Cadou oferit unui angajat de un ФОП în 2026: plafon neimpozabil, ЄСВ și documente

În 2026, cadourile în natură oferite unui angajat, în limita de 2.161,75 UAH pe lună calendaristică, sunt scutite de impozitul pe venitul persoanelor fizice (IVPF) și de taxa militară. Înainte de achiziție, însumați valoarea obișnuită a tuturor cadourilor oferite de acest întreprinzător individual din Ucraina (ФОП) aceluiași angajat în cursul lunii. Stimulentele materiale pentru angajați intră în baza salarială pentru contribuția socială unică din Ucraina (ЄСВ).

La cota generală de 22%, dacă salariul este deja cel puțin egal cu salariul minim, iar baza lunară se încadrează în plafonul maxim, un cadou în valoare de 2.000 UAH presupune încă 440 UAH ЄСВ. Documentați achiziția, calcularea stimulentului și acceptarea bunului de către angajat. Plătiți contribuția la predarea cadoului și includeți sumele corespunzătoare în anexele ФІЗ-4ДФ și ФІЗ-Д1 ale formularului trimestrial „Розрахунок ФОП/НПД”.

Pentru ce cadou se aplică instrucțiunile

Procedura se aplică unui ФОП plătitor de impozit unic, neplătitor de TVA, care oferă o singură dată unui angajat adult încadrat în personal un bun obișnuit cumpărat, destinat uzului personal sau gospodăresc. Valoarea obișnuită cumulată a cadourilor oferite acestui angajat în cursul lunii rămâne în limita neimpozabilă.

Calculul de mai jos presupune un angajat fără dizabilitate și care nu aparține unei categorii speciale cu facilități. Salariul său este deja cel puțin egal cu salariul minim, iar baza lunară ЄСВ cumulată, inclusiv cadoul, nu depășește 172.940 UAH. Banii, certificatele, serviciile, drepturile patrimoniale și cadourile pentru copii necesită un calcul diferit.

Verificați plafonul lunar rămas disponibil

Subpunctul 165.1.39 din Codul fiscal al Ucrainei stabilește partea neimpozabilă a valorii cadourilor în natură la 25% din salariul minim lunar valabil la 1 ianuarie al anului de raportare. Pentru 2026, aceasta este 8.647 × 25% = 2.161,75 UAH pe lună. Această parte este scutită și de taxa militară.

1. Stabiliți luna calendaristică în care va fi predat cadoul.
2. Adunați evidențele altor cadouri oferite angajatului de acest ФОП în luna respectivă.
3. Scădeți valoarea lor obișnuită cumulată din 2.161,75 UAH.
4. Comparați valoarea obișnuită a bunului planificat cu plafonul rămas.
5. Repetați verificarea înainte de predare dacă au fost oferite alte cadouri după achiziție.

Păstrați documentele care justifică valoarea bunului. În calculul de lucru, notați separat prețul de achiziție și valoarea obișnuită a cadoului și indicați documentele folosite. Dacă plafonul lunar este depășit, excedentul este impozabil. În acest caz, nu folosiți bugetul de mai jos pentru un cadou integral neimpozabil.

Calculați ЄСВ și bugetul achiziției

Plățile pentru stimulente materiale fac parte din structura salariului, potrivit articolului 2 din Legea „Privind remunerarea muncii”. Articolul 7 din Legea nr. 2464-VI include aceste plăți, inclusiv pe cele în natură, în baza ЄСВ a angajatorului. Scutirea cadoului de IVPF și de taxa militară nu scutește stimulentul de ЄСВ.

Verificați contribuția în funcție de baza lunară cumulată a angajatului. Pentru un angajat obișnuit, plafonul maxim în 2026 este de 20 de salarii minime, adică 172.940 UAH. Dacă salariul este deja cel puțin egal cu salariul minim, baza cumulată cu cadoul nu depășește plafonul maxim și se aplică cota de 22%, contribuția suplimentară este egală cu valoarea cadoului × 22%.

Exemplu ipotetic: cadou de 2.000 UAH

Să presupunem că ФОП a cumpărat un bun de uz casnic cu 2.000 UAH. Valoarea sa obișnuită este tot de 2.000 UAH. Nu există alte cadouri oferite acestui angajat de ФОП în cursul lunii. Calcularea stimulentului și predarea au loc în aceeași lună. Angajatul nu are dizabilitate și i se aplică cota generală ЄСВ; salariul său este deja cel puțin egal cu salariul minim, iar baza cumulată cu cadoul nu depășește 172.940 UAH.

• Achiziția cadoului — 2.000 UAH.
• IVPF și taxa militară aferente cadoului — 0 UAH.
• ЄСВ suplimentară: 2.000 × 22% = 440 UAH.
• Bugetul pentru achiziție și contribuție: 2.000 + 440 = 2.440 UAH.

Aceste date sunt ipotetice și ilustrează calculul aritmetic. Dacă se aplică o cotă specială, este necesară o plată suplimentară până la baza minimă sau se depășește baza maximă, recalculați contribuția conform condițiilor aplicabile. Depășirea plafonului pentru cadouri schimbă și calculul fiscal.

Cheltuielile cu cadoul și ЄСВ nu reduc obligațiile privind impozitul unic: pentru grupa a doua, cota este fixă și depinde de salariul minim; pentru grupa a treia, se stabilește ca procent din venit. Nu deduceți aceste cheltuieli din venit la calcularea impozitului unic.

Documentați achiziția, calcularea stimulentului și predarea

Potrivit punctului 44.1 din Codul fiscal al Ucrainei, indicatorii raportării fiscale trebuie să se bazeze pe documente. ЄСВ se calculează pe baza documentelor în temeiul cărora se calculează plata sau care confirmă calcularea acesteia. Pregătiți un set de documente care să permită corelarea bunului, beneficiarului, valorii și datei predării.

Întocmiți borderoul de predare în format propriu. Includeți denumirea și data documentului, datele ФОП, trimiterea la decizie și semnăturile participanților. Acesta este conținutul recomandat al borderoului pentru a corela achiziția, calcularea stimulentului și predarea.

Contractul de donație pentru un bun destinat uzului personal sau gospodăresc poate fi încheiat verbal. Dreptul de proprietate al angajatului ia naștere în momentul acceptării cadoului. Dacă un reprezentant încheie contractul în numele ФОП, împuternicirea trebuie să indice numele donatarului; în lipsa acestuia, împuternicirea este nulă.

Folosiți date suficiente pentru identificarea angajatului și corelarea cu calculările și raportarea. Nu adăugați în borderou copii inutile ale pașapoartelor, adrese de domiciliu sau informații despre familie. Datele cu caracter personal trebuie să corespundă scopului prelucrării și să nu fie excesive.

Plătiți ЄСВ la predarea cadoului

La acordarea venitului în natură, angajatorul plătește simultan ЄСВ calculată pentru acesta. Excepțiile sunt situațiile în care contribuția aferentă plății a fost deja achitată sau, în urma reconcilierii cu autoritatea fiscală, a fost recunoscută o plată în plus egală cu contribuția datorată ori mai mare.

Termenul general de plată a ЄСВ de către angajator pentru luna calendaristică este cel târziu data de 20 a lunii următoare. La predarea cadoului, respectați cerința plății simultane. Dacă stimulentul a fost calculat, dar nu a fost încă predat, contribuția se calculează indiferent de acordarea efectivă.

Raportați cadoul în ФІЗ-4ДФ și ФІЗ-Д1

ФОП depune formularul „Розрахунок ФОП/НПД” la locul principal de evidență în termen de 40 de zile calendaristice după ultima zi a trimestrului, cu defalcare pe luni. Dacă ultima zi a termenului cade într-o zi de repaus sau de sărbătoare, termenul se mută în următoarea zi bancară operațională. Nu se depune un formular anual separat.

În ФІЗ-4ДФ, indicați cadoul neimpozabil cu codul de venit „160”. În condițiile exemplului, treceți câte 2.000 UAH în coloana 3а, „Suma venitului calculat”, și în coloana 3, „Suma venitului plătit”. Pentru cadou nu se calculează IVPF sau taxa militară.

În ФІЗ-Д1, includeți cadoul în venitul salarial al lunii corespunzătoare. Pentru angajatul descris se aplică categoria persoanei asigurate „1”. În coloana 16 indicați venitul salarial total calculat, inclusiv cadoul; în coloana 17, baza în limita plafonului maxim; iar în coloana 20, ЄСВ calculată. În condițiile exemplului, contribuția lunară crește cu 440 UAH.

Pentru calcularea curentă obișnuită a cadoului, lăsați necompletată coloana 09, destinată codului tipului de calcul: aceasta se folosește numai în cazurile prevăzute de Procedura nr. 4. Corelați indicatorii din coloana 20 a anexei ФІЗ-Д1 cu rândul 3.1 din formularul „Розрахунок ФОП/НПД” pentru luna corespunzătoare. Depunerea raportării după calcularea venitului sau a contribuției nu depinde de predarea efectivă a cadoului ori de plata ЄСВ.

Stabiliți termenele de păstrare în funcție de tipul documentului

Termenele din Lista nr. 578/5 se aplică întreprinzătorilor individuali (ФОП), cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel sau natura raporturilor impune altceva. Pentru documentele create în acest proces, stabiliți următoarele termene:

• Decizia de personal privind stimulentul — 75 de ani, potrivit articolului 16б.
• Statul de calcul și plată al angajatului — 75 de ani, potrivit articolului 317а.
• Evidențele individualizate ФІЗ-Д1 — 75 de ani, potrivit articolului 687.

Potrivit Listei, calcularea termenului general începe la 1 ianuarie din anul următor celui în care documentele au fost finalizate în cadrul gestionării documentare. Pentru documentele legate de calcularea și plata impozitelor, taxelor și contribuțiilor, se aplică un mod special de calculare a termenului, de la depunerea raportării la întocmirea căreia au fost folosite.

Pentru alte documente fiscale care nu intră sub incidența subpunctelor 44.3.1 și 44.3.2 din Codul fiscal al Ucrainei, termenul minim este de 1.095 de zile. Nu îl aplicați în locul termenului de 75 de ani pentru documentele de personal, salarizare și evidență individualizată enumerate. Termenele de la punctul 44.3 din Codul fiscal al Ucrainei se prelungesc în cazurile de suspendare a curgerii prescripției prevăzute la punctul 102.3. Păstrați documentele legate de un control sau de o contestație până la încheierea procedurilor respective și cel puțin pe durata minimă stabilită.

Cum verificați costul de stoc al bunurilor oferite cadou și scoase din gestiune în Torgsoft

Dacă bunurile destinate unui cadou pentru un angajat sunt urmărite ca stocuri în Torgsoft și au fost deja adăugate într-un act de scoatere din gestiune, costul lor poate fi recalculat folosind butonul „Calculul costului”. Această funcție este descrisă în documentația de ajutor pentru scoaterea bunurilor din gestiune și în descrierea soluției pentru scoaterea bunurilor din gestiune.

Comparați manual costul de stoc cu documentele de achiziție, iar denumirile și cantitățile bunurilor oferite cadou cu lista semnată de distribuire a cadourilor. Tratați separat costul de stoc și valoarea obișnuită a cadoului în scopuri fiscale: această comparație nu stabilește valoarea fiscală.

Surse oficiale

• Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI: punctele 44.1, 44.3–44.4, subpunctul 165.1.39, subpunctul „б” al punctului 176.2, punctul 293.1; subpunctul 1.7 al punctului 16-1 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX.
• Legea „Privind bugetul de stat al Ucrainei pentru 2026” nr. 4695-IX: articolele 8 și 32.
• Legea „Privind remunerarea muncii” nr. 108/95-ВР: articolul 2.
• Legea privind colectarea și evidența contribuției sociale unice din Ucraina (ЄСВ) nr. 2464-VI: articolul 7, alineatul 5 al articolului 8, alineatele 2 și 8 ale articolului 9.
• Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 4 din 13.01.2015 și Procedura de completare a formularelor de calcul fiscal: punctele 6–9 din secțiunea I, subsecțiunea 2 din secțiunea II, secțiunea III, anexele 1 și 2.
• Explicația Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei privind cadourile în natură și raportarea venitului cu codul „160”.
• Codul civil al Ucrainei nr. 435-IV: alineatul 1 al articolului 719, alineatul 4 al articolului 720, alineatul 1 al articolului 722.
• Legea „Privind protecția datelor cu caracter personal” nr. 2297-VI: alineatul 3 al articolului 6.
• Lista documentelor tipizate, aprobată prin Ordinul Ministerului Justiției nr. 578/5 din 12.04.2012: punctele 1.4 și 2.10, articolele 16б, 317а și 687.