Cum se poate pregăti un antreprenor individual pentru o inspecție propriu-zisă?

Cum să pregătiți o Persoană fizică autorizată din domeniul comerțului pentru un control fiscal efectiv: evidența mărfurilor, CM/РCM și istoricul circulației produselor

Pentru o Persoană fizică autorizată din domeniul comerțului nu este suficient să dețină doar facturile furnizorilor sau să prezinte stocurile din programul de gestiune. Un model sigur de evidență presupune existența unui lanț documentar neîntrerupt pentru fiecare poziție de marfă: de unde a provenit produsul, în ce depozit a fost păstrat, când și cui a fost vândut, returnat, transferat sau scos din gestiune și care trebuie să fie stocul real la o anumită dată. Datele evidenței de gestiune trebuie să corespundă documentelor primare, documentelor de decontare emise prin CM/РCM, încasărilor bancare, evidenței de casă și evidenței fiscale.

Trebuie făcută distincția între evidența internă de gestiune și Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri prevăzut de legislație. Istoricul detaliat al circulației fiecărei unități de marfă reprezintă o dovadă importantă a unei evidențe corecte, dar nu înlocuiește facturile primare, declarațiile vamale, documentele de transport, bonurile fiscale sau Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri, dacă Persoana fizică autorizată este obligată să îl țină. Vânzarea produselor a căror origine sau intrare în gestiune nu poate fi confirmată creează riscul aplicării unor sancțiuni financiare, iar în cazul comerțului cu produse accizabile — și riscul încetării licenței. (Legislația Ucrainei)

Ce trebuie să confirme evidența mărfurilor

Pentru fiecare produs este recomandat să fie asigurate patru niveluri interdependente de confirmare:

1. Originea produsului — furnizorul, data achiziției, denumirea, cantitatea, valoarea și documentul în baza căruia produsul a fost primit.

2. Circulația între locurile de depozitare — depozit, magazin, punct de vânzare, punct de ridicare, loc de pregătire sau de expediere a comenzilor.

3. Ieșirea produsului din gestiune — vânzare, returnare către furnizor, scoatere din gestiune, lipsă, distrugere, transmitere gratuită sau utilizare în scopuri proprii.

4. Stocul real — cantitatea de produs existentă fizic într-un anumit loc și care corespunde datelor din evidență.

Formula de bază pentru controlul stocului:

Stoc inițial + intrări + retururi de la cumpărători + transferuri de intrare + surplusuri înregistrate – vânzări – retururi către furnizori – transferuri de ieșire – scoateri din gestiune – lipsuri = stocul la data respectivă.

Fiecare componentă a acestei formule trebuie să fie confirmată printr-un document separat sau printr-un ansamblu de documente corelate.

Ce Persoane fizice autorizate sunt obligate să țină evidența stocurilor de mărfuri

Punctul 12 al articolului 3 din Legea privind CM obligă la ținerea evidenței stocurilor de mărfuri și la vânzarea exclusivă a produselor reflectate în această evidență. Totodată, legea exclude în mod expres de la această obligație Persoanele fizice autorizate care plătesc impozitul unic și nu sunt înregistrate ca plătitoare de TVA, cu excepția celor care comercializează anumite categorii de produse stabilite de lege. (Legislația Ucrainei)

Scutirea de la ținerea Formularului de evidență a stocurilor de mărfuri nu înseamnă că produsele pot fi comercializate fără niciun document. Documentele primare pot fi necesare pentru confirmarea cheltuielilor și a originii produselor, precum și pentru respectarea cerințelor vamale, de licențiere, sanitare, de supraveghere a pieței, de garanție sau de protecție a consumatorilor.

Documentele primare pentru intrarea mărfurilor

Procedura aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 496 include, printre documentele aferente produselor:

• facturile de livrare și facturile de marfă ale furnizorilor;

• scrisorile de trăsură pentru transportul mărfurilor;

• declarațiile vamale;

• actele de achiziție;

• bonurile fiscale și bonurile de marfă;

• alte documente care permit identificarea furnizorului și a beneficiarului, a datei operațiunii, a denumirii, cantității și valorii produselor. (Legislația Ucrainei)

Documentul trebuie să permită corelarea fără echivoc a produsului primit cu produsul care este depozitat sau comercializat efectiv. O factură generală cu formulări precum «produse în sortiment», fără nomenclatură și cantitate, nu asigură identificarea corespunzătoare a stocurilor.

La recepționarea produselor trebuie verificate:

• datele Persoanei fizice autorizate și ale furnizorului;

• data și numărul documentului;

• denumirea, caracteristicile, articolul sau codul produsului;

• unitatea de măsură și cantitatea;

• prețul și valoarea totală;

• includerea TVA, dacă părțile sunt plătitoare de TVA;

• numerele de serie, timbrele de acciz, codurile de marcare sau numerele loturilor, atunci când sunt obligatorii;

• corespunderea cantității reale cu datele din factură.

Produsele pentru care evidența este obligatorie conform Ordinului nr. 496 trebuie introduse în Formularul de evidență în baza documentului primar înainte de începerea comercializării. (Legislația Ucrainei)

Stocurile inițiale

Dacă Persoana fizică autorizată începe ținerea obligatorie a evidenței mărfurilor și deține stocuri pentru care nu există înregistrări curente în Formular, se întocmește un inventar al stocurilor inițiale. Acesta trebuie să conțină denumirea produselor, cantitatea, unitatea de măsură și valoarea lor.

Inventarul nu confirmă originea legală a produselor dacă acestea aparțin unei categorii pentru care sunt necesare documente ale producătorului sau importatorului, formalități vamale, marcaje de acciz, certificate ori alte confirmări speciale. Acesta fixează doar stocul cantitativ și valoric la data începerii evidenței. (Legislația Ucrainei)

Documentarea fiecărei operațiuni de gestiune

Vânzarea

Vânzarea internă în programul de gestiune și fiscalizarea prin CM/РCM trebuie să reprezinte aceeași operațiune economică. Nomenclatura, cantitatea, prețul, forma de plată și suma din documentul de gestiune nu trebuie să contrazică bonul fiscal.

Vânzările efectuate prin CM/РCM nu se introduc separat, pentru fiecare bon, în coloana de ieșiri din Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri. Totuși, acestea trebuie să reducă stocurile în sistemul intern și să fie confirmate prin date fiscale. Alte tipuri de ieșiri — inclusiv returul către furnizor, transferul, scoaterea din gestiune, distrugerea sau utilizarea pentru necesități proprii — se documentează prin documentele primare corespunzătoare. (Legislația Ucrainei)

Restituirea banilor cumpărătorului

Atunci când cumpărătorului îi sunt restituiți banii pentru un produs achitat în cadrul unei operațiuni de decontare, trebuie generat un bon fiscal de restituire conform formularului ФКЧ-2. În același timp, produsul este returnat în depozit printr-un document de gestiune separat sau este înregistrat ca defect, dacă nu mai poate fi revândut. (Legislația Ucrainei)

Pentru produsele cu numere de serie, garanție, timbre de acciz sau alți identificatori unici trebuie verificat dacă produsul returnat este exact cel vândut conform documentului corespunzător.

Transferul intern

Transferul produselor între magazin, depozit, punct de ridicare sau alt loc de păstrare nu reprezintă o vânzare, dar trebuie documentat. Documentul de transfer intern trebuie să conțină:

• data și numărul;

• locul expeditor;

• locul beneficiar;

• lista și cantitatea produselor;

• persoanele care au predat și au primit produsele.

Pentru Persoana fizică autorizată care ține Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri, evidența se realizează separat pentru fiecare loc de vânzare sau obiect comercial. Documentele de transfer intern trebuie reflectate în formularele corespunzătoare ale ambelor locații. (Legislația Ucrainei)

Scoaterea din gestiune

Existența unei lipsuri, expirarea termenului de valabilitate, deteriorarea ambalajului sau pierderea aspectului comercial nu justifică simpla ștergere a produsului din sistemul de gestiune. Este necesar un act în care să fie consemnate:

• motivul scoaterii din gestiune;

• data;

• denumirea și cantitatea produsului;

• valoarea de achiziție sau altă valoare contabilă;

• persoanele care au constatat circumstanțele;

• destinația ulterioară a produsului.

Ordinul nr. 496 impune documentarea distrugerii, pierderii și utilizării produselor pentru necesități proprii la valoarea de achiziție. (Legislația Ucrainei)

Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri

Formularul poate fi ținut pe suport de hârtie sau în format electronic. Acesta trebuie să conțină datele Persoanei fizice autorizate prevăzute de Ordinul nr. 496, adresa locului de vânzare sau a obiectului comercial, datele documentelor primare și sumele intrărilor sau ieșirilor. Înregistrările se efectuează cronologic, pe baza documentelor primare. (Legislația Ucrainei)

Formularul electronic trebuie să poată fi afișat într-un format care reproduce toate elementele obligatorii. În timpul controlului nu este suficient să fie prezentat doar stocul total sau un raport arbitrar din sistemul de gestiune, dacă acesta nu permite reproducerea Formularului prevăzut de Ordinul nr. 496. (Legislația Ucrainei)

Formularul și documentele în baza cărora au fost efectuate înregistrările se păstrează la locul de vânzare până la ieșirea din gestiune a ultimei unități din lotul respectiv. În timpul controlului pot fi prezentate copii, însă originalele trebuie furnizate în termenul stabilit. Vânzarea produselor într-un loc în care Formularul sau documentele primare nu sunt disponibile nu este permisă. (Legislația Ucrainei)

Formularul nr. 496 este un registru cronologic al documentelor primare și al sumelor. Acesta nu înlocuiește evidența cantitativă detaliată pentru fiecare articol. De aceea, antreprenorului îi este recomandat să țină în paralel fișe de produs, evidența loturilor, a numerelor de serie și istoricul stocurilor.

CM și РCM

Persoana fizică autorizată care efectuează operațiuni de decontare trebuie să le înregistreze printr-un CM sau РCM înregistrat, pentru întreaga valoare a cumpărăturii, și să ofere cumpărătorului un document de decontare pe suport de hârtie sau în format electronic. Această regulă se aplică și comenzilor online, dacă modalitatea de plată reprezintă o operațiune de decontare. (Legislația Ucrainei)

Bonul fiscal trebuie să conțină elementele obligatorii, inclusiv:

• denumirea operatorului economic și a unității comerciale;

• adresa locului în care se efectuează decontarea;

• denumirea produsului, care permite identificarea acestuia;

• cantitatea, prețul și valoarea;

• forma de plată;

• grupele și cotele fiscale, atunci când sunt aplicabile;

• numerele fiscale și codul QR;

• datele timbrului de acciz sau alți identificatori speciali — pentru produsele pentru care acestea sunt prevăzute. (Legislația Ucrainei)

Pentru zilele în care au fost efectuate operațiuni de decontare se generează raportul fiscal zilnic — raportul Z. (Legislația Ucrainei)

Când CM/РCM poate să nu fie utilizat

Persoanele fizice autorizate din prima grupă de impozitare unică sunt scutite de utilizarea CM/РCM. Persoanele fizice autorizate din grupele a doua–a patra și cele aflate în sistemul general de impozitare utilizează CM/РCM atunci când efectuează operațiuni de decontare, dacă operațiunea concretă nu se încadrează într-o excepție prevăzută de articolele 9 sau 10 din Legea privind CM ori de Hotărârea Cabinetului de Miniștri nr. 1336. (rv.tax.gov.ua)

Nu necesită utilizarea CM operațiunea în care fondurile sunt transferate exclusiv prin virament bancar din contul cumpărătorului în contul vânzătorului, fără utilizarea unui card de plată, serviciu de plată sau alt instrument de plată care constituie o operațiune de decontare. Factorul decisiv nu este modalitatea de livrare a produsului, ci mecanismul de încasare a plății.

Într-un depozit sau într-un loc de păstrare în care cumpărătorii nu efectuează plăți și nu ridică produse achitate, un CM separat poate să nu fie utilizat. Dacă în acel loc se acceptă plăți, se eliberează comenzi cu achitare la fața locului sau se efectuează restituiri de bani, acesta devine în mod efectiv un loc de decontare. (Legislația Ucrainei)

Corelarea documentelor de gestiune cu datele fiscale

Pentru fiecare zi sau tură este recomandată verificarea:

• sumei vânzărilor din gestiune cu bonurile fiscale;

• vânzărilor în numerar cu totalurile casei;

• plăților cu cardul cu datele terminalului bancar și extrasul de cont;

• retururilor din sistemul de gestiune cu bonurile fiscale de restituire;

• cantității produselor vândute cu reducerea efectivă a stocului;

• bonurilor, anulărilor, depunerilor și retragerilor de serviciu cu datele CM/РCM;

• expedierilor fără numerar cu facturile, extrasele bancare și documentele de livrare.

Este periculoasă situația în care bonul a fost emis, dar produsul nu a fost scăzut din gestiune, sau invers — există o vânzare în sistemul de gestiune, dar lipsește bonul fiscal. Astfel de neconcordanțe fac imposibilă reconstituirea unui stoc real și corect.

Inventarierea

Autoritatea fiscală are dreptul să solicite inventarierea mijloacelor fixe, a bunurilor materiale, a fondurilor și efectuarea inventarului fizic al produselor. (Legislația Ucrainei)

Pentru documentarea corespunzătoare a inventarierii, Persoana fizică autorizată din domeniul comerțului trebuie să dețină:

1. Decizia sau ordinul Persoanei fizice autorizate privind efectuarea inventarierii.

2. Lista locațiilor, grupelor de produse și persoanelor responsabile.

3. Lista de inventariere cu cantitățile numărate efectiv.

4. Situația comparativă cu diferențele dintre datele reale și cele contabile.

5. Documentele privind înregistrarea surplusurilor.

6. Actele de scoatere din gestiune a lipsurilor, deteriorărilor sau diferențelor de sortiment.

7. Explicațiile angajaților responsabili, dacă au fost identificate neconcordanțe semnificative.

Numărarea trebuie realizată separat pentru fiecare depozit, magazin și loc de păstrare. Produsele aflate în tranzit, în custodie, la reparație, în rezervă, în consignație sau transmise curierului trebuie evidențiate separat și confirmate prin documente.

Refuzul nejustificat de a efectua inventarierea la solicitarea legală a organului de control poate constitui temei pentru aplicarea sechestrului administrativ asupra bunurilor, conform Codului fiscal. (Legislația Ucrainei)

Evidența locurilor de comerț și de depozitare

Magazinul, depozitul, spațiul închiriat, punctul de ridicare, biroul, locul de producție și alte obiecte legate de impozitare trebuie declarate autorității fiscale prin formularul nr. 20-ОПП.

Notificarea privind un obiect nou se depune în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, crearea, deschiderea sau începerea utilizării acestuia. În același termen se declară modificarea adresei, destinației, stării sau a altor informații despre obiect. (Legislația Ucrainei)

Denumirea și adresa unității comerciale indicate în bonul fiscal trebuie să corespundă documentelor care confirmă dreptul de proprietate sau de folosință asupra spațiului și datelor din formularul nr. 20-ОПП. (Legislația Ucrainei)

Stocurile trebuie delimitate în funcție de locațiile reale. Utilizarea unui singur depozit virtual pentru mai multe magazine îngreunează confirmarea motivului pentru care un anumit produs se află exact în locul controlului.

Angajații și accesul la sistemul de evidență

Un angajat nu poate fi admis la muncă fără formalizarea raporturilor de muncă și transmiterea notificării privind angajarea înainte de începerea activității. (Legislația Ucrainei)

La punctul de vânzare trebuie desemnate persoanele care:

• recepționează și înregistrează produsele în gestiune;

• efectuează vânzările prin CM/РCM;

• procesează retururile;

• transferă și scot produsele din gestiune;

• efectuează inventarierea;

• răspund de casă și de documente.

Fiecărui utilizator al programului de gestiune îi este recomandat să i se atribuie un cont separat. Utilizarea unei parole comune pentru toți angajații nu permite stabilirea persoanei care a modificat un document, a șters o vânzare, a introdus retroactiv un retur sau a corectat stocul.

Controalele fiscale efective pot viza nu doar CM și stocurile de mărfuri, ci și formalizarea raporturilor de muncă. (Legislația Ucrainei)

Livrarea și vânzările la distanță

Pentru expedierea produsului către cumpărător trebuie corelate:

• comanda;

• documentul de rezervare sau de pregătire a comenzii;

• vânzarea din gestiune;

• bonul fiscal, dacă plata reprezintă o operațiune de decontare;

• scrisoarea de trăsură expres, scrisoarea de trăsură sau alt document al transportatorului;

• confirmarea bancară sau de casă a plății;

• documentul de retur, dacă coletul nu a fost ridicat sau produsul a fost returnat.

Transmiterea produsului curierului sau transportatorului nu trebuie considerată automat o vânzare definitivă dacă, în conformitate cu contractul, cumpărătorul poate refuza primirea. Statutul produsului — expediat, în tranzit, primit sau returnat — trebuie să poată fi urmărit.

În cazul plății ramburs trebuie stabilit cine încasează efectiv plata de la cumpărător și cine este obligat să fiscalizeze operațiunea. Contractul cu transportatorul și circulația reală a banilor trebuie să corespundă modelului ales.

Marcarea, păstrarea și informațiile despre produs

Înregistrarea în gestiune nu înlocuiește marcarea obligatorie. Înainte de vânzarea produsului trebuie verificate cerințele stabilite pentru categoria respectivă, inclusiv cele privind:

• denumirea și producătorul;

• importatorul sau persoana responsabilă din Ucraina;

• compoziția, caracteristicile și modul de utilizare;

• data fabricației, termenul de valabilitate sau durata de funcționare;

• condițiile de garanție;

• avertismentele și regulile de utilizare în siguranță;

• prezentarea informațiilor în limba ucraineană;

• marcajul de conformitate cu reglementările tehnice;

• numerele de serie, numerele loturilor sau mijloacele de trasabilitate;

• timbrele de acciz și identificatorii electronici.

Condițiile de păstrare trebuie să corespundă informațiilor producătorului și cerințelor speciale aplicabile produsului respectiv. Produsele deteriorate, expirate, periculoase sau retrase de pe piață trebuie separate de produsele destinate vânzării, iar statutul lor trebuie înregistrat în evidența de gestiune.

Licențele și categoriile speciale de produse

Pentru comerțul obișnuit cu amănuntul al produselor nealimentare nu este prevăzută o «licență comercială» universală. O licență sau altă autorizație este necesară numai pentru activitățile și produsele prevăzute expres de lege, inclusiv alcool, produse din tutun, lichide pentru țigarete electronice, combustibil, medicamente și alte categorii reglementate.

Alcoolul, tutunul și lichidele pentru țigarete electronice

Comerțul cu amănuntul al băuturilor alcoolice, cu excepția cazurilor prevăzute de lege pentru vinurile de masă, se desfășoară în baza unei licențe. Sunt necesare licențe separate pentru comerțul cu amănuntul al produselor din tutun și al lichidelor pentru țigarete electronice. (sumy.tax.gov.ua)

Licența se eliberează separat pentru fiecare loc de comerț cu amănuntul. Un astfel de loc include și adresa de la care produsele sunt expediate pentru livrare consumatorului final. În cerere și în registrul licențelor se indică CM/РCM utilizate la locația respectivă. (zp.tax.gov.ua)

Prin urmare, licența unui magazin nu poate fi utilizată pentru vânzarea sau expedierea produselor accizabile dintr-un alt depozit, dacă locația respectivă nu este acoperită de licența corespunzătoare.

Pentru titularii de licență din domeniul comerțului cu amănuntul al produselor accizabile se aplică cerințe privind salariul mediu lunar al angajaților, iar pentru Persoanele fizice autorizate fără angajați — privind venitul lunar impozabil:

• cel puțin două salarii minime;

• cel puțin un salariu minim și jumătate, dacă toate locurile de comerț se află la o distanță de peste 50 de kilometri în afara centrelor administrative regionale și a orașului Kyiv și au săli comerciale cu o suprafață de cel mult 500 de metri pătrați.

Nerespectarea cerinței corespunzătoare timp de trei luni calendaristice complete consecutive constituie temei pentru încetarea licenței. (tax.gov.ua)

Identificarea la locul de comerț cu amănuntul a băuturilor alcoolice, produselor din tutun sau lichidelor pentru țigarete electronice neînregistrate, într-o cantitate care depășește 0,5% din volumul vânzărilor din ziua precedentă conform datelor tuturor CM/РCM din locația respectivă, reprezintă unul dintre temeiurile legale pentru încetarea licenței. (dp.tax.gov.ua)

Evidența fiscală

Evidența de gestiune nu înlocuiește evidența fiscală.

Persoana fizică autorizată aflată în sistemul general de impozitare trebuie să coreleze achiziția și vânzarea produselor cu evidența veniturilor și cheltuielilor și cu documentele primare, în conformitate cu articolul 177 din Codul fiscal.

Plătitorii impozitului unic țin evidența veniturilor conform articolului 296 din Codul fiscal. Plătitorii de TVA trebuie să verifice suplimentar operațiunile cu produse în raport cu facturile fiscale, datele Registrului unic al facturilor fiscale și declarațiile de TVA.

De asemenea, trebuie verificat ca:

• venitul din vânzare să fie inclus în evidența fiscală în suma și la data corectă;

• restituirea banilor cumpărătorului să nu reducă venitul fără documente justificative corespunzătoare;

• documentele de achiziție să corespundă produselor primite efectiv;

• fondurile personale ale Persoanei fizice autorizate și încasările comerciale să nu fie amestecate fără documente explicative;

• încasările bancare să poată fi corelate cu facturile, comenzile și vânzările.

Ce documente trebuie să fie disponibile la locul de comerț

În funcție de sistemul de impozitare și de sortimentul punctului de vânzare, trebuie asigurat accesul la:

• Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri;

• documentele primare aferente produselor sau copii corespunzătoare ale acestora;

• documentele de transfer intern;

• facturile de retur către furnizori;

• actele de scoatere din gestiune;

• cele mai recente documente de inventariere;

• documentele de înregistrare ale CM/РCM;

• licențele sau extrasele din registrele licențelor;

• documentele aferente spațiului;

• datele formularului nr. 20-ОПП;

• documentele de muncă ale angajaților;

• documentele privind calitatea, siguranța, garanția sau originea, dacă sunt necesare pentru produsele respective.

Arhiva electronică trebuie să fie accesibilă chiar și în absența angajatului care ține în mod obișnuit evidența. Documentele trebuie sistematizate după furnizori, date, numere și loturi de produse.

Sancțiuni financiare și alte consecințe

Sancțiunea pentru produsele neînregistrate prevăzută de articolul 20 din Legea privind CM nu se aplică Persoanelor fizice autorizate care plătesc impozitul unic fără TVA, cu excepția comercianților de produse tehnice complexe de uz casnic, medicamente, dispozitive medicale și bijuterii, pentru care legea stabilește obligativitatea evidenței mărfurilor. (Legislația Ucrainei)

Cum este realizată evidența mărfurilor în Torgsoft

În Torgsoft, intrările, vânzările, retururile, transferurile interne, scoaterile din gestiune și inventarierea sunt înregistrate prin documente de gestiune separate. În secțiunea «Depozit» sunt disponibile starea depozitului, circulația produselor, lista intrărilor și ieșirilor, registrul și jurnalul documentelor de gestiune. Jurnalul permite vizualizarea simultană a diferitelor tipuri de operațiuni, inclusiv retururile cumpărătorilor, scoaterile din gestiune, retururile către furnizori și produsele defecte, precum și tipărirea sau exportarea datelor.

Pentru un anumit produs se poate deschide «Circulația produsului» sau fișa de evidență a stocului pentru a vedea după ce operațiune s-a modificat stocul: intrare, vânzare, retur sau transfer intern. Dacă este necesar, circulația poate fi vizualizată în toate centrele de evidență ale rețelei comerciale, începând cu momentul inițierii evidenței. Astfel, produsul fizic poate fi corelat cu documentul de intrare și cu toate operațiunile ulterioare.

Programul include o funcție separată «Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri», în care se stabilește data începerii evidenței, se calculează stocurile inițiale și se generează înregistrările pe baza documentelor de gestiune. Inventarierea poate fi efectuată de la computer, pe baza unei liste pe suport de hârtie, cu ajutorul unui terminal de colectare a datelor sau după numerele de serie; pe baza rezultatelor se generează rapoarte privind lipsurile, surplusurile și neconcordanțele.

Introducerea unei operațiuni în Torgsoft nu înlocuiește documentul furnizorului întocmit corespunzător, declarația vamală, documentul de transport sau bonul fiscal. La documentul de gestiune trebuie asociate datele reale ale documentului primar, iar originalul pe suport de hârtie sau în format electronic trebuie păstrat pe durata stabilită.

Lista de verificare a pregătirii Persoanei fizice autorizate din domeniul comerțului

Înainte de începerea activității punctului de vânzare trebuie verificat dacă:

• fiecare produs fizic este creat o singură dată în sistemul de gestiune;

• denumirea produsului din fișa de gestiune corespunde documentelor și bonului fiscal;

• toate intrările sunt înregistrate înainte de începerea vânzării;

• pentru fiecare intrare există un document primar;

• produsele sunt repartizate între depozitele și magazinele reale;

• toate transferurile sunt documentate prin facturi interne;

• vânzările reduc stocul și corespund bonurilor CM/РCM;

• restituirile de bani sunt documentate prin bonuri fiscale de restituire;

• scoaterile din gestiune nu sunt efectuate fără acte;

• nu există stocuri negative fără o explicație documentată;

• a fost efectuată inventarierea și au fost documentate rezultatele acesteia;

• Formularul nr. 496 este ținut acolo unde este obligatoriu;

• Formularul electronic poate fi afișat și tipărit;

• documentele aferente produselor sunt disponibile la locul de vânzare;

• toate obiectele au fost declarate prin formularul nr. 20-ОПП;

• adresa din bon corespunde locului real de decontare;

• angajații sunt înregistrați înainte de începerea activității;

• licențele corespund locurilor concrete de comerț și CM/РCM utilizate;

• produsele accizabile dețin marcajele și identificatorii corespunzători;

• livrările sunt corelate cu comenzile, plățile, vânzările și documentele transportatorului;

• depozitul, CM/РCM, banca, casa și evidența fiscală nu prezintă neconcordanțe nejustificate.

Exemplu din practica de control

În mai 2026, autoritatea fiscală a informat despre efectuarea unui control fiscal efectiv la un magazin online de tehnică Apple, în cadrul căruia au fost verificate utilizarea CM și documentele care confirmă originea și evidența produselor. Exemplul demonstrează că prezența produsului pe site sau în programul de gestiune nu înlocuiește documentele privind achiziția, intrarea în gestiune și vânzarea fiscalizată a acestuia. (tr.tax.gov.ua)

Surse oficiale

1. Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — subpunctul 20.1.9, articolele 75, 80–82, 85, 94, 177, 296.

2. Legea Ucrainei «Privind utilizarea caselor de marcat în domeniul comerțului, alimentației publice și serviciilor» din 06.07.1995 nr. 265/95-ВР — articolele 3, 5, 9, 10, 15, 17, 20.

3. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 «Privind aprobarea Procedurii de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri de către Persoanele fizice autorizate» — secțiunea I, punctele 1–2; secțiunea II, punctele 1–11.

4. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 21.01.2016 nr. 13 — Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare, secțiunile I–III.

5. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14.06.2016 nr. 547 — procedurile de înregistrare și utilizare a CM, КОРО și registrelor de decontare.

6. Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 09.12.2011 nr. 1588 — secțiunea VIII, punctele 8.4–8.5 privind formularul nr. 20-ОПП.

7. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17.06.2015 nr. 413 — notificarea privind angajarea unui salariat.

8. Legea Ucrainei din 18.06.2024 nr. 3817-IX «Privind reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului etilic, distilatelor alcoolice, bioetanolului, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, materiei prime din tutun, lichidelor utilizate în țigaretele electronice și combustibilului» — articolele 16, 23, 41–43, 46, 52.

9. Legea Ucrainei «Privind licențierea tipurilor de activitate economică» din 02.03.2015 nr. 222-VIII — articolul 7.

10. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 15.06.2006 nr. 833 — Procedura de desfășurare a activității comerciale și regulile de deservire comercială.

11. Legea Ucrainei «Privind protecția drepturilor consumatorilor» din 12.05.1991 nr. 1023-XII — drepturile consumatorilor, informațiile despre produse, schimbul și returnarea produselor.

12. Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 23.08.2000 nr. 1336 — lista anumitor forme și condiții de activitate în care este permisă efectuarea decontărilor fără CM, cu utilizarea registrelor de decontare și КОРО.