Relocarea unui magazin în Ucraina: marfă, angajați, documente și casa de marcat

Pentru a muta un magazin de produse nealimentare într-un alt spațiu din Ucraina, formalizați închirierea, conveniți relocarea cu angajații, inventariați marfa și pregătiți documentele pentru transferul și transportul acesteia. Informați Serviciul Fiscal de Stat (SFS) despre noul magazin și despre modificările privind cel vechi, folosind formularul nr. 20-OPP. Dacă utilizați un registrator de operațiuni de decontare (RRO) sau un registrator software de operațiuni de decontare (PRRO), reînregistrați casa de marcat pentru noul punct comercial înainte de începerea operațiunilor de decontare și verificați adresa de pe bon. Pentru noul spațiu, verificați temeiul desfășurării activității potrivit normelor de securitate la incendiu: declarația proprietarului înregistrată, propria declarație sau excepția prevăzută de lege.

Adresa magazinului și adresa fiscală se pot modifica separat. Dacă se mută doar punctul comercial, acest lucru nu înseamnă, prin el însuși, schimbarea adresei fiscale. Dacă se schimbă domiciliul întreprinzătorului individual (FOP) sau sediul persoanei juridice, actualizați datele corespunzătoare în Registrul unic de stat (EDR) și verificați unde trebuie plătite impozitele și depuse declarațiile. Contribuabilii la impozitul unic informează separat despre schimbarea locului de desfășurare a activității sau a adresei fiscale. Includeți ajutorul de stat pentru relocare în buget numai după confirmarea condițiilor concrete.

Pentru afacerile din domeniul alimentar, farmacii, comerțul cu combustibili, transportul mărfurilor periculoase sau închirierea bunurilor de stat ori comunale, întocmiți un plan separat, cu procedurile sectoriale aplicabile.

Verificați ajutorul disponibil și calculați bugetul propriu

Pe pagina programului de relocare al Ministerului Economiei există o notificare privind indisponibilitatea temporară a platformei relocate.prozorro.sale. Ministerul recomandă transmiterea unei solicitări scrise pentru a afla cum se depun cererile. Potrivit descrierii Ministerului Economiei, programul vizează relocarea afacerilor din regiunile afectate de ostilități. Proprietarul magazinului ar trebui să clarifice în scris dacă se acceptă cereri noi, dacă FOP-ul sau întreprinderea sa îndeplinește condițiile de participare și ce direcții de relocare sunt disponibile.

În solicitare indicați denumirea afacerii, numărul fiscal, adresa actuală, locul dorit pentru relocare, numărul angajaților, suprafața magazinului și a depozitului, precum și volumul și greutatea bunurilor. Descrieți necesarul de transport și cazare pentru angajați. Cereți confirmarea scrisă a ajutorului disponibil, a listei documentelor, a cheltuielilor solicitantului și a termenelor. Descrierea programului prevede ajutor pentru găsirea unui spațiu, transport și reluarea activității după o decizie favorabilă.

Transportul gratuit al bunurilor de către Ukrpoșta, în temeiul Hotărârii Cabinetului de Miniștri al Ucrainei (CMU) nr. 305, depinde de includerea afacerii în lista întocmită de Ministerul Economiei. Finanțarea are limite stabilite; fondurile suplimentare din fondul de rezervă necesită o decizie separată a guvernului. Simplul fapt că ați depus o solicitare nu confirmă disponibilitatea unui mijloc de transport, a fondurilor sau a unui spațiu pentru magazinul dumneavoastră.

Proprietarul întocmește bugetul înainte de a comanda transportul și de a semna noul contract de închiriere. Solicitați oferte de la transportatori, cu prețurile pentru încărcare, descărcare, așteptare și o cursă suplimentară. Calculați separat ambalarea, montarea echipamentului, plățile de chirie, cheltuielile cu angajații și rezerva de bani pentru perioada fără vânzări.

Exemplu orientativ al necesarului de fonduri

Să presupunem că un FOP se relochează fără angajați. A obținut următoarele prețuri și condiții orientative de închiriere:

Depozitul de garanție pentru închiriere este inclus ca sumă care trebuie să fie disponibilă la momentul relocării. Condițiile de restituire sunt stabilite în contract. La cei 73 700 UAH, întreprinzătorul adaugă propria rezervă pentru impozitele curente, achiziții și alte cheltuieli pe durata întreruperii comerțului. Dacă angajații se relochează împreună cu afacerea, compensațiile lor trebuie calculate separat.

Formalizați noul spațiu și returnarea celui vechi

Proprietarul verifică cui îi aparține noul spațiu și dacă locatorul are dreptul să îl dea în chirie. Contractul de închiriere a unei clădiri sau a unei părți din aceasta se încheie în scris. Pentru un spațiu privat, contractul pe o durată de cel puțin trei ani necesită autentificare notarială, iar dreptul de folosință trebuie înregistrat de stat.

În contract conveniți adresa exactă și suprafața, utilizarea ca magazin și depozit, data predării, chiria, depozitul de garanție pentru închiriere, cheltuielile comunale, reparațiile și condițiile de încetare a închirierii. Stabiliți drepturile, obligațiile și răspunderea părților privind securitatea la incendiu. Înainte de plată, inspectați spațiul împreună cu locatorul: verificați alimentarea cu energie electrică, starea echipamentului și posibilitatea de a aduce marfa.

Predarea spațiului se consemnează într-un proces-verbal semnat de părți. Notați starea spațiului, defectele, indexurile contoarelor, cheile și echipamentele predate. Potrivit articolului 795 din Codul civil, durata închirierii începe din acest moment, dacă contractul nu prevede altfel.

Pentru spațiul vechi, verificați procedura de încetare a contractului. Dacă părțile au convenit încetarea anticipată, formalizați acordul în aceeași formă ca și contractul de închiriere: în scris, iar pentru un contract autentificat notarial, cu autentificare notarială, dacă contractul sau legea nu prevede altfel. Pentru închirierea pe durată nedeterminată a unui bun imobil, regula generală este notificarea scrisă cu trei luni înainte, dar contractul sau legea pot stabili un alt termen. După încetarea închirierii, restituiți bunul și semnați procesul-verbal de returnare. Întârzierea returnării îi dă locatorului dreptul să ceară plata dublă pentru perioada întârzierii.

Dacă, din cauze pentru care locatarul nu răspunde, posibilitatea de a folosi spațiul s-a redus semnificativ, acesta are dreptul să ceară reducerea chiriei. Dacă folosința a fost imposibilă, articolul 762 prevede scutirea de plată pentru perioada respectivă. Adunați dovezi privind imposibilitatea folosinței, informați locatorul și formalizați soluționarea plăților.

Îndepliniți cerințele de securitate la incendiu înainte de utilizarea spațiului

Pentru securitatea la incendiu a afacerii răspunde, în limitele legii, FOP-ul personal sau, în cazul unei persoane juridice, conducătorul acesteia. Înainte de a începe utilizarea noului spațiu, solicitați proprietarului declarația înregistrată de conformitate cu cerințele de securitate la incendiu. Dacă proprietarul a înregistrat o declarație pentru acest obiect, locatarul nu trebuie să depună propria declarație pentru utilizarea lui.

Potrivit procedurii generale, atunci când nu se aplică această excepție, întreprinzătorul depune declarația în temeiul Hotărârii CMU nr. 440 la Serviciul de Stat pentru Situații de Urgență (DSNS) sau prin Centrul de prestare a serviciilor administrative (CNAP); este prevăzută și depunerea electronică prin portalul de stat. Dacă entitatea economică este încadrată în categoria cu grad ridicat de risc, înainte de începerea utilizării spațiului obține un aviz favorabil de evaluare a stării de protecție împotriva incendiilor de la o entitate cu licența corespunzătoare și depune avizul împreună cu declarația. Articolul 57 din Codul protecției civile leagă dreptul de a începe activitățile respective de data depunerii, adică de primirea declarației de către autoritatea de autorizare. Păstrați confirmarea depunerii.

Alte excepții privesc locurile comerciale, chioșcurile și containerele din piețe, amplasate conform unei scheme convenite cu organul de supraveghere împotriva incendiilor, precum și obiectele recepționate corespunzător în exploatare după construcție, reconstrucție, restaurare sau reparație capitală. Verificați documentele care confirmă temeiul aplicabil situației dumneavoastră.

Pe durata legii marțiale, Hotărârea CMU nr. 314 prevede și declarația privind desfășurarea activității economice pentru activitățile care nu intră în excepțiile din anexa 2 a acesteia. Dacă alegeți această procedură, clarificați cu DSNS dacă se aplică obiectului dumneavoastră, indicați noua adresă, activitatea și documentul înlocuit de declarație și depuneți-o prin Diia sau CNAP. Respectați cerințele de securitate la incendiu. După încetarea sau anularea legii marțiale, documentele corespunzătoare trebuie obținute până la sfârșitul anului calendaristic respectiv, dar nu mai târziu de trei luni de la încetarea sau anularea legii marțiale.

Conveniți relocarea cu angajații

Înainte de relocare, angajatorul informează fiecare angajat despre noua adresă, data începerii activității, program, salariu și condițiile relocării. Transferul într-o altă localitate împreună cu întreprinderea necesită, ca regulă generală, acordul angajatului. Obțineți acordul scris, emiteți ordinul și efectuați modificările necesare în documentele de muncă.

Mutarea la un alt loc de muncă în aceeași localitate, în cadrul specialității, calificării sau funcției convenite, nu necesită acordul angajatului potrivit regulilor articolului 32 din Codul muncii (KZpP). Munca nu trebuie să fie contraindicată angajatului din motive de sănătate. Dacă se modifică condițiile esențiale de muncă — de exemplu, programul sau salariul din cauza schimbărilor organizatorice — angajatorul informează separat despre acestea. Pe durata legii marțiale, trebuie să o facă cel târziu înainte de introducerea noilor condiții.

Legea marțială permite transferul la o altă muncă, neprevăzută în contractul de muncă, fără acord numai în condițiile speciale ale articolului 3 din Legea nr. 2136-IX: pentru prevenirea sau înlăturarea consecințelor ostilităților ori a altor amenințări la adresa vieții și a condițiilor normale de trai ale oamenilor. Trebuie luată în considerare starea de sănătate a angajatului, iar remunerația nu poate fi mai mică decât câștigul mediu anterior. Excepția nu permite transferul fără acord într-o localitate în care au loc ostilități active.

Includeți compensațiile angajaților în buget

În cazul transferului legat de relocarea într-o altă localitate, angajatorul plătește cheltuielile prevăzute de articolul 120 din KZpP și Hotărârea CMU nr. 255:

• Transportul angajatului și al membrilor familiei sale, dacă angajatorul nu a asigurat transportul, potrivit procedurii și cuantumurilor aplicabile deplasărilor de serviciu.
• Transportarea bunurilor: până la 500 kg pentru angajat și până la 150 kg pentru fiecare membru al familiei care se relochează, prin serviciile corespunzătoare de transport al bunurilor disponibile publicului. O greutate mai mare poate fi plătită cu acordul părții care primește angajatul.
• Diurna angajatului pentru fiecare zi petrecută pe drum, în cuantumurile stabilite pentru deplasările de serviciu.
• Un ajutor unic pentru angajat, egal cu salariul de funcție lunar sau tariful salarial de la noul loc de muncă, și câte 25% din acest ajutor pentru fiecare membru al familiei care se relochează.
• Salariul pentru pregătirea relocării și stabilirea la noul loc — pentru cel mult șase zile — precum și pentru timpul petrecut pe drum, calculat pe baza salariului de funcție sau a tarifului salarial de la noul loc de muncă.

Pentru aceste compensații, membrii familiei sunt soțul sau soția, precum și copiii și părinții soților aflați în întreținerea acestora și care locuiesc împreună. Transportul membrilor familiei, transportarea bunurilor lor și ajutorul unic se plătesc dacă aceștia se mută la noul domiciliu al angajatului în termen de un an de la data la care au primit efectiv locuința. Conveniți condițiile asigurării locuinței în contractul de muncă. Dacă suma exactă a cheltuielilor nu poate fi stabilită în avans, părțile pot conveni un avans.

Exemplu orientativ: un angajat este transferat cu un nou salariu lunar de 20 000 UAH, iar soția se relochează împreună cu el. Ajutorul unic este de 20 000 + 20 000 × 25% = 25 000 UAH. Aceasta este suma brută calculată doar pentru acest ajutor; contabilul calculează separat transportul, transportarea bunurilor, diurna și plata zilelor corespunzătoare.

La angajarea unui nou salariat într-o altă localitate, pe baza unei înțelegeri prealabile, se aplică compensațiile prevăzute, dar părțile stabilesc separat ajutorul unic. Dacă perioada de muncă nu depășește un an și familia nu se relochează, părțile pot conveni, în locul ajutorului unic, compensarea cazării temporare, în limita a 50% din cuantumul diurnei.

Potrivit punctului 5 din Hotărârea nr. 255, angajatul restituie integral banii plătiți pentru relocare dacă, fără un motiv întemeiat, nu se prezintă la muncă sau refuză să înceapă activitatea. Restituirea este prevăzută și dacă, înainte de expirarea perioadei de muncă stabilite sau, în lipsa unei asemenea perioade, înainte de împlinirea unui an de muncă, angajatul demisionează fără un motiv întemeiat ori este concediat potrivit legii. Dacă nu a început munca dintr-un motiv întemeiat, restituie banii, cu excepția costului transportului, al transportării bunurilor și al diurnei pentru timpul petrecut pe drum.

Formalizați refuzul relocării și plata finală a sumelor datorate

Dacă un angajat refuză transferul într-o altă localitate împreună cu întreprinderea, angajatorul poate înceta contractul de muncă în temeiul punctului 6 al articolului 36 din KZpP. Acest temei se aplică și refuzului de a continua activitatea după modificarea legală a condițiilor esențiale de muncă, atunci când nu este posibilă păstrarea condițiilor anterioare. Documentați oferta, notificarea și refuzul angajatului și emiteți ordinul cu temeiul corect.

Angajatorul plătește o indemnizație de concediere de cel puțin valoarea câștigului mediu lunar, salariul cuvenit și compensația pentru toate zilele nefolosite de concediu anual. Dacă există dreptul, compensează și concediul suplimentar nefolosit pentru angajații care au copii sau un copil major cu dizabilitate din copilărie, subgrupa A, grupa I. În ziua concedierii, eliberați o copie a ordinului și o notificare scrisă cu fiecare tip de sumă calculată și plătită. Plata finală a sumelor datorate se efectuează în ziua concedierii, iar dacă angajatul nu a lucrat în acea zi, cel târziu în ziua următoare solicitării sale de plată. Dacă există o dispută privind cuantumul plăților, plătiți la acest termen suma necontestată de angajator. La cererea angajatului, înscrieți datele în carnetul de muncă pe care acesta îl păstrează. Pentru angajatorul persoană fizică încorporat în serviciul militar în timpul mobilizării sau al chemării rezerviștilor în perioadă specială, articolul 47 din KZpP stabilește un termen special pentru îndeplinirea obligațiilor prevăzute de acesta: în termen de o lună de la eliberarea din serviciu, fără aplicarea sancțiunilor și amenzilor.

Pentru întârzierea plății finale a sumelor datorate din vina angajatorului, articolul 117 din KZpP prevede despăgubiri egale cu câștigul mediu pe perioada întârzierii, dar pentru cel mult șase luni; pentru litigiile privind sumele se aplică condițiile distincte ale acestui articol. Legea nr. 2136-IX prevede exonerarea de răspundere pentru încălcarea termenelor de plată a salariului dacă angajatorul dovedește legătura cu ostilitățile sau cu alte circumstanțe de forță majoră. Obligația de a plăti salariul rămâne în vigoare.

Actualizați datele de contact

Pe durata legii marțiale, angajatorul și angajatul trebuie să mențină posibilitatea de a comunica, inclusiv în timpul suspendării contractului de muncă. Fiecare parte informează cealaltă fără întârziere, cel târziu în 10 zile calendaristice, despre schimbarea datelor de contact. Angajatorul — FOP sau persoană juridică — îndeplinește această obligație prin actualizarea datelor în EDR.

Angajatul transmite noile date de contact la adresa angajatorului sau la adresa de e-mail din EDR. Dacă nu poate folosi serviciile poștale sau mijloacele tehnice de comunicare electronică, legea permite trimiterea unui mesaj text la telefonul oficial al angajatorului. Părțile pot conveni și o modalitate alternativă de schimb de documente de personal. Păstrați acordul și confirmările mesajelor.

Dacă una dintre părți nu și-a actualizat datele de contact, notificarea celeilalte părți la ultima adresă, adresă de e-mail sau număr de telefon cunoscut este considerată corespunzătoare. Dacă la ultimele date de contact cunoscute nu există servicii poștale și/sau mijloace tehnice de comunicare electronică, angajatorul sau angajatul este scutit de obligația legală de a informa cealaltă parte despre nașterea sau încetarea drepturilor și obligațiilor de muncă ori despre încetarea sau rezilierea contractului de muncă. Păstrați dovezi că nu a fost posibilă comunicarea la aceste date de contact.

Inventariați marfa și formalizați transferul acesteia

Înainte de ambalare, proprietarul desemnează persoanele care predau și primesc marfa. Stabiliți momentul la care verificați stocurile. Înregistrați în evidență toate vânzările, retururile și recepțiile până în acel moment. Opriți mișcarea mărfii pe durata numărării sau înregistrați separat operațiunile ulterioare, pentru a nu le amesteca cu stocurile.

Întocmiți o listă a mărfurilor și echipamentelor cu denumiri, coduri de produs, unități de măsură și cantități. Numerotați cutiile și notați conținutul lor. Documentul de transfer intern trebuie să indice de unde, unde, când și ce cantitate de marfă a fost transferată și cine a efectuat operațiunea. Păstrați avizele de livrare ale furnizorilor și alte documente privind proveniența mărfurilor.

Pentru persoana juridică, documentul primar se întocmește potrivit articolului 9 din Legea nr. 996-XIV: denumirea documentului, data, întreprinderea, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, funcțiile și numele de familie ale persoanelor responsabile, semnăturile acestora sau alte date de identificare. Contabilul înregistrează transferul în perioada în care a avut loc.

Când este obligatorie inventarierea

Regulamentul nr. 879 se aplică persoanelor juridice. Printre temeiurile aplicabile pentru inventarierea obligatorie se numără schimbarea persoanei cu răspundere materială pentru bunurile aflate în gestiunea sa, constatarea furtului sau deteriorării, incendiul ori un alt eveniment extraordinar prevăzut. La schimbarea persoanei responsabile, inventarierea se efectuează în ziua predării-primirii gestiunii pentru activele pe care aceasta le păstrează. Relocarea în sine nu este un temei separat în lista punctului 7, însă conducătorul poate organiza inventarierea pentru controlul mărfurilor.

Conducătorul emite un ordin privind comisia, volumul și termenele. Comisia lucrează în componență completă și în prezența persoanei cu răspundere materială pentru bunurile aflate în gestiunea sa: numără, cântărește sau măsoară stocurile. Înainte de începere, contabilul finalizează procesarea documentelor privind mișcarea mărfurilor, iar persoanele responsabile dau declarațiile prevăzute. Înregistrările făcute doar pe baza declarațiilor angajatului sau a programului de evidență nu confirmă existența efectivă. Dacă în timpul inventarierii marfa este recepționată sau scoasă din gestiune, documentele se întocmesc în prezența comisiei și se marchează „după inventariere”. Eliberarea mărfii necesită autorizarea conducătorului; documentele fac trimitere la lista de inventariere corespunzătoare sau se întocmește o listă separată potrivit punctului 9 din secțiunea II.

Comisia întocmește liste de inventariere pe locuri de depozitare și persoane responsabile. Marfa aflată în transport și stocurile deteriorate se înscriu în liste separate. Participanții semnează documentele; la schimbarea persoanei responsabile, una confirmă predarea, iar cealaltă — primirea. Contabilul pregătește situațiile de reconciliere, iar comisia — procesul-verbal cu motivele diferențelor și propunerile. Conducătorul aprobă procesul-verbal în termen de cinci zile lucrătoare de la încheierea inventarierii. Rezultatele se reflectă în perioada de raportare corespunzătoare.

Punctul 8 din secțiunea I a Regulamentului nr. 879 stabilește o procedură specială pentru întreprinderi și anumite bunuri ale acestora aflate pe teritoriile vizate, inclusiv în teritoriile ocupate temporar și în zonele de ostilități. Inventarierea se efectuează când accesul la active și la documentele contabile este sigur și neîngrădit. După dispariția impedimentelor de acces, întreprinderea este obligată să efectueze o inventariere care să reflecte situația efectivă a bunurilor la data de întâi a lunii următoare lunii în care au fost înlăturate aceste impedimente. Conducătorul poate decide separat inventarierea anumitor bunuri în ziua constatării furtului, lipsei, distrugerii sau deteriorării acestora.

Regulile de evidență a mărfurilor aplicabile FOP-urilor

Dacă FOP-ul are obligația de a ține evidența stocurilor de mărfuri potrivit Procedurii nr. 496, acesta înregistrează intrările și ieșirile în formularul de evidență stabilit, pe baza documentelor primare, inclusiv documentele de transfer intern. Dacă există mai multe locuri de vânzare, evidența se ține și separat pentru fiecare punct. Datele privind recepția se introduc înainte de începerea vânzării mărfii; formularul indică denumirea și adresa actuală a magazinului sau a locului de depozitare. Documentele primare conțin datele de identificare ale expeditorului și destinatarului, inclusiv denumirile și numerele fiscale, data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfurilor.

Această cerință nu se aplică FOP-urilor plătitoare de impozit unic fără TVA, cu excepția celor care vând bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparației în garanție, medicamente și dispozitive medicale sau bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase. Obligația sau lipsa obligației potrivit Procedurii nr. 496 trebuie stabilită în funcție de statutul fiscal și de sortimentul dumneavoastră.

Când se aplică Procedura nr. 496, asigurați accesul la formularul de evidență și la documente în noul loc de vânzare până la ieșirea din stoc a ultimei unități de marfă din documentul respectiv. FOP-ul sau vânzătorul trebuie să le prezinte în timpul controlului. Formularul electronic trebuie afișat într-un format care permite vizualizarea și copierea. Dacă la punctul comercial există copii ale documentelor primare, la nevoie originalele se prezintă până la încheierea controlului.

Pregătiți scrisoarea de trăsură pe hârtie și recepționați marfa

Pentru transportul rutier al mărfurilor obișnuite, pregătiți scrisoarea de trăsură de mărfuri — TTN — conform formularului în vigoare din anexa 7 la Regulamentul nr. 363. Excepția pentru persoanele fizice care transportă mărfuri pe cheltuiala proprie pentru uz personal nu trebuie aplicată automat stocurilor unui magazin. TTN se întocmește indiferent de condițiile de plată pentru serviciile vehiculului.

Expeditorul indică data și locul întocmirii, datele și identificatorii fiscali ai expeditorului, transportatorului și destinatarului, datele șoferului și permisul acestuia. Sunt necesare și date despre autovehicul și remorcă, numerele lor de înmatriculare, lungimea, lățimea, înălțimea, greutatea totală, inclusiv cu încărcătura, și masa brută, punctele de încărcare și descărcare, precum și date despre marfă. Dacă lista mărfurilor nu încape, anexați secțiunea de mărfuri cu datele din rubricile 1–10 ale TTN și faceți în aceasta trimitere la anexă. Această secțiune de mărfuri este parte integrantă a TTN.

Pentru TTN pe hârtie, expeditorul pregătește și semnează trei exemplare. După acceptarea încărcăturii, șoferul sau agentul de expediție semnează toate cele trei exemplare. Primul rămâne la expeditor, al doilea este predat destinatarului de către șofer, iar al treilea, cu semnătura destinatarului, transportatorului. Transportatorul asigură documentele privind dreptul legal de utilizare a vehiculului; șoferul trebuie să aibă permisul categoriei corespunzătoare, documentele de înmatriculare și documentul necesar pentru marfă.

Înainte de cursă, conveniți metoda de recepție după greutate și numărul de colete, inspectarea ambalajului, consemnarea orei și răspunderea părților. La destinație, marfa se predă conform TTN, după greutate și numărul de colete, folosind aceeași metodă ca la preluarea de la expeditor. Dacă caroseria și sigiliile expeditorului nu sunt deteriorate, marfa se eliberează fără verificarea greutății, stării și numărului de colete, potrivit punctului 13.3. Dacă sunt deteriorate caroseria sau sigiliile, destinatarul are dreptul să verifice acești indicatori în timpul recepției. După despachetare, angajatul responsabil verifică și pozițiile de marfă cu documentul de transfer intern.

Daunele, deteriorarea și diferențele se consemnează într-un proces-verbal conform anexei 4 la Regulamentul nr. 363. Procesul-verbal este semnat de reprezentantul expeditorului sau al destinatarului și de șofer. Partea care nu este de acord cu conținutul poate consemna opinia sa la rubrica observațiilor speciale. Dacă cealaltă parte refuză să întocmească procesul-verbal sau să facă înscrieri în TTN, implicați un reprezentant al unei părți neinteresate. Indicați în TTN data și obiectul procesului-verbal; păstrați fotografiile și documentele necesare unei reclamații.

Exemplu orientativ: magazinul a expediat 600 de unități de marfă și a recepționat 598, dintre care trei sunt deteriorate. Unitățile în stare bună sunt 598 − 3 = 595; lipsa este 600 − 598 = 2. Dacă prețul de achiziție confirmat pentru fiecare unitate este de 200 UAH, valoarea lipsei este de 400 UAH, iar cea a mărfurilor deteriorate — 600 UAH. Aceste sume ajută la descrierea diferențelor; contabilul stabilește separat evidența și consecințele fiscale, iar părțile — temeiurile și cuantumul despăgubirilor. Păstrați în documente cantitatea de 600 de unități expediată și cea de 598 recepționată efectiv.

Transferul intern și recepția mărfurilor în Torgsoft

Dacă magazinele vechi și noi sunt configurate ca centre de evidență separate, în Torgsoft deschideți „Document → Transfer intern” și creați o nouă operațiune de transfer. Centrul de evidență actual va fi expeditorul, iar magazinul sau depozitul nou — destinatarul. Înainte de adăugarea mărfii, activați comutatorul „Marfă în tranzit” și indicați data livrării. Apoi adăugați marfa prin scanarea codurilor de bare sau selectarea din depozit și verificați cantitatea cu marfa pregătită efectiv.

Într-un transfer intern cu starea „Activ”, fără comutatorul „Marfă în tranzit”, marfa este considerată transferată între centrele de evidență imediat după adăugarea în document. Înainte de adăugarea mărfii, verificați starea transferului: programul permite și crearea unor transferuri amânate. Dacă ați activat comutatorul, în centrul destinatar deschideți „Depozit → Marfă în tranzit”, selectați avizul și apăsați „Verifică avizul”. Introduceți cantitatea primită efectiv pentru fiecare poziție, încheiați verificarea și apăsați „Acceptă avizul”. În caz de diferențe, programul le semnalează și propune crearea documentelor de corecție; verificați aceste documente și salvați raportul diferențelor. După acceptare, marfa apare în stocul destinatarului, iar modificarea avizului acceptat este interzisă. Pentru corectare, trebuie mai întâi anulată acceptarea. Luați în considerare drepturile utilizatorului privind comutatorul și setarea implicită pentru crearea transferurilor către depozitul „Marfă în tranzit”.

Verificați concordanța documentelor din program cu documentele de expediere și recepție semnate. Întocmiți separat TTN și procesele-verbale privind diferențele de transport, conform cerințelor legale. Procedura de lucru este descrisă în instrucțiunile Torgsoft privind transferul intern.

Informați despre noul magazin și modificările de adresă

Proprietarul și contabilul stabilesc mai întâi ce s-a schimbat. Adresa fiscală a unui FOP este domiciliul la care acesta a fost luat în evidența fiscală. Pentru persoana juridică, aceasta este sediul din EDR. Adresa punctului comercial este adresa obiectului prin care operează afacerea.

În formularul nr. 20-OPP reflectați încetarea folosirii spațiului vechi, încetarea închirierii sau utilizarea ulterioară a spațiului. Dacă magazinul a fost transformat în depozit, depuneți informația în două rânduri: despre închiderea obiectului anterior și despre noul obiect creat pe baza acestuia, cu identificatorul modificat. Luați datele noului obiect din contract și procesul-verbal. Folosiți formularul în vigoare, păstrați confirmarea acceptării și verificați informațiile în Contul electronic. Modificarea datelor în EDR nu îndeplinește în locul dumneavoastră toate aceste acțiuni separate.

Pentru modificarea datelor unui FOP în EDR este necesară o cerere, iar în cazurile prevăzute de lege — dovada achitării taxei administrative. Pentru persoana juridică se depun, de asemenea, o cerere și, când este necesar, dovada achitării taxei și o nouă versiune a actului constitutiv. Decizia organului de conducere face, ca regulă generală, parte din dosar, dar pentru schimbarea exclusivă a sediului partea 4 a articolului 17 din Legea nr. 755-IV prevede o excepție. Înainte de depunere, clarificați cu registratorul sau CNAP componența documentelor, împuternicirile reprezentantului și modalitatea disponibilă de depunere pentru modificarea dumneavoastră.

Pentru formularul nr. 5DR, pregătiți actul de identitate și documentele care confirmă modificarea datelor. La schimbarea domiciliului, cererea poate fi depusă la noul domiciliu sau la orice organ de control fiscal, potrivit Regulamentului nr. 822. Reprezentantul are nevoie de documentele prevăzute de acesta și de o procură autentificată notarial.

Verificați plățile fiscale și declarațiile

Dacă schimbarea adresei fiscale determină schimbarea organului SFS, administrația fiscală transferă evidența potrivit Procedurii nr. 1588, inclusiv pe baza datelor din EDR. Contabilul verifică finalizarea transferului și obține datele bancare actualizate pentru fiecare plată. Dacă se schimbă doar inspecția fiscală (DPI) care deservește contribuabilul în cadrul aceluiași organ de control, procedura este diferită.

Potrivit punctelor 10.2 și 10.13 din Procedura nr. 1588, când se schimbă comunitatea teritorială a adresei fiscale pentru un FOP obișnuit sau o persoană juridică comercială, impozitele și taxele stabilite la aceste puncte continuă să fie plătite la locul anterior până la sfârșitul anului calendaristic. Acest lucru privește plățile locale și impozitele naționale distribuite între bugetul de stat și bugetele locale. Contribuția socială unică (ESV) are conturi separate, extrabugetare: verificați separat evidența și datele de plată.

FOP-ul din grupa a doua verifică rata stabilită de consiliul local corespunzător. Dacă FOP-ul face parte din grupa întâi, înainte de relocare verifică și dreptul de a rămâne în această grupă: subpunctul 1 al punctului 291.4 din Codul fiscal permite acesteia vânzarea cu amănuntul exclusiv din locuri comerciale în piețe și interzice angajarea salariaților. Pentru comerțul într-un magazin obișnuit, în afara pieței, un FOP din grupa întâi trebuie să treacă la altă grupă permisă sau la sistemul general de impozitare. Pentru schimbarea voluntară a grupei, depune cerere la SFS cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea trimestrului următor și trebuie să îndeplinească cerințele grupei alese. Pentru renunțarea voluntară la sistemul simplificat, cererea se depune cel târziu cu 10 zile calendaristice înainte de începerea noului trimestru; trecerea are loc de la începutul acestuia. Începeți vânzările în noul magazin după intrarea în vigoare a modificării corespunzătoare. Dacă un FOP din grupa întâi sau a doua desfășoară activitate pe teritoriile mai multor consilii rurale, de localitate sau orășenești, potrivit punctului 293.7 din Codul fiscal aplică nivelul maxim al cotei stabilite de acest articol pentru grupa corespunzătoare. Declarația contribuabilului la impozitul unic se depune la locul adresei fiscale.

Angajatorul depune calculul fiscal al veniturilor persoanelor fizice, al impozitelor reținute și al contribuției sociale unice (ESV) calculate la locul principal de evidență. Pentru FOP-urile care sunt agenți fiscali, perioada de raportare este trimestrul, cu defalcare pe luni; termenul este de 40 de zile calendaristice după încheierea acestuia. Pentru persoanele juridice, perioada de raportare este luna, iar termenul de depunere este de 20 de zile calendaristice după încheierea acesteia. Calculul se depune dacă în perioada de raportare au fost calculate veniturile corespunzătoare. Dacă ultima zi a termenului este o zi nelucrătoare sau sărbătoare legală, termenul se prelungește până în următoarea zi operațională, potrivit punctului 49.20 din Codul fiscal. Dacă afacerea are subdiviziuni separate, contabilul stabilește separat procedura aplicabilă de raportare și plată a impozitelor salariale.

Reînregistrați casa de marcat înainte de operațiunile de decontare în noul magazin

Pentru un magazin care folosește un RRO hardware, proprietarul sau reprezentantul depune cererea marcată „Reînregistrare” pentru utilizarea într-o altă unitate comercială și certificatul de înregistrare. Dacă documentele sunt întocmite corespunzător și nu există temei de refuz, SFS efectuează reînregistrarea în cel mult două zile lucrătoare de la depunerea cererii. Coordonați lucrările tehnice cu centrul de service și mențineți sigilarea corespunzătoare.

Pentru PRRO, trimiteți mai întâi ultimul bon fiscal de raportare și închideți ultima tură. Apoi depuneți cererea nr. 1-PRRO, marcată „Reînregistrare”, indicând noile date ale unității comerciale. Verificați că obiectul a fost deja comunicat SFS și are statutul corespunzător: lipsa datelor despre acesta, un obiect închis sau neexploatat ori neconcordanțe în datele de evidență pot duce la refuz.

Pentru PRRO, rezultatul procesării este comunicat printr-o confirmare electronică în ziua primirii cererii dacă aceasta a fost primită cel târziu la ora 16:00 într-o zi lucrătoare sau cel târziu în următoarea zi lucrătoare dacă a fost primită după ora 16:00. Verificați reînregistrarea cu succes înainte de efectuarea operațiunilor de decontare la noul punct. Reînregistrarea automată a RRO sau PRRO la un alt organ SFS după schimbarea locului principal de evidență se referă la organul care asigură serviciul; schimbarea adresei magazinului propriu-zis trebuie formalizată potrivit procedurii corespunzătoare.

Denumirea și adresa unității comerciale de pe bonul fiscal trebuie să corespundă documentului privind dreptul de folosință a spațiului și datelor din formularul nr. 20-OPP. Proprietarul verifică setările casei de marcat și datele bonului înainte de începerea activității. Dacă după relocare s-au schimbat tipul activității sau modalitatea de decontare, stabiliți separat ce reguli de utilizare a RRO/PRRO se aplică noului format comercial.

Dacă intenționați să vindeți alcool, tutun sau lichide pentru țigări electronice la noul punct, obțineți dreptul de a comercializa la noua locație înainte de aceste vânzări. Licențele de vânzare cu amănuntul se acordă separat pentru fiecare loc de activitate. Dacă s-a schimbat sediul titularului licenței sau lista numerelor fiscale ale caselor de marcat, partea 9 a articolului 34 din Legea nr. 3817-IX prevede o cerere de modificare a datelor în termen de 30 de zile calendaristice. Relocarea punctului comercial necesită acțiuni separate privind licențele; verificați separat și depozitarea acestor stocuri.

Verificați documentele și stocurile înainte de deschidere

Proprietarul stabilește ziua reluării vânzărilor după ce persoanele responsabile au confirmat că totul este pregătit:

• Spațiul a fost predat prin proces-verbal și sunt îndeplinite cerințele aplicabile de securitate la incendiu.
• Angajații cunosc locul, data și condițiile de muncă; documentele de personal și plățile datorate sunt formalizate.
• Marfa a fost recepționată, cantitatea verificată, deteriorările și lipsurile consemnate, iar documentele sunt disponibile la noul punct.
• Datele magazinului au fost comunicate SFS, au fost depuse modificările necesare ale datelor de înregistrare și s-au păstrat confirmările.
• Casa de marcat a fost reînregistrată pentru noua locație, datele de pe bon sunt corecte și au fost efectuate acțiunile necesare privind licențele.
• Furnizorii, transportatorii și cumpărătorii au primit noua adresă și data reluării activității; adresa de livrare și ridicare a comenzilor din magazinul online este corectă.

Introduceți termenele de depunere a documentelor în calendar și desemnați un responsabil pentru fiecare acțiune. Punctul 117.1 din Codul fiscal prevede, pentru încălcările obligațiilor de evidență și înregistrare specificate de acesta, o amendă de 340 UAH pentru persoana care desfășoară activități independente și de 1 020 UAH pentru persoana juridică. Pentru neremedierea încălcării sau repetarea prevăzută de acest punct în cursul unui an, amenzile sunt de 680 UAH, respectiv 2 040 UAH.

Dacă documentele prevăzute de articolul 48 din Legea „Cu privire la transportul rutier” lipsesc la momentul controlului în timpul transportului, transportatorul riscă o amendă administrativă și economică de 17 000 UAH: 1 000 × 17 UAH. Pentru vânzarea mărfurilor neevidențiate sau neprezentarea, în timpul controlului, a documentelor privind evidența acestora, articolul 20 din Legea nr. 265/95-VR prevede o sancțiune egală cu valoarea mărfurilor respective la prețul de vânzare, dar de cel puțin 170 UAH. Pentru FOP-urile plătitoare de impozit unic fără TVA se aplică excepția privind evidența mărfurilor descrisă mai sus, ținând cont de sortiment.

Pentru încălcările enumerate la punctul 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR, inclusiv neînregistrarea corectă a unei operațiuni fiscale de decontare sau neeliberarea documentului corespunzător, sancțiunile generale sunt de 100% din valoarea vânzării pentru prima încălcare și de 150% pentru fiecare încălcare următoare. Punctul 14 din secțiunea II prevede exonerarea de răspundere pentru încălcările din timpul vânzărilor pe teritoriile ocupate temporar și pe teritoriile cu ostilități active sau posibile — până la datele corespunzătoare de încheiere a ocupației, ostilităților sau a posibilității acestora, conform listei oficiale. Excepția nu include încălcarea procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile. Contabilul verifică locul și data operațiunii concrete; relocarea într-o comunitate sigură nu conferă, prin ea însăși, această exonerare.

Surse oficiale

• Programul de relocare a întreprinderilor — Ministerul Economiei: notificarea privind solicitările scrise referitoare la depunerea cererilor și descrierea sprijinului.
• Hotărârea CMU din 17.03.2022 nr. 305 „Cu privire la particularitățile activității societății pe acțiuni «Ukrpoșta» în condițiile legii marțiale”: punctul 1, paragraful al patrulea; punctul 2, paragraful al șaselea.
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: articolele 651, 654, 761–763, 765–767, 785, 793–795.
• Codul protecției civile al Ucrainei nr. 5403-VI: articolul 55, alineatele 3, 11, 12; articolul 57, alineatele 2, 4, 5.
• Hotărârea CMU din 05.06.2013 nr. 440 „Cu privire la aprobarea procedurii de depunere și înregistrare a declarației privind conformitatea bazei tehnico-materiale a entității economice cu cerințele legislației în materie de securitate la incendiu”: punctele 1, 2, 5, 7 din procedură.
• Hotărârea CMU din 18.03.2022 nr. 314 „Unele aspecte privind asigurarea desfășurării activității economice în condițiile legii marțiale”: punctul 1, subpunctele 1–3, 7; anexele 1 și 2.
• Codul muncii al Ucrainei nr. 322-VIII: articolul 32; punctul 6 al articolului 36; articolele 44, 47, 83, 116, 117, 120.
• Legea Ucrainei nr. 2136-IX „Cu privire la organizarea relațiilor de muncă în condițiile legii marțiale”: articolele 3, 7, 10.
• Hotărârea CMU din 02.03.1998 nr. 255 „Cu privire la garanțiile și compensațiile acordate la relocarea pentru muncă într-o altă localitate”: punctele 1, 4–6.
• Legea Ucrainei nr. 996-XIV „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina”: articolul 9, alineatele 1, 2, 5, 7, 8.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 02.09.2014 nr. 879, Regulamentul privind inventarierea activelor și obligațiilor: secțiunea I, punctele 2, 7, 8; secțiunea II, punctele 1, 5–7, 9, 10, 17, 18; secțiunea III, punctele 4.1–4.4; secțiunea IV, punctele 1–3.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 03.09.2021 nr. 496, Procedura de evidență a stocurilor de mărfuri pentru persoanele fizice — întreprinzători, inclusiv plătitorii de impozit unic: secțiunea I, punctul 2; secțiunea II, punctele 1, 2, 9–11.
• Legea Ucrainei nr. 2344-III „Cu privire la transportul rutier”: articolul 48; articolul 60, alineatul întâi, paragraful al treilea.
• Ordinul Ministerului Transporturilor din 14.10.1997 nr. 363, Regulamentul privind transportul mărfurilor cu autovehicule în Ucraina: capitolul 1, definiția TTN; punctele 11.1–11.6, 13.1–13.8, 15.1–15.6; anexele 4 și 7.
• Legea Ucrainei nr. 755-IV „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice, persoanelor fizice — întreprinzători și formațiunilor obștești”: partea 4 a articolului 17, punctele 1, 2, 7, 8; partea 3 a articolului 18, punctele 1, 2.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 09.12.2011 nr. 1588, Procedura de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe: punctele 7.1, 7.2, 8.1–8.5, 10.1, 10.2, 10.4–10.14, 10.25.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 29.09.2017 nr. 822, Regulamentul privind înregistrarea persoanelor fizice în Registrul de stat al persoanelor fizice — contribuabili: secțiunea IX, punctele 1–4.
• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 45.1, 45.2, 70.7, 117.1; subpunctul „b” al punctului 176.2; subpunctele 49.18.1, 49.18.2; punctul 49.20; punctele 293.2, 293.7, 296.4, 298.5, 298.6; punctul 5 din subsecțiunea 1 a secțiunii XX. Subpunctul 1 al punctului 291.4; subpunctele 298.1.5, 298.2.1 și 298.2.2.
• Legea Ucrainei nr. 2464-VI „Cu privire la colectarea și evidența contribuției sociale unice pentru asigurarea socială obligatorie de stat”: punctul 4 al părții 2 a articolului 6; partea 6 a articolului 9.
• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR „Cu privire la utilizarea registratoarelor de operațiuni de decontare în comerț, alimentație publică și servicii”: punctele 12, 14 ale articolului 3; punctul 1 al articolului 17; articolul 20; punctul 14 din secțiunea II.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 14.06.2016 nr. 547, Procedura de înregistrare și utilizare a RRO: secțiunea II, capitolul 3, punctele 1, 3, 4.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 23.06.2020 nr. 317, Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO: secțiunea II, punctele 3–6, 8–11.
• Ordinul Ministerului Finanțelor din 21.01.2016 nr. 13, Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare: secțiunea II, punctul 2, datele obligatorii din rândurile 1–3.
• Legea Ucrainei nr. 3817-IX „Cu privire la reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului etilic, distilatelor alcoolice, bioetanolului, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, materiei prime pentru tutun, lichidelor utilizate în țigări electronice și combustibilului”: partea 9 a articolului 34; partea 8 a articolului 41; partea 1 a articolului 42.
• Decretul Președintelui Ucrainei nr. 596/2026 „Cu privire la prelungirea duratei legii marțiale în Ucraina”, punctul 1, și Legea Ucrainei nr. 4928-IX privind aprobarea Decretului Președintelui Ucrainei „Cu privire la prelungirea duratei legii marțiale în Ucraina”, punctele 1, 2: prelungirea legii marțiale.