Fulfillment pentru magazin: cum calculați costurile și predați comenzile

Predarea comenzilor unui operator de fulfillment este potrivită atunci când costul total și calitatea serviciului răspund nevoilor magazinului. Pentru a decide, comparați costurile pentru aceeași perioadă, verificați capacitatea depozitului propriu și derulați un pilot de o săptămână. Volumul de comenzi de la care externalizarea devine avantajoasă depinde de costurile dumneavoastră și de condițiile operatorului.

Înainte de a preda toate mărfurile, stabiliți lista serviciilor, regulile de recepție, termenele de expediere, raportarea și răspunderea pentru diferențe. Magazinul are nevoie de o procedură clară pentru controlul stocurilor, erorile de pregătire a comenzilor și retururi.

Ce include serviciul fulfillment pentru magazin

Fulfillment înseamnă efectuarea operațiunilor din depozit pentru comenzile magazinului de către un operator extern. Acesta recepționează și depozitează marfa, selectează articolele necesare, le ambalează și predă coletele transportatorului. Procesarea retururilor este inclusă numai în limita convenită.

Stabiliți cine verifică marfa returnată, fotografiază deteriorările, decide dacă produsul poate fi revândut și informează magazinul. Încasarea plăților, comunicarea cu cumpărătorii, etichetarea suplimentară și ambalarea specială necesită, de asemenea, o înțelegere separată.

Cum comparați costul depozitului propriu cu cel al serviciului fulfillment

Alegeți aceeași perioadă, de exemplu o lună, și definiți unitatea de comparație. Pentru calculul de mai jos, o comandă înseamnă un colet expediat cu o componență de marfă convenită. Dacă o comandă are mai multe colete sau multe articole, aflați cum se modifică tariful.

Pentru depozitul propriu, adunați chiria, salariile, utilitățile, echipamentele, materialele de ambalare și costurile procesării retururilor. Includeți timpul proprietarului dacă acesta pregătește comenzile. Solicitați operatorului un calcul complet: recepție, depozitare, selecție, ambalare, materiale, retururi, plata minimă și lucrări suplimentare.

Exemplu orientativ. Depozitul propriu costă 42 000 UAH pe lună plus 25 UAH per comandă. Serviciul fulfillment costă 12 000 UAH pe lună plus 85 UAH per comandă. Acestea sunt ipoteze pentru calcul, nu tarifele unui operator anume. Ambalarea și operațiunile obișnuite din depozit sunt deja incluse în sumele respective; nu le adăugați din nou.

Formule: depozit propriu = 42 000 + 25 × numărul de comenzi; fulfillment = 12 000 + 85 × numărul de comenzi. Costurile sunt egale la 500 de comenzi: (42 000 − 12 000) ÷ (85 − 25). La 400 de comenzi, fulfillmentul este cu 6 000 UAH mai ieftin; la 800, depozitul propriu este cu 18 000 UAH mai ieftin.

Livrarea către cumpărător este exclusă din tabel, presupunând că are același cost în ambele variante. Dacă tarifele diferă, adăugați livrarea la fiecare calcul. Calculați separat costurile de lansare: transportul stocurilor, etichetarea și configurarea schimbului de date. Verificați dacă aceste lucrări sunt deja incluse în ofertă.

Calculul pentru 800 de comenzi este valabil dacă depozitul propriu are suficient spațiu, locuri de depozitare și timp de lucru. Munca suplimentară, angajarea unui lucrător în plus sau extinderea spațiului vor schimba rezultatul. Includeți în estimarea fulfillmentului și costurile care rămân după predare.

Cum evaluați diferența dintre costurile operațiunilor din depozit

În acest exemplu orientativ, trecerea la fulfillment pentru 400 de comenzi reduce costurile lunare incluse cu 6 000 UAH. La 800 de comenzi, depozitul propriu este mai ieftin cu 18 000 UAH, dacă are capacitate suficientă și nu apar costuri suplimentare. Aceste sume arată diferența dintre costurile operațiunilor din depozit în condițiile ipotezelor menționate. Pentru decizia finală, adăugați costurile de lansare și costurile magazinului care rămân după predare, fără a include vreo cheltuială de două ori.

Ce trebuie stabilit înainte de predarea mărfurilor

Pregătiți o listă a articolelor din stoc, adică SKU-uri. Fiecare mărime, culoare sau altă variantă trebuie identificată fără ambiguitate prin cod de produs și cod de bare. Adăugați denumirea, unitatea de măsură, cantitatea și cerințele de depozitare și ambalare.

• Recepție. Stabiliți numărarea pe articole, consemnarea deteriorărilor, un document cu cantitatea efectiv recepționată și termenul de notificare a diferențelor.
• Expediere. Stabiliți ora-limită pentru expedierea în aceeași zi, precum și modul de lucru în weekend și în perioadele de vârf.
• Pregătirea comenzilor. Stabiliți regula: nicio înlocuire a produsului fără aprobarea magazinului. Pentru un articol indisponibil, desemnați persoana responsabilă și termenul de răspuns.
• Stocuri. Conveniți un raport pentru marfa disponibilă, rezervată și deteriorată, precum și pentru retururi. Verificați exactitatea comparând cantitatea fizică și cea din evidență pentru fiecare articol verificat.
• Retururi. Solicitați motivul, fotografii ale stării produsului și ambalajului, precum și un statut separat până la decizia privind revânzarea.
• Răspundere. Clarificați condițiile de despăgubire pentru pierderi și deteriorări, procedura de reclamații, limitele răspunderii, încheierea colaborării și ridicarea stocurilor.

Acestea sunt condiții recomandate pentru organizarea activității. Stabiliți-le în scris cu operatorul, în funcție de particularitățile sortimentului dumneavoastră.

Cum derulați un pilot de fulfillment de o săptămână

Predați un lot limitat și o parte din comenzile reale. Includeți diferite variante de produse, o comandă cu mai multe articole și ambalare specială. Verificați situațiile excepționale: anulări, lipsa unui articol, deteriorări și retururi. Dacă acestea nu apar pe parcursul săptămânii, stabiliți o verificare de test a acestor scenarii.

În fiecare zi, reconciliați comenzile predate, expedierile efective, termenele și stocurile. La finalul săptămânii, comparați factura cu estimarea convenită, verificați erorile și efectuați o numărătoare prin sondaj a mărfurilor. Ulterior, programați verificarea săptămânală a articolelor cu risc mai mare. Începeți predarea completă după remedierea diferențelor și confirmarea de către operator că este pregătit pentru volumul estimat de lucru.

Evidența stocurilor și transferul mărfurilor în Torgsoft

În Torgsoft, inventarierea vă permite să comparați cantitatea fizică a mărfurilor cu stocurile din evidență. Puteți introduce numărătoarea prin scanare sau manual. Pentru a verifica un lot înainte de predare, consultați instrucțiunile de inventariere (інструкція з інвентаризації).

Transferul între centrele de evidență se înregistrează printr-un transfer intern. Evidența mărfurilor în tranzit permite afișarea lor în stocul destinatarului după recepție. Procedura este descrisă în instrucțiunile privind transferul intern (інструкція з внутрішньої передачі).

Stabiliți separat schema de evidență a depozitului operatorului și schimbul de date. Definiți formatul comenzilor, confirmărilor de expediere, stocurilor și retururilor, frecvența transmiterii și persoana responsabilă pentru erori. Posibilitatea integrării cu un anumit operator trebuie verificată și convenită separat.