Salarii restante în magazin: cum evidențiezi datoria, calculezi compensația și plătești restanța

Angajatorul trebuie să plătească salariul câștigat de angajați, chiar dacă magazinul și-a pierdut încasările sau și-a suspendat temporar activitatea. Pentru a stinge restanța, trebuie verificate calculul și plățile efective pentru fiecare angajat și fiecare lună, stabilit soldul după rețineri și calculată compensația pentru întârziere, dacă există temeiuri legale pentru aceasta.

Pe durata legii marțiale, angajatorul poate fi exonerat de răspunderea pentru nerespectarea termenelor de plată a salariului dacă dovedește că întârzierea a fost cauzată de ostilități sau de alte circumstanțe de forță majoră. Datoria în sine rămâne. Dacă raportul de muncă al angajatului încetează, trebuie verificate suplimentar termenele de plată finală: întârzierea culpabilă poate genera obligația de a plăti salariul mediu.

Verificați când trebuia plătit salariul

Potrivit articolului 115 din Codul muncii al Ucrainei (CMU) și articolului 24 din Legea „Cu privire la salarizare”, angajatorul plătește salariul cel puțin de două ori pe lună. Intervalul dintre plăți nu poate depăși 16 zile calendaristice, iar plata pentru perioada respectivă trebuie făcută cel târziu în șapte zile de la încheierea acesteia. Ca regulă generală, datele concrete se stabilesc în contractul colectiv sau într-un act normativ al angajatorului, aprobat cu acordul reprezentanților angajaților, potrivit procedurii prevăzute de lege. Dacă angajatorul și angajatul aplică regimul simplificat de reglementare a relațiilor de muncă, termenele se stabilesc în contractul individual de muncă, cu respectarea cerințelor articolului 115 din CMU privind periodicitatea plăților.

De exemplu, un magazin ipotetic poate stabili plata pentru prima jumătate a lunii în data de 22, iar plata finală pentru luna respectivă în data de 7 a lunii următoare. În acest program, intervalul dintre plăți nu depășește 16 zile calendaristice. Pentru prima jumătate a lunii, angajatorul stabilește o sumă cel puțin egală cu remunerația pentru timpul efectiv lucrat, calculată pe baza tarifului salarial sau a salariului de bază aferent funcției.

Dacă data stabilită cade într-o zi de repaus, de sărbătoare sau nelucrătoare, salariul se plătește în ajun. Pe durata legii marțiale, articolul 6 din Legea nr. 2136-IX exclude aplicarea articolului 73 din CMU și a unor reguli privind mutarea zilelor de repaus. Prin urmare, contabilul trebuie să verifice calendarul de lucru al magazinului: simpla denumire calendaristică a unei sărbători nu înseamnă, prin ea însăși, că angajații nu lucrează în acea zi.

Întârzierea începe după depășirea datei scadente de plată. Condiția întârzierii de peste o lună prevăzută în norma privind amenda financiară nu îi permite angajatorului să amâne fără consecințe plata salariului până la acel termen.

Întocmiți un registru al restanțelor efective

Ca metodă orientativă de verificare pentru magazin, se poate folosi un registru separat al datoriilor. Contabilul sau antreprenorul compară pontajele, condițiile de salarizare, documentele privind primele și sporurile, statele de plată și dovezile plăților. Dacă un vânzător primește salariu fix și un procent din vânzări, verificarea include toate sumele care i se cuvin potrivit condițiilor de salarizare stabilite.

În registru este util să fie evidențiate separat salariul calculat înainte de rețineri, impozitele și alte rețineri legale, suma netă de plată angajatului și banii primiți efectiv de acesta. Virarea impozitelor la buget nu confirmă că angajatul și-a primit partea din salariu. La fel, o înregistrare generală a unei cheltuieli a magazinului, fără destinatar și perioadă, nu permite să se stabilească în mod fiabil ce datorie a fost achitată.

Exemplu ipotetic: unui angajat i s-au calculat 15 000 UAH, reținerile legale potrivit calculului contabilului au fost de 3 450 UAH, deci suma netă de plată era 11 550 UAH. Dacă angajatul a primit efectiv 4 000 UAH, soldul neplătit după rețineri este de 7 550 UAH. Aceste cifre sunt prezentate doar pentru a explica evidența contabilă; ele nu stabilesc cote de impozitare.

Lipsa contactului cu angajatul nu justifică eliminarea din registru a datoriei angajatorului față de acesta. Pentru un magazin ipotetic, un pas practic ar fi verificarea ultimelor date de contact cunoscute, a metodei de plată convenite și a motivelor pentru care transferurile au fost returnate. Pe durata legii marțiale, articolul 7 din Legea nr. 2136-IX permite părților să convină metode disponibile de schimb electronic de documente, însă angajatorul trebuie să asigure evidența corectă a muncii și a cheltuielilor salariale.

Calculați compensația pentru întârzierea salariului

Legea nr. 2050-III și Procedura nr. 159 prevăd compensarea pierderii unei părți din venit dacă plata este întârziată cu una sau mai multe luni calendaristice. Acestea se aplică veniturilor bănești care nu au caracter de plată unică, inclusiv salariului și sumei de indexare. Procedura menționează, de asemenea, indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă printre prestațiile sociale. Prin urmare, înainte de calcul, contabilul stabilește tipul fiecărui venit și nu aplică aceeași formulă tuturor sumelor din statul de plată.

Venitul care nu a fost primit la timp din vina angajatului nu este supus compensării. Totuși, lipsa unui răspuns la mesaje nu dovedește, prin ea însăși, vina acestuia: trebuie clarificat dacă plata putea fi efectuată la timp și de ce angajatul nu și-a primit banii.

Compensație = venit neplătit după reținerea impozitelor și a plăților obligatorii × creșterea indicelui prețurilor de consum ÷ 100.

Indicele se calculează separat pentru fiecare lună a restanței salariale. Indicii lunari ai prețurilor de consum, publicați de Serviciul de Stat de Statistică al Ucrainei (Derjstat), se transformă în coeficienți și se înmulțesc între ei. Calculul include lunile începând cu luna următoare celei pentru care s-a calculat venitul și până la luna anterioară plății efective. Luna pentru care s-a calculat venitul și luna în care s-a stins datoria nu se includ. Aceasta este perioada folosită în anexa la Procedura nr. 159.

Dacă produsul indicilor nu depășește 100%, nu se calculează compensație pentru restanța acelei luni. O lună cu scăderea prețurilor nu se elimină separat din calcul: și indicele ei intră în produs. Compensația se plătește în aceeași lună în care se stinge restanța corespunzătoare.

Exemplu ipotetic de calcul al compensației

Să presupunem că magazinul nu a plătit 6 000 UAH din salariul aferent lunii aprilie, după reținerea impozitelor și a plăților obligatorii. Datoria este achitată integral în iulie, iar angajatul nu este vinovat de întârziere. Pentru exemplul didactic, folosim indici ipotetici: 101% pentru mai și 102% pentru iunie. Acestea nu sunt valori efective publicate de Derjstat.

1. În calcul intră mai și iunie. Aprilie, ca lună a venitului, și iulie, ca lună a plății, se exclud.
2. Indicele cumulat este 1,01 × 1,02 × 100 = 103,02%.
3. Creșterea indicelui este 103,02 − 100 = 3,02%.
4. Compensația este 6 000 × 3,02 ÷ 100 = 181,20 UAH.

Prin urmare, angajatorul achită 6 000 UAH din restanța salarială și calculează o compensație de 181,20 UAH. Totalul este 6 181,20 UAH, înainte de reținerile aplicabile compensației în sine. Contabilul verifică separat impozitarea acesteia; în acest exemplu, suma restanței salariale este deja stabilită după rețineri.

Dacă datoria se achită în tranșe, în luni diferite, pentru fiecare tranșă trebuie luată în calcul luna în care a fost plătită efectiv. Ca posibilă metodă de organizare a calculului, se pot ține rânduri separate pentru fiecare tranșă achitată: după plată, aceasta nu mai intră în soldul neachitat, iar compensația pentru restul datoriei se determină la momentul stingerii lui.

Stabiliți ordinea plăților și păstrați dovezile

Articolul 97 din CMU și articolul 15 din Legea „Cu privire la salarizare” stabilesc prioritatea plății salariilor: angajatorul efectuează celelalte plăți după îndeplinirea obligațiilor salariale. Articolul 24 din aceeași lege interzice, de asemenea, ca termenul și valoarea plăților salariale să depindă de alte plăți și de ordinea acestora. Prin urmare, o achiziție planificată de marfă sau o plată către furnizor nu îi dă dreptul angajatorului să amâne salariul.

Pentru un magazin ipotetic, o posibilă ordine de stingere a datoriei este următoarea: antreprenorul stabilește suma disponibilă, contabilul o repartizează pe angajați și pe lunile de restanță, calculează compensația aferentă tranșelor care se plătesc, apoi reconciliază soldurile după efectuarea plăților. Alegerea de a achita mai întâi cele mai vechi restanțe poate fi o metodă de organizare a plăților, însă graficul intern nu schimbă termenele legale deja încălcate și nu permite crearea unor noi restanțe.

Cu acordul scris personal al angajatului, salariul poate fi plătit prin prestatorii de servicii de plată prevăzuți de lege sau prin mandat poștal, în contul ori la adresa indicate. Costurile serviciilor sunt suportate de angajator. Salariile angajaților magazinului pot fi plătite și la locul lor de muncă: articolul 24 prevede în mod expres această excepție pentru persoanele care lucrează într-o unitate de comerț cu amănuntul.

Ca metodă practică de confirmare a unei plăți bancare, se pot păstra documente privind transferul executat, cu datele beneficiarului, suma, data și destinația plății. Un ordin de plată pregătit, fără confirmarea executării, nu dovedește că banii au fost primiți. Pentru plata în numerar, este indicat să se păstreze documentele de casă întocmite corespunzător și dovada primirii banilor de către angajat. Promisiunea de plată sau o recunoaștere a datoriei semnată de angajator nu reprezintă plata salariului; articolul 23 din Legea „Cu privire la salarizare” interzice plata salariului sub formă de angajamente de plată a unei datorii și înscrisuri de recunoaștere a datoriei.

La fiecare plată, angajatorul informează angajatul despre suma totală a salariului, cu detalierea componentelor, cuantumul și temeiurile reținerilor și suma netă de plată. În cazul stingerii parțiale, este util ca informarea să precizeze și luna restanței, partea achitată și soldul, astfel încât ambele părți să poată verifica calculul.

Cum dovediți că ostilitățile au cauzat întârzierea

Potrivit articolului 10 din Legea nr. 2136-IX, angajatorul este obligat să ia toate măsurile posibile pentru plata la timp a salariului. Exonerarea de răspunderea pentru nerespectarea termenelor este posibilă dacă dovedește că încălcarea concretă a fost cauzată de ostilități sau de alte circumstanțe de forță majoră. O simplă trimitere generală la legea marțială nu este suficientă.

În cazul ipotetic al unui magazin avariat, antreprenorul ar putea strânge documente privind pagubele, notificări ale băncii despre indisponibilitatea operațiunilor, dovezi ale pierderii accesului la documente și materiale despre încercările de a efectua plățile prin alte metode disponibile. Explicația trebuie să coreleze aceste circumstanțe cu termenele concrete: ce anume a împiedicat plata, cât a durat impedimentul și ce măsuri a luat angajatorul pentru a face decontarea. Tipul dovezilor depinde de situația de fapt; legea nu prevede exonerarea automată pe baza oricărui document luat separat.

Dacă plata la timp a devenit imposibilă din cauza ostilităților, alineatul patru al articolului 10 permite amânarea ei până la reluarea activității întreprinderii. Această normă nu permite așteptarea încetării legii marțiale după reluarea activității. Exonerarea de răspundere nu stinge restanța salarială, iar articolul 10 nu prevede o exonerare separată de la compensarea pierderii unei părți din venit conform Legii nr. 2050-III.

Faceți o verificare separată înainte de încetarea raportului de muncă al angajatului

Ca regulă generală, articolul 116 din CMU prevede plata tuturor sumelor cuvenite angajatului în ziua încetării raportului de muncă. Dacă acesta nu a lucrat în acea zi, decontarea se face cel târziu în ziua următoare prezentării cererii de plată finală. Angajatorul comunică în scris sumele calculate și plătite, indicând separat fiecare tip de plată. Articolul 47 îl obligă, de asemenea, să înmâneze în ziua încetării raportului de muncă o copie a deciziei și o informare scrisă privind sumele.

Dacă părțile contestă o parte din sumele calculate, angajatorul trebuie să plătească în termenul stabilit suma pe care nu o contestă. De exemplu, într-un caz ipotetic în care există o dispută privind o primă, antreprenorul nu poate amâna din acest motiv plata restanței recunoscute aferente salariului fix.

În cazul neplății culpabile la termen și în lipsa unui litigiu privind cuantumul sumelor, articolul 117 din CMU prevede salariul mediu pentru perioada întârzierii până la decontarea efectivă, dar pentru cel mult șase luni. Aceasta este o plată separată; plafonul de șase luni nu reduce datoria principală. Dacă litigiul este soluționat în favoarea angajatului, angajatorul plătește despăgubirea prevăzută de articol. În cazul admiterii parțiale a pretențiilor, cuantumul este stabilit de organul care soluționează litigiul, în limita aceleiași perioade maxime.

Pentru anumite situații se aplică reguli speciale. Articolul 13 din Legea nr. 2136-IX prevede, în cadrul reglementării suspendării contractului individual de muncă, efectuarea decontării la încetarea acestuia cel târziu în următoarea zi lucrătoare după cererea scrisă a fostului angajat. Suspendarea în sine nu anulează sumele cuvenite angajatului la data suspendării. În plus, potrivit articolului 47 din CMU, angajatorul persoană fizică încorporat în serviciul militar în timpul mobilizării pentru o perioadă specială sau în serviciul militar prin chemarea rezerviștilor într-o perioadă specială trebuie să își îndeplinească obligațiile prevăzute în acel articol în termen de o lună de la eliberarea din serviciul respectiv, fără aplicarea sancțiunilor și amenzilor. Aceasta privește, printre altele, eliberarea documentelor privind încetarea raportului de muncă și decontarea cu angajatul. Înainte de aplicarea acestei reguli, angajatorul trebuie să verifice dacă tipul său de serviciu militar se încadrează într-unul dintre cele două cazuri menționate.

Deosebiți amenda financiară de răspunderea administrativă și penală

Amenda financiară prevăzută de articolul 265 din CMU

Pentru încălcarea termenelor de plată a salariului și a altor plăți prevăzute de legislația muncii pentru o perioadă mai mare de o lună sau pentru plata incompletă a acestora, articolul 265 din CMU prevede o amendă de trei ori salariul minim stabilit la momentul constatării încălcării. Această normă nu prevede multiplicarea amenzii cu numărul angajaților.

Pentru această încălcare, articolul 265 prevede neaplicarea măsurilor de răspundere dacă angajatorul respectă prescripția și remediază încălcarea în termenul stabilit în aceasta. În plus, pe durata legii marțiale, articolul 16 din Legea nr. 2136-IX prevede neaplicarea amenzilor prevăzute de articolul 265 dacă prescripțiile emise în urma unei verificări neprogramate sunt executate integral și la timp.

Prin urmare, antreprenorul trebuie să verifice întregul conținut al prescripției și să confirme îndeplinirea fiecărei cerințe până la data stabilită. Plata parțială a datoriei sau promisiunea de a achita restul nu îndeplinește condiția executării integrale. Această scutire privește doar amenzile prevăzute de articolul 265: nu stinge datoria și nu exonerează automat de alte forme de răspundere. Nici plata datoriei înainte de verificare nu trebuie tratată ca o garanție universală a lipsei oricăror consecințe.

Dacă o persoană juridică sau un antreprenor care folosește muncă salariată a primit deja o decizie privind amenda prevăzută de articolul 265 din CMU, articolul permite executarea deciziei prin plata a 50% din amendă în termen de 10 zile bancare de la comunicarea acesteia. De aceea, angajatorul trebuie să înregistreze data comunicării și să verifice termenul de plată. Plata amenzii nu îl scutește de obligația de a remedia încălcarea și de a achita restanța salarială.

Răspunderea administrativă prevăzută de articolul 41 din Codul ucrainean al contravențiilor administrative

Pentru încălcarea termenelor de plată a salariilor sau plata incompletă, alineatul întâi al articolului 41 din Codul ucrainean al contravențiilor administrative (CUCA) prevede o amendă de la 30 la 100 de minime neimpozabile ale veniturilor cetățenilor pentru persoanele cu funcții de răspundere și cetățenii care desfășoară activități antreprenoriale. Pentru această contravenție, nu este stabilită condiția unei întârzieri mai mari de o lună.

Amenda este de la 100 la 300 de astfel de minime neimpozabile dacă, într-un interval de un an, persoana a săvârșit din nou contravenția prevăzută la alineatul întâi al articolului 41 din CUCA, pentru care fusese deja sancționată administrativ. Aceeași amendă se prevede pentru aceste fapte săvârșite împotriva unui minor, a unei femei însărcinate, a unui tată singur, a unei mame singure sau a persoanei care îi înlocuiește și crește un copil sub 14 ani ori un copil cu dizabilități. Condițiile acestei amenzi trebuie evaluate separat de sancțiunea financiară aplicată angajatorului.

Răspunderea penală prevăzută de articolul 175 din Codul penal al Ucrainei

Răspunderea penală prevăzută de articolul 175 din Codul penal al Ucrainei (CPU) presupune îndeplinirea cumulativă a unor condiții: neplata este nejustificată, durează mai mult de o lună și este săvârșită intenționat de conducătorul unei întreprinderi, instituții sau organizații ori de un cetățean — subiect al activității antreprenoriale. Simpla existență a unei datorii nu dovedește toate aceste condiții. Dacă neplata a fost cauzată de folosirea în alte scopuri a fondurilor destinate salariilor, se aplică partea separată și mai severă a articolului.

Alineatul trei al articolului 175 prevede exonerarea de răspunderea penală dacă persoana efectuează plata înainte de tragerea la răspundere penală. Această condiție specială se aplică doar articolului respectiv și nu poate fi extinsă la amenzile administrative sau la toate celelalte consecințe ale întârzierii.

Ce poate face angajatul dacă restanța nu este achitată

Ca posibilă cale de apărare a drepturilor sale, angajatul poate începe prin a se adresa în scris angajatorului: să indice lunile neplătite, să solicite calculul drepturilor salariale, al reținerilor și al plăților efective și să ceară achitarea datoriei și a compensației cuvenite. Pentru a-și susține pretențiile, este util să păstreze informările privind salariul, extrasele bancare, documentele despre condițiile de salarizare și dovezile transmiterii cererii.

Angajatul sau sindicatul poate depune o sesizare la Serviciul de Stat al Ucrainei pentru Probleme de Muncă (Derjpratsi). Pe durata legii marțiale, articolul 16 din Legea nr. 2136-IX permite, în baza unor astfel de sesizări, verificări neprogramate în limitele aspectelor prevăzute de lege, inclusiv privind respectarea cerințelor acesteia. Angajatul se poate adresa și direct instanței pentru recuperarea datoriei, iar refuzul de a plăti compensația poate fi contestat potrivit articolului 7 din Legea nr. 2050-III.

Pentru demersul în instanță, trebuie diferențiate pretențiile. În articolul 233 din CMU, limita de trei luni prevăzută la alineatul întâi a fost declarată neconstituțională în partea referitoare la recuperarea salariului și a altor plăți cuvenite angajatului. În același timp, alineatul doi păstrează termenul special de trei luni în litigiile privind plata tuturor sumelor la încetarea raportului de muncă: acesta se calculează de la primirea informării scrise despre sumele calculate și plătite. Pentru litigiile privind însăși încetarea raportului de muncă este prevăzut un termen de o lună de la înmânarea copiei deciziei. Prin urmare, fostul angajat trebuie să păstreze documentul și data primirii lui și să stabilească obiectul fiecărei pretenții.

Potrivit punctului 1 al alineatului întâi din articolul 5 al Legii „Cu privire la taxa judiciară”, reclamanții în cauzele privind recuperarea salariilor și reintegrarea în muncă sunt scutiți de taxa judiciară în toate gradele de jurisdicție. Dacă cererea include pretenții suplimentare, inclusiv despăgubiri prevăzute de articolul 117 din CMU, aplicarea scutirii pentru acestea trebuie evaluată separat.

De asemenea, în baza articolului 38 din CMU, angajatul are dreptul să înceteze contractul individual de muncă pe durată nedeterminată la data aleasă de el dacă angajatorul nu respectă legislația muncii sau condițiile contractului individual ori colectiv de muncă. Încetarea raportului de muncă nu stinge obligația de a plăti sumele câștigate.

Cum verificați concordanța dintre salariile calculate și plățile efectuate în Torgsoft

Pentru a verifica restanțele salariale ale magazinului, folosiți statul de plată din opțiunea suplimentară Torgsoft cu denumirea oficială „Зарплата та мотивація персоналу” (Salarizare și motivarea personalului). Opțiunea se achiziționează separat și necesită activare contra cost; funcționează cu licențele Torgsoft Ultra, Terminal și Torgsoft Online. În funcție de licență, opțiunea se achiziționează pentru fiecare stație de lucru în cazul versiunilor individuale, o singură dată pentru rețeaua locală sau o singură dată pentru serverul licenței de terminal. Acesta reunește sumele calculate pentru perioada respectivă, ține cont de avansuri și arată sumele deja plătite și cele rămase de plată. Recomandăm contabilului să compare aceste date cu registrul restanțelor pentru fiecare angajat și fiecare lună, pentru a identifica sumele care trebuie verificate înainte de achitare. Creați statele în ordinea perioadelor de plată: programul permite doar ordinea cronologică și nu permite suprapunerea intervalelor de date. Modul de lucru este descris în ghidul privind statul de plată.

Înainte de calcul, completați timpul efectiv lucrat în programul de lucru, calculați costul mărfurilor și creați planuri de vânzări pentru fiecare punct de vânzare, pentru întreaga perioadă a statului de plată — acestea sunt condițiile prealabile menționate în ghid. Verificați și setările schemei de salarizare folosite de magazin: de exemplu, calculul salariului pe oră depinde de orele lucrate și de tariful orar. După ce contabilul verifică sumele calculate, în detaliile statului de plată puteți consulta reținerile, suma plătită și suma rămasă de plată. De asemenea, puteți tipări pentru angajat un fluturaș de salariu cu detalierea sumelor calculate și a reținerilor.

La înregistrarea unei plăți, utilizatorul indică data, suma și sursa fondurilor — casieria sau contul bancar. Pentru verificarea stingerii datoriei, recomandăm contabilului să confirme separat că angajatul a primit efectiv banii, inclusiv pe baza documentelor bancare: simpla înregistrare în program nu este suficientă. Contabilul verifică separat compensația pentru întârziere, impozitele aplicabile și plățile obligatorii, potrivit regulilor corespunzătoare, apoi compară rezultatele cu restanța salarială înainte de decontarea finală.

Norme oficiale pentru verificarea calculului și a plăților

• Codul muncii al Ucrainei nr. 322-VIII — articolele 38, 47, 97, 115–117, 233 și 265.
• Legea „Cu privire la salarizare” nr. 108/95-VR — articolele 15, 23, 24, 30, 34 și 35.
• Legea privind compensarea pierderii unei părți din venituri nr. 2050-III — articolele 1–5 și 7.
• Procedura de compensare aprobată prin Hotărârea Cabinetului de Miniștri al Ucrainei nr. 159 — punctele 2–6 și anexa cu exemple de calcul.
• Legea privind organizarea relațiilor de muncă pe durata legii marțiale nr. 2136-IX — articolele 6, 7, 10, 13 și 16.
• Codul ucrainean al contravențiilor administrative nr. 8073-X — alineatele întâi și doi ale articolului 41.
• Codul penal al Ucrainei nr. 2341-III — articolul 175.
• Legea „Cu privire la taxa judiciară” nr. 3674-VI — punctul 1 al alineatului întâi din articolul 5.