alebo nepozornosti urobiť chyby, ktoré povedú k nepresnostiam v celkovej evidencii.

• Obmedzenie viditeľnosti číselníkov. Môžete fyzicky obmedziť, ktoré vetvy číselníka konkrétny zamestnanec vidí. Pomocou nastavenia Obmedziť prístup k druhom tovaru v Sprievodcovi nastavením prístupových práv možno označiť iba tie kategórie, s ktorými má zamestnanec povolené pracovať.

• Fixácia názvu tovaru. Pri importe alebo ručnom vytváraní možno použiť nastavenie fixácie názvu tovaru, aby sa zabránilo jeho ďalšej zmene radovým personálom (tlačidlo Fixovaný názov tovaru v karte tovaru).

3. Kontrola a audit zmien

Ak k zmenám predsa len dôjde, majiteľ alebo systémový administrátor musí mať nástroje na zistenie toho, kto presne porušil štandardizáciu. Na tento účel je v systéme k dispozícii niekoľko protokolov zaznamenávania:

• Viesť protokol zmien dokumentov. Ak zapnete tento prepínač v Nastavenia — Parametre — Prístup, v menu Súbor sa objaví položka Protokol zmien dokumentov, kde sa budú ukladať podrobné informácie o tom, kto a ako menil údaje.

• Protokol činností používateľa pre formuláre úprav. Tento režim (nachádza sa v menu Súbor) umožňuje prísne kontrolovať zmeny práve vo formulároch úprav. Zaznamenáva sa v ňom dátum, čas, zoznam prvkov, ktoré používateľ upravoval, ako aj stará hodnota pred úpravou a nová hodnota po úprave. To umožňuje okamžite nájsť vinníka, ktorý vytvoril duplikát alebo premenoval referenčný záznam v číselníku.

Zavedenie týchto pravidiel mení databázu zo súboru chaotických záznamov rôznych predajcov na štruktúrovaný, chránený systém, kde sú číselníky referenčné a chránené pred neoprávnenými zásahmi.

Otázky štandardizácie číselníkov, nastavenia práv a kontroly činností personálu sú mimoriadne aktuálne. Používatelia sa často stretávajú s dôsledkami decentralizovaného zadávania údajov alebo hľadajú nástroje na predchádzanie chybám.

Otázky na túto tému možno rozdeliť do troch hlavných kategórií.

I. Otázky týkajúce sa auditu a hľadania "vinníkov" zmien

Keď v databáze vznikne zmätok, majitelia sa snažia zistiť, ktorý zo zamestnancov zadal nesprávne údaje alebo zmenil dokumenty.

— Ak chcete zistiť, kto a o koľkej hodine upravoval faktúry, je potrebné použiť režim «Protokol zmien dokumentov», ktorý sa nachádza v položke hlavného menu «Súbor». Táto sekcia je určená práve na sledovanie a zaznamenávanie zmien v rôznych skladových a finančných dokumentoch (ako sú príjemky, predaje, vrátenia a podobne). Upozorňujeme, že aby sa táto položka objavila v menu a aby sa začali zaznamenávať informácie o činnostiach používateľov, je potrebné vopred zapnúť prepínač «Viesť protokol zmien dokumentov», ktorý sa nachádza na ceste «Nastavenia — Parametre — karta Prístup».

— Áno, činnosť predajcu počas inventúry možno podrobne sledovať pomocou špeciálneho nástroja programu. Na to je potrebné priamo v otvorenom inventúrnom hárku stlačiť tlačidlo «Protokol», po ktorom sa zobrazí okno «Inventúrny protokol», v ktorom sa uchováva história všetkých úkonov s tovarom. V tomto protokole je stĺpec «Autor», kde sa zaznamenáva meno zamestnanca (alebo používateľa programu), ktorý vykonal konkrétnu operáciu, čo umožňuje majiteľovi alebo administrátorovi jednoducho skontrolovať, kto presne a kedy vykonal zmeny v hárku počas inventúry.

— Na zobrazenie všeobecných činností personálu použite menu «Súbor» – «Protokol činností používateľov», kde sa automaticky zaznamenávajú všetky hlavné udalosti, upozornenia a chyby. Ak chcete skontrolovať históriu úprav faktúr a iných skladových alebo finančných dokumentov, prejdite do «Súbor» — «Protokol zmien dokumentov» (táto funkcia musí byť vopred zapnutá v nastaveniach prístupu). Fakt, čas a autora ručnej zmeny predajnej ceny tovaru možno hromadne sledovať cez režim «Sklad» — «Zmena predajnej ceny», alebo individuálne pre konkrétnu položku priamo vo formulári stavu skladu pomocou tlačidla «Podmienky predaja tovaru» a výberom položky «História zmien ceny a zľavy».

II. Požiadavky týkajúce sa správy číselníkov a blokovania názvov

Používatelia často žiadajú pomoc s nastavením pravidiel tak, aby sa názvy tovarov tvorili podľa jednotného štandardu a aby ich nebolo možné narušiť.

— Áno, v programe je možné hromadne zablokovať názov pre celú skupinu tovarov, aby sa zabránilo jeho ďalšej zmene. Na to je potrebné prejsť do režimu «Tovaroznalectvo» — «Úplný zoznam tovarov a služieb», pomocou viacriadkového výberu označiť všetky potrebné tovary zo skupiny a potom použiť funkciu nastavenia príznaku fixácie názvu tovaru (tlačidlo «Fixovaný názov tovaru»), po čom bude názov všetkých vybraných položiek zafixovaný ako nemenný, hoci ostatné polia v ich kartách zostanú dostupné na úpravu.

— Ak chcete hromadne odstrániť kód položky, sezónu alebo inú charakteristiku z názvov tovarov, je potrebné upraviť globálne pravidlo tvorby názvu. Na to prejdite do menu «Nastavenia — Parametre — karta Tovar — Názov», stlačte tlačidlo «Nastaviť» a v otvorenom formulári vypnite prepínače pri tých charakteristikách, ktoré sa už nemajú zobrazovať v opise. Aby sa toto nové pravidlo hromadne použilo na už existujúce položky tovaru v databáze, ich názvy treba aktualizovať; to možno urobiť napríklad pomocou akcie «Aktualizovať názov tovaru» na karte «Tovar» v režime «Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb».

— Situácia, keď sa po zrušení označenia «Zúčastňuje sa v názve» priamo v karte druhu tovaru názvy položiek automaticky neaktualizovali, najčastejšie súvisí s vypnutým systémovým nastavením. Program automaticky mení názvy po úprave číselníkov iba vtedy, ak je na ceste «Nastavenia — Parametre — Evidencia» zapnutý prepínač «Automaticky meniť názov tovaru». Upozorňujeme, že táto možnosť sa stáva aktívnou a dostupnou na zapnutie iba vtedy, keď je v tých istých parametroch na karte «Obchodná sieť» pre pole «Vyhľadávanie tovaru pri prijímaní balíkov» nastavená hodnota «Podľa čiarového kódu tovaru»

Mnohé otázky sa týkajú opravy nesprávnej klasifikácie: 

— Áno, v programe je možné hromadne presunúť zoznam tovarov z jedného priečinka (vetvy stromu druhov tovaru) do iného. Na to je potrebné priamo v nastaveniach číselníka druhov tovaru vybrať vetvu, ktorej tovary sa presúvajú, stlačiť tlačidlo «Presunúť tovar» a potom určiť cieľovú vetvu, do ktorej treba presunúť nomenklatúru. Okrem toho, ak potrebujete presunúť nie celú kategóriu, ale iba jednotlivé položky, alebo opraviť nesprávnu klasifikáciu, najpohodlnejšie je použiť režim «Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb» (karta «Priradenie číselníkov»): tam môžete zoznam filtrovať, vybrať potrebné tovary a hromadne zmeniť ich väzbu na nový druh tovaru. Práve tieto nástroje odporúčajú špecialisti technickej podpory používať na rýchle kopírovanie alebo presúvanie tovarov do inej vetvy katalógu.

— Ak chcete opraviť chybné presunutie tovaru do inej vetvy číselníka, je potrebné použiť režim «Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb» a prejsť na kartu «Definície číselníkov». V horných filtroch pre druh tovaru a výrobcu je potrebné zvoliť hodnoty «Nezáleží», a v dolnom filtri «Druh tovaru» uviesť tú kategóriu, do ktorej sa tovar dostal omylom, aby program zobrazil zoznam príslušnej nomenklatúry. Potom vyberte potrebné tovary pomocou viacriadkového výberu, stlačte tlačidlo «Zmeniť» na paneli nástrojov a v otvorenom okne uveďte správny druh tovaru, pričom nezabudnite zapnúť prepínač «Povoliť prepísanie informácie» vpravo od poľa. Po uložení údajov stlačením tlačidla «Zapísať» bude všetkým vybraným položkám hromadne a automaticky priradená nová, správna vetva katalógu.

— Aby sa predišlo chaosu a duplikovaniu tovarov s výskytom «hviezdičiek» v názvoch počas importu z Excelu, je potrebné dôkladne nastaviť parametre vyhľadávania tovaru (napríklad prioritu vyhľadávania podľa čiarového kódu a potom podľa názvu), aby program správne rozpoznával existujúcu nomenklatúru a aktualizoval jej množstvo, a nie vytváral nové položky. Samotný výskyt «hviezdičiek» je najčastejšie dôsledkom duplicitných názvov alebo nesprávneho nastavenia pravidla tvorby modelov tovaru, keď v názve modelu chýbajú jedinečné charakteristiky, ktoré ho odlišujú od samotného tovaru. Ak už k chybám došlo a číselníky sa narušili, problém možno rýchlo vyriešiť cez režim «Tovaroznalectvo — Diagnostika chýb» na karte «Chyby tovaru» možno vybrať duplicity a zlúčiť ich do jedného referenčného záznamu, a na karte «Priradenie číselníkov» — hromadne priradiť «visiace» neklasifikované položky k správnemu druhu tovaru, výrobcovi alebo sezóne. Do budúcna je na zachovanie štandardizácie potrebné pristupovať pozorne k nastaveniu importu: kontrolovať prepínač «Aktualizovať parametre tovaru» (aby import neprepísal vaše existujúce opisy) a vopred uvádzať «rodičovské uzly» pre druhy tovaru a výrobcov, aby program automaticky rozdeľoval nové položky do potrebných vetiev hierarchie.

III. Otázky o obmedzení prístupových práv (Roly)

Majitelia biznisu sa často obracajú s požiadavkou správne nastaviť roly radového personálu a obmedziť im možnosť vykonávať deštruktívne zmeny.

— Ak chcete obmedziť viditeľnosť špecifických skupín tovarov alebo účtovných stredísk pre určitých zamestnancov, je potrebné nastaviť ich prístupové práva cez položku menu «Nastavenia — Používatelia» (alebo pomocou «Sprievodcu nastavením prístupových práv» priamo v karte používateľa). Po otvorení nastavení príslušného účtu je potrebné aktivovať prepínače «Obmedziť prístup k druhom tovaru» a «Obmedziť prístup k účtovným strediskám». Po aktivovaní týchto možností treba stlačiť príslušné tlačidlá na nastavenie (napríklad «Nastaviť dostupné účtovné strediská pre používateľa») a v otvorených oknách označiť zaškrtávacími políčkami iba tie kategórie tovarov a tie predajne alebo sklady, s ktorými má tento zamestnanec povolené pracovať. Výsledkom takéhoto nastavenia systém fyzicky skryje pred zamestnancom akékoľvek informácie, dokumenty alebo zostatky, ktoré patria do pre neho nedostupných účtovných stredísk alebo do neoznačených vetiev tovarového číselníka.

— Ak chcete skryť nákupné ceny pred radovým personálom, je potrebné vykonať zmeny v nastaveniach prístupových práv konkrétneho používateľa. Na to prejdite do menu «Nastavenia» — «Používatelia», vyberte potrebný účet, stlačte «Zmeniť» a zrušte označenie parametra «Povolené vidieť nákupné ceny». Po uložení týchto nastavení zamestnanec už nebude môcť zobrazovať nákupnú cenu tovaru v karte tovaru, v stave skladu ani pri príjme, čo ochráni vaše obchodné informácie pred neoprávneným prístupom a zverejnením.

— Na obmedzenie prístupu k zmene predajných cien sa používa flexibilný systém nastavenia rolí a prístupových práv. V nastaveniach prístupu používateľa je potrebné zrušiť označenie položiek «Povolené meniť predajnú cenu v predaji» a «Povolené meniť cenu podľa cenníka v predaji». Tým sa zabráni situácii, keď predajca svojvoľne zmení nastavenú cenu počas predaja, aby poskytol neoprávnenú zľavu alebo si prisvojil rozdiel. Okrem toho je vhodné odobrať oprávnenie «Povolené upravovať Druhy tovaru», aby zamestnanec nemohol meniť ceny alebo marže priamo v základných tovarových číselníkoch z nepozornosti alebo zlého úmyslu.

— Ak chcete úplne zakázať prácu s odpisom tovaru, zamestnanca treba zbaviť prístupu k príslušným formulárom a režimom programu. Na to prejdite do «Nastavenia» — «Nastavenie rolí», vyberte rolu zamestnanca (napríklad «Predajca»), stlačte tlačidlo «Zdroje» a na karte «Hlavný formulár» (ako aj na karte «Formuláre úprav») zrušte označenie pri položkách súvisiacich s odpisom, ako napríklad «Odpis tovaru zo skladu». Potom príslušná sekcia zmizne z pracovného okna predajcu a ten fyzicky nebude môcť otvoriť tento formulár a vytvárať doklady o odpise tovaru bez vedomia majiteľa alebo administrátora.