Documente primare pentru FOP: cum se documentează mărfurile și se ține evidența stocurilor

În Ucraina, persoana fizică — întreprinzător (FOP) trebuie să păstreze documentele care confirmă indicatorii evidenței sale fiscale. Dacă întreprinzătorul este obligat să țină evidența stocurilor de mărfuri, intrările trebuie documentate prin documente primare și înscrise în Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri, conform Procedurii aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496, înainte de începerea vânzării. O înregistrare într-un program de gestiune a depozitului nu confirmă, prin ea însăși, achiziționarea mărfurilor.

Stabiliți obligațiile FOP-ului dumneavoastră în funcție de sistemul de impozitare, sortiment și modalitatea de plată. Desemnați angajații responsabili de recepționarea livrărilor, înregistrarea datelor și asigurarea accesului la documente. Pentru documentele obișnuite ale unui FOP, Codul fiscal stabilește o perioadă minimă de păstrare de 1095 de zile, însă, înainte de distrugerea arhivei, trebuie luate în considerare categoria documentelor, începutul calculării termenului, suspendarea termenelor și controalele și litigiile încă nesoluționate. Dacă nu a avut loc un control documentar, luați în calcul și poziția organului fiscal privind păstrarea pe o perioadă mai lungă.

Ce evidență trebuie să țină magazinul dumneavoastră

În activitatea magazinului, distingeți trei scopuri. Evidența stocurilor pentru gestiune îl ajută pe proprietar să controleze cantitatea și valoarea mărfurilor și circulația lor între magazine. Evidența fiscală este necesară pentru determinarea veniturilor, cheltuielilor și impozitelor. Evidența obligatorie a stocurilor de mărfuri conform Procedurii nr. 496 presupune un Formular special și documente primare care susțin înscrierile din acesta. Raportul privind soldurile din depozit nu înlocuiește acest Formular.

Articolul 2 din Legea nr. 996-XIV „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” îi stabilește aplicarea pentru persoanele juridice și pentru alte entități menționate expres. FOP își determină propriile obligații în baza Codului fiscal al Ucrainei, a regulilor sistemului său de impozitare și a Procedurii nr. 496, dacă trebuie să țină evidența mărfurilor.

• FOP-urile din sistemul general, conform punctului 177.10 din Codul fiscal, țin evidența veniturilor și cheltuielilor și trebuie să aibă documente justificative privind proveniența mărfurilor. Cheltuielile fără documente justificative nu se includ în cheltuieli, conform subpunctului 177.4.5.
• Plătitorii impozitului unic din grupele întâi și a doua și din grupa a treia fără taxa pe valoarea adăugată (TVA), conform punctului 296.1, consemnează veniturile obținute lunar, într-o formă liberă.
• Plătitorii impozitului unic din grupa a treia cu TVA țin evidența veniturilor și cheltuielilor în forma-tip și conform procedurii aferente.

Punctul 44.1 din Codul fiscal al Ucrainei nr. 2755-VI interzice întocmirea indicatorilor declarațiilor fiscale pe baza unor date care nu sunt confirmate prin documente corespunzătoare. Scutirea de la evidența obligatorie a stocurilor de mărfuri nu anulează cerința de a avea documente justificative pentru indicatorii fiscali.

Cine este obligat să țină evidența stocurilor de mărfuri

Stabiliți obligația conform punctului 12 al articolului 3 din Legea nr. 265/95-VR privind utilizarea registratoarelor de operațiuni de decontare. Acesta obligă entitățile care efectuează operațiuni de decontare să țină evidența stocurilor și să vândă numai mărfurile reflectate în evidență. Operațiunile de decontare includ, printre altele, încasarea numerarului și a plăților cu cardul. Plata cu cardul nu scutește, prin ea însăși, de această cerință.

Este prevăzută o excepție pentru FOP-urile — plătitori ai impozitului unic fără TVA. Totuși, aceasta nu se aplică întreprinzătorilor care vând:

• produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, care fac obiectul reparației în garanție;
• medicamente și dispozitive medicale;
• bijuterii și articole de uz casnic din metale prețioase, pietre prețioase, pietre prețioase de origine organogenă și pietre semiprețioase.

Înainte de a adăuga echipamente în sortiment, comparați denumirea și codul acestora conform Clasificării ucrainene a mărfurilor pentru activitatea economică externă (UKT ZED) cu Lista grupelor de produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic, aprobată prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 16.03.2017 nr. 231. Aceasta enumeră, printre altele, frigidere, mașini de spălat, laptopuri, smartphone-uri și anumite unelte electrice. Solicitați furnizorului datele necesare clasificării modelului concret: denumirea generică „electronice” sau existența unei garanții nu sunt suficiente.

Excepția de la punctul 12 este formulată în raport cu întreprinzătorul și activitatea sa. Dacă o categorie specială de mărfuri face ca excepția să nu vi se aplice, organizați evidența tuturor stocurilor de mărfuri ale FOP-ului, inclusiv în cazul unui sortiment mixt. Stabiliți separat dacă pentru o anumită decontare este necesar un registrator de operațiuni de decontare (RRO) sau un registrator software de operațiuni de decontare (PRRO): utilizarea casei de marcat și ținerea Formularului pentru mărfuri sunt reglementate de cerințe diferite.

Ce documente trebuie obținute pentru mărfuri

Punctul 2 din secțiunea I a Procedurii nr. 496 menționează avize de însoțire a mărfii, documente de transport, declarații vamale, acte de achiziție, bonuri fiscale și bonuri de marfă, precum și alte documente cu datele necesare. La recepție, stabiliți ce operațiune confirmă documentul și dacă acesta permite identificarea părților, mărfurilor, cantității și valorii.

Agentul fiscal este persoana care calculează, reține și plătește impozite pentru venitul impozabil al unei alte persoane fizice. La achiziția de la un cetățean, contabilul trebuie să stabilească regulile de impozitare aplicabile venitului acestuia înainte de plata către vânzător.

Dacă achiziționați mărfuri de import de la un furnizor ucrainean, documentați propria operațiune de achiziție cu acesta. Declarația vamală a altui importator nu confirmă, prin ea însăși, predarea mărfurilor către FOP-ul dumneavoastră.

De ce factura de plată sau plata bancară poate fi insuficientă

O factură de plată care solicită plata unei livrări viitoare nu consemnează primirea efectivă a mărfurilor. Ordinul de plată și extrasul bancar pot ajuta la confirmarea decontărilor, dar nu permit întotdeauna stabilirea mărfurilor pe care le-a primit magazinul și a cantității acestora. Păstrați documentele de plată împreună cu documentul de livrare și corelați-le prin numărul facturii, al contractului sau al livrării.

Un act de prestare a serviciilor confirmă serviciul respectiv. De exemplu, actul transportatorului poate confirma transportul, dar nu înlocuiește documentul de achiziție a lotului de mărfuri. Evaluați și documentul de transport în funcție de conținut: dacă îi lipsesc datele necesare evidenței mărfurilor, obțineți un aviz de însoțire a mărfii sau un alt document cu informații complete.

Un bon fiscal sau de marfă poate fi un document primar pentru Procedura nr. 496 dacă include informațiile necesare. Dacă bonul nu indică destinatarul sau nu descrie suficient mărfurile, solicitați vânzătorului un document care să permită identificarea achiziției dumneavoastră.

Ce date trebuie verificate în document

Pentru evidența conform Procedurii nr. 496, documentul trebuie să permită identificarea furnizorului și a destinatarului, a datei operațiunii, a denumirii, cantității și valorii mărfurilor. Verificați denumirea persoanei juridice sau numele întreprinzătorului și numărul de identificare corespunzător: numărul de înregistrare al fișei contribuabilului (RNOKPP) sau codul din Registrul unic de stat al întreprinderilor și organizațiilor din Ucraina (EDRPOU). Pentru persoanele fizice care, din motive religioase, au refuzat RNOKPP, au notificat oficial organul fiscal și au mențiunea corespunzătoare în pașaport, Procedura prevede seria și numărul pașaportului sau numărul cărții de identitate.

Folosiți următoarea listă de verificare pentru recepția livrărilor:

• denumirea documentului, data întocmirii și numărul, dacă există;
• datele corecte ale vânzătorului și ale FOP-ului dumneavoastră în calitate de destinatar;
• descrierea operațiunii: primire, returnare, transfer sau altă ieșire;
• denumiri clare ale mărfurilor, unități de măsură, cantitate, preț și valoare totală;
• datele persoanelor responsabile și semnăturile sau datele electronice conform cerințelor aplicabile documentului respectiv.

Pentru persoanele juridice, datele obligatorii ale documentelor primare sunt stabilite la articolul 9 din Legea nr. 996-XIV, iar documentarea este reglementată și de Regulamentul nr. 88. Acestea includ, între altele, denumirea documentului, data, denumirea întreprinderii, conținutul și volumul operațiunii, unitatea de măsură, funcțiile și numele persoanelor responsabile și semnătura sau alte date de identificare a participantului la operațiune. Pentru evidența mărfurilor ținută de FOP, respectați separat cerințele Procedurii nr. 496.

Pentru ca angajaților să le fie ușor să recepționeze și să înregistreze livrările, conveniți cu furnizorii să întocmească documentele în limba ucraineană. Pentru întreprinderile cărora li se aplică Regulamentul nr. 88, punctul 1.4 al acestuia impune în mod expres folosirea limbii ucrainene și o traducere autentică, întocmită în mod corespunzător, a documentelor redactate într-o limbă străină.

Cum se recepționează o livrare: procedura pentru angajatul magazinului

Proprietarul poate atribui recepția unui merceolog sau vânzător, iar înregistrarea datelor sieși ori contabilului. Stabiliți cine îl înlocuiește pe angajatul responsabil, astfel încât mărfurile să nu ajungă la vânzare înainte de finalizarea documentării.

1. Primiți documentul împreună cu livrarea. Comparați-l cu comanda și verificați că destinatarul indicat este întreprinzătorul potrivit.
2. Numărați mărfurile. Verificați modelele, mărimile, unitățile de măsură, cantitatea și starea ambalajului. Nu confirmați primirea unei cantități care nu există în realitate.
3. Remediați neconcordanțele. Stabiliți cu furnizorul documentarea lipsei, înlocuirii sau deteriorării. Datele convenite trebuie să coincidă în documentele ambelor părți.
4. Comparați sumele. Verificați dacă produsul dintre cantitate și preț corespunde valorii poziției și verificați totalul documentului; verificați separat plata și soldul neachitat.
5. Înregistrați intrarea. Dacă țineți Formularul conform Procedurii nr. 496, înregistrați documentul înainte de începerea vânzării mărfurilor.
6. Asigurați accesul la punctul de vânzare. Vânzătorul trebuie să știe unde găsește Formularul și documentul de livrare, inclusiv atunci când proprietarul nu este în magazin.

Exemplu orientativ. Avizul de însoțire a mărfii indică 20 de unități la 150 UAH, în total 3000 UAH. Angajatul a primit 18 unități. Valoarea mărfurilor primite efectiv, la acest preț, este de 2700 UAH, iar diferența este de 300 UAH. Părțile documentează soluționarea neconcordanței, după care persoana responsabilă înregistrează datele livrării reale.

Cum se completează Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri

Secțiunea II a Procedurii nr. 496 permite ținerea Formularului pe suport de hârtie sau în format electronic. Pentru versiunea electronică, întreprinzătorul alege singur formatul software și modalitatea de introducere a datelor, dar trebuie să respecte structura și regulile de înregistrare stabilite. Documentele primare sunt anexe obligatorii ale Formularului.

Indicați numele, prenumele și patronimicul întreprinzătorului, dacă există, RNOKPP sau datele de pașaport prevăzute de Procedură, adresa fiscală, denumirea și adresa locului de vânzare sau de depozitare pentru care țineți evidența. În Formularul pe hârtie, înscrieți aceste informații pe pagina de titlu, iar înregistrările faceți-le lizibil, cu cerneală de culoare închisă sau pix.

Prima înregistrare: soldul de la data apariției obligației

Dacă la data apariției obligației există deja mărfuri, FOP întocmește o descriere a soldului inițial, în formă liberă. Aceasta indică denumirea, cantitatea și unitățile de măsură, precum și valoarea stabilită de întreprinzător. Descrierea constituie baza primei înregistrări. Dacă nu există solduri, nu se face o înregistrare privind acestea.

Pentru prima înregistrare, înscrieți „1” în coloana 1, data înregistrării în coloana 2, „Опис залишку товарів на початок обліку” („Descrierea soldului de mărfuri la începutul evidenței”) în coloana 3, data descrierii în coloana 4, „1” în coloana 5 și valoarea totală conform descrierii în coloana 7. Lăsați necompletate coloanele 6, 8 și 9. Descrierea se referă la soldul existent la data apariției obligației; pentru achizițiile ulterioare, obțineți documente privind achizițiile efective.

Înregistrările următoare: intrări și ieșiri

Înregistrați operațiunile în ordine cronologică. În coloanele 1–2 indicați numărul rândului și data înregistrării, iar în coloanele 3–6 indicați tipul, data și, dacă există, numărul documentului primar, precum și datele furnizorului sau destinatarului. În coloana 7 reflectați valoarea totală a intrării conform documentului, în coloana 8 valoarea ieșirii aferente, iar în coloana 9 mențiunile prevăzute de Procedură.

Vânzările prin RRO sau PRRO nu se trec în coloana 8. Aceasta reflectă vânzarea cu decontare fără numerar efectuată legal fără RRO sau PRRO, transferurile interne, returnarea către furnizor, distrugerea, pierderea și utilizarea în scopuri proprii. Înainte de a înregistra o vânzare, contabilul trebuie să stabilească modalitatea de efectuare a acesteia: simpla mențiune „plată fără numerar” nu este suficientă.

Exemplu orientativ. Magazinul a primit un lot conform unui aviz de însoțire a mărfii de 6000 UAH — această sumă se înscrie în coloana 7. Ulterior, o parte din mărfuri a fost returnată furnizorului pe baza unui document de retur de 1200 UAH — această sumă se reflectă în coloana 8. Vânzarea unei alte părți a lotului prin PRRO nu se dublează printr-o înregistrare separată în coloana 8. Prin urmare, diferența dintre totalurile coloanelor 7 și 8 nu arată, prin ea însăși, soldul efectiv al magazinului.

Nu ștergeți rândul introdus din greșeală. Pentru anulare, scrieți „анульовано” („anulat”) la mențiuni. Pentru corectare, marcați rândul vechi „анульовано — виправлено” („anulat — corectat”) și indicați numărul rândului nou, iar pe cel nou scrieți „виправлено” („corectat”) și numărul rândului vechi. Astfel se poate urmări ce date s-au schimbat și pe ce rând.

Ce trebuie făcut dacă furnizorul nu a predat documentele

Solicitați furnizorului documentul pentru livrarea reală sau corectarea datelor. Până la remedierea problemei, separați lotul de mărfurile admise la vânzare. Pentru întreprinzătorul care ține evidența obligatorie a mărfurilor, punctul 9 din secțiunea II a Procedurii nr. 496 interzice vânzarea în lipsa documentelor primare, a înregistrărilor corespunzătoare în Formular sau atât a documentelor, cât și a înregistrărilor.

Nu documentați o achiziție fictivă, nu modificați data reală a operațiunii și nu indicați un alt furnizor. Un document intern privind existența mărfurilor nu reconstituie circumstanțele achiziției acestora. Regula din Regulamentul nr. 88 privind actul intern al întreprinderii atunci când lipsește documentul contrapărții nu îi acordă unui FOP o permisiune generală de a înlocui documentele furnizorului cu propriul act.

Cum se refac documentele pierdute

Dacă documentele corespunzătoare au existat, dar s-au pierdut, deteriorat sau au fost distruse înainte de termen, stabiliți cauza evenimentului. Procedura generală este stabilită de punctul 44.5 din Codul fiscal. Pentru întreprinzătorii care au desfășurat activitate pe teritoriile unde au loc operațiuni militare active sau pe teritoriile temporar ocupate ale Ucrainei și nu pot prezenta documentele din cauza unor circumstanțe legate de operațiunile militare, se aplică procedura specială prevăzută la subpunctul 69.28, descrisă mai jos.

Procedura generală conform punctului 44.5

1. Consemnați evenimentul și lista documentelor. Strângeți documente întocmite conform legii care confirmă evenimentul ce a provocat pierderea, deteriorarea sau distrugerea înainte de termen.
2. Notificați organul fiscal în termen de cinci zile de la eveniment. Depuneți o notificare scrisă la locul de evidență, conform procedurii de depunere a declarațiilor fiscale, împreună cu documentele care confirmă evenimentul. Dacă documentele se referă la formalitățile vamale corespunzătoare, la o autorizație sau la un permis pentru simplificări speciale, inclusiv de tranzit, în același termen notificați și organul vamal care a procesat declarația, a acordat autorizația sau permisul.
3. Reconstituiți documentele în termen de 90 de zile calendaristice. Termenul începe în ziua următoare datei la care notificarea a ajuns la organul de control. Solicitați furnizorilor exemplare sau duplicate, reconstituiți originalele electronice din arhive și obțineți documentele bancare și vamale prin procedura corespunzătoare.
4. Păstrați dovezile acțiunilor întreprinse. Arhiva trebuie să conțină confirmarea depunerii notificării și a primirii documentelor reconstituite.

Dacă notificarea și documentele justificative au fost depuse în modul și termenul stabilite, iar controlul nu poate fi efectuat din cauza pierderii documentelor, punctul 44.5 prevede amânarea termenelor de efectuare a acestuia până la reconstituirea și prezentarea documentelor în limitele acestui punct, dar pentru cel mult 120 de zile. Regula nu se aplică controalelor prevăzute la articolul 200 din Codul fiscal și nu prelungește termenul de 90 de zile pentru reconstituirea documentelor.

Dacă documentele nu au fost reconstituite sau, după folosirea dreptului la reconstituire, s-au pierdut, deteriorat ori distrus din nou înainte de termen, acestea sunt considerate absente la momentul întocmirii declarației corespunzătoare sau al îndeplinirii altor cerințe legale.

Procedura specială dacă documentele au fost afectate de operațiuni militare

Subpunctul 69.28 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX din Codul fiscal stabilește o excepție de la articolul 44 pentru contribuabilii și agenții fiscali care au desfășurat activitate pe teritoriile unde au loc operațiuni militare active sau pe teritoriile temporar ocupate ale Ucrainei și nu pot prezenta documentele primare pentru confirmarea indicatorilor fiscali. Pierderea documentelor care nu are legătură cu operațiunile militare de pe teritoriile respective nu conferă dreptul de a folosi această procedură.

Temeiul poate fi pierderea, distrugerea sau deteriorarea documentelor ori faptul că acestea se află pe teritoriul respectiv și nu pot fi scoase de acolo. Norma se aplică și cazurilor în care evacuarea ar amenința viața sau sănătatea oamenilor ori ar fi imposibilă din cauza unor obstacole administrative stabilite de autorități. Proprietarul și contabilul trebuie să compare locul desfășurării activității, locul păstrării documentelor și circumstanțele inaccesibilității acestora cu condițiile subpunctului 69.28 și cu Lista oficială a teritoriilor conform Ordinului nr. 376.

1. Pregătiți notificarea în formă liberă. Indicați circumstanțele pierderii sau imposibilității evacuării, perioadele fiscale de raportare și lista generală a documentelor primare, iar dacă este posibil, și datele acestora. Subpunctul 69.28 denumește acest document notificare privind imposibilitatea evacuării documentelor primare și prevede depunerea sa și în caz de pierdere. Pentru o întreprindere, norma impune în mod expres semnăturile directorului și contabilului-șef; FOP depune notificarea în nume propriu, în calitate de contribuabil.
2. Depuneți notificarea la organul de control și păstrați confirmarea. Păstrați separat documentele și informațiile disponibile privind circumstanțele care au provocat pierderea sau împiedică evacuarea.
3. Notificați o pierdere ulterioară. Dacă inițial documentele nu au putut fi evacuate, iar după depunerea notificării s-a aflat că au fost pierdute, depuneți o notificare privind pierderea și indicați circumstanțele acesteia.
4. Urmăriți răspunsul organului fiscal. Dacă organul refuză aplicarea procedurii speciale, trebuie să emită în cel mult o lună de la primirea notificării o decizie motivată, cu temeiurile și probele refuzului. Decizia poate fi contestată pe cale administrativă sau judiciară.

Dacă sunt respectate condițiile procedurii speciale, indicatorii declarațiilor pentru perioadele menționate în notificare nu pot fi contestați numai din cauza lipsei documentelor primare. Notificarea constituie și temei pentru păstrarea cheltuielilor și indicatorilor fiscali prevăzuți de normă, inclusiv a creditului fiscal și a valorii negative a TVA, dacă aceștia se referă la contribuabil.

După notificarea privind imposibilitatea evacuării documentelor aflate pe teritoriile respective, se aplică un moratoriu asupra controalelor documentare pentru perioadele menționate. Contribuabilii care au notificat pierderea conform subpunctului 69.28 nu pot fi controlați pentru perioadele indicate în notificare, inclusiv după încheierea legii marțiale. Până la decizia definitivă în cauza privind contestarea refuzului, organul fiscal nu poate contesta indicatorii declarațiilor și nu poate iniția niciun control pentru aceste perioade.

Pentru perioadele incluse în notificare, subpunctul 69.28 interzice majorarea obligațiilor fiscale declarate, a valorii negative a obiectului impozitării cu impozitul pe profit și a rambursării de TVA solicitate de la buget. Înainte de depunerea declarațiilor de rectificare, contabilul trebuie să țină cont de aceste restricții. Sarcina de a dovedi că nu există temeiuri pentru procedura specială revine organului de control, însă aplicarea neîntemeiată a acesteia atrage răspunderea prevăzută de lege.

Procedura specială se referă la justificarea declarațiilor fiscale. Pentru livrările curente, continuați să obțineți documente primare și să respectați cerințele privind evidența mărfurilor conform Procedurii nr. 496.

Cum se păstrează documentele în mai multe magazine

Un FOP care are mai multe locuri de vânzare ține evidența mărfurilor pentru fiecare loc în parte. Dacă mărfurile ajung la depozit și apoi sunt transportate la magazin, documentați transferul și asigurați înregistrările corespunzătoare. Documentul furnizorului și documentul de predare trebuie să permită urmărirea mărfurilor până la un anumit punct de vânzare.

Păstrați Formularul și documentele pentru mărfuri la locul de vânzare până la ieșirea ultimei unități menționate în documentul respectiv. În fiecare lună, grupați documentele cronologic, în ordinea înregistrărilor din Formular, și păstrați-le împreună cu acesta. Pentru a le găsi ușor, puteți denumi fișierele cu data, numărul și furnizorul, iar exemplarele pe hârtie le puteți ordona în același fel.

La începutul unui control, trebuie prezentate documentele care confirmă evidența și proveniența mărfurilor existente. Conform Procedurii nr. 496, le poate prezenta FOP-ul sau angajatul care vinde efectiv mărfurile ori efectuează decontările. Dacă originalele nu se află la punctul de vânzare, se pot prezenta copii, urmând ca originalele să fie prezentate, dacă este necesar, până la încheierea controlului. Formularul electronic trebuie deschis într-un format care permite vizualizarea și/sau copierea.

Pentru a evalua dacă magazinul este pregătit, rugați vânzătorul să găsească documentul pentru o marfă aleasă la întâmplare, înregistrarea corespunzătoare din Formular și documentul de transfer, dacă marfa a sosit de la un alt depozit. Pentru arhiva electronică, verificați dacă vânzătorul are acces de la locul său de lucru și dacă există o copie de rezervă. Scanarea unui document pe hârtie este utilă drept copie; păstrați și originalul pe hârtie.

Cât timp trebuie păstrate documentele FOP-ului

Conform subpunctului 44.3.3 din Codul fiscal, termenul minim pentru documentele obișnuite ale unui FOP, care nu aparțin unor categorii speciale, este de 1095 de zile. Pentru documentele utilizate la întocmirea declarațiilor fiscale sau a altor declarații prevăzute de Cod, termenul începe din ziua depunerii declarației; dacă aceasta nu a fost depusă, termenul începe la data-limită de depunere. Pentru documentele privind respectarea altor acte legislative controlate de organele fiscale, termenul se calculează de la operațiunea respectivă, iar pentru documentele de autorizare — de la încetarea valabilității acestora.

Termenul de 1825 de zile prevăzut la subpunctul 44.3.2 se referă la categoriile de contribuabili și documente menționate acolo; acesta nu stabilește același termen pentru toate FOP-urile. Subpunctul 44.3.1 prevede 2555 de zile pentru documentele și informațiile necesare controlului conform articolului 39 privind prețurile de transfer, articolului 39-2 privind companiile străine controlate și punctului 141.4 privind impozitarea veniturilor nerezidenților. Dacă FOP desfășoară operațiuni relevante, contabilul trebuie să stabilească separat categoria documentelor aferente.

Când se prelungește termenul de păstrare

Punctul 44.3 prelungește în mod expres păstrarea pentru perioadele în care calcularea termenului de prescripție este suspendată în cazurile de la punctul 102.3. Termenul de prescripție stabilește perioada în care organul fiscal poate efectua controlul corespunzător și poate stabili o obligație pecuniară. Înainte de revizuirea arhivei, verificați dacă au existat astfel de circumstanțe:

• Șederea neîntreruptă a întreprinzătorului în afara Ucrainei timp de 183 de zile sau mai mult. Subpunctul 102.3.1 se referă la perioada neîntreruptă respectivă.
• Interdicție legală sau judiciară de a efectua un control. Conform subpunctului 102.3.2, se ia în calcul perioada în care interdicția se aplica controlului contribuabilului.
• Suspendarea, prelungirea sau amânarea controlului. Subpunctul 102.3.3 se referă la procedurile prevăzute la articolele 44, 82, 85 din Codul fiscal sau de Codul vamal al Ucrainei.
• Imposibilitatea de a efectua controlul conform subpunctului 102.3.4. Este vorba despre actul corespunzător, refuzul accesului inspectorilor fiscali în condițiile respectării de către aceștia a condițiilor legale de acces sau contestarea în instanță a deciziei de efectuare a controlului. În cazul actului și al deciziei contestate, există excepții dacă acțiunile sunt declarate ilegale, decizia este declarată nelegală sau anulată.
• Contestarea administrativă sau judiciară a obligației pecuniare stabilite. Subpunctul 102.3.5 suspendă calcularea termenului pe durata contestației.

Conform punctului 44.4, documentele legate de un control, de o contestație administrativă sau de o procedură judiciară trebuie păstrate până la încheierea controlului respectiv, până la expirarea termenelor de contestare a deciziilor sale și/sau până la soluționarea cauzei de către instanță, dar cel puțin pe durata termenelor de la punctul 44.3. Separați aceste documente de restul arhivei pentru a nu le distruge accidental împreună cu dosarul anului respectiv.

Cum se ține cont de regulile privind carantina și legea marțială

Pentru arhivele cărora li se aplică regulile temporare din anii 2020–2023, proprietarul sau contabilul trebuie să examineze separat termenele de păstrare a documentelor și termenele procedurilor fiscale. Punctul 52-2 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX a suspendat termenele de prescripție conform articolului 102 începând cu 18 martie 2020. Începând cu 17 martie 2022, aplicarea punctului 52-2 a fost suspendată pe perioada legii marțiale sau a stării de urgență. Carantina s-a încheiat la sfârșitul zilei de 30 iunie 2023, conform Hotărârii Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 651.

Pentru păstrarea documentelor, țineți cont de suspendarea generală a termenelor conform subpunctului 69.9, de la 7 martie 2022 până inclusiv la 31 iulie 2023: păstrarea documentelor nu făcea parte din excepțiile enumerate acolo. Pentru perioada carantinei, stabiliți separat dacă interdicția legală privind controalele se aplica FOP-ului dumneavoastră: punctul 44.3 leagă prelungirea păstrării de temeiurile de la punctul 102.3, inclusiv de interdicția controlului. Aplicați normele în vigoare în perioada respectivă, iar zilele care se suprapun în perioadele aplicabile luați-le în calcul o singură dată.

Dacă arhiva este legată de un control sau de un litigiu, stabiliți regulile aplicabile exact acelei proceduri. Începând cu 7 martie 2022, subpunctul 69.9 nu conținea o listă de excepții; începând cu 17 martie, se aplica și punctul 102.9 privind suspendarea termenelor. Formularea acestuia a fost modificată începând cu 5 aprilie 2022, iar începând cu 27 mai 2022 au fost prevăzute expres în acesta excepțiile din Cod. Tot atunci, subpunctul 69.9 a stabilit excepții, între altele, pentru declarații, plata impozitelor și anumite controale și acțiuni întreprinse în urma acestora.

Lista excepțiilor a fost modificată începând cu 25 noiembrie 2022, iar începând cu 3 ianuarie 2023 s-a adăugat o excepție pentru termenele de contestare a refuzului de înregistrare a facturilor fiscale și a calculelor de corecție. Începând cu 1 august 2023, suspendarea generală conform subpunctului 69.9 a încetat, iar punctul 102.9 a fost eliminat. Reluarea termenului unei proceduri individuale nu stabilește, prin ea însăși, când se încheie păstrarea documentelor.

Cum se stabilește prelungirea specială conform subpunctului 69.36

Subpunctul 69.36 al punctului 69 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX prelungește păstrarea documentelor și informațiilor conform punctului 44.1 pe durata suspendării termenului de prescripție pentru controalele documentare planificate și neplanificate care nu se efectuează în temeiul subpunctelor 69.2-2, 69.35-1 și 69.35-2. Pentru a aplica această regulă arhivei dumneavoastră, contabilul trebuie să stabilească tipul controlului, temeiul neefectuării lui și limitele perioadei respective.

• Condiții de siguranță conform subpunctului 69.2-2. Pentru efectuarea controlului sunt necesare următoarele condiții: accesul în siguranță la spații și bunuri, accesul la documente și posibilitatea de a efectua inventarierea. Un control deja început se suspendă, în împrejurările prevăzute de acest subpunct, prin ordin, până la înlăturarea obstacolelor. Norma ia în considerare și notificarea conform subpunctului 69.28. Totuși, nu pot fi suspendate controalele documentare în temeiul subpunctului 78.1.1 privind anumite aspecte ale veniturilor nerezidenților, al subpunctului 78.1.8 privind rambursarea de la buget și al subpunctului 78.1.21. Păstrați ordinul și documentele privind cauza suspendării și comparați-le cu temeiul controlului.
• Grupele întâi și a doua ale impozitului unic. Moratoriul asupra controalelor documentare prevăzut la subpunctul 69.35-1 a fost în vigoare de la 1 decembrie 2023 până la 1 decembrie 2024. Acesta nu includea controalele efectuate în legătură cu încetarea activității FOP și/sau la solicitarea contribuabilului.
• Adresă fiscală pe un teritoriu relevant. Conform subpunctului 69.35-1, contează adresa fiscală de la data începerii ocupației, a operațiunilor militare active sau a celor posibile. Moratoriul asupra controalelor documentare se aplică până în ultima zi a lunii în care încetează circumstanța respectivă sau, dacă sediul este schimbat într-o altă locație din Ucraina, până la înregistrarea de stat a acestei schimbări. Fiecare categorie are excepții pentru controalele neplanificate, inclusiv cele solicitate de contribuabil, în temeiurile indicate la articolul 78 și privind anumite încălcări ale legislației valutare. Pentru teritoriile unde sunt posibile operațiuni militare, lista excepțiilor este mai largă. Comparați temeiul concret al controlului cu subpunctul 2, 3 sau 4 relevant, nu doar cu adresa FOP-ului.
• Restricții privind controalele planificate conform subpunctului 69.35-2. Acestea au fost în vigoare de la 1 decembrie 2023 până inclusiv la 31 decembrie 2024. Contabilul trebuie să stabilească dacă norma permitea includerea FOP-ului în plan în funcție de activitate sau de criteriile stabilite. De exemplu, conform indicatorilor declarației pentru anul 2021, venitul din activitatea antreprenorială trebuie să fie de cel puțin 10 milioane UAH, iar cheltuielile totale declarate trebuie să reprezinte cel puțin 75% din venitul anual total indicat în declarație. Norma prevede și alte criterii și reguli de aplicare. Simplul fapt că FOP-ul nu apare în plan nu este suficient pentru a concluziona că nu s-a efectuat un control tocmai din cauza restricției legale.

Pentru condițiile teritoriale, comparați adresa fiscală, datele schimbării acesteia și perioadele relevante cu Lista teritoriilor conform Ordinului nr. 376. În tabelul arhivei, consemnați norma concretă și împrejurările aplicării sale. Încheierea unui anumit moratoriu nu anulează alte temeiuri pentru păstrarea în continuare a documentelor.

Ce trebuie luat în considerare dacă nu a avut loc un control documentar

Serviciul Fiscal de Stat al Ucrainei (DPS) susține poziția potrivit căreia documentele trebuie păstrate mai mult timp. Direcția Principală a DPS din regiunea Ivano-Frankivsk, în explicația privind documentele FOP în lipsa unui control documentar, arată că acestea trebuie păstrate mai mult decât termenele de la punctul 44.3, inclusiv peste cinci ani, dacă nu a avut loc un control documentar. Organul fiscal invocă obligația de a prezenta documentele după începerea controlului și regulile speciale din timpul legii marțiale.

Aceasta este poziția administrativă a organului fiscal. Termenul minim prevăzut de lege pentru documentele obișnuite ale unui FOP rămâne de 1095 de zile, cu prelungirile aplicabile, iar punctul 44.4 stabilește separat păstrarea documentelor legate de controale și litigii.

Abordare practică prudentă pentru proprietar: dacă nu a avut loc un control documentar, păstrați arhiva și, înainte de distrugerea ei, conveniți cu contabilul sau cu un avocat specializat în drept fiscal asupra temeiurilor și termenelor aplicabile documentelor concrete. Pentru o decizie privind propria situație, puteți solicita organului fiscal o consultație fiscală individuală. Vechimea dosarului, de una singură, nu este suficientă pentru a decide distrugerea lui.

Cum se organizează revizuirea arhivei

Proprietarul sau contabilul poate ține un tabel al arhivei. Grupați documentele numai atunci când au aceeași categorie, același moment de început al termenului și aceleași temeiuri de prelungire. Analizați separat documentele aferente unor declarații diferite sau unui litigiu judiciar distinct.

1. Stabiliți categoria. Determinați termenul minim conform punctului 44.3 și orice alt termen mai lung care se aplică documentului respectiv.
2. Notați începutul calculării termenului. Pentru documentele aferente declarațiilor, consemnați data depunerii sau termenul-limită în cazul nedepunerii; pentru alte documente, data operațiunii relevante sau încetarea valabilității permisului. Dacă ați depus declarații de rectificare, luați în calcul documentele necesare justificării indicatorilor modificați și termenele de control aplicabile rectificărilor conform punctului 102.1.
3. Stabiliți suspendările și prelungirile. Luați în calcul regulile perioadelor respective, punctul 102.3 și subpunctul 69.36. Păstrați confirmările datei de început și de sfârșit a circumstanțelor care afectează termenul.
4. Verificați starea controalelor și litigiilor. Verificați actele, deciziile și termenele de contestare. Dacă nu a avut loc un control, luați separat în considerare poziția DPS.
5. Verificați soldurile mărfurilor. Chiar și după expirarea termenului fiscal minim, documentele conform Procedurii nr. 496 trebuie păstrate la locul de vânzare până la ieșirea ultimei unități din mărfurile respective.
6. Consemnați decizia pentru grupul de documente. Notați temeiurile pentru păstrarea în continuare sau concluzia privind încetarea acesteia. Până la decizia finală, păstrați originalele și copiile de rezervă la îndemână.

Punctul 44.4 prevede și prelungirea specială cu 1095 de zile pentru anumite documente, după primirea de la organul de control a informațiilor conform punctului 86.14 privind posibila oferire necuvenită de beneficii unui funcționar al unui stat străin. Dacă ați primit o astfel de notificare, separați documentele aferente și luați în calcul această prelungire.

Dacă declarația nu a fost depusă, subpunctul 102.2.1 permite stabilirea obligației pecuniare corespunzătoare fără termenul general de prescripție. Mai întâi, rezolvați situația declarației nedepuse și stabiliți ce documente sunt necesare pentru întocmirea ei și pentru un eventual control. Pentru o arhivă veche, decideți dacă păstrarea mai este necesară în funcție de documentele concrete și de circumstanțele activității.

Care este răspunderea pentru mărfurile neînregistrate

Articolul 20 din Legea nr. 265/95-VR prevede o sancțiune financiară pentru vânzarea mărfurilor neînregistrate și/sau neprezentarea, în timpul controlului, a documentelor care confirmă evidența mărfurilor la locul de vânzare. Cuantumul acesteia este valoarea mărfurilor neînregistrate respective la prețurile de vânzare, dar nu mai puțin de zece minime neimpozabile ale veniturilor cetățenilor. Articolul prevede o excepție pentru FOP-urile plătitoare ale impozitului unic fără TVA, cu mențiunile privind categoriile speciale de mărfuri enumerate mai sus.

Punctul 14 din secțiunea II a acestei Legi prevede scutirea teritorială de răspundere pentru încălcările săvârșite la vânzarea mărfurilor sau prestarea serviciilor începând cu 1 octombrie 2023 pe teritoriile temporar ocupate ale Ucrainei, pe teritoriile cu operațiuni militare active și pe teritoriile unde sunt posibile operațiuni militare. Scutirea se aplică până la data corespunzătoare a încetării ocupației temporare, a operațiunilor militare sau a posibilității acestora, conform listei oficiale. Excepția de la scutire o reprezintă încălcarea regulilor operațiunilor de decontare la vânzarea mărfurilor supuse accizelor.

Pentru aplicarea normei teritoriale, proprietarul sau contabilul trebuie să compare adresa magazinului și data încălcării cu Lista teritoriilor aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor al Ucrainei din 28.02.2025 nr. 376. Găsiți teritoriul, determinați categoria acestuia și comparați data încălcării cu datele de început și de sfârșit ale perioadei respective. Păstrați o copie a înregistrării relevante împreună cu documentul care confirmă adresa punctului de vânzare.

Conform punctului 1-1 din Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 06.12.2022 nr. 1364, dacă data încetării operațiunilor militare, a posibilității acestora sau a ocupației temporare nu este stabilită, teritoriul își păstrează statutul respectiv. Dacă se modifică perioadele din Listă, noua perioadă începe în ziua următoare încheierii perioadei precedente. Scutirea teritorială privește răspunderea conform Legii nr. 265/95-VR; continuați să respectați obligațiile de evidență și documentare.

Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri în Torgsoft: configurare și imprimare

Pentru generarea Formularului în Torgsoft este necesară opțiunea suplimentară cu plată „Облік товарних запасів” („Evidența stocurilor de mărfuri”); activarea ține cont de numărul de locuri de lucru. Centrul de evidență este un magazin sau un depozit în program. Versiunea Start presupune un centru, iar versiunile Ultra și terminală permit mai multe centre și transferuri. Pentru activitatea simultană a punctelor de lucru la distanță prin internet, cu o bază de date unică pe server, este necesară versiunea terminală dintre aceste licențe. Torgsoft-Online funcționează pe bază de abonament, cu programul și baza de date pe serverul Torgsoft. Înainte de plată, confirmați compatibilitatea opțiunii și numărul de locuri de lucru conform condițiilor licențelor și opțiunilor suplimentare.

Proprietarul sau responsabilul de evidență activează „Використовувати для поточного робочого місця” („Utilizare pentru locul de lucru curent”) din meniul „Налаштування → Параметри → Додаткові опції → Форма обліку товарних запасів” („Setări → Parametri → Opțiuni suplimentare → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri”). Apoi, în „Склад → Форма ведення обліку товарних запасів” („Depozit → Formularul de evidență a stocurilor de mărfuri”), setează data de început, întreprinzătorul și centrele punctului de lucru.

Pentru depozitul și sala de vânzare ale aceluiași magazin, selectați ambele centre: transferurile dintre acestea nu se vor reflecta. Comparați suma inițială cu descrierea soldurilor; dacă există diferențe, verificați data, costul mărfurilor și includerea soldurilor negative. Serviciile nu sunt incluse în sume. Acțiunea „Товар” („Marfă”) deschide componența rândului. Înainte de imprimare, eliminați filtrele analitice „Вид документа”, „Фіскальність товару”, „Тип документа” („Tip de document”, „Caracterul fiscal al mărfii”, „Tip de document”) și comparați înregistrările cu documentele, conform procedurii de generare a Formularului.

Apăsați „Друк” („Imprimare”) și verificați întreprinzătorul, numărul fiscal, adresele, documentele și sumele, în special coloana 8. Datele se corectează în „Налаштування → Підприємство → Змінити” („Setări → Întreprindere → Modificare”) și în „Налаштування → Торговельна мережа” („Setări → Rețea comercială”), unde se pot edita și centrele de evidență. Dacă anumite câmpuri sunt goale, programul poate prelua date dintr-un alt nivel de setări, iar când există mai multe centre, din primul centru. Adresa fiscală este preluată din câmpurile „Місто” și „Адреса” („Oraș” și „Adresă”) ale rețelei comerciale. Consultați regulile de completare a datelor Formularului, iar după corectare deschideți din nou previzualizarea pentru imprimare. Păstrați Formularul final împreună cu documentele operațiunilor efective.

Acte oficiale și explicații pentru gestionarea documentelor

• Codul fiscal al Ucrainei din 02.12.2010 nr. 2755-VI — punctele 44.1, 44.3–44.7, 102.1–102.3; articolul 177, inclusiv punctele 177.7, 177.8, 177.10 și subpunctul 177.4.5; punctul 296.1; punctul 52-2 și subpunctele 69.2-2, 69.9, 69.28, 69.35-1, 69.35-2 și 69.36 din subsecțiunea 10 a secțiunii XX. Pentru aplicarea regulilor temporare perioadelor corespunzătoare — articolele 44, 102 și subpunctul 69.9 în versiunile din 07.03.2022, din 17.03.2022, din 05.04.2022, din 27.05.2022, din 25.11.2022, din 03.01.2023 și din 01.08.2023.
• Legea Ucrainei „Cu privire la utilizarea registratoarelor de operațiuni de decontare în comerț, alimentație publică și servicii” din 06.07.1995 nr. 265/95-VR — articolul 2, punctul 12 al articolului 3, articolul 20 și punctul 14 din secțiunea II „Dispoziții finale”.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 03.09.2021 nr. 496 „Privind aprobarea Procedurii de ținere a evidenței stocurilor de mărfuri pentru persoanele fizice — întreprinzători, inclusiv plătitorii impozitului unic” — secțiunile I–II și anexa cu Formularul.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 16.03.2017 nr. 231 „Privind aprobarea listei grupelor de produse de uz casnic complexe din punct de vedere tehnic care fac obiectul reparației (întreținerii) în garanție sau al înlocuirii în garanție, în scopul utilizării registratoarelor de operațiuni de decontare” — punctul 1 și Lista aprobată.
• Legea Ucrainei „Cu privire la contabilitate și raportarea financiară în Ucraina” din 16.07.1999 nr. 996-XIV — articolele 2 și 9.
• Ordinul Ministerului Finanțelor al Ucrainei din 24.05.1995 nr. 88 „Privind aprobarea Regulamentului privind asigurarea documentară a înregistrărilor contabile” — punctele 1.1, 1.4 și capitolul 2.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 27.06.2023 nr. 651 privind anularea pe întreg teritoriul Ucrainei a carantinei instituite pentru prevenirea răspândirii COVID-19 — punctul 1 privind încheierea carantinei.
• Ordinul Ministerului Dezvoltării Comunităților și Teritoriilor al Ucrainei din 28.02.2025 nr. 376 privind aprobarea Listei teritoriilor pe care se desfășoară sau s-au desfășurat operațiuni militare ori care sunt temporar ocupate, înregistrat la Ministerul Justiției al Ucrainei la 11.03.2025 cu nr. 380/43786 — punctul 1 și Lista aprobată.
• Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei din 06.12.2022 nr. 1364 privind formarea Listei teritoriilor pe care se desfășoară sau s-au desfășurat operațiuni militare ori care sunt temporar ocupate — punctele 1, 1-1, 1-6 și 1-7 privind formarea Listei, perioadele, identificarea teritoriilor și actualizarea acesteia.
• Explicația Direcției Principale a DPS din regiunea Ivano-Frankivsk „Trebuie să păstreze FOP-ul sau persoana fizică ce desfășoară activitate profesională independentă documentele primare mai mult de 1095 sau 1825 de zile dacă organul DPS nu a efectuat un control documentar?” — poziția organului fiscal privind păstrarea documentelor în lipsa unui control documentar.