Înainte de concediu, desemnați responsabili și înlocuitori, predați sarcinile neterminate și consemnați limitele deciziilor autonome. Pentru fiecare sarcină, stabiliți un termen și un rezultat pe baza căruia angajații îi pot verifica îndeplinirea.
Stabiliți ce probleme rezolvă echipa pe cont propriu, când trimite rapoarte și în ce situații vă contactează imediat. Testați procedura printr-o predare de tură și aprobarea unei achiziții înainte de plecare. Proprietarul rămâne implicat în deciziile care necesită aprobarea sa.
Notați sarcinile, responsabilii și criteriile de îndeplinire
Pregătiți un plan de lucru pentru întreaga perioadă a absenței. Înlocuiți o indicație generală precum „supravegheați magazinul” cu acțiuni concrete. Treceți numele angajatului și al înlocuitorului lângă fiecare rol.
Mai jos este un exemplu ipotetic de repartizare a muncii. Rolurile și termenele ilustrează procesul de predare; stabiliți detaliile pentru magazinul dumneavoastră înainte de plecare.
| Sarcină | Responsabil și înlocuitor | Termen | Criteriu de îndeplinire |
|---|---|---|---|
| Verificarea stocului produselor selectate | Responsabilul de marfă; înlocuitor — șeful de tură | Înainte de aprobarea achiziției | Stocul a fost verificat, iar diferențele și explicațiile au fost transmise șefului de tură |
| Pregătirea achiziției | Responsabilul de aprovizionare; înlocuitor — administratorul desemnat | Înainte de trimiterea comenzii | O persoană autorizată a aprobat lista, cantitățile și suma |
| Recepționarea livrării | Angajatul de la recepție; înlocuitor — responsabilul de marfă | La primirea efectivă | Produsele și cantitățile au fost verificate, recepția a fost înregistrată, iar diferențele au fost transmise responsabilului |
| Predarea rezultatelor vânzărilor și a sarcinilor deschise | Șeful de tură; înlocuitor — administratorul desemnat | Înainte de predarea către tura următoare | Următorul șef a preluat sumarul; fiecare sarcină nerezolvată are un responsabil, o acțiune următoare și un termen |
Predați sarcinile neterminate împreună cu următoarea acțiune
Pregătiți un registru comun de predare a activității. Notați starea sarcinii, decizia deja luată, problema cunoscută, următoarea acțiune, responsabilul și termenul. Adăugați documentele și explicațiile procesului accesibile echipei.
- Comandă neterminată a unui client. Notați că produsul nu este încă pregătit pentru predare. Desemnați un angajat din tura următoare care să verifice starea și să comunice pasul următor convenit.
- Diferență de stoc. Menționați că motivul nu a fost încă stabilit. Cereți responsabilului de marfă să verifice stocul fizic și documentele, apoi să transmită rezultatul în termenul convenit.
- Livrare așteptată. Predați lista aprobată de produse angajatului de la recepție. În ziua primirii, acesta trebuie să verifice livrarea și să semnaleze diferențele.
Stabiliți cine preia registrul la schimbul de tură. Transmiteți mai departe sarcinile nerezolvate împreună cu starea și următoarea acțiune, până la finalizare.
Verificați stocurile cu Situația rulajului din Torgsoft
Înainte de achiziție, stabiliți data verificării și lista articolelor. Situația rulajului din Torgsoft permite analizarea stocului de produse la o anumită dată. Transmiteți aceste date responsabilului de marfă pentru a le compara cu stocul fizic al articolelor selectate.
Cereți angajatului să explice diferențele constatate și să transmită problemele nerezolvate șefului de tură. Folosiți datele situației împreună cu rezultatul verificării fizice; înregistrați corectarea diferențelor conform procedurii convenite a magazinului.
Stabiliți cine verifică necesarul de reaprovizionare
În Torgsoft, funcția suplimentară „Calculul automat al stocurilor” calculează cantitatea minimă de produse pe baza datelor privind perioadele de livrare și de vânzare. Activați această funcție suplimentară înainte de utilizare. Folosiți rezultatul la pregătirea achiziției.
Desemnați un angajat care să compare calculul cu stocul efectiv și livrările așteptate. Stabiliți ora verificării și procedura de aprobare a cantităților și bugetului. Încredințați comanda către furnizor unei persoane concrete; calculul nivelului minim nu garantează, de unul singur, disponibilitatea produselor.
Predați procedura de comandă și recepție a produselor
La întocmirea unei comenzi către furnizor în Torgsoft, cantitatea necesară se introduce în câmpul „Моє замовлення” (Comanda mea). Cereți angajatului responsabil să introducă cantitățile aprobate. Modificările listei, prețului sau sumei peste limita stabilită trebuie aprobate separat.
În modul „Замовлення постачальникові” (Comandă către furnizor) se poate crea un document de recepție pentru produsele selectate. Dacă o comandă conține un produs cu evidență pe loturi, pentru acea comandă nu se poate genera o notă de intrare. Înainte de plecare, verificați astfel de comenzi și stabiliți cu responsabilul procedura de înregistrare a recepției efective.
În cazul unei livrări parțiale, înregistrați numai produsele primite. De exemplu, în acest plan ipotetic au fost comandate 12 unități, dar au sosit 8. Înregistrați cele 8 primite; nu marcați celelalte 4 ca primite. Transmiteți responsabilului de aprovizionare sarcina nerezolvată: să afle termenul pentru restul livrării și să informeze angajatul de la recepție.
Stabiliți atribuțiile și drepturile de acces
Notați deciziile pe care angajații le pot lua pe cont propriu: achiziții în limita listei și a bugetului aprobate, transmiterea sarcinilor către înlocuitor și recepționarea livrărilor aprobate. Enumerați separat problemele care necesită aprobare. Stabiliți sume și termene concrete pentru magazinul dumneavoastră.
Un rol în Torgsoft stabilește punctele de meniu și funcțiile disponibile angajatului. Înainte de plecare, cereți responsabililor și înlocuitorilor să verifice permisiunile necesare folosind propriile conturi. Corelați accesul cu sarcinile atribuite; consemnați bugetul și procedura de aprobare în planul de lucru.
Asigurați-vă că angajații primesc instrucțiunile
Opțiunea „Сповіщення персоналу” (Notificări pentru personal) trimite mesaje tuturor angajaților care folosesc Torgsoft sau doar celor selectați și înregistrează luarea la cunoștință. Pentru funcționarea sa, computerele trebuie să fie în aceeași rețea locală sau să utilizeze un server de terminale.
Trimiteți angajaților vizați procedura de predare a sarcinilor și de aprobare a achizițiilor. Verificați luarea la cunoștință, iar îndeplinirea evaluați-o pe baza rezultatelor din plan. Faptul că un mesaj a fost citit nu confirmă finalizarea sarcinii.
Stabiliți raportarea și contactarea în situații urgente
Stabiliți ora la care analizați rapoartele, perioada de raportare și angajatul care explică abaterile de vânzări și stoc. Alegeți raportarea după o etapă convenită sau o analiză periodică, în funcție de sarcinile magazinului.
Notați situațiile în care trebuie să fiți contactat imediat: o operațiune obișnuită nu poate continua, lipsesc atât responsabilul, cât și înlocuitorul său sau este necesară o decizie în afara atribuțiilor convenite. Indicați responsabilul principal, înlocuitorul, timpul de răspuns așteptat și două metode de contact. Dacă nu primiți răspuns, contactați înlocuitorul conform acestei proceduri.
Dacă se întrerupe alimentarea cu energie sau conexiunea, cereți echipei să anunțe responsabilul tehnic desemnat și să noteze sarcina afectată.
Înainte de plecare, exersați predarea unei ture și aprobarea unei achiziții. Verificați contactele, accesul la documente și claritatea acțiunilor următoare. La întoarcere, analizați rapoartele și sarcinile deschise, apoi aduceți modificări concrete planului.
Reveniți la pasul anterior