Інвентаризація за підприємствами: як розділити залишки між ФОП і ТОВ

В одному магазині або торговій мережі можуть одночасно працювати кілька ФОП чи юридичних осіб: кожен суб’єкт окремо закуповує товар, проводить продажі, приймає оплати та використовує власний РРО або ПРРО, хоча номенклатура зберігається в одній базі Торгсофт. Режим «Вести склад за підприємствами» розділяє залишки одного й того самого товару за їхніми власниками без створення дубльованих карток.

Підприємці зазвичай ставлять фахівцям такі питання: як перейти на цей режим, кому віднести товар, що раніше обліковувався без підприємства, як провести переоблік на спільному складі, чи можна зарахувати надлишок одного ФОП у нестачу іншого, що створює програма після закриття відомості та як надалі перевіряти залишки окремо за ФОП і ТОВ.

Що означає склад за підприємствами

У звичайному складському обліку Торгсофт показує, скільки одиниць певного товару є в конкретному центрі обліку. Після увімкнення налаштування «Вести склад за підприємствами» з'явиться можливість розділяти кількість одного і того ж товару по кожному підприємству окремо.

Наприклад, на одному складі є 15 однакових упаковок товару з одним штрихкодом:

• 9 одиниць належать ФОП;

• 6 одиниць належать ТОВ.

У загальному перегляді це 15 одиниць. У розрізі підприємств Торгсофт зберігає два окремі залишки. Прихід, продаж, повернення, списання, внутрішня передача та інвентаризаційне коригування змінюють залишок саме того підприємства, яке зазначене в документі.

Режим вирішує три облікові завдання:

1. Зберігає єдину номенклатуру. Для однакового товару не потрібно створювати окремі картки «товар ФОП» і «товар ТОВ» лише заради поділу залишків.

2. Не змішує право власності на товар. Наявність товару в одного підприємства не збільшує доступний залишок іншого.

3. Пов’язує складські операції з документами підприємства. Коригування після інвентаризації, списання та інші рухи формуються за тим підприємством, для якого проведена операція.

Поле «Підприємство» у прибутковому документі існувало в Торгсофт і раніше: воно давало змогу розділяти документи та товарно-грошові баланси з постачальниками. Режим складу за підприємствами працює суворіше — він розділяє не тільки документи, а й поточну кількість товару на складі.

Чим цей режим відрізняється від прив’язки виду товару до підприємства

У Торгсофт є два різні механізми, які не слід плутати:

• «Пов’язувати вид товару з підприємством та розділяти по ньому реалізацію» — закріплює цілу товарну групу за певним підприємством;

• «Вести склад за підприємствами» — обліковує фактичну кількість кожного товару окремо за підприємствами.

Перший механізм підходить, коли товарні групи поділені однозначно: наприклад, одна компанія завжди продає алкоголь, інша — господарські товари. Склад за підприємствами потрібний, коли та сама товарна позиція може одночасно належати різним ФОП або ТОВ.

Ці налаштування реалізують різні моделі обліку й не повинні застосовуватися одночасно. Перед переходом потрібно визначити, яка модель відповідає реальним закупівлям і праву власності на товар.

Коли потрібний суворий облік залишків

Режим доцільний, якщо одночасно виконуються такі умови:

• кілька підприємств працюють в одній базі Торгсофт;

• підприємства мають спільну номенклатуру або фізично зберігають товар в одному приміщенні;

• кожен ФОП чи ТОВ окремо оформлює придбання й продаж товару;

• потрібно бачити не тільки загальну кількість, а й власника кожної частини залишку;

• продажі, повернення, списання та інвентаризаційні коригування мають проводитися від належного підприємства.

Якщо в базі є кілька підприємств лише для друку різних реквізитів, але право власності на товар не розділяється, активувати налаштування «Вести склад за підприємствами» не варто.

Що підготувати до переходу

Увімкнення налаштування «Вести склад за підприємствами» змінює спосіб розрахунку поточного складу. Це не звичайне візуальне налаштування, яке варто вмикати для перевірки на робочій базі.

До переходу потрібно:

1. Створити актуальну резервну копію бази.

2. Перевірити довідник підприємств. Для кожного ФОП і ТОВ мають бути коректно заповнені реквізити, розрахункові рахунки та інші параметри, що використовуються в документах.

3. Перевірити ПРРО, РРО та безготівкові оплати. Кожен РРО або ПРРО має бути пов’язаний із належним підприємством, а розрахункові рахунки та мерчанти банківських терміналів — налаштовані для нього.

4. Визначити дату переходу. На цю дату потрібно завершити незакриті складські операції та узгодити період, коли продажі й переміщення не заважатимуть підрахунку.

5. Визначити власника фактичних залишків. Джерелом мають бути прибуткові накладні, документи постачальників, дані про переміщення та інші підтвердження. Торгсофт не може самостійно визначити, якому підприємству належить фізично однаковий товар.

6. Перевірити критичні сценарії. До переходу варто протестувати на копії бази прихід, роздрібний продаж, повернення, внутрішні передачі, рахунки, резерви, серійні номери, комплектацію та виробництво, якщо підприємство ними користується.

Як увімкнути облік складу за підприємствами

Налаштування розташоване в меню Налаштування → Параметри → Документ.

Потрібно:

1. увімкнути «Вибір підприємства обов’язковий для складських і фінансових документів»;

2. активувати «Вести склад за підприємствами»;

3. виконати передбачений програмою перерахунок складу.

Після активації поле «Підприємство» стає обов’язковим у документах, що впливають на склад. Якщо підприємство не зазначене, програма не має підстав визначити, чий залишок потрібно збільшити або зменшити.

Як розподілити початкові залишки між ФОП і ТОВ

Перехід складається з двох окремих дій:

1. прибрати старий залишок, який сформувався без розподілу за підприємствами;

2. встановити початкову кількість для кожного підприємства.

Товари, що обліковуються без підприємства

Документи, створені до переходу без підприємства, не можуть автоматично перетворитися на документи певного ФОП або ТОВ. У суворому режимі такі залишки не повинні брати участь у звичайних операціях підприємств.

Для них передбачений окремий перехідний сценарій: залишки без підприємства виводять у нуль, після чого правильну кількість встановлюють уже за конкретними підприємствами.

Не варто замінювати цей етап довільними списаннями та приходами заднім числом. Так можна спотворити рух товару, собівартість і взаєморозрахунки з постачальниками.

Встановлення залишків за кожним підприємством

Після занулення нерозподіленого складу створюють окремі відомості інвентаризації:

• для кожного центру обліку;

• для кожного ФОП або ТОВ (для кожного підприємства);

• за потреби — окремо за товарними групами, якщо переоблік організовано частинами.

Якщо в магазині два підприємства й три центри обліку, для повного переходу може знадобитися до шести комплектів відомостей: окрема відомість для кожної комбінації «центр обліку + підприємство».

Дата цих відомостей фактично стає точкою, з якої залишки в базі відповідають розподілу товару між підприємствами.

Як провести інвентаризацію за підприємством

Відомість створюють у меню Документ → Відомість інвентаризації по кожному центру обліку (магазину) окремо. При створенні документу відомості інвентаризації потрібно буде зазначити підприємство по якому відбувається переоблік.

Одна відомість перевіряє залишок одного підприємства. Якщо однаковий товар належить ФОП і ТОВ, його кількість вносять у дві різні відомості. Спільний фізичний підрахунок можна організувати одночасно, але результати потрібно розподілити за власниками до внесення в програму.

Порядок роботи:

1. створіть відомість для визначеного центру обліку та підприємства;

2. додайте до неї товари, які потрібно перевірити;

3. порахуйте фактичну кількість, що належить саме цьому підприємству;

4. внесіть або відскануйте результат;

5. перевірте позиції з нестачею, надлишком і нульовою фактичною кількістю;

6. повторіть підрахунок сумнівних позицій;

7. закрийте відомість після перевірки;

8. сформуйте й перевірте відомості інших підприємств.

Поточна облікова кількість у такій відомості береться зі складу зазначеного підприємства. Загальний залишок інших ФОП і ТОВ на результат цієї відомості не впливає.

Якщо однаковий товар фізично не розділений

Однаковий штрихкод не містить інформації про власника конкретної одиниці. Якщо упаковки, моделі та споживчі властивості однакові, під час переобліку потрібно використовувати додаткову ознаку:

• партію або документ надходження;

• серійний номер;

• окрему зону чи місце зберігання;

• внутрішнє маркування;

• заздалегідь підготовлений реєстр розподілу.

Якщо встановити власника об’єктивно неможливо, відповідальна особа має затвердити розподіл до закриття відомостей. Програма лише фіксує прийняте рішення; вона не створює право власності на товар.

Чи можна рахувати товар під час продажів

Технічно інвентаризація в Торгсофт має різні варіанти блокування товару. Для переходу на облік за підприємствами доцільно проводити підрахунок у період без продажів, приходів і переміщень.

Якщо магазин продовжує працювати, потрібно зафіксувати час початку підрахунку та врахувати всі операції, проведені після нього. Інакше фізична кількість і стан складу належатимуть до різних моментів часу.

Що відбувається після закриття відомості

Після закриття Торгсофт приводить облікову кількість у відповідність із фактичною:

• на надлишок створюється документ приходу;

• на нестачу створюється документ списання;

• обидва документи належать підприємству, зазначеному у відомості.

Через це надлишок одного підприємства не може автоматично перекрити нестачу іншого. Якщо у ФОП за товаром плюс дві одиниці, а у ТОВ мінус дві, у програмі це дві окремі розбіжності, навіть коли загальна кількість у магазині збігається.

Перед остаточним аналізом перевірте суми приходу, списання, нестачі та пересорту. Якщо відомість потребує оновлення сум, скористайтеся дією «Перерахувати суми».

Скасувати закриття можна лише відразу після проведення відомості, поки за товарами не було нового руху. Якщо після закриття вже відбулися продажі, приходи або переміщення, правильніше створити нову коригувальну відомість за помилковими позиціями.

Як перевірити правильність розподілу

Після переходу потрібно перевірити не лише загальну кількість, а три рівні даних:

1. Залишок кожного підприємства. На формі стану складу ввімкніть відображення за підприємствами та перевірте загальну кількість товару по одному з підприємств, скориставшись пошуком для відбору інформації по конкретному підприємству.

2. Загальний залишок магазину. Сума залишків усіх підприємств має дорівнювати фактичній кількості товару.

3. Документальне походження. Для вибіркових товарів перевірте рух: прихід, інвентаризаційне коригування, продаж, повернення та переміщення мають належати тому самому підприємству.

Окремо перевірте:

• чи не залишився товар в позитивній кількості без підприємства;

• чи немає від’ємних залишків за окремим ФОП або ТОВ;

• чи не відрізняється сума розподілених залишків від загального фізичного підрахунку;

• чи коректно розрахована собівартість після формування початкових залишків;

• чи підставляється правильне підприємство в нові складські документи;

• чи формуються оплати й фіскальні чеки на належні ПРРО та рахунки.

Як режим впливає на подальші операції

Прихід і списання

У документі зазначають підприємство. Товар збільшує або зменшує тільки його залишок. Списати товар іншого підприємства цим документом не можна.

Внутрішня передача

Діюча внутрішня передача оформлюється за підприємством. Недійсна, або відкладена, накладна без зазначеного підприємства може містити товари різних підприємств. Під час введення такого документа в дію Торгсофт розділяє його на окремі передачі за підприємствами.

Внутрішня передача переміщує товар між центрами обліку, але не змінює його власника. Передача товару від одного ФОП іншому — це окрема господарська операція, яку не слід маскувати звичайним внутрішнім переміщенням.

Продаж

Якщо товар є лише на складі одного підприємства, Торгсофт може визначити його автоматично. Якщо однакова позиція є в кількох підприємств, під час додавання потрібно обрати, чий товар продається.

Коли в одній формі продажу є товари різних підприємств, програма розділяє операцію на окремі реалізації. За умови правильного налаштування ПРРО для кожного підприємства формуються окремі фіскальні чеки. Можливість роботи кількох ФОП або юридичних осіб і автоматичного розподілу продажів описана на офіційній сторінці Програмного РРО Торгсофт.

Повернення покупця

Товар потрібно повернути на склад того підприємства, від якого його було продано. Підприємство визначається за вихідною реалізацією або видатковою накладною. Довільна заміна підприємства під час повернення спотворить залишки й оплати.

Рахунки та комерційні пропозиції

У комерційній пропозиції можуть бути товари різних підприємств. Під час створення рахунків Торгсофт розділяє їх за підприємствами. У рахунок або видаткову накладну додається товар зі складу підприємства відповідного документа.

Комплектація та розукомплектація

У документах комплектації зазначається підприємство, від імені якого формуються списання складників і прихід готового комплекту. Під час розукомплектації складники повертаються на склад того підприємства, якому належав комплект.

Собівартість

Собівартість розраховується з урахуванням підприємства та руху товару. Якщо однаковий товар надходив різним підприємствам за різними закупівельними цінами, їхні залишки та фінансовий результат не повинні змішуватися.

Конкретний алгоритм залежить від обраного в базі методу розрахунку собівартості, тому після переходу його потрібно перерахувати й перевірити на кількох контрольних товарах.

Відповіді на поширені питання

Контрольний список після переходу

1. Усі підприємства створені та мають правильні реквізити.

2. ПРРО та РРО пов’язані з належними підприємствами; розрахункові рахунки й мерчанти банківських терміналів налаштовані для них.

3. Залишки без підприємства виведені в нуль.

4. Для кожного центру обліку проведені відомості за кожним підприємством.

5. Сума залишків ФОП і ТОВ дорівнює фактичній кількості товару.

6. Немає необґрунтованих від’ємних залишків за підприємствами.

7. Перевірені інвентаризаційні приходи та списання.

8. Перерахована й вибірково перевірена собівартість.

9. Тестові прихід, продаж, повернення та внутрішня передача проводяться за правильним підприємством.

10. Змішаний продаж коректно розділяється на реалізації, оплати та фіскальні чеки.