Înregistrarea încasărilor în numerar: reguli pentru persoane fizice autorizate, întreprinderi, CM/PCM și depunerea încasărilor

Numerarul pe care o afacere îl încasează din vânzarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii trebuie înregistrat la timp, în ziua încasării și în cuantumul integral al sumei efectiv primite. Modalitatea de înregistrare depinde de organizarea activității: pentru o întreprindere care ține registrul de casă, aceasta presupune evidențierea încasărilor în registrul de casă pe baza dispoziției de încasare; pentru o unitate separată care utilizează un CM fără registru de casă — generarea și păstrarea corespunzătoare a rapoartelor fiscale și, dacă se utilizează KORO, înscrierea datelor necesare în acesta; pentru PCM — generarea rapoartelor fiscale și transmiterea datelor fiscale către serverul Serviciului Fiscal de Stat (SFS) al Ucrainei. Persoanele fizice autorizate nu țin registrul de casă, dar trebuie să țină evidența fiscală a veniturilor și să respecte regulile privind CM/PCM, dacă acestea se aplică activității lor.

Legislația în vigoare nu prevede o sancțiune financiară distinctă exclusiv pentru «neînregistrarea încasărilor în numerar», înregistrarea incompletă sau înregistrarea cu întârziere a acestora. Totuși, aceasta nu înseamnă că nu există nicio răspundere: încălcările concrete ale procedurilor de efectuare a plăților în numerar pot atrage răspunderea administrativă, iar pentru neînregistrarea vânzărilor prin CM/PCM, înregistrarea acestora la o valoare mai mică decât suma integrală sau neemiterea unui bon fiscal corespunzător se aplică sancțiuni financiare separate. Prin urmare, antreprenorul trebuie să controleze nu doar suma efectivă de numerar din casierie, ci și concordanța acesteia cu documentele fiscale, registrul de casă, dispozițiile de casă și documentele care confirmă depunerea încasărilor.

Ce înseamnă înregistrarea încasărilor în numerar

Regulamentul Băncii Naționale a Ucrainei (BNU) nr. 148 definește înregistrarea încasărilor în numerar ca evidențierea în casierie a întregii sume de numerar efectiv primite, într-un document contabil prevăzut de legislație: registrul de casă, formularul corespunzător de evidență a veniturilor și cheltuielilor, raportul fiscal, raportul fiscal electronic sau chitanța de decontare — în funcție de modalitatea de efectuare a plăților utilizată de operatorul economic.

Înregistrarea încasărilor nu trebuie confundată cu simpla depunere fizică a banilor într-un seif sau într-un sertar de numerar. Legislația impune ca circulația efectivă a numerarului să fie documentată corespunzător, conform procedurii stabilite.

Cum se înregistrează numerarul în diferite situații

Înregistrarea numerarului de către o întreprindere care ține registrul de casă

O persoană juridică ce efectuează operațiuni de încasare și eliberare a numerarului prin casierie, folosind dispoziții de casă, trebuie să țină registrul de casă. Când numerarul intră în casieria întreprinderii, încasarea se documentează printr-o dispoziție de încasare — PKO. Eliberarea numerarului se documentează printr-o dispoziție de plată — VKO sau printr-un borderou de plată, în cazurile prevăzute de Regulamentul nr. 148.

Înregistrările în registrul de casă se efectuează în ziua încasării sau eliberării banilor, pe baza documentelor de casă corespunzătoare. Aceasta înseamnă că înregistrarea numerarului efectiv primit nu poate fi amânată pentru o altă zi lucrătoare, cu excepția situațiilor speciale prevăzute de legislație.

La sfârșitul zilei de lucru, casierul totalizează operațiunile, stabilește soldul numerarului și transmite departamentului contabil un raport împreună cu documentele de casă. Întreprinderea desemnează, printr-un document intern, persoanele autorizate să semneze documentele de casă și stabilește procedura de colaborare dintre casier, departamentul contabil și unitățile separate.

Dacă întreprinderea nu are un casier în personal sau casierul lipsește temporar, atribuțiile de casierie trebuie repartizate oficial printr-un document administrativ corespunzător. Acest lucru este important nu doar pentru evidența contabilă, ci și pentru identificarea clară a persoanei responsabile de numerarul efectiv deținut.

Numerarul din sertarul CM și transferul acestuia în casieria întreprinderii

Înregistrarea unei vânzări prin CM și transferul banilor din sertarul de numerar al CM în casieria principală a întreprinderii — sunt două etape diferite.

În timpul vânzării, CM înregistrează operațiunea de plată și generează bonul fiscal. Dacă ulterior numerarul este retras fizic de la locul efectuării plăților din alte motive decât restituirea banilor către cumpărător, retragerea se înregistrează prin CM/PCM folosind operațiunea «retragere de serviciu». Când acești bani ajung în casieria unei persoane juridice care ține registrul de casă, încasarea lor se documentează prin documentele de casă corespunzătoare. Pentru depunerea numerarului direct la bancă, Regulamentul nr. 148 impune în mod expres înregistrarea retragerii de la locul efectuării plăților prin operațiunea «retragere de serviciu».

Operațiunea «retragere de serviciu» nu reprezintă în sine o vânzare, un retur de marfă sau o altă operațiune de plată cu clientul. Aceasta este necesară pentru reflectarea corectă a modificării sumei efective de numerar aflate la locul efectuării plăților.

În mod similar, operațiunea «introducere de serviciu» este utilizată pentru înregistrarea numerarului introdus la locul efectuării plăților, care nu reprezintă încasări dintr-o anumită vânzare.

Când o unitate separată poate funcționa fără registru de casă

O unitate separată a întreprinderii care efectuează plăți prin CM și/sau prin carnete de chitanțe de decontare împreună cu KORO, dar nu documentează operațiunile de încasare și eliberare a numerarului prin dispoziții de casă, poate să nu țină un registru de casă separat. O astfel de unitate trebuie să asigure respectarea regulilor de evidență fiscală și de predare a încasărilor stabilite de întreprindere.

Simpla utilizare a unui CM nu elimină obligația persoanei juridice de a ține registrul de casă atunci când întreprinderea efectuează efectiv operațiuni de casierie pe baza PKO și VKO. De aceea, procedura de circulație a banilor între sertarul de numerar al magazinului, casieria unității, casieria centrală și bancă ar trebui stabilită detaliat într-un regulament intern.

Raportul Z la utilizarea CM și PCM

Dacă în timpul zilei au fost efectuate operațiuni de plată, Legea nr. 265 impune generarea zilnică a rapoartelor fiscale — rapoarte Z — în format tipărit și/sau electronic, în funcție de tipul aparatului de înregistrare. În cazul PCM, datele documentelor fiscale sunt înregistrate pe serverul fiscal al autorității de control.

Raportul Z sintetizează rezultatele fiscale ale unei ture. Acesta nu înlocuiește registrul de casă al unei persoane juridice, dacă întreprinderea are obligația să îl țină, la fel cum o înregistrare în registrul de casă nu înlocuiește bonul fiscal emis prin CM/PCM.

În cazul unei situații de urgență, al unei întreruperi accidentale sau prelungite a alimentării cu energie electrică ori al altor circumstanțe care fac în mod obiectiv imposibilă generarea raportului Z, este necesară documentarea acestor circumstanțe și respectarea legislației și a clarificărilor în vigoare ale SFS. Aceasta nu trebuie transformată într-o procedură obișnuită de închidere a turei.

Ce trebuie făcut în cazul defectării CM sau al întreruperii alimentării cu energie electrică

Pentru CM clasic, Legea nr. 265 prevede o procedură specială. În cazul defectării aparatului, al reparării acestuia sau al întreruperii temporare a alimentării cu energie electrică, operațiunile de plată pot fi efectuate, în limitele prevăzute de lege, folosind un KORO înregistrat corespunzător și un carnet de chitanțe de decontare sau un CM de rezervă înregistrat.

Dacă operatorul economic a ales din timp un model de funcționare în care vânzările sunt suspendate complet în cazul defectării CM sau al lipsei energiei electrice, până la conectarea unui CM de rezervă sau restabilirea funcționării aparatului principal, înregistrarea unui KORO în acest scop nu este obligatorie. Însă, în acest caz, nu pot fi acceptate plăți în perioada respectivă. Procedura este stabilită de articolul 5 din Legea nr. 265.

Prin urmare, KORO nu este obligatoriu pentru fiecare antreprenor doar pentru că utilizează un CM.

PCM fără internet și modul offline

Lipsa conexiunii cu serverul fiscal și defectarea tehnică a PCM în sine — sunt două situații diferite.

Dacă nu există conexiune cu serverul SFS, un PCM înregistrat, pentru care este prevăzută funcționarea offline, poate continua fiscalizarea folosind un interval rezervat de numere fiscale. Limita generală pentru modul offline este de cel mult 36 de ore consecutive și cel mult 168 de ore pe parcursul unei luni calendaristice. După atingerea limitei, PCM trebuie să înceteze funcționarea offline până la restabilirea conexiunii online.

Pe durata legii marțiale, a stării de urgență sau în circumstanțe de forță majoră, legislația prevede reguli speciale pentru funcționarea offline. Totuși, numerele fiscale pentru aceste bonuri trebuie să provină în continuare din intervalul rezervat. De aceea, nu se poate presupune că PCM poate funcționa nelimitat «fără server», fără o configurare prealabilă corespunzătoare.

Dacă problema nu este legată de conexiunea cu serverul, ci de defectarea aparatului fiscal software în sine, operațiunile de plată nu pot fi efectuate prin acel PCM până la remedierea defecțiunii, cu excepția situației în care este disponibil un alt mijloc de înregistrare a plăților, înregistrat corespunzător.

Cum înregistrează numerarul o persoană fizică autorizată

Persoanele fizice autorizate nu țin registrul de casă și nu întocmesc PKO și VKO în același mod ca persoanele juridice. De asemenea, Regulamentul nr. 148 nu stabilește pentru persoanele fizice autorizate un plafon al soldului de numerar din casierie sau termene obligatorii pentru depunerea încasărilor.

Totuși, aceasta nu înseamnă că numerarul primit poate rămâne în afara evidenței fiscale.

Pentru persoanele fizice autorizate se aplică următoarele reguli principale:

• contribuabilii care plătesc impozitul unic din grupele 1 și 2, precum și cei din grupa 3 care nu sunt plătitori de TVA, țin evidența într-o formă liber aleasă, prin înregistrarea lunară a veniturilor obținute;

• persoanele fizice autorizate din grupa 3, plătitoare de TVA, țin evidența veniturilor și cheltuielilor conform formularului-tip aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 405;

• persoanele fizice autorizate aflate în sistemul general de impozitare țin evidența veniturilor și cheltuielilor conform formularului-tip aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 261, înregistrând operațiunile pe baza documentelor justificative;

• dacă o persoană fizică autorizată are obligația de a utiliza CM/PCM, vânzările în numerar trebuie fiscalizate corespunzător, indiferent de modalitatea de ținere a evidenței fiscale.

Așadar, registrul de casă al persoanei juridice, evidența fiscală a persoanei fizice autorizate și evidența fiscală realizată prin CM/PCM — reprezintă niveluri diferite de evidență care nu trebuie confundate.

Limitele maxime ale plăților în numerar

Regulamentul nr. 148 stabilește limite zilnice pentru plățile în numerar efectuate pe baza unuia sau mai multor documente de plată:

• între doi operatori economici — până la 10.000 UAH inclusiv;

• între un operator economic și o persoană fizică — până la 50.000 UAH inclusiv.

Aceste limite se aplică exclusiv plăților în numerar, inclusiv atunci când plata este înregistrată prin CM sau printr-un carnet de chitanțe de decontare. Plățile care depășesc limitele stabilite trebuie efectuate prin intermediul prestatorilor de servicii de plată, prin transferul fondurilor între conturi sau prin depunerea numerarului la casieria unui prestator de servicii de plată pentru creditarea ulterioară a contului beneficiarului. Limita zilnică pentru plățile directe în numerar nu se aplică ultimei modalități.

Restricțiile nu se aplică, printre altele, plăților către bugete și fonduri de stat cu destinație specială, donațiilor voluntare și ajutoarelor caritabile, utilizării numerarului pentru deplasări de serviciu sau plăților legate de remunerarea angajaților. Lista completă a excepțiilor este prevăzută la punctul 8 din secțiunea II a Regulamentului nr. 148.

Plafonul soldului de numerar pentru întreprinderi

Persoanele juridice care efectuează operațiuni cu numerar stabilesc un plafon al soldului de numerar din casierie — suma maximă de numerar care poate rămâne în casieria întreprinderii în afara programului de lucru.

Întreprinderea trebuie să elaboreze și să aprobe în mod independent, printr-un document intern, procedura de calcul al plafonului de casă. Acesta se stabilește pe baza mediei zilnice a încasărilor sau a plăților în numerar — în funcție de decizia conducerii — ținând cont de particularitățile activității întreprinderii și de termenele de depunere a încasărilor la bancă.

Dacă se modifică volumul încasărilor, programul de lucru, graficele turelor sau alte condiții importante, întreprinderea poate revizui plafonul de casă și termenele de depunere a încasărilor, documentând motivele acestei decizii.

Persoanele fizice autorizate nu aplică aceste reguli privind stabilirea plafonului de casă.

Când trebuie o persoană juridică să depună încasările la bancă

Întreprinderea stabilește termenul de depunere a încasărilor în numerar ținând cont de contractul încheiat cu banca. Punctul 48 din Regulamentul nr. 148 prevede următoarele termene principale:

Dacă întreprinderea funcționează în weekend sau în zilele de sărbătoare și, potrivit condițiilor serviciilor bancare, nu poate depune banii prin metoda obișnuită, Regulamentul nr. 148 permite depunerea încasărilor prin bancomat sau terminal de autoservire în ziua încasării ori depunerea directă la bancă în timpul programului operațional al următoarei zile lucrătoare a băncii și a întreprinderii.

Persoanele fizice autorizate nu sunt obligate să stabilească aceste termene conform Regulamentului nr. 148, deși pot depune încasările la bancă potrivit propriilor proceduri.

Ce documente confirmă depunerea încasărilor la bancă

În funcție de modalitatea de transfer al fondurilor, documentele justificative pot fi:

1. chitanța aferentă documentului bancar de depunere a numerarului, semnată de persoanele responsabile ale băncii și certificată prin ștampilă, dacă aceasta se utilizează;

2. chitanța sau bonul emis de un bancomat ori de un terminal de autoservire;

3. dispoziția de casă însoțitoare pentru sacul de colectare a valorilor;

4. bonul terminalului de plată — dacă colectarea numerarului se efectuează în timp real, cu ajutorul unui terminal de plată.

La retragerea numerarului de la locul efectuării plăților prin CM, în vederea depunerii acestuia la bancă, se efectuează suplimentar operațiunea «retragere de serviciu».

Astfel, chitanța bancară confirmă depunerea banilor la bancă, dar nu înlocuiește documentele de casă ale întreprinderii atunci când întocmirea acestora este obligatorie conform Regulamentului nr. 148.

Cât timp trebuie păstrate rapoartele Z și alte documente de casă

Pentru rapoartele Z electronice, Regulamentul nr. 148 face trimitere la termenele de păstrare stabilite de punctul 44.3 din Codul fiscal. Prin urmare, regula «toate rapoartele Z trebuie păstrate exact 1.095 de zile» nu trebuie aplicată automat întregii arhive de casă și contabile.

Codul fiscal al Ucrainei stabilește termene minime diferite în funcție de categoria documentelor. În special:

• 1.825 de zile — pentru documentele primare, registrele contabile, situațiile financiare și alte documente relevante din punct de vedere fiscal ale persoanelor juridice, menționate expres la subpunctul 44.3.2 din Codul fiscal al Ucrainei;

• 1.095 de zile — pentru alte documente care nu aparțin categoriilor cu termene de păstrare mai lungi;

• 1.095 de zile — pentru documentele legate de respectarea cerințelor altor acte legislative, a căror aplicare este controlată de autoritățile fiscale;

• pentru anumite documente fiscale speciale sunt stabilite termene de păstrare mai lungi.

În cazul unui control, al unui litigiu sau al suspendării termenelor de prescripție, perioada efectivă de păstrare poate fi prelungită.

Pentru întreprinderi, este mai sigură stabilirea unui program intern unitar de păstrare a documentelor de casă, fiscale și contabile, ținând cont de cel mai lung termen aplicabil fiecărei categorii de documente.

Procedura internă de înregistrare a numerarului în întreprindere

Întreprinderea trebuie să stabilească propria procedură de înregistrare a încasărilor în numerar într-un document intern. Aceasta trebuie să respecte Regulamentul nr. 148 și să corespundă organizării reale a activității.

Este recomandat ca documentul să includă:

• ce casierii și locuri de efectuare a plăților utilizează întreprinderea;

• cine îndeplinește atribuțiile de casier și cine are dreptul să semneze PKO și VKO;

• cum și când se retrag banii din sertarul de numerar al CM;

• cum se documentează transferul încasărilor de la punctul de vânzare la casieria centrală;

• când se utilizează operațiunile «retragere de serviciu» și «introducere de serviciu»;

• cine generează și verifică rapoartele Z;

• unde și în ce format electronic sunt păstrate rapoartele fiscale și cine răspunde de păstrarea acestora;

• cum trebuie să acționeze personalul în cazul defectării CM, al lipsei energiei electrice sau al conexiunii la internet;

• cum și în ce termene se depune numerarul la bancă;

• ce documente confirmă transferul banilor între angajați, casierii și bancă;

• cum este controlată respectarea plafonului de casă.

Un astfel de document este deosebit de important pentru rețelele de magazine în care programul punctelor de vânzare nu coincide cu programul departamentului central de contabilitate.

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de casierie și a cerințelor privind CM

Răspunderea trebuie diferențiată în funcție de tipul încălcării.

Fiecare vânzare individuală efectuată fără CM/PCM sau fără documentul de plată corespunzător poate fi considerată o încălcare separată. Prin urmare, neutilizarea sistematică a CM poate duce la sancțiuni considerabil mai mari decât un singur document întocmit greșit.

Exemplu din practica controalelor fiscale

În timpul unui control efectuat la o benzinărie din Zaporijjia, inspectorii fiscali au constatat vânzări de combustibil în numerar fără CM/PCM, ascunderea unei părți din încasările în numerar și încălcări ale regulilor de evidență a combustibilului. Potrivit SFS, valoarea estimată a sancțiunilor pentru încălcările constatate a fost de aproximativ 600.000 UAH.

Acest caz arată că, în cadrul unui control, nu contează doar un document individual, ci concordanța dintre vânzările efective, încasările în numerar, datele CM/PCM și evidența mărfurilor.

Cum să controlați în Torgsoft încasările, soldurile de casă și transferurile interne de bani

În Torgsoft, mișcările de bani pot fi înregistrate separat de mișcările mărfurilor. Încasările din vânzări sunt reflectate automat la categoria de analiză financiară «Încasări din vânzări», iar operațiunile financiare interne — inclusiv transferurile între casierii, predarea încasărilor, colectarea numerarului și operațiunile dintre casierie și contul bancar — sunt înregistrate în evidența financiară a programului. Acest lucru permite controlul locului în care ar trebui să se afle efectiv banii după vânzare și predarea încasărilor.

În Torgsoft este prevăzută o operațiune de predare a încasărilor pentru vânzător, iar drepturile de acces ale personalului pot fi limitate prin roluri. Conform modului standard de funcționare a programului, rolul de vânzător poate avea acces la vânzări, retururi și predarea încasărilor, fără acces la informații financiare suplimentare care nu îi sunt necesare. Acest lucru ajută la separarea responsabilităților casierului și proprietarului și reduce riscul operațiunilor de casierie neautorizate.

Pentru controlul numerarului efectiv, în program sunt disponibile «Totalurile casieriei», inclusiv verificarea numerarului pe cupiuri și indicatorii diferențelor dintre suma numărată efectiv și soldul înregistrat în sistem. Raportul «Mișcări în casierie» afișează soldurile de numerar de la începutul și sfârșitul zilei pentru perioada selectată. Aceste instrumente permit compararea regulată a numerarului existent cu datele contabile înainte de închiderea zilei de casă.

Documentele financiare interne din Torgsoft sunt utilizate pentru evidența managerială a întreprinderii. Acestea nu trebuie considerate înlocuitori ai PKO, VKO, registrului de casă, bonului fiscal CM/PCM sau documentului bancar în situațiile în care legislația impune expres întocmirea documentului respectiv. Prin urmare, configurarea Torgsoft trebuie corelată cu procedura de efectuare a operațiunilor de casierie aprobată de întreprindere.

Controlul zilnic al numerarului: ce trebuie să verifice antreprenorul

Înainte de încheierea activității punctului de vânzare, trebuie să vă asigurați că:

1. fiecare vânzare supusă fiscalizării a fost înregistrată prin CM/PCM la valoarea integrală;

2. clienții au primit documentele de plată în format tipărit sau electronic, conform formei stabilite;

3. suma efectivă a numerarului corespunde datelor CM/PCM, ținând cont de introducerile de serviciu, retragerile de serviciu și rambursări;

4. a fost generat raportul Z necesar;

5. toate operațiunile de casierie ale persoanei juridice au fost documentate corespunzător prin PKO, VKO și înregistrări în registrul de casă, dacă acesta este ținut;

6. transferul încasărilor între punctul de vânzare, casieria centrală și bancă a fost documentat;

7. plafonul de numerar stabilit pentru întreprindere nu a fost depășit;

8. termenul de depunere a încasărilor la bancă a fost respectat;

9. rapoartele Z electronice, datele fiscale și documentele de casă sunt păstrate conform procedurii stabilite;

10. soldul efectiv al numerarului corespunde datelor din evidența financiară internă.

Surse oficiale

Regulamentul privind efectuarea operațiunilor cu numerar în moneda națională a Ucrainei, aprobat prin Hotărârea Consiliului de Administrație al Băncii Naționale a Ucrainei din 29.12.2017 nr. 148. Prevederi principale: secțiunea I — definiții; punctele 6–12 — plățile în numerar și înregistrarea încasărilor; punctul 14 — plafonul de casă; punctele 26–29 — documentele de casă și depunerea încasărilor; punctele 39–45¹ — registrul de casă și operațiunile de casierie; punctele 48–55 — termenele de depunere a încasărilor și plafonul de casă.
Textul oficial al Regulamentului nr. 148 pe site-ul Radei Supreme a Ucrainei

Legea Ucrainei «Privind utilizarea aparatelor de înregistrare a operațiunilor de plată în comerț, alimentație publică și servicii» din 06.07.1995 nr. 265/95-VR. Prevederi principale: articolul 3 — obligațiile privind efectuarea plăților și rapoartele Z; articolul 5 — funcționarea în cazul defectării CM și al întreruperii alimentării cu energie electrică; articolul 17 — sancțiuni financiare.
Textul oficial al Legii nr. 265/95-VR

Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI. Prevederi principale: articolul 44, în special punctul 44.3 — termenele de păstrare a documentelor; articolul 177 — evidența persoanelor fizice autorizate aflate în sistemul general de impozitare; articolul 296 — evidența persoanelor fizice autorizate care plătesc impozitul unic.
Textul oficial al Codului fiscal al Ucrainei

Codul Ucrainei privind contravențiile administrative. Prevederi principale: articolul 163-15 — încălcarea procedurilor de efectuare a plăților în numerar; articolul 164-4 — depunerea cu întârziere a încasărilor.
Textul oficial al Codului Ucrainei privind contravențiile administrative

Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547 — procedurile de înregistrare și utilizare a CM, KORO și carnetelor de chitanțe de decontare.
Textul oficial al Ordinului nr. 547

Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 23.06.2020 nr. 317 — procedura de înregistrare, administrare a registrului și utilizare a PCM.
Textul oficial al Ordinului nr. 317

Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 — forma și conținutul documentelor de plată și al documentelor electronice de plată, precum și raportarea aferentă KORO.
Textul oficial al Ordinului nr. 13

Resursa publică de informare și consultanță a SFS: clarificare oficială privind răspunderea pentru neînregistrarea încasărilor în numerar — nu este prevăzută o sancțiune financiară distinctă exclusiv pentru neînregistrarea numerarului; pentru încălcări concrete se pot aplica articolele 163-15 și 164-4 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative.
Clarificarea SFS privind răspunderea pentru neînregistrarea încasărilor în numerar