RRO înregistrat înainte de deschiderea magazinului: sunt necesare bonuri și rapoarte Z cu zero?

Dacă ați înregistrat o casă de marcat fiscală hardware (RRO, acronimul juridic ucrainean) sau echivalentul său software (PRRO), dar magazinul nu s-a deschis încă și nu ați efectuat decontări cu clienții, nu trebuie să faceți vânzări fictive. Înregistrarea casei de marcat nu este, în sine, o operațiune de decontare. Pentru un RRO hardware, în absența unor astfel de operațiuni, nu sunt necesare rapoarte Z zilnice cu zero.

Pentru PRRO, verificați separat dacă a fost deschisă o tură. Dacă casierul a deschis-o deja, trebuie să o închidă cu un raport Z, chiar dacă nu au existat vânzări. Casierul trebuie să închidă tura în termen de 24 de ore de la deschidere. Înainte de deschiderea magazinului, nu deschideți o tură PRRO fără să fie necesar.

Când are loc o operațiune de decontare

Articolul 2 din Legea nr. 265/95-VR leagă operațiunea de decontare de plata clientului sau de rambursarea banilor către acesta. Pentru un magazin obișnuit, aceasta include, de exemplu, încasarea numerarului pentru marfă, plata cu cardul bancar și rambursarea banilor pentru marfa returnată.

De exemplu, un client plătește cu cardul un pulover la casă — magazinul a efectuat o operațiune de decontare. Casierul trebuie să o înregistreze printr-un RRO sau PRRO înregistrat corespunzător, pentru suma integrală, și să îi furnizeze clientului un bon fiscal pe hârtie sau în format electronic.

Depunerea unei cereri de înregistrare a casei, obținerea numărului fiscal și configurarea produselor și prețurilor nu înseamnă, prin ele însele, că magazinul a acceptat o plată. Prin urmare, data înregistrării nu îl obligă pe antreprenor să înceapă vânzările în aceeași zi.

Totuși, orientați-vă după operațiunile efective, nu doar după data anunțată a deschiderii. Dacă ați acceptat deja plata pentru marfă înainte de deschiderea oficială și aceasta corespunde definiției unei operațiuni de decontare, respectați cerințele privind bonul și raportul Z.

Când este necesar un raport Z cu zero

Raportul Z este un bon fiscal de raportare care rezumă activitatea casei pentru o zi sau o tură. Punctul 9 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR impune generarea lui zilnică dacă magazinul a efectuat operațiuni de decontare. Pentru un RRO hardware, procedura aplicabilă prevede, de asemenea, generarea acestui raport la sfârșitul zilei de lucru sau al turei.

Dacă un RRO hardware este înregistrat, dar nu au avut loc operațiuni de decontare, nu este necesar un raport Z zilnic cu zero. Acest lucru se aplică atât perioadei de pregătire a magazinului, cât și unei zile fără decontări după începerea activității comerciale.

În cazul PRRO, înregistrarea și deschiderea turei sunt acțiuni distincte. După înregistrare, casa de marcat primește un număr fiscal. Când casierul deschide o tură, PRRO trimite o notificare separată serverului fiscal al Serviciului Fiscal de Stat (STS). Pentru a închide tura, casierul generează un raport Z și îl trimite spre înregistrare. Prin urmare, o tură deja deschisă trebuie închisă chiar dacă nu au fost clienți.

Exemplu ipotetic: vânzarea a avut loc doar în ziua deschiderii

Un antreprenor a înregistrat casa de marcat pe 5 octombrie, iar magazinul s-a deschis pe 12 octombrie. Înainte de deschidere nu au existat plăți sau rambursări, iar tura PRRO nu a fost deschisă. Nu este necesară generarea rapoartelor Z zilnice cu zero pentru perioada 5–11 octombrie.

Pe 12 octombrie, casierul a vândut două produse la 350 UAH fiecare: 2 × 350 = 700 UAH. A înregistrat plata prin casă, i-a dat clientului un bon de 700 UAH și a generat un raport Z la sfârșitul turei. Dacă pe 13 octombrie nu au existat decontări, nu este necesar un raport Z cu zero pentru RRO hardware. În cazul PRRO, răspunsul depinde de tură: casierul închide o tură deschisă cu un raport Z, iar o tură nedeschisă nu trebuie deschisă. În niciunul dintre cazuri nu este necesară o vânzare suplimentară „pentru raport”.

Depunerea și retragerea numerarului pentru casă

Când casierul pune bani în casă pentru rest sau retrage numerar, aceasta nu înseamnă că a vândut marfă. Pentru mișcările de numerar care nu sunt legate de decontarea cu un client, procedurile de utilizare a RRO și PRRO prevăd operațiunile „depunere de serviciu” și „retragere de serviciu”.

De exemplu, înainte de prima cumpărătură, casierul pune 1 000 UAH în casă pentru rest. Înregistrează această sumă ca depunere de serviciu, nu ca bon de vânzare. Dacă ulterior un client plătește 250 UAH pentru marfă, suma vânzării este 250 UAH. Banii pentru rest nu o majorează la 1 250 UAH.

Nu înlocuiți rambursarea banilor către client pentru marfă cu o retragere de serviciu: o asemenea rambursare este o operațiune de decontare. Dacă ați deschis o tură PRRO pentru o operațiune de serviciu, închideți-o cu un raport Z după terminarea lucrului.

Ce trebuie verificat înainte de primul client

Proprietarul sau contabilul verifică datele magazinului și înregistrarea casei de marcat. Pentru un RRO hardware, pregătirea tehnică este efectuată de centrul de service autorizat (ASC). Casierul verifică procedura de plată, de emitere a bonului și de închidere a turei.

1. Verificați magazinul în formularul nr. 20-OPP. Unitatea comercială este un punct de vânzare concret de care este legată casa de marcat. Verificați denumirea, adresa, identificatorul și starea efectivă în secțiunea privată a Cabinetului Electronic. Adresa trebuie să corespundă documentelor spațiului și datelor de înregistrare a casei.
2. Verificați finalizarea înregistrării. Pentru RRO hardware, verificați certificatul de înregistrare după depunerea formularului nr. 1-RRO. Pentru PRRO, verificați recipisa STS care confirmă înregistrarea cu succes în baza cererii nr. 1-PRRO: aceasta trebuie să indice numărul fiscal PRRO atribuit. Păstrați documentele depuse și confirmările primite.
3. Pregătiți RRO-ul hardware împreună cu ASC. Verificați contractul de service, punerea în funcțiune, regimul fiscal și integritatea sigiliilor. Păstrați la locul de decontare certificatul de înregistrare și ultimul certificat de sigilare sau copiile acestora.
4. Verificați semnătura casierului PRRO. Semnătura electronică calificată (QES) este semnătura electronică pe care casierul o folosește pentru a semna documente electronice. Asigurați-vă că certificatul este valabil și că STS a înscris în registru datele semnăturii sau sigiliului corespunzător după depunerea formularului nr. 5-PRRO.
5. Verificați produsele, prețurile și taxele. Casierul trebuie să aleagă denumirea corectă a produsului, cantitatea, prețul și grupa fiscală. Pentru produsele accizabile, verificați și datele speciale obligatorii, inclusiv codul UKTZED — codul produsului conform clasificării vamale.
6. Verificați setările bonului. Verificați vânzătorul, denumirea și adresa magazinului, datele fiscale, produsele, sumele, forma și metoda de plată, datele fiscale aplicabile, data, ora, numerele bonului și casei, codul QR și celelalte date necesare operațiunii. Dacă terminalul de plată este conectat sau integrat cu casa, țineți cont de cerințele privind datele de plată.
7. Prezentați casierului procedura de lucru. Acesta trebuie să știe cum să furnizeze un bon pe hârtie sau electronic, să verifice rezultatul operațiunii și să genereze un raport Z. După prima cumpărătură reală, verificați bonul emis și confirmarea fiscalizării acestuia.

Formularul nr. 20-OPP se depune în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, crearea sau deschiderea obiectului. Dacă se schimbă tipul, denumirea, adresa, tipul dreptului asupra obiectului sau starea acestuia, contribuabilul depune formularul nr. 20-OPP cu datele actualizate în termen de 10 zile lucrătoare de la schimbare. Nu amânați verificarea acestor date până la prima plată: ele sunt necesare pentru înregistrarea corectă a casei și pentru datele de pe bon.

Înregistrarea unui RRO nu înlocuiește licența pentru comercializarea produselor pentru care aceasta este necesară. Dacă intenționați să vindeți astfel de produse accizabile, obțineți licența corespunzătoare înainte de începerea comerțului. Utilizarea PRRO este interzisă pentru comerțul cu ridicata și cu amănuntul cu combustibili.

Dacă deschiderea este amânată sau magazinul se schimbă

Dacă ați amânat doar data deschiderii, iar magazinul, adresa și datele de înregistrare nu s-au schimbat, nu trebuie să anulați înregistrarea casei doar din cauza întârzierii. Înainte de începerea activității, verificați din nou statutul, documentele și valabilitatea semnăturilor electronice.

Dacă aparatul va funcționa într-un alt magazin, depuneți mai întâi informațiile necesare prin formularul nr. 20-OPP, apoi reînregistrați casa. Pentru RRO hardware, depuneți formularul nr. 1-RRO marcat „Reînregistrare” și certificatul de înregistrare. Pentru PRRO, depuneți formularul nr. 1-PRRO cu marcajul corespunzător. Înainte de reînregistrarea PRRO, închideți ultima tură deschisă și trimiteți raportul Z aferent.

Schimbarea denumirii sau adresei unității comerciale necesită, de asemenea, reînregistrarea PRRO. Alte modificări ale datelor sale pot necesita o cerere marcată pentru modificarea datelor. Verificați recipisa STS: aceasta trebuie să confirme reînregistrarea sau modificarea cu succes. Emiteți bonuri cu noile date numai după aceea. Reînregistrarea PRRO nu îi schimbă numărul fiscal.

Dacă ați decis să încetați complet folosirea casei, solicitați anularea înregistrării. Pentru un RRO hardware, ASC îndepărtează mai întâi sigiliile; antreprenorul depune formularul nr. 4-RRO și certificatul de înregistrare și primește certificatul de anulare. Înainte de anularea PRRO, transmiteți serverului fiscal toate copiile documentelor de decontare cu numere atribuite în modul offline, bonurile fiscale electronice de raportare și mesajele prevăzute de procedura PRRO. Apoi depuneți formularul nr. 1-PRRO marcat „Anularea înregistrării”.

Unele temeiuri de anulare se aplică indiferent de decizia proprietarului. În special, declararea unității comerciale ca fiind închisă sau nefuncțională constituie temei pentru anularea înregistrării unui RRO hardware și pentru anularea automată a PRRO. Prin urmare, indicați starea efectivă a obiectului în formularul nr. 20-OPP. Anularea casei nu șterge datele fiscale înregistrate anterior și nu elimină obligațiile de păstrare a documentelor.

Pentru ce încălcări sunt prevăzute amenzi

Înregistrarea timpurie a casei și absența vânzărilor nu sunt, prin ele însele, încălcări sancționate conform punctului 1 al articolului 17 din Legea nr. 265/95-VR. Această prevedere se referă la decontări pentru o sumă mai mică decât cea integrală, neînregistrarea operațiunii prin casa fiscală corespunzătoare și neemiterea documentului de decontare corespunzător.

Sancțiunea generală este de 100% din valoarea vânzării cu încălcarea constatată la prima abatere și de 150% pentru fiecare abatere ulterioară. Sancțiunile reduse de 25% și 50%, prevăzute pentru anumite persoane fizice autorizate, s-au aplicat doar până la 31 iulie 2025.

Punctul 10 al articolului 17 prevede 30 de minime neimpozabile ale venitului cetățenilor pentru nedepunerea rapoartelor și a copiilor electronice ale documentelor atunci când depunerea este obligatorie. Aceasta nu este o amendă pentru lipsa raportului Z cu zero într-o zi în care RRO-ul hardware nu a efectuat operațiuni de decontare.

Punctul 14 al Secțiunii II din Lege prevede exceptarea teritorială de la răspundere pentru încălcări comise la vânzarea de bunuri sau prestarea de servicii începând cu 1 octombrie 2023. Aceasta acoperă teritoriile temporar ocupate până la data încheierii ocupației; teritoriile unde au loc lupte active până la data încheierii ostilităților; și teritoriile cu posibilitatea unor lupte până la data încetării acestei posibilități. Datele relevante se stabilesc conform Listei oficiale a teritoriilor. Exceptarea nu se aplică încălcărilor procedurii de decontare la vânzarea produselor accizabile și nu anulează cerințele de funcționare a casei.

Cum să pregătiți PRRO Torgsoft pentru prima vânzare

RRO software Torgsoft (PRRO) este o opțiune suplimentară cu o licență pe un an. Se activează separat pentru fiecare post de lucru la care sunt fiscalizate vânzările. Înainte de începerea activității, adăugați QES, depuneți documentele pentru înregistrarea unității comerciale, a PRRO și a casierilor și verificați recipisele STS.

Apoi configurați produsele fiscale, prețurile și cotele de impozitare. Dacă este activat modul mixt de imprimare a bonurilor, înainte de plată casierul trebuie să verifice pătratul colorat din fereastra „Plată”: verde înseamnă că programul va procesa produsele fiscale prin imprimanta fiscală, iar pe cele nefiscale prin imprimanta obișnuită de bonuri. Dacă pătratul este roșu, la plata în numerar toate produsele vor fi trimise la imprimanta nefiscală. Pentru plata fără numerar, casierul trebuie să verifice și setarea „La plata fără numerar, imprimă întotdeauna un bon fiscal” din meniul „Setări — Parametri — Bon”: dacă este activată, produsele fiscale sunt fiscalizate indiferent de culoarea pătratului; dacă este dezactivată, rezultatul depinde de culoarea selectată. Pentru vânzările care trebuie fiscalizate, verificați atât marcajul fiscal al produselor, cât și modul de plată verde. Un bon obișnuit de marfă nu înlocuiește bonul fiscal atunci când legea îl impune.

Deschideți prima tură PRRO Torgsoft când există conexiune la serverul fiscal STS: la această deschidere, programul primește datele necesare pentru funcționarea offline. Dacă ați deschis deja o tură în timpul pregătirii, selectați acțiunea „Imprimă raportul Z” și verificați dacă tura este închisă. Dacă tura nu a fost încă deschisă, nu este necesar să o deschideți doar pentru că înregistrarea PRRO a fost finalizată.

Surse oficiale

• Legea Ucrainei „Privind utilizarea aparatelor de înregistrare a operațiunilor de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” nr. 265/95-VR: articolul 2; punctele 1, 2, 7, 9, 11 și 14 ale articolului 3; punctele 1 și 10 ale articolului 17; punctele 14 și 15 ale Secțiunii II.
• Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a RRO software (PRRO), aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 317 din 23.06.2020: Secțiunea II — înregistrare, semnăturile casierilor și reînregistrare; Secțiunea III — anulare; punctele 2–5 și 9 ale Secțiunii IV — utilizare, ture și operațiuni de serviciu.
• Procedura de înregistrare și utilizare a RRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 547 din 14.06.2016: capitolele 3 și 4 ale Secțiunii II — reînregistrare și anulare; punctele 3–6 ale Secțiunii III — locul de utilizare, documente, rapoarte Z și operațiuni de serviciu.
• Procedura de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1588 din 09.12.2011: punctele 8.4–8.6 și 8.8 ale Secțiunii VIII — formularul nr. 20-OPP, termene, modificări și revizuirea informațiilor.
• Regulamentul privind forma și conținutul documentelor de decontare și al documentelor electronice de decontare, aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 13 din 21.01.2016: Secțiunea II — formularul nr. FKCH-1, datele obligatorii ale bonului fiscal și condițiile de completare.

Explicația STS privind închiderea turei PRRO: durata maximă a turei — 24 de ore; procedura de generare a raportului Z.