Як скасувати закриття відомості інвентаризації та виправити результати

Як скасувати закриття відомості інвентаризації та виправити результати підрахунку в Торгсофт

Під час ведення торгівлі періодично виникає потреба проводити переоблік для приведення комп'ютерних залишків у відповідність до фактичної наявності товару на полицях та складі. Процес завершується закриттям відомості інвентаризації, після чого програма автоматично коригує залишки. 

Проте на практиці часто трапляються помилки під час підрахунку, і відомість закривають із некоректними даними. У таких ситуаціях виникають наступні питання: як повернути відомість у відкритий стан, як видалити автоматичний акт списання чи приходу від інвентаризації, що робити, якщо введено неправильну кількість товару, чому сума нестачі дорівнює нулю та що означає статус "Необхідно перерахувати суми".

Нижче наведено вичерпний алгоритм дій для скасування закритої відомості, виправлення помилок та повторного коректного закриття без втручання в базу даних.

Що відбувається під час закриття відомості інвентаризації 

При натисканні кнопки "Закрити відомість" програма автоматично створює два типи коригувальних складських документів: прибуткова накладна для товару, який виявлено в надлишку, та акт списання для товару з недостатньою кількістю. Кількість товару на складі автоматично приводиться у відповідність до вказаної фактичної кількості.

Скасування статусу закритої відомості та автоматичне видалення актів 

Якщо одразу після закриття відомості виявлено помилку в підрахунках, закриття можна скасувати. Для цього необхідно:

1. Зайти в перелік відомостей інвентаризації та виділити потрібний документ.

2. Натиснути на кнопку "Скасувати закриття".

Після виконання цієї дії статус відомості зміниться на відкритий. Програма автоматично видалить усі коригувальні складські документи (приходи та списання), які були створені хвилиною раніше під час закриття цієї відомості.

 Відповідь на часте питання:

Підприємці часто намагаються видалити акт списання від інвентаризації вручну через меню "Перелік витрат", але програма блокує цю дію, оскільки документ створено автоматично. Єдиний правильний спосіб видалити списання або прихід від інвентаризації — це виконати дію "Скасувати закриття" безпосередньо у самій відомості.

Обмеження щодо скасування закриття 

Скасувати закриття відомості можна тільки відразу після її закриття. Якщо після закриття відомості минув певний час і за товарами, що брали участь в інвентаризації, відбувся будь-який рух (продаж, повернення, внутрішнє переміщення), скасувати закриття буде неможливо. Програма заблокує цю дію для збереження цілісності обліку.

Якщо скасування вже недоступне, необхідно створити нову відомість інвентаризації виключно для тих позицій товару, де були допущені помилки, та внести їхню правильну фактичну кількість. Після закриття нової відомості залишки складу будуть скориговані за цими позиціями.

Виправлення кількості та розв'язання проблем із сумами

Після успішного скасування закриття ви можете знову відкрити відомість (кнопка "Інвентаризація товару") та відредагувати дані.

1. Знайдіть товар, по якому допущена помилка, виділіть його та натисніть "Змінити".

2. Вкажіть правильну фактичну кількість у полі "Кількість в наявності".

 Відповідь на питання про статус "Необхідно перерахувати суми":

Якщо під час попереднього закриття відомості процес перерахунку собівартості був випадково перерваний (наприклад, аварійне закриття програми), відомість отримує статус "Необхідно перерахувати суми". У такому разі на формі відомості потрібно натиснути кнопку "Перерахувати суми" або "Перерахувати собівартість". Це відновить правильний розрахунок підсумків.

 Відповідь на питання про нульову суму нестачі:

Сума нестачі розраховується за формулою: "Сума списань" мінус "Сума пересортиці". Пересортиця виникає, коли є одночасний надлишок і недостача однієї моделі товару різних розмірів чи кольорів. Якщо сума надлишків повністю перекриває або перевищує суму списань, сума нестачі дорівнюватиме нулю.

Повторне закриття відомості

Після внесення всіх виправлень у фактичну кількість товару, відомість необхідно закрити повторно.

1. Натисніть кнопку "Закрити відомість".

2. Програма запропонує розрахувати собівартість акту ліквідації та підсумки інвентаризації. Підтвердіть цю дію.

3. Програма знову автоматично створить коректні документи приходу (на надлишки) та списання (на нестачі) з урахуванням виправлених даних. Кількість товару на складі оновиться.