Începeți pregătirea pentru sărbătorile de iarnă prin verificarea stocurilor, a bugetului de achiziții și a termenelor de livrare. Apoi coordonați seturile cadou, programul angajaților, ambalarea și expedierea. Înainte de începerea perioadei aglomerate de vânzări, magazinul trebuie să știe câtă marfă poate vinde și câte comenzi poate pregăti la timp.
Numărați opt săptămâni înapoi de la începutul vârfului de vânzări estimat. Dacă furnizorul are nevoie de mai mult timp, plasați comanda mai devreme. Pentru fiecare sarcină desemnați un responsabil, un termen și un rezultat: o comandă confirmată, un stoc verificat, un set mostră gata sau un program convenit.
Ce date să adunați înainte de achiziții
Proprietarul sau managerul magazinului stabilește bugetul și calendarul pregătirilor. Responsabilul de achiziții colectează condițiile furnizorilor, angajatul depozitului verifică marfa, iar vânzătorul senior întocmește programul. Într-un magazin mic, o singură persoană poate îndeplini aceste sarcini, dar termenele și rezultatele trebuie consemnate separat.
- Vânzările pe săptămâni din perioada festivă anterioară: cantități, prețuri, reduceri și retururi.
- Stocurile reale: produse vandabile, unități deteriorate și comenzi deja rezervate.
- Condițiile de achiziție: preț, cantitate minimă pe lot, termen de livrare, modalitate de plată și posibilitatea de a face comenzi suplimentare.
- Costurile comenzii: ambalare, comisioane de plată și livrarea plătită de magazin.
- Capacitatea echipei: ture disponibile și timpul necesar asamblării seturilor și pregătirii expedierilor.
Dacă nu aveți istoric de vânzări, planificați un prim lot mic și conveniți dacă poate fi reaprovizionat. Elaborați separat un scenariu prudent și unul cu cerere mai mare. Nu plătiți întregul stoc necesar scenariului cu cerere mai mare fără să evaluați ce veți face cu produsele nevândute.
Plan de pregătire pe 8 săptămâni
| Până la vârful vânzărilor | Sarcină și responsabil | Ce verificați la sfârșitul săptămânii |
|---|---|---|
| 8 săptămâni | Managerul analizează vânzările, stabilește gama pentru sărbători și bugetul. | Există o listă de produse, o prognoză în unități și o sumă disponibilă pentru achiziții. |
| 7 săptămâni | Angajatul depozitului numără produsele selectate. Responsabilul de achiziții confirmă aprovizionarea. | Diferențele au fost verificate, iar furnizorii au confirmat cantitățile, prețurile și termenele. |
| 6 săptămâni | Responsabilul de achiziții plasează comenzile principale. Managerul aprobă conținutul și prețul seturilor cadou. | Sunt cunoscute datele de livrare și costul total al fiecărui set, cu ambalare inclusă. |
| 5 săptămâni | Echipa asamblează seturi mostră, testează ambalarea și pregătește fotografii și descrieri. | Conținutul efectiv corespunde descrierii. S-a măsurat timpul de asamblare și ambalare. |
| 4 săptămâni | Vânzătorul senior întocmește programul. Responsabilul de comenzi stabilește termenele pentru rezervare, pregătire și expediere. | Fiecare tură are personalul necesar. Condițiile de livrare și ridicare sunt clare pentru clienți. |
| 3 săptămâni | Personalul de vânzări participă la instruire. Managerul verifică prețurile, reducerile și parcursul comenzii de la solicitare până la predare. | O comandă de test a fost asamblată fără erori de conținut, preț sau adresă. |
| 2 săptămâni | Responsabilul de achiziții reevaluează necesarul de reaprovizionare. Echipa pregătește ambalajele și numărul convenit de seturi. | Comenzile suplimentare vor ajunge la timp. Există suficiente ambalaje și spațiu pentru comenzile gata. |
| 1 săptămână | Managerul verifică zilnic stocurile, coada de comenzi și gradul de încărcare al echipei. | Vânzătorii văd marfa disponibilă și le comunică clienților termene realiste. |
Cum calculați achizițiile și stocul de rezervă
Calculați necesarul separat pentru fiecare articol. Formula de lucru: cantitatea de achiziționat = vânzările prognozate până la următoarea reaprovizionare + stocul de rezervă − stocul disponibil − livrările confirmate în acea perioadă. Dacă rezultatul este negativ, acest calcul nu indică necesitatea unei achiziții suplimentare.
Stocul disponibil nu include marfa deteriorată și unitățile deja puse deoparte pentru clienți. Prognoza vânzărilor din această formulă nu trebuie să includă nici comenzile pentru care marfa a fost deja pusă deoparte; în caz contrar, acestea vor fi numărate de două ori. Includeți livrările numai dacă furnizorul a confirmat cantitatea și termenul. Verificați separat dacă stocul disponibil ajunge până la fiecare livrare: o livrare de la sfârșitul perioadei nu acoperă comenzile care trebuie onorate mai devreme. Stabiliți stocul de rezervă ținând cont de posibile întârzieri, termenul de valabilitate și posibilitatea de a vinde marfa după sărbători.
Exemplu orientativ: până la următoarea reaprovizionare, magazinul estimează vânzarea a 80 de unități și păstrarea unei rezerve de 15 unități. Stocul disponibil este de 25 de unități, iar livrarea confirmată este de 20. Necesarul de achiziție suplimentară: 80 + 15 − 25 − 20 = 50 de unități. Acesta este un exemplu de calcul, nu un nivel de rezervă recomandat.
Verificați și calendarul plăților. După plata achizițiilor trebuie să rămână fonduri pentru cheltuielile convenite ale magazinului: salarii, chirie, ambalare și expediere. Nu reaprovizionați produsele cu vânzare lentă doar pentru a mări expunerea festivă.
Cum pregătiți seturile cadou
Pentru fiecare set întocmiți o fișă: denumire, lista componentelor, cantitatea fiecărui produs, ambalaj, preț și eventuale înlocuiri. Conveniți înlocuirile cu clientul înainte de ridicare sau expediere. Fotografia trebuie să arate exact conținutul pe care îl va primi clientul.
Numărul de seturi este limitat de componenta cu cel mai mic stoc disponibil. Exemplu orientativ: aveți 40 de căni, 30 de pachete de ceai și 50 de cutii. Dacă fiecare set conține câte un exemplar din fiecare produs, puteți asambla 30 de seturi. Dacă cănile și ceaiul se vând și separat, stabiliți din timp ce cantitate alocați seturilor.
Asamblați un exemplar și măsurați timpul de lucru. Verificați dacă produsele încap, nu se mișcă în interior și dacă este ușor să controlați conținutul înainte de închiderea cutiei. Pregătiți mai întâi lotul convenit. Asamblați restul în funcție de comenzile efective, dacă termenul promis permite.
Cum verificați reducerea înainte de o promoție
Evaluați câți bani rămân din vânzare după costul de achiziție și cheltuielile variabile. Cheltuielile variabile sunt costuri care apar la fiecare vânzare, de exemplu ambalarea sau comisionul de plată.
Exemplu orientativ: prețul produsului este 1.000 UAH, costul de achiziție este 650 UAH, iar cheltuielile variabile sunt 50 UAH. Contribuția unei vânzări la acoperirea cheltuielilor fixe este 1.000 − 650 − 50 = 300 UAH. Aceasta nu este încă profitul net: cheltuielile fixe și impozitele nu sunt incluse în exemplu.
O reducere de 10% scade prețul la 900 UAH. Dacă prețul de achiziție și cheltuielile variabile rămân aceleași, contribuția este 900 − 650 − 50 = 200 UAH. Pentru a păstra contribuția totală, trebuie să vindeți de 1,5 ori mai multe unități: 300 ÷ 200 = 1,5. De exemplu, 150 de unități în loc de 100. Acest volum nu este garantat, așa că înaintea promoției verificați stocul, capacitatea echipei și cheltuielile suplimentare.
Cum organizați turele, ambalarea și livrarea
Întocmiți programul în funcție de volumul estimat de lucru la anumite ore. Stabiliți cine oferă consultanță clienților, cine lucrează la casă, cine pregătește comenzile online și cine verifică expedierile. Desemnați un înlocuitor în cazul absenței unui coleg și conveniți cum se predau sarcinile neîncheiate între ture.
Verificați practic câte comenzi poate pregăti echipa. Exemplu orientativ: ambalarea unei comenzi durează 6 minute, iar pentru această activitate sunt alocate 3 ore. Capacitatea calculată este 180 ÷ 6 = 30 de comenzi. Stabiliți o limită efectivă mai mică, ținând cont de verificarea conținutului, corectarea greșelilor și pauze.
Pentru rezervări, notați numărul comenzii, produsul, cantitatea, clientul și termenul rezervării. Stabiliți cine confirmă rezervarea, cine îi urmărește termenul și cum revine produsul în stocul disponibil după expirarea perioadei convenite.
Înainte de a accepta comanda, comunicați clientului conținutul setului, prețul total, costul ambalării și livrării, modalitatea de plată și termenul de pregătire. Pentru comenzile corporate conveniți separat cantitatea, personalizarea, mostra, documentele și programul de predare a loturilor. Condițiile de anulare, înlocuire și retur trebuie să respecte contractul și cerințele aplicabile.
Distingeți data expedierii de data estimată a primirii. Stabiliți termenul limită pentru preluarea comenzilor de sărbători în funcție de timpul de asamblare, programul transportatorului și o rezervă de timp pentru întârzieri. După acest termen, oferiți doar metode de primire pe care magazinul le poate asigura, de exemplu ridicarea personală a produsului gata.
Controlul stocurilor și promoțiilor de sărbători în Торгсофт (Torgsoft)
Înainte de achiziții, deschideți «Склад → Стан складу» (Depozit → Starea depozitului) și selectați centrul de evidență dorit. Aici puteți vedea cantitatea de marfă, prețul de vânzare și costul mărfii. Pentru verificarea stocului fizic, generați o situație de inventariere pentru produsele sau tipurile dorite. Înainte de numărare, verificați setarea «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня» (Include cantitatea mărfurilor din depozitele de nivel 3): dacă numărați și marfa din depozitele subordonate, inclusiv rezervările, activați-o. Cantitatea din evidență și numărătoarea fizică trebuie să acopere aceleași depozite. Dacă magazinul rămâne deschis, «Блокувати товар після першого сканування» (Blochează produsul după prima scanare) blochează temporar articolul al cărui inventar a început. După încheierea numărătorii, setați starea acestuia la «Закінчено підрахунок» (Numărătoare încheiată) — produsul va redeveni disponibil pentru vânzare.
Înainte de închiderea situației, numărați din nou produsele cu diferențe și verificați dacă lipsesc poziții. După închidere, Torgsoft creează documente pentru plusuri și minusuri și ajustează stocurile în conformitate cu numărătoarea. O situație goală, completată doar prin scanarea produselor găsite, nu va detecta unitățile lipsă care figurează încă în evidență. Pentru o verificare completă este necesară lista inițială. Pașii sunt descriși în instrucțiunile pentru inventarierea produselor.
În Torgsoft, puteți configura promoții de sărbători după perioadă, cantitate, valoare sau produs individual, precum și metoda de calculare a reducerii finale. Înainte de lansare, testați o vânzare cu reducerile pe care le vor aplica vânzătorii. Lista instrumentelor disponibile se găsește pe pagina funcțiilor de marketing Torgsoft. Calculați separat contribuția din vânzare, ținând cont de cheltuielile specifice magazinului dumneavoastră.
Ce să verificați în timpul vânzărilor de sărbători
În fiecare zi, managerul sau angajatul desemnat verifică stocurile disponibile, livrările confirmate, rezervările și comenzile care nu au fost încă pregătite. Dacă scad stocul sau capacitatea echipei, modificați imediat cantitățile disponibile și termenele din ofertele adresate clienților.
- Comparați vânzările efective în unități cu prognoza.
- Verificați stocurile componentelor seturilor și ale ambalajelor.
- Identificați comenzile care se apropie de termenul promis.
- Verificați rezervările al căror termen expiră.
- Comparați prețurile și reducerile cu cheltuielile variabile efective.
- Confirmați că următoarea tură știe despre comenzile neîncheiate.
După sărbători, numărați stocurile nevândute, retururile și cheltuielile de pregătire. Notați ce produse a trebuit să reaprovizionați de urgență, unde s-a întârziat ambalarea și ce seturi au ales clienții. Folosiți aceste date pentru următorul plan de achiziții și program de lucru.
Reveniți la pasul anterior