Každý podnikateľ čelí rutinnému a náročnému úkolu — spracovaniu tisícok cenníkov od dodávateľov. Ručné spracovanie znamená stratu celých dní aktualizáciou nomenklatúry, riziko chýb pri prepočte menových kurzov a vytváranie duplikátov v databáze. Situácia sa komplikuje, ak cenník obsahuje stovky nových položiek, ktoré treba rýchlo klasifikovať, vygenerovať pre ne čiarové kódy, vypočítať maloobchodnú cenu so zohľadnením kolísania kurzu a aktualizovať skladové zásoby.
Nástroj na import v systéme Torgsoft umožňuje tento proces plne automatizovať. Spúšťa sa cez hlavné menu: Dokument ➔ Príjem tovaru ➔ Pridať (alebo Nový príjem) ➔ tlačidlo «Import».
Tu je podrobný rozbor toho, ako správne nastaviť import na základe praxe a skúseností technickej podpory.
1. Príprava súboru
Na nahrávanie tovaru sa používa formát dokumentov Microsoft Excel (.xls, .xlsx).
Textový formát buniek (kritické): prax ukazuje, že ak sa niektoré polia neimportujú alebo sa importujú s chybami, príčinou sú zmiešané dáta (text + čísla v jednom stĺpci). Dôrazne odporúčame previesť všetky bunky do textového formátu pomocou makra v Exceli: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:. Tým sa pred každé číslo pridá apostrof.
Import dynamických charakteristík (zaškrtávacie políčka): ak sú v karte tovaru nastavené ďalšie dynamické charakteristiky (napr. "Top predaje"), v stĺpci Excelu pre túto charakteristiku musíte uviesť čísla: 1 (ak vlastnosť platí) alebo 0 (ak neplatí), nie slová "Áno/Nie".
2. Nastavenie oblasti dát a automatické vytváranie tovaru
Výber oblasti dát (pre «špinavé» cenníky): cenníky od dodávateľov často obsahujú logá navrchu a súčty naspodu. Aby program nevyhlásil chybu kvôli nadbytočnému textu, namiesto možnosti «Načítať všetky dáta z hárka» použite «Použiť zadaný rozsah buniek» (napr. A15:Z2000).
Parametre vyhľadávania tovaru: zadajte identifikačné kritériá. Najlepšie funguje kombinácia: najprv «Podľa čiarového kódu», druhým kritériom — «Podľa artiklu» alebo «Názvu».
Pridanie nového tovaru do katalógu: všetky tovary, ktoré program nenájde podľa kritérií, budú automaticky vytvorené ako nové karty.
Generovanie interných čiarových kódov: ak dodávateľ neposkytol čiarové kódy, program automaticky vygeneruje unikátne interné kódy pre nové položky.
3. Práca s menou a cenotvorba
Ak je cenník dodávateľa v dolároch alebo eurách, Torgsoft umožňuje automatizovať prepočet:
Mena príjemky a kurz: v hlavičke dokumentu «Príjem» vyberte menu dodávateľa. Kurz sa načíta z číselníka (alebo ho môžete zmeniť manuálne).
Zadávanie nákupných cien: pri nastavení importu uveďte, že ceny v súbore sú «V mene príjemky». Program automaticky prepočíta nákupnú cenu na národnú menu.
Ekvivalent predajnej ceny: ak je zapnuté nastavenie «Automaticky počítať ekvivalent predajnej ceny v mene analýzy», program zafixuje predajnú cenu nového tovaru vo väzbe na cudziu menu. V budúcnosti to umožní hromadné precenenie tovaru jednoduchou zmenou kurzu.
4. Aktualizácia skladových zásob
Aby tovar skutočne zvýšil stav zásob na sklade:
Na karte «Tovar» (kde sa nastavuje zhoda stĺpcov) nezabudnite priradiť stĺpec pre pole «Množstvo».
Ak tovar už v databáze existuje, program nevytvorí duplikát, ale jednoducho naskladní novú šaržu a zvýši aktuálny zostatok.
Počiatočné stavy: pre prvé naskladnenie zásob predajne (aby nevznikol dlh voči dodávateľovi) pri vytváraní príjemky nezabudnite zaškrtnúť políčko «Počiatočné stavy».
Typické problémy z praxe (Troubleshooting)
Na základe reálnych otázok používateľov rozoberieme najčastejšie chyby pri importe cenníkov a ako sa im vyhnúť:
1.
Názov tovaru sa zobrazí ako ***** (hviezdičky) alebo obsahuje iba «Druh tovaru».
Príčina: v nastaveniach Torgsoft platí pravidlo automatickej tvorby názvu (napr. Druh + Výrobca + Artikel). Ak sa pri importe neprenesú unikátne vlastnosti, program ich vidí ako zhodné. Aby nevznikli duplicitné názvy, vyplní ich znakmi *****.
Riešenie: nezabudnite vyplniť stĺpce s unikátnymi vlastnosťami (najčastejšie — Artikel), aby každý tovar mal pri tvorbe názvu individuálne rozdiely.
2.
Prepísanie "pekných" vlastných názvov tovaru po importe.
Príčina: zapnutý prepínač «Aktualizovať parametre tovaru». Dodávatelia často používajú skratky (napr. "Bunda pán. zim. čier"). Ak program nájde váš tovar a aktualizuje ho, prepíše váš podrobný názov názvom zo súboru.
Riešenie: ak chcete len aktualizovať ceny a zásoby, vypnite voľbu «Aktualizovať parametre tovaru» alebo nepriraďujte stĺpec «Názov tovaru».
3.
Nadbytočné informácie v názve (napr. duplikovaný artikel)
Príčina: nesprávne nastavené «Pravidlo tvorby názvu tovaru» vo všeobecných parametroch systému.
Riešenie: v menu Nastavenia ➔ Parametre ➔ Tovar skontrolujte algoritmus tvorby názvu. Ak sa artikel pridáva automaticky, nemusíte ho importovať priamo do poľa «Názov tovaru».
4.
Chyba: «Súborový zdroj dát nebol uložený».
Príčina: chýbajúce oprávnenia Windows na zápis konfiguračných súborov v systémovom priečinku alebo neštandardné umiestnenie Excel súboru.
Riešenie: spúšťajte program ako Správca a skúste súbor pre import umiestniť priamo na disk C:\ alebo D:\ do priečinka s jednoduchým názvom (napr. D:\Import\cennik.xls).
Vráťte sa na predchádzajúci krok