Фінансові підсумки інвентаризації: автоматичні документи, собівартість та оптимізація закриття відомостей

Інвентаризація в магазині чи на складі — це процес порівняння фактичної наявності товару з даними в комп'ютерному обліку для виявлення та усунення розбіжностей. Завершальним режимом є закриття відомості інвентаризації, під час якого програма фіксує результати підрахунку, розраховує фінансові підсумки та приводить залишки у програмі до відповідності з фактичними залишками.

Підприємці найчастіше ставлять такі питання: чому сума нестачі у відомості відрізняється від суми в акті списання або взагалі дорівнює нулю; що означає статус відомості «Необхідно перерахувати суми»; чому закриття відомості триває годинами, призводячи до блокування роботи програми; та як діяти, якщо під час закриття виникають системні помилки бази даних.

Автоматичні складські документи та розрахунок собівартості

Після підрахунку фактичної кількості товару відомість інвентаризації необхідно закрити. У цей момент програма Торгсофт автоматично створює документ приходу для товарів, за якими зафіксовано надлишок, та документ списання для товарів, за якими зафіксовано нестачу. Кількість товару на складі автоматично коригується.

У прибутковій накладній від інвентаризації ціна на товар проставляється як остання собівартість закупівлі, що складається з ціни закупівлі та додаткової вартості товару. Підприємці іноді помічають, що сума в створеному документі списання не збігається з сумою у звіті про нестачу товару у відомості. Це абсолютно нормальна логіка роботи: у звіті відомості інвентаризації використовується собівартість за поточним станом складу, тоді як у документі списання фіксується реальна собівартість товару за принципом FIFO (перший прийшов — перший пішов).

Формування сум нестачі, надлишку та пересортиці

Поширене питання від користувачів — чому в підсумках відомості сума нестачі відображається як нуль, хоча фактично акти списання за товарами були сформовані.

Це відбувається через механізм заліку пересортиці. Програма визначає пересортицю як одночасний надлишок і нестачу однієї моделі товару, але різного сорту, кольору чи розміру. Торгсофт автоматично проводить взаємний залік таких надлишків і нестач. Сума нестачі розраховується за формулою: сума всіх списань мінус сума пересортиці. Відповідно, сума нестачі стає позитивною лише в тому випадку, коли сума за списаннями перевищує суму за приходами. Якщо отримане в результаті розрахунку число менше нуля, то сума нестачі в інвентаризації встановлюється рівною нулю.

Вузький технічний випадок: статус «Необхідно перерахувати суми»

Окремої уваги потребує ситуація, коли процес закриття відомості інвентаризації з певних причин переривається. Під час закриття відомості система виконує складні обчислення, зокрема перерахунок собівартості товарів акту ліквідації.

Якщо користувач скасує цей процес, закриє програму через диспетчер завдань, або відбудеться аварійне завершення роботи, відомість інвентаризації набуде статусу «Необхідно перерахувати суми». У колонці «Номер» таблиці відомостей з'явиться відповідна іконка, а в панелі станів користувачу буде виведено інформаційне повідомлення про те, що процес був перерваний.

Ігнорувати цей статус не бажано, оскільки це безпосередньо впливає на фінансову аналітику бізнесу. Наслідки перерваного розрахунку:

1. Прибуток за період може розраховуватися некоректно і бути завищеним.

2. Автоматично створене списання від інвентаризації на формі «Аналіз - Період» буде розпізнаватися системою як звичайне ручне списання, що спотворить розшифровку формули розрахунку товарного прибутку.

Щоб виправити цю ситуацію, необхідно обрати таку відомість і натиснути на панелі кнопку «Перерахувати суми». Після успішного перерахунку програма змінить статус документа, і попереджувальна іконка зникне. Для оптимізації цього процесу існує додатковий механізм захисту: якщо розрахунок підсумків інвентаризації був перерваний, програма автоматично розрахує ці підсумки під час наступного нічного (або ручного) розрахунку собівартості за всіма товарами бази даних.

Оптимізація тривалого закриття відомості інвентаризації

Іноді підприємці стикаються з тим, що відомість інвентаризації закривається занадто довго (від кількох хвилин до багатьох годин), що призводить до блокування таблиць бази даних та зупинки роботи касирів у всій торговій мережі. Основний час закриття витрачається на отримання останніх закупівельних цін та розрахунок собівартості.

Щоб пришвидшити закриття відомості, застосовуються такі інструменти оптимізації:

• Реорганізація індексів та статистик. Перед закриттям великих відомостей критично важливо виконати дію «Відновити та реорганізувати індекси та оновити статистики» (в меню Файл або Налаштування - Параметри - Сервіс).

• Зняття навантаження в робочий час. Розробники оптимізували процес так, що за замовчуванням під час закриття відомості інвентаризації більше не виконується повний розрахунок собівартості акту ліквідації. Ці підсумки будуть розраховані пізніше. Рекомендується налаштувати автоматичний розрахунок собівартості вночі через «Завдання за розкладом», щоб не перевантажувати систему вдень.

• Оптимізація алгоритмів. У новіших версіях програми Торгсофт отримання закупівельних цін оптимізовано: ціни тепер запитуються не для всіх товарів у відомості, а лише для тих, за якими буде сформована прибуткова накладна (де фактична кількість виявилася більшою за облікову). Також у момент отримання цін прибрано повне блокування таблиць товарів, що дозволяє іншим користувачам продовжувати роботу.

Системні помилки під час закриття

Інколи закриття відомості переривається повідомленням про помилку SQL Server. Дві найчастіші причини:

1. Помилка перетворення типу даних (Arithmetic overflow error converting expression to data type int). Виникає, якщо в минулих періодах у складських документах (прибуткових накладних тощо) користувач випадково відсканував штрихкод товару в поле «Кількість». Програма намагається списати або опрацювати мільярдні значення кількості, що викликає збій. Вирішення: за допомогою технічної підтримки знайти документ з аномальною кількістю та виправити його.

2. Помилка ділення на нуль (Divide by zero error encountered). Виникає під час закриття відомості, якщо в налаштуваннях встановлено розрахунок останньої закупівельної ціни за центрами обліку, а в історії руху товарів присутні прибуткові накладні початкових залишків із від'ємною кількістю, які потім були виведені в нуль. Вирішення полягає у тимчасовому виведенні такої проблемної прибуткової накладної з дії на час закриття відомості.

Порівняльна таблиця: типові ситуації, логіка системи та рішення під час закриття інвентаризації