У роздрібній та гуртовій торгівлі інвентаризація (переоблік) — це ключовий режим для контролю залишків. Він призначений для виконання періодичних перевірок, під час яких фактична наявність товару порівнюється з кількістю в комп'ютерному обліку.
Мета цього процесу — виявити розбіжності (які виникають через помилки чи крадіжки) та усунути їх, привівши комп'ютерні залишки у відповідність до реальних. Після підрахунку відомість інвентаризації закривається, і програма автоматично створює коригувальні документи: прибуткову накладну на знайдений товар (надлишок) та акт списання на відсутній товар (нестачу).
Аналізуючи підсумки переобліку, виникають такі питання:
"Чому сума в створеному акті списання не збігається з сумою нестачі в самій відомості інвентаризації?",
"Чому на екрані відомості я бачу одну суму, а якщо роздрукувати звіт 'Результати інвентаризації' — сума зовсім інша?",
"Чому в колонці 'Сума нестачі' стоїть нуль, хоча за фактом товар списувався?" та
"Як пересортиця впливає на загальний фінансовий результат нестачі?".
Відповіді на ці питання криються в алгоритмах взаємозаліку товарів та різниці між типами цін у програмі.
Нижче наведено вичерпні пояснення причин, через які виникають ці розбіжності.
1. Взаємозалік та Пересортиця: чому нестача може дорівнювати нулю
Коли ви закриваєте відомість, формується Акт списання. Він фіксує абсолютно весь товар, якого фізично не вистачає на складі. Проте колонка "Сума нестачі" безпосередньо у самій відомості відображає ваш реальний фінансовий збиток.
Згідно з логікою програми, загальна нестача по інвентаризації розраховується за формулою:
Сума списань інвентаризації мінус Сума приходів по інвентаризації.
Сума нестачі стає позитивною тільки в тому разі, якщо загальна сума списань перевищує суму знайдених надлишків. Якщо отримане число менше нуля (ви знайшли товару на більшу суму, ніж втратили), то фінансова нестача по інвентаризації дорівнює нулю.
Крім того, на суму впливає Пересортиця — це одночасний надлишок і недостача однієї моделі товару, але різного сорту (наприклад, іншого кольору чи розміру).
Приклад: за обліком на складі має бути 5 пар чорних шкарпеток і 5 пар коричневих (всі по 10 грн). Під час інвентаризації виявилося, що чорних є 3 пари, а коричневих — 7 пар. В акті списання програма зафіксує втрату 2 пар чорних шкарпеток на суму 20 грн. В акті приходу — надлишок 2 пар коричневих на 20 грн. Але у відомості ці суми перекриють одна одну: недостача шкарпеток одного кольору буде перекрита надлишком іншого. Програма проведе взаємний залік, і сума фінансової нестачі складе 0 грн. Саме тому сума в акті списання (20 грн) буде відрізнятися від колонки "Сума нестачі" (0 грн).
2. Різниця в типах цін: Собівартість проти Роздрібної ціни
Ще одне популярне питання — розбіжність цифр між екраном комп'ютера та друкованим звітом. Якщо ви дивитеся на форму "Відомість інвентаризації" або аналізуєте результати в розрізі періоду, суми відображаються за собівартістю.
Але якщо ви натискаєте кнопку "Друк звітів інвентаризації" і вибираєте звіт "Результати інвентаризації", програма формує його у роздрібних цінах. Зрозуміло, що роздрібна ціна завжди вища за собівартість через націнку, тому сума нестачі у друкованому звіті буде значно вищою. Щоб ці цифри збігалися, ви можете змінити налаштування: шаблон друкованого звіту можна модифікувати (наприклад, через FastReport), щоб він також підбивав підсумки за собівартістю або за оптовими цінами.
3. Алгоритми розрахунку собівартості: стан складу проти FIFO
Навіть якщо порівнювати виключно собівартість в обох документах, між актом списання та звітом про нестачу може виникнути розбіжність. Це відбувається через різні джерела отримання даних:
-
У звіті та відомості інвентаризації використовується собівартість за поточним станом складу на момент формування звіту.
-
У самому документі (акті списання) фіксується реальна собівартість за принципом FIFO (перший прийшов — перший пішов) або за тим методом розрахунку собівартості, який встановлено у ваших налаштуваннях (наприклад, "Остання закупівельна ціна" або "За партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач").
Тобто, акт списання жорстко прив'язує списаний товар до конкретної партії приходу та її закупівельної ціни. Якщо товар списується з різних партій з різними цінами закупівлі, сума в документі формується з цих реальних партій. А екранна форма може брати усереднену чи останню ціну зі стану складу, що призводить до математичних розбіжностей.
Що робити, якщо цифри здаються некоректними?
Якщо ви бачите нулі замість собівартості або підозрюєте розбіжність, переконайтеся, що на товар взагалі була встановлена ціна закупівлі під час його оприбуткування.
Якщо прибуткові накладні були створені без вказання закупівельних цін, і ці товари не були продані, то при їх списанні в підсумках інвентаризації будуть відображатися нулі.
Щоб актуалізувати фінансові дані у відомості, скористайтеся кнопкою "Перерахувати суми" на формі відомості інвентаризації — це запустить перерахунок сум нестачі, пересортиці, а також списань і приходів. Також варто регулярно виконувати глобальний розрахунок собівартості у програмі.
Повернутися до попереднього кроку