Evidența veniturilor și cheltuielilor FOP în sistemul general: completarea Formularului-tip

Un magazin operat de o persoană fizică-întreprinzător (FOP) în sistemul general ține evidența veniturilor și cheltuielilor în Formularul-tip, aprobat de Ministerul Finanțelor prin Ordinul din 13.05.2021 nr. 261. Întreprinzătorul poate alege formatul pe hârtie, Excel sau Cabinetul electronic. Formularul nu trebuie înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat (SFS). Înregistrările se fac pe baza documentelor și a totalurilor fiecărei zile lucrătoare în care s-a încasat un venit sau s-au suportat cheltuieli.

În formular se înscrie încasarea efectivă, iar cheltuielile reduc venitul impozabil numai potrivit regulilor articolului 177 din Codul fiscal al Ucrainei (Codul). Pentru marfă sunt necesare dovezi privind achiziția, plata și vânzarea: întreaga achiziție nu poate fi dedusă imediat. Restituirea banilor către cumpărător reduce venitul, iar returnarea mărfii necesită ajustarea valorii acesteia, luate anterior în calcul. Plătitorul de taxă pe valoarea adăugată (TVA) exclude TVA din venituri și cheltuieli. Formularul și documentele justificative trebuie păstrate ținând cont de termenele prevăzute la articolul 44 din Cod.

Cine ține formularul și cum începe

Obligația de a ține evidența îi revine FOP. Întreprinzătorul poate încredința contabilului pregătirea înregistrărilor și calculelor, dar trebuie să asigure completitudinea datelor și existența documentelor. Vânzătorii transmit informații despre vânzări și retururi, angajatul care achiziționează marfa transmite documentele furnizorilor, iar proprietarul furnizează extrasele bancare și dovezile celorlalte plăți.

Formularul-tip, potrivit Ordinului nr. 261, este destinat FOP care aplică sistemul general și persoanelor care desfășoară activități profesionale independente. Regulile de evidență pentru plătitorii impozitului unic sunt diferite.

1. Deschideți Formularul-tip din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 261 și păstrați structura cu toate cele 11 coloane.
2. Pe prima pagină indicați numele, prenumele, patronimicul, dacă există, și numărul de înregistrare al fișei de evidență a contribuabilului (РНОКПП). Dacă ați refuzat oficial РНОКПП din motive religioase și aveți mențiunea corespunzătoare în pașaport, indicați datele pașaportului prevăzute de Procedura de ținere a Formularului-tip, aprobată prin Ordinul nr. 261.
3. Alegeți modul de ținere a evidenței și stabiliți cine colectează zilnic documentele și pregătește înregistrările.
4. Organizați păstrarea documentelor astfel încât, pe baza datei și numărului din formular, să puteți găsi factura de livrare, bonul, actul sau dovada plății necesară.

Dacă produceți și vindeți și produse agricole proprii, țineți separat evidența acestei activități. Evidență separată este necesară și pentru comerțul cu amănuntul de combustibil, precum și pentru vânzarea cu amănuntul de alcool sau produse din tutun la adresa locului de comercializare a combustibilului — separat de celelalte activități. Aceste cerințe sunt prevăzute la punctul 177.10 din Cod.

Hârtie, Excel sau Cabinetul electronic

Procedura permite evidența pe hârtie și/sau electronică. Dacă folosiți mai multe modalități, reconciliați înregistrările pentru ca aceeași operațiune să nu fie inclusă de două ori în total. Înregistrarea formularului la organul fiscal și legarea lui în șnur nu sunt prevăzute. Acest lucru este confirmat de explicația SFS privind Ordinul nr. 261.

La solicitarea organului de control, întreprinzătorul care ține evidența electronic trebuie să prezinte o copie pe hârtie certificată în mod corespunzător. De aceea, păstrați fișierul cu istoricul complet al înregistrărilor și verificați dacă toate coloanele rămân lizibile la imprimare.

Ce se înscrie în toate cele 11 coloane

Înregistrările se fac în ordine cronologică, în grivne și copeici. Datele se cumulează de la începutul anului: totalul trebuie să includă toate înregistrările și corecțiile anterioare. Formulele de mai jos se referă la coloanele Formularului-tip.

Venitul net din acest formular este un indicator fiscal. Soldul banilor din cont sau casierie poate fi diferit din cauza achiziției de mărfuri încă nevândute, datoriilor, transferurilor între conturi și retragerilor personale ale proprietarului.

Cum se înregistrează încasările și comisionul bancar

Livrarea mărfii cu plata amânată nu înseamnă, prin ea însăși, că FOP a încasat venit în bani. Înregistrați încasarea după ce plata a fost primită efectiv. Avansul încasat se include, de asemenea, în venit; dacă îl restituiți cumpărătorului, indicați suma restituită în coloana 3.

Pentru serviciile bancare și online de acceptare a plăților cu cardul, cu emiterea bonului fiscal, SFS stabilește că data venitului este data bonului respectiv. Venitul include încasarea integrală, inclusiv comisionul reținut de bancă. Această procedură este explicată de SFS în explicația privind data venitului la acceptarea plăților.

De exemplu, cumpărătorul a plătit 1 000 de grivne (UAH), banca a reținut 20 UAH și a transferat 980 UAH. FOP care nu este plătitor de TVA indică în coloana 2 un venit de 1 000 UAH. Comisionul de 20 UAH se include separat în coloana 9 după reținerea efectivă, dacă există un document bancar care confirmă cheltuiala. Înregistrarea numai a sumei de 980 UAH ar ascunde o parte din încasări și nu ar prezenta separat comisionul.

Reconciliați bonurile fiscale cu extrasul bancar. Dacă banca a creditat plata în ziua următoare, nu înregistrați din nou aceeași încasare. La fel, depunerea în contul antreprenorial al încasărilor în numerar deja luate în calcul trebuie să rămână o mutare a acestor fonduri, fără includerea repetată în venit.

Plătitorul de TVA nu include în venituri și cheltuieli TVA inclusă în prețul bunurilor, lucrărilor sau serviciilor. De exemplu, dintr-o vânzare de 1 200 UAH, al cărei preț include 200 UAH TVA, în formular se include un venit de 1 000 UAH. Sumele accizei cu amănuntul menționate la subpunctul 177.3.1 din Cod nu se includ, de asemenea, în venit. Grantul bugetar nu se include în venitul antreprenorial potrivit articolului 177: Codul prevede reguli separate de impozitare pentru acesta.

Când achiziția mărfii devine cheltuială

Pentru un magazin, verificarea principală înainte de înscrierea în coloana 6 este dacă marfa a fost plătită, dacă a fost vândută și dacă s-a obținut venit din vânzarea ei. Documentele trebuie să permită asocierea valorii de achiziție cu mărfurile vândute concrete.

Exemplu ipotetic: FOP a plătit furnizorului pentru 30 de unități de marfă identice, la prețul de 200 UAH fiecare — în total 6 000 UAH. Cumpărătorii au cumpărat și au plătit 8 unități. În coloana 6 se include 8 × 200 = 1 600 UAH. Valoarea celor 22 de unități rămase — 4 400 UAH — nu reduce deocamdată venitul impozabil.

Dacă marfa a fost vândută și s-au încasat banii înainte de plata furnizorului, înregistrați cheltuiala la data plății efective. SFS explică separat acest caz în explicația privind veniturile și cheltuielile din luni diferite. Nu includeți din nou în cheltuieli valoarea deja luată în calcul.

Ce documente sunt necesare

Păstrați pentru marfă documentele privind proveniența și recepția ei, dovada plății și documentele de vânzare. De exemplu, factura de livrare a furnizorului arată ce ați cumpărat și la ce preț, documentul bancar arată cât ați plătit, iar documentele de vânzare arată ce parte din marfă ați comercializat. O factură de livrare neachitată nu confirmă, prin ea însăși, o cheltuială plătită.

Ordinul nr. 261 enumeră printre documentele justificative ordinul de plată, dispoziția de încasare în casă, chitanța, bonul fiscal, actul de achiziție, actul de executare a lucrărilor sau prestare a serviciilor și alte documente primare care confirmă plata. În coloana 5 indicați datele documentelor relevante, iar documentele propriu-zise păstrați-le împreună cu detalierea calculului.

Pentru chirie, publicitate, livrare sau alte servicii, pregătiți contractul, documentele privind serviciile efectiv primite și dovada plății — în funcție de condițiile operațiunii. O factură cu suma de plată nu dovedește încă faptul că ați plătit serviciul și că aveți dreptul să luați cheltuiala în calcul.

Ce alte cheltuieli pot fi luate în calcul

Pentru fiecare cheltuială verificați trei condiții: să fie legată de activitatea antreprenorială, să figureze în lista de la articolul 177.4 și să fie confirmată prin documente. La data plății, înregistrați cheltuielile achitate pentru chirie, publicitate, comunicații, servicii bancare și celelalte cheltuieli curente deductibile. Pentru valoarea mărfurilor se aplică suplimentar condițiile de vânzare și obținere a venitului.

• În coloana 7 includeți cheltuielile salariale deductibile și plata lucrărilor sau serviciilor în baza contractelor de drept civil. Dacă impozitele au fost reținute din salariul angajatului, nu le luați a doua oară în calcul ca cheltuială suplimentară peste suma salariului.
• În coloana 8 includeți impozitele, taxele, contribuția socială unică și plățile pentru autorizații permise și achitate. Subpunctul 177.4.3 exclude, printre altele, TVA pentru plătitorul de TVA, acciza, impozitul pe venitul persoanelor fizice (ПДФО) din propriul venit antreprenorial și impozitul pe proprietatea rezidențială.
• În coloana 9 includeți cheltuielile prevăzute la subpunctul 177.4.4: chirie, comunicații, publicitate, servicii de decontare și casierie, cheltuieli deductibile pentru reparația și exploatarea bunurilor, transportul mărfurilor și alte servicii menționate expres.

Achizițiile personale ale proprietarului, cheltuielile fără documente justificative și cele din afara activității economice nu reduc venitul impozabil. Nici achiziția unui mijloc fix care se amortizează nu poate fi dedusă integral și imediat ca o cheltuială curentă. Subpunctele 177.4.5–177.4.6 stabilesc interdicții separate pentru cheltuielile de achiziție și întreținere a terenurilor, imobilelor rezidențiale și autoturismelor.

Exemplu ipotetic de completare pentru o zi

FOP nu este plătitor de TVA. Într-o zi, cumpărătorii au plătit mărfuri în valoare de 10 000 UAH: 4 000 UAH în numerar și 6 000 UAH cu cardul. În aceeași zi, banca a reținut un comision de 2%, adică 120 UAH. Costul de achiziție al mărfurilor vândute și plătite anterior este de 6 000 UAH.

În aceeași zi, un cumpărător a returnat un produs achiziționat în cadrul acestor vânzări și a primit înapoi 1 000 UAH. Costul de achiziție al mărfii returnate este de 600 UAH; marfa a revenit în stocul magazinului. Cheltuielile documentate ale FOP pentru plata unei părți din salariu în acea zi au fost de 1 000 UAH înainte de reținerea impozitelor: suma după rețineri a fost plătită angajatului, iar impozitele reținute au fost virate la buget. FOP a mai plătit 500 UAH pentru chirie și 300 UAH pentru o taxă deductibilă legată de activitate. Toate sumele și documentele din exemplu sunt ipotetice; nu există amortizare, iar banca nu a restituit comisionul.

Totalul cheltuielilor luate în calcul este de 7 320,00 UAH. Venitul net impozabil pentru ziua respectivă este de 1 680,00 UAH. Tabelul arată totalul zilei; întreprinzătorul păstrează detalierea și datele tuturor documentelor pentru justificarea sumelor.

Cum modifică returul calculul

Înainte de retur, venitul net din exemplu ar fi fost 10 000 − 6 000 − 1 000 − 300 − 620 = 2 080 UAH. Returul a redus încasările cu 1 000 UAH și, în același timp, cheltuielile cu marfa luate în calcul cu 600 UAH. Prin urmare, venitul net a scăzut cu 400 UAH: 2 080 − 400 = 1 680 UAH.

Dacă returul a avut loc după ce vânzarea a fost deja înscrisă în formular, în ziua plății efective către cumpărător indicați suma restituită în coloana 3. Când marfa a revenit în magazin, ajustați valoarea ei inclusă anterior în coloana 6. Pentru formularul electronic adăugați un rând de corecție cu o valoare negativă a cheltuielilor. Păstrați documentele returului, ale restituirii banilor și calculul costului de achiziție.

Dacă se restituie doar avansul, fără ca marfa să fi fost predată cumpărătorului și fără ca valoarea ei să fi fost inclusă în cheltuieli, nu există temei pentru ajustarea coloanei 6. Dacă returul privește un an pentru care declarația a fost deja depusă, contabilul trebuie să verifice și consecințele asupra raportării.

Cum se corectează înregistrările și se calculează totalurile

Pe hârtie, nu acoperiți înregistrarea inițială: creați o nouă înregistrare de corecție și semnați-o. În Excel sau în Cabinetul electronic adăugați un rând cu o sumă pozitivă ori negativă care corectează eroarea. De exemplu, dacă venitul a fost supraestimat cu 200 UAH, corecția trebuie să îl reducă cu 200 UAH, nu să mai indice o dată suma corectă integrală.

Pentru a clarifica exact ce a fost modificat, păstrați o explicație cu trimitere la data înregistrării inițiale și la documentul relevant. Restituirea către cumpărător se înregistrează ca restituire în coloana 3; o sumă introdusă greșit se corectează printr-o înregistrare de corecție.

La sfârșitul lunii reconciliați veniturile cu documentele de vânzare, plățile în numerar și operațiunile bancare. Verificați dacă comisioanele au fost înregistrate separat, retururile sunt justificate, iar costul de achiziție se referă la cantitatea corectă de marfă vândută. Totalurile lunare, trimestriale și anuale trebuie să fie coerente cu datele de la începutul anului; rândurile de total nu se adaugă din nou la rulaje.

Procedura nr. 261 prevede folosirea acestor date pentru declarația anuală privind situația patrimonială și veniturile. Completarea formularului și depunerea declarației sunt acțiuni separate ale întreprinzătorului.

Cum se ține anexa pentru amortizare

Amortizarea permite includerea treptată în cheltuieli a valorii unui mijloc fix sau a unui activ necorporal. Înainte de completarea anexei, verificați dacă obiectul material corespunde definiției unui mijloc fix de la subpunctul 14.1.138 din Cod: în special, valoarea lui trebuie să depășească 20 000 UAH, iar durata utilă estimată de la data punerii în funcțiune trebuie să fie mai mare de un an sau de un ciclu operațional, dacă acesta depășește un an. Acest criteriu valoric nu se aplică activelor necorporale. FOP alege în mod voluntar amortizarea și ține evidența separată pentru fiecare obiect. Achiziția, fabricarea sau îmbunătățirea trebuie să fie justificată prin documente.

În anexa la Formularul-tip, coloanele 1–3 conțin numărul înregistrării, grupa și denumirea obiectului. În coloanele 4–5 indicați datele documentelor de achiziție sau fabricare și ale documentului care atestă că obiectul este gata de utilizare, de exemplu actul de punere în funcțiune. În coloana 6 indicați durata de utilizare stabilită de întreprinzător, care nu poate fi mai mică decât durata minimă. În coloana 7 indicați cheltuielile documentate pentru achiziție, fabricare și îmbunătățiri corespunzătoare, fără reparațiile curente și fără TVA: astfel stabilește valoarea amortizabilă punctul 7 din secțiunea III a Procedurii nr. 261. În coloanele 8–9 indicați amortizarea anuală și lunară. În coloana 10 înscrieți valoarea inițială a obiectului achiziționat sau fabricat în perioada curentă, iar pentru obiectele din perioade anterioare — valoarea din coloana 12 a perioadei precedente. În coloana 11 indicați amortizarea pentru perioada de raportare, iar în coloana 12 — diferența dintre coloanele 10 și 11.

Calculați amortizarea anuală liniar: valoarea inițială amortizabilă împărțită la durata de utilizare. Amortizarea lunară este cea anuală împărțită la 12. Amortizarea pentru o perioadă este suma lunară înmulțită cu numărul de luni pentru care se calculează amortizarea în perioada respectivă. Potrivit explicației SFS, pentru mijloacele fixe amortizarea începe din luna următoare lunii punerii în funcțiune și se oprește din luna următoare lunii ieșirii din patrimoniu. Stabiliți numărul de luni pe baza documentelor de punere în funcțiune și de ieșire; nu includeți în calcul luna punerii în funcțiune a mijlocului fix. Transferați totalul din coloana 11 a anexei în coloana 10 a formularului principal.

Exemplu ipotetic: valoarea documentată și amortizabilă a echipamentului este de 60 000 UAH, iar durata de utilizare este de 5 ani. Amortizarea anuală este de 12 000 UAH, iar cea lunară — 1 000 UAH. Dacă echipamentul a fost pus în funcțiune în iunie și utilizat până la sfârșitul anului, amortizarea se calculează pentru iulie–decembrie: 6 × 1 000 = 6 000 UAH. Includeți această sumă o singură dată în formular, fără să o adăugați din nou la cheltuielile zilnice.

Terenurile, imobilele rezidențiale și autoturismele nu se amortizează potrivit acestor reguli. Subpunctul 177.4.6 permite, în condițiile stabilite, luarea în calcul în cheltuielile perioadei de raportare a reparațiilor curente și a valorii reziduale la lichidarea mijloacelor fixe.

Cât timp se păstrează formularul și documentele

Punctul 3 din secțiunea II a Procedurii nr. 261 impune păstrarea Formularului-tip timp de trei ani de la încheierea perioadei de raportare în care a fost făcută ultima înregistrare. Totodată, articolul 44 din Codul fiscal stabilește termene pentru documentele fiscale și un moment de început diferit al calculării acestora. Ambele cerințe trebuie respectate.

Pentru documentele obișnuite ale unui magazin FOP, cărora nu li se aplică termene speciale mai lungi, termenul minim potrivit subpunctului 44.3.3 este de 1 095 de zile. Calculul începe din ziua depunerii raportării pentru care au fost folosite documentele, iar dacă raportarea nu a fost depusă — de la termenul-limită de depunere. Pentru documentele privind respectarea cerințelor unei alte legislații, vizate de subpunctul 44.3.4, termenul minim este tot de 1 095 de zile, dar se calculează din ziua operațiunii economice respective, iar pentru documentele de autorizare — din ziua expirării valabilității lor. De aceea, înainte de a distruge formularul și documentele, verificați termenul și începutul calculului pentru fiecare categorie de documente.

Termenele se prelungesc cu perioadele de suspendare a prescripției în cazurile prevăzute la punctul 102.3 din Cod. Pentru documentele din anii precedenți, verificați suspendarea termenelor potrivit punctului 52-2 și subpunctului 69.9 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX, precum și potrivit punctului 102.9 din Cod, aplicabil până la 31 iulie 2023 inclusiv. Contabilul trebuie să țină cont de versiunile acestor norme și de excepțiile prevăzute pentru perioada relevantă. Nu adăugați de două ori la termenul de păstrare perioadele de suspendare care se suprapun. Pentru controalele care nu se efectuează din cauza restricțiilor aplicabile în timpul războiului, luați în calcul subpunctul 69.36 din aceeași subsecțiune.

Înainte de distrugerea documentelor, contabilul trebuie să stabilească ce suspendări se aplică perioadei și controlului concret și să calculeze data finală de păstrare. Documentele legate de un control sau de o contestație se păstrează până la finalizarea procedurilor relevante și expirarea termenelor de contestare, dar cel puțin pe durata termenului prevăzut la articolul 44. Pentru documentele privind operațiunile menționate expres la subpunctul 44.3.1 se aplică termenul minim de 2 555 de zile. Dacă documentele sunt folosite pentru mai multe perioade, luați acest lucru în calcul înainte de distrugerea lor.

În practică, păstrați împreună formularul, facturile de livrare, actele, bonurile, documentele bancare și calculele, cu o copie de rezervă a datelor electronice. Documentele pentru mărfurile încă nevândute și activele amortizabile vor fi necesare și pentru înregistrările viitoare.

Ce se face dacă documentele s-au pierdut

Potrivit regulii generale de la punctul 44.5, în termen de cinci zile de la pierderea, deteriorarea sau distrugerea prematură a documentelor, depuneți o notificare scrisă la SFS de la locul de evidență, în modul stabilit de Cod pentru depunerea raportărilor fiscale. Anexați documentele întocmite potrivit legii care confirmă evenimentul ce a cauzat pierderea, deteriorarea sau distrugerea. Dacă documentele țin de proceduri vamale relevante, notificați și organul indicat la acest punct. Reconstituiți documentele în termen de 90 de zile calendaristice, calculat din ziua următoare primirii notificării de către organul de control. Dacă notificarea și documentele justificative au fost depuse la timp și, din cauza pierderii, deteriorării sau distrugerii documentelor, controlul nu poate fi efectuat, termenul controlului se amână până la reconstituirea și prezentarea documentelor în limitele termenelor de la punctul 44.5, dar nu mai mult de 120 de zile.

Această amânare nu se aplică controalelor prevăzute la articolul 200 din Cod. Dacă documentele nu sunt reconstituite sau, după folosirea acestei proceduri, se pierd, deteriorează ori distrug din nou prematur, punctul 44.5 prevede că ele se consideră inexistente la momentul întocmirii raportării respective.

Pentru contribuabilii care au activat în teritorii cu lupte active sau în teritorii temporar ocupate și nu pot prezenta documentele primare din cauza pierderii lor ori a imposibilității de a le evacua în siguranță, subpunctul 69.28 de la punctul 69 al subsecțiunii 10 din secțiunea XX a Codului prevede o procedură specială. Înainte de depunerea notificării, întreprinzătorul verifică statutul teritoriului în care a desfășurat activitatea și datele relevante potrivit Listei oficiale a teritoriilor, stabilită în modul prevăzut de Cabinetul de Miniștri al Ucrainei. Pentru aplicarea subpunctului 69.28 este necesar ca teritoriul să fie un teritoriu de desfășurare a ostilităților active sau un teritoriu temporar ocupat și să existe circumstanțele de imposibilitate de prezentare a documentelor prevăzute la acest subpunct.

Întreprinzătorul adresează notificarea, în formă liberă, organului de control de la locul principal de evidență. El indică împrejurările pierderii sau imposibilității evacuării, perioadele fiscale și lista generală a documentelor primare, pe cât posibil cu datele lor de identificare. Notificarea poate fi trimisă prin meniul „Corespondență cu SFS” din partea privată a Cabinetului electronic sau depusă pe hârtie la orice centru de servicii pentru contribuabili care funcționează: personal, printr-un reprezentant autorizat sau prin poștă cu confirmare de primire și inventarul conținutului. Dacă, după notificarea imposibilității evacuării, se află că documentele s-au pierdut, trebuie depusă o notificare separată despre pierdere și împrejurările acesteia.

O pierdere fără legătură cu acțiunile de luptă nu oferă dreptul de a aplica subpunctul 69.28. Dacă procedura este aplicată în mod legal, lipsa documentelor primare nu constituie, prin ea însăși, temei pentru respingerea indicatorilor declarați pentru perioadele menționate. După notificarea imposibilității evacuării documentelor, SFS nu efectuează controale documentare pentru perioadele indicate în aceasta. După notificarea pierderii documentelor potrivit subpunctului 69.28, SFS nu verifică perioadele menționate, inclusiv după încetarea legii marțiale. Pentru perioadele indicate în notificare, subpunctul 69.28 interzice revizuirea în sensul majorării obligațiilor fiscale declarate, a valorii negative a obiectului impozabil cu impozitul pe profit și a rambursării TVA solicitate de la buget.

Dacă SFS refuză aplicarea procedurii, trebuie să emită în termen de o lună de la primirea notificării o decizie motivată, cu temeiurile și dovezile refuzului. Întreprinzătorul o poate contesta pe cale administrativă sau în instanță. Până la soluționarea definitivă a cauzei, SFS nu poate pune la îndoială indicatorii raportării și nici iniția vreun control pentru perioadele menționate în notificare. Procedura de notificare este explicată de SFS în explicația privind imposibilitatea evacuării sau pierderea documentelor.

Ce răspundere există pentru încălcarea regulilor de evidență

Pentru nepăstrarea documentelor fiscale pe durata termenelor prevăzute la articolul 44 sau pentru neprezentarea originalelor ori copiilor acestora la SFS în timpul controlului fiscal, în cazurile prevăzute de Cod, punctul 121.1 stabilește o amendă de 1 020 UAH. Pentru neprezentarea documentelor, acest punct prevede o excepție pentru documentele obținute din Registrul unic al facturilor fiscale. Pentru aceleași fapte, dacă în cursul anului s-a aplicat deja o amendă pentru o asemenea încălcare, amenda este de 2 040 UAH.

Pentru neținerea sau ținerea necorespunzătoare a evidenței obligatorii a veniturilor și cheltuielilor, articolul 164-1 din Codul Ucrainei privind contravențiile administrative prevede avertisment sau amendă de la 3 la 8 unități minime de venituri neimpozabile. Dacă, în decurs de un an de la sancțiunea administrativă, persoana comite din nou aceeași încălcare, amenda este de la 5 la 8 unități minime de venituri neimpozabile.

Ca regulă generală, o cheltuială fără documente justificative nu reduce venitul impozabil. Punctul 44.6 prevede că documentele care confirmă indicatorii raportării fiscale și nu sunt prezentate până la încheierea controlului sau în termenele de la punctul 86.7 se consideră inexistente la momentul întocmirii raportării fiscale. Norma prevede o excepție pentru ridicarea sau orice altă preluare a documentelor de către organele de aplicare a legii. SFS trebuie să ia în calcul documentele prezentate după control, dar înainte de emiterea deciziei, potrivit punctului 86.7. Pentru cazurile notificate corespunzător de pierdere sau imposibilitate de evacuare din cauza acțiunilor de luptă se aplică regulile speciale ale subpunctului 69.28 descrise mai sus.

Evidența financiară a casieriei, conturilor și cheltuielilor în Torgsoft

Evidența financiară în Torgsoft ajută la centralizarea operațiunilor magazinului pentru proprietar și contabil. În modul „Plată — Document financiar”, utilizatorul poate consulta mișcarea banilor din casierii și conturile de decontare și poate adăuga manual operațiunile de încasare și de plată necesare. Chiria, comisioanele bancare și alte cheltuieli pot fi repartizate pe categorii de analiză financiară.

Pentru o evidență completă, fiecare operațiune efectivă trebuie înregistrată, iar conturile trebuie reconciliate cu extrasele bancare și casieriile cu numerarul numărat. Instrucțiunile Torgsoft, la secțiunea 12.5, explică o diferență importantă: acțiunea „Depunerea încasărilor” mută banii în casieria selectată, iar „Colectarea numerarului” („Інкасація”) îi scoate din rulajul intern al programului. Retragerile personale ale proprietarului trebuie, de asemenea, ținute separat; denumirea categoriei „Dividende” din program nu stabilește, prin ea însăși, natura fiscală a operațiunii.

Aceste date îl ajută pe contabil să reconcilieze vânzările, plățile și cheltuielile cu documentele primare. Contabilul stabilește separat data venitului fiscal, costul deductibil al mărfurilor plătite și vândute, corecțiile pentru retururi și completează Formularul-tip. Datele de gestiune și rapoartele Torgsoft nu înlocuiesc Formularul-tip potrivit Ordinului nr. 261 și declarația fiscală. Întreprinzătorul sau contabilul verifică separat indicatorii fiscali, ține formularul și pregătește declarația pentru depunere.

Surse oficiale

• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 13.05.2021 nr. 261 „Privind aprobarea formularului-tip pentru evidența veniturilor și cheltuielilor persoanelor fizice-întreprinzători și a persoanelor fizice care desfășoară activități profesionale independente și a Procedurii de ținere a acestuia”: Formularul-tip și anexa; secțiunea I, punctele 1–5; secțiunea II, punctele 1–5; secțiunea III.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI: punctele 44.1, 44.3–44.7, 102.3, 121.1; punctele 177.2–177.4, subpunctele 177.4.1–177.4.9, punctul 177.10; subpunctul 69.28 de la punctul 69 al subsecțiunii 10 din secțiunea XX.
• Codul Ucrainei privind contravențiile administrative din 07.12.1984 nr. 8073-X: articolul 164-1, alineatele întâi și al doilea.
• Explicația SFS privind modalitățile de ținere a Formularului-tip și lipsa obligației de înregistrare: aplicarea Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 261 și a punctului 177.10 din Codul fiscal.
• Explicația SFS privind data venitului unui FOP în sistemul general la acceptarea plăților: încasarea integrală, inclusiv comisionul bancar, și data bonului fiscal; punctul 177.2 din Codul fiscal.
• Explicația SFS privind veniturile și cheltuielile aferente din luni diferite: punctul 177.2 din Codul fiscal; punctul 1 din secțiunea I și subpunctele 3, 6 ale punctului 1 din secțiunea II a Procedurii potrivit Ordinului nr. 261.
• Explicația SFS privind notificarea imposibilității evacuării sau pierderii documentelor primare: subpunctul 69.28 de la punctul 69 al subsecțiunii 10 din secțiunea XX a Codului fiscal.