Doi PFA în același magazin: spațiu, mărfuri, vânzători și încasări

Două persoane fizice autorizate (PFA) pot desfășura activități comerciale în același spațiu în Ucraina. Pentru aceasta, fiecare are nevoie de un drept valabil de folosință asupra spațiului, de documente proprii pentru mărfuri, de evidența separată a veniturilor și de angajați încadrați legal. Cumpărătorul trebuie să știe de la care antreprenor cumpără marfa, să primească documentul de plată al vânzătorului respectiv, iar plata trebuie să ajungă la acel vânzător.

Înainte de deschidere, stabiliți modelul de lucru: fiecare PFA își vinde propriile mărfuri sau participanții desfășoară efectiv o activitate comună în baza unui contract. Pentru doi vânzători independenți, conveniți folosirea sălii și a depozitului, verificați restricțiile fiscale, depuneți fiecare propria declarație cu formularul nr. 20-OPP și configurați separat aparatele de marcat fiscale (RRO) sau aparatele de marcat fiscale software (PRRO), dacă operațiunile efectuate impun folosirea lor. Un singur computer poate deservi antreprenori diferiți dacă este configurat corespunzător, însă fiecare vânzător își păstrează propria înregistrare fiscală și încasează plata pentru mărfurile sale.

Stabiliți cum vor colabora antreprenorii

Dacă un PFA cumpără și vinde îmbrăcăminte, iar celălalt accesorii, fiecare plătindu-și singur furnizorii și încasându-și veniturile, colaborarea se poate organiza prin contracte de folosință a spațiului și echipamentelor, precum și de prestări servicii concrete. Faptul că sunt vecini în sala de vânzare și că au convenit cum împart cheltuielile cu chiria nu înseamnă că trebuie să încheie neapărat un contract de activitate comună. Totuși, modelul juridic trebuie stabilit pe baza înțelegerilor reale: cine cumpără marfa, cine o gestionează, cine suportă cheltuielile și cine obține rezultatul.

Potrivit articolelor 1130–1131 din Codul civil al Ucrainei, participanții la o activitate comună se obligă să acționeze împreună pentru atingerea unui scop stabilit, fără a constitui o persoană juridică. Contractul se încheie în scris. Acesta poate prevedea reunirea contribuțiilor sau desfășurarea activității fără reunirea lor; dacă participanții își reunesc contribuțiile și acționează împreună pentru obținerea unui profit, se aplică dispozițiile privind societatea simplă.

Conform articolului 1138 din Codul civil, participanții la o societate simplă legată de activitatea antreprenorială răspund solidar pentru toate obligațiile comune. Asta înseamnă că un creditor poate cere executarea întregii obligații comune de la toți participanții împreună sau de la oricare dintre ei separat. Articolele 1134–1139 reglementează și bunurile comune, atribuțiile participanților, accesul la documente, cheltuielile, pierderile și repartizarea profitului. De aceea, înainte de semnarea unui astfel de contract, merită să verificați împreună cu un jurist și un contabil dacă efectele lui corespund modului planificat de funcționare a magazinului.

Tratamentul fiscal al contractului depinde de conținutul său și de operațiuni. Punctul 64.6 din Codul fiscal al Ucrainei prevede înregistrarea contractelor cărora li se aplică regimul special de impozitare a activității comune stabilit de Cod. Contractele cărora nu li se aplică acest regim nu se înregistrează separat, iar participanții își îndeplinesc individual obligațiile fiscale. Subpunctul 180.1.4 include printre plătitorii taxei pe valoarea adăugată (TVA) persoana care ține evidența rezultatelor activității comune; temeiurile concrete de înregistrare trebuie evaluate pentru modelul ales. Simpla semnare a contractului nu scutește automat de impozite și nu înseamnă că fiecare participant trebuie neapărat să se înregistreze ca plătitor de TVA.

Verificați categoria fiscală a fiecărui PFA

Faptul că au aceeași adresă nu schimbă cerințele privind regimul de impozitare al antreprenorilor. Fiecare își monitorizează separat veniturile, numărul de angajați, activitățile desfășurate și restricțiile privind sortimentul. Condițiile principale pentru comerțul cu amănuntul sunt prevăzute la punctele 291.4–291.5 din Codul fiscal.

Pentru limita de 10 angajați din grupa a doua, subpunctul 291.4.1 din Codul fiscal prevede excepții: antreprenorul nu ia în calcul angajații aflați în concediu de maternitate, în concediu pentru îngrijirea copilului până la vârsta prevăzută de legislație, precum și angajații chemați la serviciul militar în cadrul mobilizării, în perioada specială. Verificați documentele care confirmă temeiul respectiv atunci când stabiliți numărul de angajați ai fiecărui PFA.

Verificați cu atenție serviciile prestate între parteneri. De exemplu, dacă un PFA din grupa a doua prestează servicii de depozitare unui antreprenor aflat în regimul general sau îi închiriază o suprafață în cadrul activității antreprenoriale, trebuie să țină cont de restricțiile privind beneficiarii serviciilor. Pentru vânzarea mărfurilor, punctul 291.4 nu stabilește aceeași restricție în funcție de statutul fiscal al cumpărătorului. Înainte de începerea operațiunilor, conveniți activitățile corespunzătoare și informațiile înscrise în registrul plătitorilor de impozit unic.

Pentru antreprenorii care aplică regimul simplificat și dau în chirie bunuri imobile, subpunctul 291.5.3 stabilește limite privind suprafața totală: terenuri — 0,2 hectare, spații locative și părțile acestora — 400 m², spații nerezidențiale, construcții, clădiri și părțile acestora — 900 m². Trebuie verificată întreaga suprafață dată în chirie de antreprenorul respectiv, nu doar înțelegerea sa cu celălalt antreprenor din magazin.

Folosirea gratuită a echipamentelor sau a spațiului necesită, de asemenea, o evaluare fiscală separată. Punctul 292.3 include în veniturile plătitorului de impozit unic valoarea bunurilor, lucrărilor și serviciilor primite gratuit, în condițiile pe care le prevede, inclusiv în cazul contractelor scrise fără compensare sau restituire; acesta include și bunurile primite în custodie pe care contribuabilul le-a utilizat. Pentru bunurile care trebuie restituite și serviciile gratuite conexe, trebuie verificate condițiile concrete ale contractului. Denumirea „folosință gratuită” nu dovedește, prin ea însăși, că nu există venit impozabil.

Recomandare practică: asociați vânzătorul cu marfa și documentele de achiziție ale acesteia. Dacă venitul unui PFA se apropie de limită, direcționarea arbitrară a vânzărilor sale printr-un alt antreprenor nu transferă în mod legal marfa și nu corectează evidența. Schimbarea furnizorului, proprietarului sau vânzătorului trebuie formalizată ca o operațiune comercială reală.

Formalizați dreptul fiecărui antreprenor de a folosi spațiul

Pentru doi vânzători se pot alege diferite tipuri de contracte. Documentele trebuie să arate clar în ce temei folosește fiecare PFA suprafața comercială, depozitul, zona caselor și culoarele comune. Nu este obligatoriu să cumpere fiecare o cotă separată din proprietate.

• Proprietarul închiriază spațiul ambilor PFA. Se poate încheia un singur contract cu doi chiriași sau contracte separate. Condițiile trebuie să stabilească suprafețele, regulile de folosire comună, obligațiile fiecărui chiriaș și modalitatea de plată.
• Un PFA închiriază spațiul și transmite o parte celuilalt. Este necesar un contract clar de subînchiriere. Potrivit articolului 774 din Codul civil, subînchirierea este permisă cu acordul locatorului, dacă contractul sau legea nu prevăd altfel, iar durata ei nu poate depăși durata contractului principal de închiriere.
• Spațiul aparține unuia dintre antreprenori. Proprietarul formalizează dreptul de folosință al celuilalt PFA și stabilește ce suprafață și zone comune continuă să folosească el însuși.

Nu există o regulă universală potrivit căreia închirierea întregului spațiu permite doar unui singur PFA să lucreze acolo. Apar probleme când contractul acordă unei singure persoane dreptul exclusiv de folosință asupra întregului obiect, dar în realitate îl folosesc și alte persoane fără un temei adecvat. Pentru a evita această situație, anexați un plan cu limitele zonelor, marcați spațiile comune și conveniți accesul la acestea.

Conform articolelor 793–795 din Codul civil, închirierea unei clădiri, construcții capitale sau a unei părți distincte a acestora se formalizează în scris, iar predarea și restituirea se fac prin procese-verbale corespunzătoare. Contractul privind un imobil privat încheiat pe o durată de cel puțin trei ani trebuie autentificat notarial; dreptul de folosință în baza unui contract pe o durată de cel puțin trei ani trebuie înregistrat de stat.

Pentru bunurile de stat și comunale, articolul 793 prevede autentificarea notarială pentru contractele cu durata de peste cinci ani, iar articolul 794 include o excepție distinctă de la înregistrarea dreptului în cazul contractelor încheiate în urma unei licitații electronice. Aceste condiții trebuie verificate în funcție de durată, forma încheierii și apartenența obiectului concret.

Stabiliți în contract și folosirea terenului adiacent, accesul pentru încărcarea mărfurilor și structura chiriei. Articolele 796–797 din Codul civil asociază închirierea clădirii cu folosința terenului necesar și includerea acestei folosințe în chirie. Conveniți separat plata utilităților, reparațiilor și daunelor, astfel încât antreprenorii să poată verifica temeiul fiecărei plăți.

Fiecare PFA depune propriul formular nr. 20-OPP

Notificarea depusă de un antreprenor cu privire la magazin nu o înlocuiește pe cea a celuilalt. Conform punctului 63.3 din Codul fiscal și punctului 8.4 din capitolul VIII al Procedurii de evidență a contribuabililor, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1588, fiecare depune declarația cu formularul nr. 20-OPP la organul de control fiscal de la locul principal de evidență, în termen de 10 zile lucrătoare de la înregistrarea, înființarea sau deschiderea propriului obiect. Declarația cuprinde obiectele deținute, închiriate și date în chirie.

Stabiliți evenimentul și data acestuia pe baza documentelor și situației reale de folosință: contract, proces-verbal de predare, deschiderea obiectului. Înainte de înregistrarea PRRO, verificați în Cabinetul electronic dacă punctul de lucru este înscris pentru PFA-ul corespunzător. Punctul 8.5 din Procedura nr. 1588 cere depunerea informațiilor actualizate privind modificările obiectului prin aceeași procedură și în aceleași termene. Dacă magazinul se află pe teritoriul unei unități administrativ-teritoriale unde antreprenorul nu este încă înregistrat fiscal, acesta trebuie să se înregistreze și la locul secundar de evidență, în funcție de locul magazinului.

Cerința este prevăzută la punctul 8.3 din Procedura nr. 1588, iar punctul 63.3 din Codul fiscal prevede depunerea declarației în termen de 10 zile lucrătoare de la deschiderea obiectului. Fiecare PFA verifică separat dacă și-a îndeplinit această obligație.

Separați mărfurile, documentele și rezultatele inventarierii

Un depozit comun este convenabil doar dacă angajatul poate identifica proprietarul mărfii. Pentru doi vânzători independenți, recomandăm ca documentele de achiziție să fie întocmite pe numele cumpărătorului real, recepțiile să fie înregistrate separat pentru fiecare antreprenor și legătura dintre marfă și document să fie păstrată. Același transportator poate livra comenzile ambilor, dar livrarea comună nu schimbă destinatarii din documentele care însoțesc mărfurile.

Este bine să conveniți reguli interne de depozitare pentru toate mărfurile, chiar dacă antreprenorul este scutit de formularul special pentru evidența stocurilor. Folosiți rafturi, zone, marcaje de lot sau etichete interne separate pentru fiecare proprietar. Un cod de bare identic identifică articolul, dar nu arată, prin el însuși, cui îi aparține fiecare unitate rămasă pe stoc.

Exemplu ipotetic. În depozit se află 15 pachete identice de marfă: conform documentelor, 9 aparțin primului PFA, iar 6 — celui de-al doilea. După vânzarea a trei pachete ale primului antreprenor, stocurile trebuie să fie de 6 și, respectiv, 6, în total 12. Dacă angajatul înregistrează din greșeală vânzarea la al doilea PFA, numărul total scade tot la 12, însă repartizarea pe proprietari este greșită. De aceea, verificarea doar a stocului total nu este suficientă.

La inventariere, numărați și înregistrați separat stocurile fiecărui proprietar. Dacă la un PFA se constată un surplus, iar la celălalt o lipsă, verificați mai întâi recepțiile, vânzările, retururile și transferurile. Compensarea acestor diferențe fără identificarea cauzei poate ascunde o operațiune înregistrată greșit. Transferul mărfurilor între antreprenori necesită un temei contractual separat și documente; mutarea internă între depozitele aceluiași proprietar nu ține loc de acestea. Dacă un PFA vinde marfă altuia și aplică grupa întâi, a doua sau a treia de impozit unic, plata pentru marfa livrată trebuie făcută exclusiv în formă bănească, în conformitate cu punctul 291.6 din Codul fiscal. Schimbul în natură sau compensarea creanțelor reciproce nu sunt modalități adecvate de plată în acest caz.

Cine are obligația să țină formularul de evidență a stocurilor

Obligația de a ține evidența stocurilor în forma prevăzută de lege este stabilită la punctul 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR privind folosirea aparatelor de marcat. Cerințele nu se aplică PFA-urilor — plătitoare de impozit unic care nu sunt înregistrate ca plătitoare de TVA — cu excepția antreprenorilor care comercializează bunuri de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, supuse reparației în garanție, medicamente, dispozitive medicale, bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase și tipurile de pietre indicate în această normă. Prin urmare, simplul fapt că două PFA lucrează în același magazin nu creează pentru fiecare obligația de a ține acest formular special.

Pentru antreprenorii cărora li se aplică obligația, se folosește Procedura de evidență a stocurilor, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 03.09.2021 nr. 496. Fiecare PFA vizat ține propriul formular, în format pe hârtie sau electronic, înscrie recepțiile pe baza documentelor primare înainte de începerea vânzării și asigură existența formularului și a documentelor la locul de vânzare. Dacă la data la care apare obligația de evidență antreprenorul are deja mărfuri în stoc, prima înregistrare consemnează soldurile pe baza unui inventar întocmit de acesta.

În inventar se indică denumirea, cantitatea și unitățile de măsură, precum și valoarea mărfurilor stabilită de antreprenor. Dacă nu există stocuri, nu se face această primă înregistrare. Dacă există mai multe puncte de vânzare, evidența se ține și pentru fiecare punct separat.

Înregistrările din formular nu dublează fiecare vânzare efectuată prin RRO sau PRRO: punctul 3 din capitolul II al Procedurii nr. 496 exclude aceste vânzări din datele rubricii privind ieșirile. Documentele primare trebuie să conțină informații care permit identificarea furnizorului și a destinatarului, data operațiunii, denumirea, cantitatea și valoarea mărfii. Există o excepție pentru documentele privind distrugerea, pierderea sau folosirea mărfurilor în scopuri proprii: nu se indică datele furnizorului și destinatarului, iar valoarea se trece la prețul de achiziție confirmat de evidența mărfurilor. Separarea internă recomandată a stocurilor între PFA-uri ajută la controlul proprietății, dar nu înlocuiește respectarea Procedurii nr. 496 atunci când aceasta este obligatorie.

Organizați vânzările astfel încât cumpărătorul să știe cine este vânzătorul

Înainte de încasarea plății, casierul trebuie să identifice PFA-ul care vinde fiecare articol. Pentru aceasta, recomandăm să indicați vânzătorul în zona comercială corespunzătoare sau într-un loc vizibil cumpărătorului și să instruiți angajații cum să explice împărțirea cumpărăturii. O denumire comună a magazinului nu îi oferă cumpărătorului informații suficiente pentru a ști cui îi plătește și cui trebuie să se adreseze pentru un retur.

Pentru plățile obișnuite în magazin, în numerar sau cu cardul, se aplică cerințele prevăzute la articolele 2–3 din Legea nr. 265/95-VR: operațiunea se efectuează pentru suma integrală printr-un RRO sau PRRO înregistrat corespunzător, iar cumpărătorului i se furnizează un document de plată pe hârtie sau electronic. Totodată, legea prevede excepții, inclusiv la articolul 9, iar punctul 296.10 din Codul fiscal scutește plătitorii din grupa întâi de utilizarea RRO și PRRO. Existența obligației se stabilește în funcție de operațiunile și condițiile antreprenorului concret.

Dacă ambii vânzători independenți folosesc PRRO, fiecare își înregistrează aparatul pe propriul punct de lucru și transmite datele privind semnăturile electronice ale persoanelor care îl vor utiliza. Procedura de înregistrare și utilizare a PRRO, aprobată prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 317, prevede cererea nr. 1-PRRO și notificarea nr. 5-PRRO. Pentru computerul folosit în comun, formalizați și dreptul de folosință al ambilor antreprenori: PRRO poate fi utilizat pe un dispozitiv care aparține entității respective în proprietate, posesie sau folosință.

Fiecare PRRO are propriul număr fiscal și propria tură. Pe un PRRO poate fi deschisă o singură tură la un moment dat; tura unui antreprenor nu include vânzările celuilalt. Dacă au loc operațiuni de plată, trebuie create zilnic bonurile fiscale de raportare, conform Legii nr. 265/95-VR și Procedurii nr. 317.

1. Casierul identifică proprietarul fiecărei mărfi pe baza evidenței și a documentelor efective.
2. Înainte de plată, îi comunică cumpărătorului dacă achiziția va fi înregistrată de doi vânzători, cu bonuri și plăți separate.
3. Înregistrează mărfurile fiecărui PFA prin RRO sau PRRO-ul acestuia și încasează suma aferentă în beneficiul antreprenorului respectiv.
4. Înmânează ambele documente de plată și verifică dacă fiecare parte a cumpărăturii a fost înregistrată.
5. Pentru retur, identifică vânzarea inițială și efectuează operațiunea prin vânzătorul care a vândut marfa.

Exemplu ipotetic. Cumpărătorul alege o marfă de la primul PFA în valoare de 800 UAH și una de la al doilea, în valoare de 300 UAH. Valoarea totală este de 1100 UAH, dar fiecare vânzător își înregistrează propria operațiune: primul — 800 UAH, al doilea — 300 UAH. La plata cu cardul, verificați existența celor două plăți corespunzătoare și a celor două bonuri fiscale. Dacă a doua plată nu s-a efectuat, plata reușită către primul PFA nu confirmă achitarea mărfii celui de-al doilea.

Configurați plățile fără numerar pentru fiecare vânzător

Sumele pentru mărfurile unui anumit PFA trebuie virate acestuia. Pentru plățile cu cardul, conveniți cu banca deservirea separată a fiecărui antreprenor: terminale separate sau un dispozitiv compatibil cu mai mulți comercianți. În setări, verificați corespondența dintre antreprenor, contul său și identificatorul comerciantului din sistemul de acceptare a plăților — merchant. Virarea tuturor veniturilor unui singur partener și împărțirea lor ulterioară arbitrară nu asigură evidența separată a vânzărilor celor doi vânzători independenți.

Obligația de a asigura posibilitatea plăților fără numerar este stabilită prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 29.07.2022 nr. 894. Termenele pentru magazinele obișnuite au expirat: de la 1 ianuarie 2023 — în localitățile cu peste 25 de mii de locuitori, de la 1 ianuarie 2024 — în cele cu 5–25 de mii, iar de la 1 ianuarie 2025 — în cele cu mai puțin de 5 mii. Cerința se referă la posibilitatea de plată fără numerar, inclusiv prin aplicații sau dispozitive de plată.

Pentru plătitorii de impozit unic din grupa întâi, comerțul prin automate, comerțul ambulant, comerțul la standuri în exteriorul spațiilor comerciale și vânzarea produselor cultivate sau crescute de comerciant, termenul este diferit: la trei luni după încetarea sau ridicarea legii marțiale. Potrivit punctului 2 al hotărârii, cerința nu se aplică comercianților care activează pe teritoriul comunităților aflate în zona acțiunilor militare (de luptă), sub ocupație temporară, încercuite sau blocate și incluse în lista prevăzută de acest punct. Scutirea se aplică și timp de trei luni după încetarea acțiunilor de luptă pe teritoriul respectiv și/sau după dezocuparea acestuia ori eliberarea din încercuire sau blocadă. Verificați dacă excepția se aplică locului unde își desfășoară efectiv activitatea fiecare PFA.

Verificare practică: pentru fiecare vânzător, comparați sumele vânzărilor și retururilor plătite cu cardul cu datele de acceptare a plăților și viramentele în contul său, ținând cont de comision și de termenele de decontare din contractul cu banca. Este recomandabil să păstrați și să transferați separat numerarul fiecărui antreprenor, consemnând sumele. Astfel, puteți depista rapid alegerea greșită a vânzătorului sau a contului.

Formalizați munca efectivă a vânzătorilor și a personalului de depozit

O persoană poate avea raporturi de muncă cu mai mulți angajatori, ținând cont de restricțiile stabilite. Posibilitatea este prevăzută la articolul 21 din Codul muncii al Ucrainei. Dacă un vânzător lucrează pentru ambii PFA, fiecare angajator îi formalizează separat angajarea, îi stabilește atribuțiile, programul și plata și ține o evidență corectă a muncii efectuate.

Pentru activitatea la locul principal de muncă și prin cumul, stabiliți ore efective care nu se suprapun. De exemplu, un angajat poate deservi secția primului PFA în prima parte a zilei și pe cea a celui de-al doilea în restul zilei, dacă așa funcționează efectiv magazinul. Dacă ambele secții trebuie să vândă simultan pe tot parcursul zilei, este nevoie de personal suficient. Contractele formale cu programe diferite nu corespund situației în care aceeași persoană îi deservește efectiv pe ambii vânzători fără întrerupere.

Potrivit articolului 24 din Codul muncii, contractul încheiat cu o persoană fizică trebuie, ca regulă generală, să fie în formă scrisă. Totuși, pe durata legii marțiale, partea 1 a articolului 2 din Legea din 15.03.2022 nr. 2136-IX permite părților să stabilească de comun acord forma contractului de muncă. Pentru doi angajatori, recomandăm să consemnați în scris condițiile în orice situație, astfel încât angajatul și antreprenorii să poată verifica limitele atribuțiilor și programul de lucru.

Înainte de începerea activității, fiecare PFA trebuie să formalizeze contractul de muncă printr-un ordin sau o dispoziție și să respecte obligația de notificare a Serviciului Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS). Procedura este stabilită prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 17.06.2015 nr. 413. Datele privind semnătura electronică a casierului pentru PRRO se transmit separat: aceasta reprezintă accesul tehnic la aparat și nu înlocuiește formalitățile de angajare.

Pentru recepția, depozitarea sau mutarea mărfurilor se pot conveni servicii reale prestate de un antreprenor celuilalt. În acest caz, contractul trebuie să precizeze mărfurile, operațiunile, persoanele responsabile, documentele de recepție și modalitatea de despăgubire pentru pierderi. Verificați grupa fiscală a prestatorului și dacă poate furniza serviciile clientului respectiv. Un contract general de ajutor în depozit nu formalizează, prin el însuși, munca zilnică efectivă a casierului celui de-al doilea PFA.

Dacă sortimentul include alcool sau produse din tutun

Înainte de a repartiza aceste mărfuri, verificați separat dacă antreprenorul poate aplica regimul său de impozitare și dacă are dreptul să vândă produsele respective. Subpunctul 291.5.1 din Codul fiscal interzice, în general, plătitorilor de impozit unic să vândă produse accizabile, dar prevede excepții, inclusiv pentru vânzarea cu amănuntul de către PFA a berii, cidrului, perry-ului fără adaos de alcool și vinurilor de masă. Aceste excepții nu se extind automat la alte băuturi alcoolice sau la produsele din tutun.

Licența partenerului nu îi dă celuilalt PFA dreptul să vândă în nume propriu produse pentru care este necesară licență. Fiecare vânzător trebuie să verifice propriul drept de a desfășura tipul de comerț respectiv, locul de activitate și datele fiscale asociate casei, potrivit Legii din 18.06.2024 nr. 3817-IX. Articolul 42 condiționează obținerea licenței, printre altele, de evidența fiscală și de declararea obiectelor de activitate. De aceea, repartizarea rafturilor, documentelor și bonurilor trebuie convenită înainte de începerea vânzărilor.

Cerința unei suprafețe comerciale de cel puțin 20 m², prevăzută la punctul 51 din partea 1 a articolului 1 din Legea nr. 3817-IX, se aplică locului de vânzare cu amănuntul a băuturilor alcoolice, cu excepțiile stabilite. În special, nu se aplică vânzării exclusiv de bere, cidru și perry fără adaos de alcool, precum și băuturilor definite de această normă, obținute prin fermentarea naturală a sucurilor de fructe și pomușoare, cu o tărie de cel mult 8,5% și fără adaos de alcool. Pentru sortimentul concret, verificați dacă îndeplinește cerința chiar locul de vânzare al comerciantului respectiv.

La planificarea personalului și a cheltuielilor, țineți cont și de părțile 13–14 ale articolului 42 din Legea nr. 3817-IX: pentru licențiații corespunzători din comerțul cu amănuntul sunt stabilite cerințe privind salariul mediu lunar, iar pentru PFA fără angajați — privind venitul impozabil lunar total. Nivelul minim de bază este de două salarii minime stabilite la 1 ianuarie al anului de raportare. Nivelul minim redus, de 1,5 salarii minime, se aplică dacă toate punctele de vânzare cu amănuntul ale titularului licenței sunt situate în afara localităților care sunt centre administrative ale regiunilor, a orașului Kiev și a orașului Sevastopol, la o distanță de cel puțin 50 km de acestea, și au săli comerciale cu o suprafață de până la 500 m².

Calculați acești indicatori separat pentru fiecare titular de licență. Conform părții 13 a articolului 42, salariul mediu lunar se determină pe baza datelor din calculul fiscal: suma salariului calculat, a plății pentru primele cinci zile de incapacitate temporară de muncă și a indemnizației pentru incapacitate temporară de muncă se împarte la numărul persoanelor asigurate cărora li s-a calculat salariu în perioada de raportare, cu excepția persoanelor care primesc soldă.

Prin urmare, dacă planificați ca un vânzător să lucreze cu timp parțial pentru fiecare PFA, verificați separat acest indicator: stabilirea salariului de bază la nivelul a două salarii minime nu asigură, prin ea însăși, îndeplinirea cerinței.

Când un vânzător lucrează cu timp parțial pentru doi PFA, fiecare angajator include în propriul indicator salariul pe care l-a calculat el însuși acestui angajat, astfel încât fiecare titular de licență verifică separat respectarea nivelului minim aplicabil. Conform punctelor 49–50 din partea 2 a articolului 46 din Legea nr. 3817-IX, nerespectarea cerinței corespunzătoare privind salariul mediu lunar sau, pentru PFA fără angajați, privind venitul impozabil lunar total, timp de trei luni calendaristice complete consecutive în perioada de valabilitate a licenței constituie temei pentru încetarea licenței. Organul de control fiscal trebuie să constate încălcarea în timpul unei inspecții privind respectarea cerințelor legii și să o consemneze în actul de inspecție.

Evidența celor două PFA în Torgsoft: stocuri, bonuri și plăți separate

Pentru ca mai mulți PFA să lucreze la același post de casă, instrucțiunea oficială Torgsoft prevede licența „Ultra” sau „Terminal” și opțiunea plătită „RRO software”, cu licență pe un an pentru fiecare post de casă; „Start” nu este potrivit pentru acest model. Fiecare PFA se creează ca o „Întreprindere” separată, i se asociază conturile și propriul PRRO înregistrat, iar conturile se configurează pentru comercianții corespunzători ai terminalului bancar.

Opțiunea PRRO se activează pentru numărul de posturi de lucru unde vor fi folosite aparatele, după cum confirmă documentația oficială privind adăugarea PRRO. Pentru plată sunt necesare terminale separate pentru antreprenori sau un terminal compatibil conectat la conturile mai multor PFA. Pentru schimbul automat de date între Torgsoft și terminalul bancar, este necesară și opțiunea plătită separată „Integrare cu terminalul bancar”. În comparația oficială a licențelor, durata licenței pentru această opțiune este de un an.

Modelul de evidență se alege în funcție de repartizarea reală a mărfurilor. Asocierea „Tipului de marfă” cu o întreprindere repartizează vânzările pe categorii întregi, de exemplu îmbrăcămintea unui PFA și accesoriile celuilalt. Dacă același articol aparține ambilor, modul „Ține evidența stocului pe întreprinderi” separă cantitățile în cadrul aceleiași fișe de produs; când marfa există la mai mulți proprietari, la vânzare trebuie selectat proprietarul corespunzător. Cele două mecanisme nu se folosesc simultan. Câmpul „Întreprindere” din documentul de recepție a mărfii permite separarea recepțiilor și a decontărilor cu furnizorii, iar evidența stocului pe întreprinderi separă suplimentar stocurile curente.

Înainte de schimbare, creați o copie de rezervă și stabiliți proprietarii stocurilor pe baza documentelor. Stocurile vechi fără întreprindere asociată nu devin automat marfa noului PFA: pentru acestea există o procedură separată de aducere la zero a soldului nerepartizat și de introducere a cantităților verificate pe întreprinderi. După configurare, verificați o cumpărătură mixtă, plățile succesive în conturile ambilor PFA, bonurile fiscale separate și returul către vânzătorul inițial. Verificați scenariile de evidență pe o copie a bazei de date; bonurile din modul de test PRRO sunt nefiscale și nu înregistrează o vânzare reală. Configurarea Torgsoft ajută la separarea operațiunilor, însă fiecare antreprenor formalizează separat documentele privind proprietatea asupra mărfurilor, evidența fiscală, licențele și raporturile de muncă.

Ce trebuie convenit în scris și verificat înainte de deschidere

Pentru doi vânzători independenți, pregătiți o procedură de lucru convenită, care corespunde contractelor și proceselor reale. Condițiile de mai jos sunt o listă practică de discutat cu partenerii. Pot fi incluse în contractul de închiriere sau subînchiriere, în contractele de servicii și de folosință a echipamentelor, precum și în instrucțiunile interne pentru angajați.

• Spațiu și echipamente. Stabiliți suprafețele fiecărui PFA, zonele comune, accesul, dreptul de folosință a computerului de la casă, reparațiile și restituirea bunurilor.
• Cheltuieli. Precizați cine plătește fiecare factură, cum se repartizează cheltuielile, ce documente justificative sunt necesare și în ce termene se fac decontările. Repartizați cheltuielile în mod egal doar acolo unde ați convenit efectiv acest lucru.
• Mărfuri. Stabiliți regulile de recepție, identificare a proprietarului, depozitare, inventariere, retur și formalizare a transferurilor între antreprenori.
• Personal. Precizați angajatorii, programele reale, accesul la case și documente, procedura de înlocuire a angajaților și predarea numerarului.
• Cumpărători. Conveniți cum se identifică vânzătorul înainte de plată, cum se emit bonurile, cum se primesc sesizările și cum se returnează marfa către PFA-ul corespunzător.
• Erori și deteriorări. Stabiliți cine verifică bonurile sau plățile înregistrate greșit, corectează înregistrarea, cercetează lipsurile și despăgubește pierderile confirmate.
• Încheierea colaborării. Prevedeți inventarierea finală, decontările, ridicarea mărfurilor, restituirea echipamentelor, încetarea accesului și păstrarea documentelor necesare.

Înainte de prima zi de lucru, urmăriți parcursul unei mărfi a fiecărui PFA: de la documentul furnizorului și locul de depozitare până la selectarea vânzătorului, plată și bon. Apoi verificați o cumpărătură mixtă și un retur. Dacă angajatul nu poate identifica proprietarul mărfii, selecta PRRO-ul corect sau explica cumpărătorului cui îi revine plata, corectați mai întâi procesul respectiv.

Surse normative oficiale

• Codul civil al Ucrainei din 16.01.2003 nr. 435-IV — articolul 774, articolele 793–797, 1130–1139: subînchiriere, închirierea bunurilor imobile și activitatea comună.
• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — punctele 63.3, 64.6, subpunctul 180.1.4 și punctele 291.4–291.6, 292.3, 296.1, 296.10: evidența obiectelor, activitatea comună, condițiile regimului simplificat și evidența veniturilor.
• Legea Ucrainei „Privind folosirea aparatelor de marcat în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — articolele 2–3, 9, inclusiv punctul 12 al articolului 3 privind stocurile și excepțiile.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind modificarea Ordinului Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 14 iunie 2016 nr. 547” din 23.06.2020 nr. 317 — Procedura de înregistrare, ținere a registrului și utilizare a PRRO aprobată prin acesta, capitolele II și IV.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind aprobarea Procedurii de evidență a contribuabililor și plătitorilor de taxe” din 09.12.2011 nr. 1588 — punctele 8.1–8.5, 8.8 din capitolul VIII: declarația nr. 20-OPP.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei „Privind aprobarea Procedurii de evidență a stocurilor pentru persoanele fizice — antreprenori, inclusiv plătitorii de impozit unic” din 03.09.2021 nr. 496 — capitolele I–II și formularul de evidență din anexă.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Privind stabilirea termenelor până la care comercianții trebuie să asigure posibilitatea efectuării plăților fără numerar…” din 29.07.2022 nr. 894 — punctele 1–2: termene și excepții.
• Codul muncii al Ucrainei din 10.12.1971 nr. 322-VIII — articolele 21, 24, 102-1: contractele de muncă, începerea activității și munca prin cumul în afara programului de la locul principal de muncă.
• Legea Ucrainei „Privind organizarea raporturilor de muncă pe durata legii marțiale” din 15.03.2022 nr. 2136-IX — articolele 1–2: aplicarea normelor speciale și forma contractului de muncă.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei „Privind procedura de notificare a Serviciului Fiscal de Stat și a organelor sale teritoriale cu privire la angajarea unui salariat (lucrător casnic), încheierea unui contract gig sau încetarea contractului de muncă cu un lucrător casnic” din 17.06.2015 nr. 413 — procedura de notificare și anexa 1.
• Legea Ucrainei „Privind reglementarea de stat a producției și circulației alcoolului etilic, distilatelor de alcool, bioetanolului, băuturilor alcoolice, produselor din tutun, materiei prime din tutun, lichidelor pentru țigări electronice și carburanților” din 18.06.2024 nr. 3817-IX — punctul 51 din partea 1 a articolului 1, articolul 42 și punctele 49–50 din partea 2 a articolului 46: locul de comercializare, cerințele pentru titularii de licență și temeiurile de încetare a licenței din cauza nerespectării cerințelor privind salariul sau venitul.