Declarația IMEI la importul de telefoane: ce se va schimba pentru importatori și vânzători

Ministerul Finanțelor a aprobat obligativitatea indicării IMEI pentru fiecare telefon mobil în timpul declarării vamale. Ordinul nr. 380 a fost înregistrat de Ministerul Justiției, dar va intra în vigoare numai în ziua publicării sale oficiale. Prin urmare, înregistrarea de stat a ordinului nu înseamnă încă faptul că noua cerință trebuie deja respectată.

Un magazin obișnuit care cumpără telefoane de la un furnizor ucrainean nu va transmite IMEI către vamă. Obligația directă revine importatorului sau reprezentantului său vamal. Pentru vânzători rămân în vigoare cerințele privind documentele de proveniență a mărfurilor, evidența mărfurilor, CM/PCM, garanția și conformitatea echipamentelor radio. Deocamdată, indicarea obligatorie a IMEI în bonul fiscal nu este prevăzută.

Ce prevede ordinul privind declararea IMEI

Ordinul Ministerului Finanțelor din 13 iulie 2026 nr. 380 a fost înregistrat la Ministerul Justiției la 30 iulie 2026 cu nr. 1098/46492. Documentul modifică regulile de completare a rubricii 31 din declarația vamală, stabilite prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 651.

Cerința se aplică mărfurilor cu următoarele coduri UKT ZED:

În rubrica 31 a declarației vamale va trebui indicat: «A se vedea “lista electronică”». La declarație va fi atașată, sub forma unui document electronic separat, lista IMEI pentru fiecare unitate de marfă. Informațiile despre acest document trebuie indicate în rubrica 44 a declarației vamale, cu codul corespunzător din Clasificatorul documentelor.

Modificarea a fost introdusă în capitolul 2 al secțiunii II din Procedura nr. 651. Prin urmare, din punct de vedere juridic, aceasta se referă nu numai la importul obișnuit, ci și la declararea telefoanelor în regimurile de reimport, admitere temporară, perfecționare activă pe teritoriul vamal, antrepozit vamal, zonă vamală liberă, comerț duty-free și alte regimuri prevăzute de acest capitol.

Serviciul Vamal de Stat trebuie să își adapteze software-ul în termen de o lună de la publicarea oficială a ordinului. Acest termen nu înlocuiește data intrării în vigoare: ordinul stabilește în mod expres că noua cerință începe să se aplice din ziua publicării sale oficiale.

Cui i se aplică direct noua cerință

Antreprenorul importă singur telefoanele

Importatorul trebuie să transmită brokerului vamal lista completă a IMEI și să asigure corespunderea acesteia cu dispozitivele importate efectiv. Nu doar brokerul răspunde pentru corectitudinea datelor inițiale: declarantul și importatorul trebuie să verifice informațiile înainte de depunerea declarației.

Este recomandabil să se prevadă în contractul cu furnizorul străin obligația de a furniza o listă electronică ce conține cel puțin următoarele date:

• producătorul și modelul;

• articolul sau codul modelului;

• numărul de dispozitive;

• IMEI-ul fiecărei unități;

• numărul cutiei, paletului sau lotului, dacă este utilizat;

• IMEI-uri separate pentru dispozitivele cu mai multe sloturi SIM sau eSIM.

Formatul listei electronice și modul de indicare a IMEI1, IMEI2 și a altor identificatori trebuie convenite cu brokerul vamal în conformitate cu cerințele tehnice ale Serviciului Vamal de Stat. Ordinul nu stabilește structura fișierului și nu oferă temei pentru stabilirea independentă a codului documentului pentru rubrica 44.

Înainte de declarare trebuie verificat:

• dacă există duplicate de IMEI;

• dacă numărul identificatorilor corespunde numărului de telefoane;

• dacă IMEI-urile din fișier, de pe ambalaj și din dispozitiv coincid;

• dacă sunt luate în considerare toate IMEI-urile telefoanelor cu două sau mai multe module radio;

• dacă lista nu conține dispozitive dintr-un alt lot.

Magazinul cumpără telefoane de la un furnizor ucrainean

Magazinul nu depune declarație vamală dacă nu este importator. Ordinul nr. 380 nu obligă un astfel de vânzător să obțină o copie a declarației vamale pentru fiecare livrare sau să transmită IMEI autorităților de stat.

Vânzătorul trebuie să dețină documente primare corespunzătoare de la furnizor: factură de livrare, proces-verbal de predare-primire, document de transport sau alt document care permite identificarea furnizorului, mărfii, cantității și valorii. Pentru telefoane este recomandabil să se obțină un registru separat al IMEI anexat la factură. Acest lucru permite asocierea fiecărui dispozitiv cu o anumită livrare, cu furnizorul, vânzarea și solicitarea de garanție.

Faptul că IMEI nu este indicat într-o factură obișnuită nu o face, în sine, nevalabilă. Totuși, lipsa evidenței individuale îngreunează confirmarea provenienței unui anumit telefon în timpul unui control, al unui retur, al unei reparații în garanție sau al unei reclamații privind neconcordanța IMEI.

Telefoanele se află deja în stoc

Ordinul nu stabilește obligația de a declara din nou telefoanele pentru care formalitățile vamale au fost finalizate înainte de intrarea sa în vigoare. De asemenea, nu există obligația de a transmite către vamă IMEI-urile stocurilor care se află deja în rețeaua de retail.

Vânzătorul ar trebui să efectueze verificarea stocurilor:

• dispozitivul;

• IMEI-ul de pe ambalaj;

• IMEI-ul din sistemul de evidență;

• documentul furnizorului;

• data și documentul de recepție a mărfii.

Telefoane utilizate

Vânzarea telefoanelor utilizate nu creează obligația de a transmite IMEI-urile acestora către vamă dacă vânzătorul nu efectuează importul. Totuși, antreprenorul trebuie să documenteze achiziția fiecărui dispozitiv și să îl înregistreze în evidența mărfurilor înainte de vânzare.

În documentul de achiziție este recomandabil să fie indicate modelul, configurația, starea, IMEI-ul, prețul, datele vânzătorului și confirmarea predării dispozitivului. La achiziția de la o persoană fizică trebuie luate în considerare și obligațiile fiscale ale antreprenorului în calitate de agent fiscal, în funcție de natura operațiunii.

Importul personal de către cetățeni

Ordinul nr. 380 modifică Procedura de completare a declarațiilor vamale în forma documentului administrativ unic. Acesta nu modifică Procedura separată de completare de către cetățeni a declarației pentru bunurile importate în scopuri personale, familiale și alte scopuri necomerciale.

În același timp, cantitatea, natura și regularitatea importurilor pot indica destinația comercială a mărfurilor. În acest caz se aplică regulile pentru importul în scop antreprenorial, nu facilitățile pentru bunurile personale.

Este necesară indicarea IMEI în bonul fiscal

Regulamentul în vigoare privind forma și conținutul documentelor de plată nu include IMEI printre elementele obligatorii ale bonului fiscal. Prin urmare, vânzătorul nu este deocamdată obligat să transmită IMEI prin CM sau PCM.

Biroul de Securitate Economică a comunicat că indicarea IMEI în bonurile fiscale este analizată ca o etapă următoare, iar mecanismul corespunzător este doar în curs de elaborare împreună cu Ministerul Finanțelor și Serviciul Fiscal de Stat. Până la modificarea actelor normative, aceasta nu reprezintă o obligație pentru vânzător.

Vânzarea telefonului trebuie efectuată prin CM/PCM în conformitate cu procedura generală atunci când cumpărătorul plătește:

• în numerar;

• cu cardul de plată printr-un terminal POS;

• prin acquiring online;

• la livrare — dacă, potrivit schemei alese, are loc o operațiune de plată.

În cazul unui transfer direct din contul cumpărătorului în contul curent al vânzătorului, folosind datele IBAN, CM/PCM de regulă nu se utilizează, deoarece este vorba despre o operațiune bancară fără utilizarea cardului de plată de către vânzător. Pentru plata ramburs trebuie stabilit în contractul cu transportatorul sau operatorul poștal cine încasează plata, cine efectuează operațiunea de plată și ce document primește cumpărătorul.

Denumirea produsului din bon trebuie să permită identificarea sa fără echivoc. Mențiunea «telefon» nu este suficientă pentru diferențierea corespunzătoare a sortimentului; este recomandabil să se indice producătorul, modelul, capacitatea memoriei și o altă caracteristică esențială.

Evidența mărfurilor pentru telefoane și documentele privind proveniența acestora

Smartphone-urile și telefoanele mobile sunt incluse în lista produselor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic care fac obiectul reparației în garanție. Prin urmare, Persoanele fizice autorizate care le comercializează sunt obligate să țină evidența mărfurilor în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496. Aceasta se aplică și Persoanelor fizice autorizate — plătitoare de impozit unic care nu sunt înregistrate ca plătitoare de TVA.

Documentele care confirmă evidența și proveniența mărfurilor includ:

• facturi;

• documente de transport;

• declarații vamale;

• acte de achiziție;

• bonuri fiscale și bonuri de vânzare;

• alte documente care permit identificarea furnizorului, destinatarului, datei operațiunii, denumirii, cantității și valorii mărfii.

Telefonul trebuie înscris în Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri înainte de începerea vânzării. Formularul și documentele primare trebuie păstrate la locul de vânzare sau de depozitare. În timpul unui control, formularul electronic trebuie prezentat într-un format adecvat pentru vizualizare și copiere.

Procedura nr. 496 nu impune indicarea IMEI chiar în Formularul de evidență. Totuși, pentru telefoane este recomandabil să se țină un registru suplimentar pe unități, care să asocieze IMEI-ul cu:

• documentul de recepție;

• furnizorul;

• depozitul sau magazinul;

• transferul intern;

• bonul fiscal sau factura de livrare;

• cumpărătorul, dacă datele acestuia sunt colectate în mod legal;

• certificatul de garanție;

• returul sau scoaterea din evidență.

Marcarea, declarația de conformitate și garanția

Telefonul mobil este un echipament radio și trebuie să respecte Regulamentul tehnic privind echipamentele radio. Înainte de vânzare, distribuitorul trebuie să verifice:

• prezența marcajului de conformitate cu reglementările tehnice;

• indicarea tipului, modelului, lotului sau numărului de serie;

• datele producătorului și importatorului;

• o copie a declarației de conformitate sau o declarație simplificată cu trimitere la textul integral;

• instrucțiunile și informațiile privind siguranța în limba ucraineană.

Dacă vânzătorul are motive să considere că telefonul nu este conform sau este periculos, acesta nu poate fi pus în vânzare până la remedierea neconformităților. Condițiile de depozitare și transport nu trebuie să afecteze conformitatea echipamentului cu cerințele stabilite.

Documentele de garanție pentru telefon pot fi furnizate pe suport de hârtie sau în format electronic. Acestea trebuie să conțină informații despre produs, model, numărul de serie, data vânzării, producător, vânzător, centru de service, perioada de garanție și condițiile de service. IMEI poate fi utilizat ca identificator al unui anumit dispozitiv, dar trebuie corelat corect cu numărul de serie al producătorului.

Regulile privind schimbul, returul și reparația în garanție nu se modifică prin introducerea evidenței vamale a IMEI. Un telefon de calitate corespunzătoare poate fi schimbat în termen de 14 zile dacă nu a fost utilizat și dacă sunt păstrate aspectul comercial, proprietățile, sigiliile, etichetele și documentul de plată. Pentru produsele cu defecte se aplică cerințele articolului 8 din Legea privind protecția drepturilor consumatorilor.

Licențe, spații și personal

Comerțul cu amănuntul sau cu ridicata al telefoanelor mobile nu face parte din activitățile economice supuse licențierii. Ordinul nr. 380 nu introduce:

• licență pentru vânzarea telefoanelor;

• autorizație pentru ținerea registrului IMEI;

• calificări speciale pentru vânzători;

• cerințe separate privind suprafața magazinului sau depozitului;

• o nouă autorizație pentru depozitarea telefoanelor;

• temeiuri pentru anularea licenței vânzătorului.

Pentru importul telefoanelor mobile obișnuite nu este prevăzută nici o licență separată pentru mărfuri în listele importurilor supuse licențierii pentru anul 2026. Rămân în vigoare cerințele generale privind înregistrarea de stat a afacerii, tipurile corespunzătoare de activitate, evidența vamală a importatorului, deservirea comercială, securitatea la incendiu, protecția muncii și utilizarea legală a spațiilor.

Încălcarea cerințelor reglementărilor tehnice poate duce nu la anularea unei «licențe pentru telefoane», care nu există, ci la limitarea sau interzicerea vânzării anumitor produse, retragerea sau rechemarea acestora și aplicarea amenzilor în cadrul supravegherii de stat a pieței.

Taxe la importul și vânzarea telefoanelor

Declararea IMEI nu reprezintă un nou impozit sau o nouă plată vamală. Ordinul nu modifică:

• cotele taxelor vamale de import;

• regulile de stabilire a valorii în vamă;

• impozitarea cu TVA la import;

• impozitele aferente vânzărilor cu amănuntul;

• regulile sistemului simplificat sau general de impozitare.

Importatorul achită plățile vamale conform regulilor generale, în funcție de codul UKT ZED, valoarea în vamă, țara de origine și preferințele tarifare aplicabile. Ordinul nu stabilește o taxă separată pentru introducerea IMEI în declarația vamală.

Răspunderea pentru încălcări

Ordinul nr. 380 nu stabilește o amendă separată exclusiv pentru lipsa IMEI. După intrarea sa în vigoare, o declarație fără lista electronică corespunzătoare poate să nu treacă verificarea formal-logică sau procedura de vămuire. Dacă sunt prezentate autorității vamale informații false sau incomplete, răspunderea va fi stabilită în conformitate cu Codul vamal, în funcție de natura încălcării, consecințele acesteia și culpa declarantului.

Pentru vânzători se aplică următoarele sancțiuni principale:

Declararea IMEI creează un risc pentru confidențialitate

Lista vamală va conține IMEI și date despre operațiunea de import, însă Ordinul nr. 380 nu prevede transmiterea către vamă a numelui complet al cumpărătorului, a numărului cartelei SIM, a numărului de telefon sau a datelor privind activitatea în rețea.

IMEI identifică în sine echipamentul. Acesta devine dată cu caracter personal într-un context în care poate fi asociat cu o anumită persoană fizică. O astfel de asociere necesită un scop legitim, un temei juridic corespunzător, limitarea volumului datelor, o perioadă de păstrare definită și protecția acestora.

Indicarea viitoare a IMEI în bonul fiscal ar putea extinde posibilitățile de trasabilitate a dispozitivului, însă mecanismul normativ corespunzător nu există încă. Ordinul actual nu creează un sistem unic care să conecteze automat declarațiile vamale, datele cumpărătorilor, cartelele SIM și activitatea în rețeaua mobilă.

Evidența IMEI, a circulației smartphone-urilor și a garanției în Torgsoft

În Torgsoft este disponibilă funcția suplimentară «Evidența produselor în garanție după numerele de serie». IMEI-ul telefonului poate fi utilizat drept identificator de serie al unei anumite unități. La recepționare, numărul este introdus manual sau scanat de pe codul de bare. În regimul strict de evidență a garanției, programul nu permite recepționarea repetată a unui identificator care există deja în stoc sau vânzarea unui telefon cu un număr care nu există în stoc.

Numărul de serie însoțește transferul intern, vânzarea, returul de la cumpărător, returul către furnizor, scoaterea din evidență și inventarierea. În evidența garanției, telefonul poate fi găsit după număr și pot fi consultate furnizorul, factura de intrare, data și prețul achiziției, data vânzării, cumpărătorul și perioada de garanție. La vânzare, programul poate genera un certificat de garanție, iar în timpul inventarierii — poate identifica o neconcordanță atunci când în evidență este indicat un număr, dar în stoc se află efectiv altul.

Această funcție asigură evidența internă pe unități, însă documentația Torgsoft nu confirmă formarea automată a listei electronice vamale sau transmiterea acesteia către Serviciul Vamal de Stat. Pentru importul direct trebuie organizat separat schimbul de date cu furnizorul și brokerul vamal. Pentru telefoanele cu două IMEI-uri este necesar să se convină în prealabil modul de păstrare a ambilor identificatori, deoarece evidența standard a garanției este concepută pentru un singur număr de serie pentru fiecare unitate de marfă.

Ce trebuie să facă vânzătorul de telefoane

1. Să stabilească dacă întreprinderea este importator sau doar cumpără telefoane în Ucraina.

2. Pentru importatorul direct — să adauge în contractele cu furnizorii cerința privind furnizarea unei liste electronice IMEI.

3. Să convină cu brokerul vamal formatul fișierului, codul documentului și procedura de lucru cu telefoanele care au mai multe IMEI-uri.

4. La recepție, să compare IMEI-ul de pe cutie, din dispozitiv, din documentele furnizorului și din sistemul de evidență.

5. Să țină evidența pe unități a circulației telefoanelor, de la recepție până la vânzare, retur sau scoaterea din evidență.

6. Să păstreze documentele primare pentru marfă la locul de vânzare sau să asigure accesul la forma lor electronică.

7. Să verifice marcajul de conformitate, declarația de conformitate, instrucțiunile în limba ucraineană și datele importatorului.

8. Să nu modifice bonurile fiscale pentru IMEI până la intrarea în vigoare a unor cerințe normative separate.

9. Să nu asocieze IMEI-ul cu datele personale ale cumpărătorului fără un scop definit și un temei juridic.

Surse oficiale

• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 13.07.2026 nr. 380 «Cu privire la modificarea Procedurii de completare a declarațiilor vamale în forma documentului administrativ unic» — punctul 1: lista electronică IMEI; punctul 2: adaptarea software-ului; punctul 4: intrarea în vigoare.

• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 30.05.2012 nr. 651 — capitolul 2 al secțiunii II, regulile de completare a rubricilor 31 și 44 din declarația vamală.

• Codul vamal al Ucrainei nr. 4495-VI — articolele 257, 264 și 335 privind declararea și documentele; articolele 472 și 483 privind răspunderea pentru nedeclarare și ascunderea de controlul vamal.

• Legea Ucrainei nr. 265/95-VR privind utilizarea CM — articolul 3, în special punctele 1, 2 și 12; articolul 17, punctul 1; articolul 20.

• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 — Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de plată; lista actuală a elementelor obligatorii ale bonului fiscal.

• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 — secțiunea I, punctul 2; secțiunea II, punctele 1–11 privind evidența mărfurilor și documentele primare.

• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 16.03.2017 nr. 231 — lista produselor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic; grupa 8517 include smartphone-uri și telefoane mobile.

• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 24.05.2017 nr. 355 — Regulamentul tehnic privind echipamentele radio, punctele 20–45 și 54–61 privind identificarea, marcarea, declarația de conformitate și obligațiile importatorilor și distribuitorilor.

• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 28.11.2023 nr. 1251 — Procedura de reparație în garanție, întreținere și înlocuire în garanție a produselor de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic.

• Legea Ucrainei nr. 1023-XII «Cu privire la protecția drepturilor consumatorilor» — articolele 8, 9 și 13 privind produsele cu defecte, schimbul produselor de calitate corespunzătoare și comerțul la distanță.

• Legea Ucrainei nr. 2297-VI «Cu privire la protecția datelor cu caracter personal» — articolele 6, 8 și 24 privind scopul prelucrării, drepturile persoanei vizate și protecția datelor cu caracter personal.

• Comunicatul Biroului de Securitate Economică privind declararea IMEI — informații oficiale despre scopul noii cerințe și pregătirea viitorului mecanism de indicare a IMEI în bonurile fiscale.