Ștergerea statisticilor perioadelor închise — este o opțiune suplimentară Torgsoft care șterge documentele financiare și de gestiune vechi din lunile închise anterior și lasă doar totalurile necesare pentru evidența ulterioară. Este necesară atunci când baza de date a devenit mare de-a lungul anilor de lucru și programul a început să încetinească.
Opțiunea este potrivită pentru magazine și rețele comerciale care au acumulat multe vânzări, facturi de intrare, transferuri și retururi. O astfel de bază de date crește în volum, încetinește deschiderea formularelor și rapoartelor și se apropie de limita de dimensiune a edițiilor gratuite de server. Un alt motiv — nedorința de a păstra în program istoricul complet al rulajului de mărfuri din anii anteriori.
Ca rezultat, obțineți o bază de date curățată și mai rapidă, în care sunt păstrate stocurile curente de mărfuri, decontările cu furnizorii și clienții, starea caselor și sumele acumulate ale cumpărăturilor clienților. Înainte de ștergere, programul propune crearea unei copii de rezervă, astfel încât baza veche poate fi păstrată pentru vizualizare.
Curățați baza de date de documentele vechi fără pierderea stocurilor curente
Opțiunea șterge datele pentru lunile închise, lună cu lună, și păstrează totalurile pentru o evidență corectă.
Ce este ștergerea statisticilor perioadelor închise
În programul de evidență Torgsoft se fixează fiecare acțiune: vânzări, intrări, cheltuieli, operațiuni financiare, crearea și modificarea documentelor. De-a lungul anilor, aceste date și-au îndeplinit rolul, dar continuă să fie stocate în bază și influențează viteza de lucru. Opțiunea șterge documentele pentru lunile închise selectate și lasă doar totalurile pe baza cărora se ține evidența curentă.
Noțiuni de bază
Perioadă închisă
Luna pentru care a fost executată acțiunea Închide perioada. Pot fi șterse doar lunile închise.
Datorii inițiale
Înregistrări care fixează starea decontărilor cu contrapărțile la sfârșitul ultimei perioade închise.
Stocuri inițiale
Facturi de intrare pentru ultima zi a perioadei închise, care reflectă starea depozitelor în valuta ultimei achiziții.
Copie de rezervă
Arhiva bazei de date pe care programul propune să o creați înainte de ștergere, pentru a putea reveni înapoi.
Numere de serie
Pentru mărfurile cu evidență de garanție se creează facturi de intrare separate cu prețul și furnizorul fiecărui număr.
Jurnal de ștergere
Acțiune pentru fiecare perioadă, care arată diferențele pe case, conturi, clienți, mărfuri și contrapărți.
Pentru cine este această opțiune
Magazine cu istoric
Puncte de vânzare care funcționează de câțiva ani și au acumulat un număr mare de documente.
Rețele comerciale
Afaceri cu mai multe puncte și rulaj mare de mărfuri, unde baza crește rapid.
Server gratuit
Cei care lucrează pe ediția gratuită SQL Server cu limită de dimensiune a bazei.
Nomenclator încărcat
Baze în care s-au acumulat mărfuri care au ieșit de mult din sortiment.
Cui nu îi este necesară. Dacă lucrați de curând, baza este mică și programul nu încetinește, ștergerea statisticilor este prematură. Opțiunea este utilă atunci când volumul de date influențează realmente performanța sau se apropie de limita dimensiunii serverului.
Când trebuie conectată imediat
- programul a încetinit vizibil la deschiderea vânzărilor, stării stocurilor și rapoartelor;
- dimensiunea bazei se apropie de limita ediției gratuite SQL Server;
- trebuie eliminate din nomenclator mărfurile care nu se mai vând de mult;
- nu doriți să păstrați în program rulajul detaliat al mărfurilor pentru anii anteriori.
Ce sarcini rezolvă opțiunea
Cum arată înainte și după
Înainte
Baza păstrează toate documentele pentru anii de lucru. Registrele se deschid lent, rapoartele se actualizează mult timp, iar dimensiunea bazei se apropie de limita serverului.
După
Documentele pentru lunile închise vechi au fost șterse, iar în bază au rămas stocurile curente, datoriile și totalurile. Formularele se deschid mai repede.
Cum funcționează: 6 pași
Activați opțiunea. Porniți funcția în meniul Setări — Lista funcțiilor suplimentare. După aceasta va deveni disponibilă secțiunea Setări — Parametri — Funcții suplimentare — Ștergerea statisticilor perioadelor închise.
Închideți lunile necesare. Accesați meniul Analiză — Perioadă și, cu butonul Schimbare stare, selectați Închide perioada. Dacă pentru perioadă există stocuri negative, programul va anunța și va genera un raport.
Salvați o copie de rezervă. Înainte de ștergere, actualizați programul la cea mai recentă versiune. În timpul operațiunii, Torgsoft va propune crearea unei arhive a bazei, pentru a putea reveni înapoi.
Porniți ștergerea. Apăsați Șterge statisticile perioadelor închise, confirmați că vă aflați la computerul server și introduceți numărul licenței (este vizibil în Ajutor — Despre program). Ștergerea de pe un computer client este interzisă.
Verificați ce a fost păstrat. Ștergerea se face lună cu lună, începând cu cea mai veche, până la perioada pe care se află cursorul. Ultima lună închisă rămâne, pentru ca stocurile inițiale să fie preluate din ultima ei zi. După ștergere, data de început a evidenței se schimbă automat în prima zi a primei perioade neșterse.
Verificați totalurile. Comparați cantitatea de marfă din depozite, datoriile contrapărților, soldurile caselor și conturilor și sumele bonusurilor înainte și după ștergere. Dacă indicatorii diferă cu mai mult de o unitate, contactați serviciul de suport tehnic.
Important. Programul nu va șterge perioada în care există o vânzare, iar returul pentru acest produs a fost efectuat într-o perioadă ulterioară, încă neștearsă. Acest lucru protejează mișcarea mărfurilor și calculul costului.
Pentru baze mari, este mai bine să porniți ștergerea după crearea arhivei și finalizarea sarcinilor de fundal de calcul automat al costului — programul va anunța despre sarcinile active și va propune dezactivarea lor. Curățarea este convenabil de planificat pentru timpul cu sarcină minimă.
Încercați opțiunea în baza dumneavoastră
Descărcați versiunea demo pentru 30 de zile și verificați cum funcționează curățarea pe o copie a bazei dumneavoastră. Datele rămân pe computerul dumneavoastră.
Posibilitățile opțiunii
Scenarii pe nișe
Magazin de îmbrăcăminte cu istoric
În câteva sezoane s-au acumulat mii de poziții, dintre care o parte nu se mai vinde de mult. Magazinul șterge perioadele vechi fără transferul mărfurilor cu stoc zero și curăță lista completă de bunuri și servicii.
Rețea pe server gratuit
Câteva puncte generează un rulaj mare de mărfuri, iar baza se apropie de limita ediției SQL Server. Ștergerea perioadelor închise reduce volumul de date și permite continuarea lucrului.
Centru de service cu garanție
Afacerea ține evidența pe serii a tehnicii. Opțiunea păstrează intrări separate ale numerelor de serie cu prețuri și furnizori, astfel încât evidența de garanție rămâne corectă.
Exemplu
Exemplul este ilustrativ. Magazinul lucrează în Torgsoft de șase ani, baza a crescut, iar registrele se deschid lent. Proprietarul decide să păstreze datele doar pentru ultimul an.
Înainte de ștergere, actualizează programul, închide lunile necesare și creează o copie de rezervă. După curățare, perioadele vechi sunt șterse, formularele se deschid mai repede, iar stocurile curente, datoriile și bonusurile clienților sunt păstrate. Suportul tehnic desfășoară baza veche separat pentru vizualizarea istoricului, dacă este necesar.
Cu ce opțiuni și echipamente funcționează
- Evidența mărfurilor în garanție după numere de serie: pentru astfel de mărfuri, în timpul ștergerii se creează facturi de intrare separate cu valuta, întreprinderea, furnizorul și prețul de achiziție al fiecărui număr de serie.
- Închirierea mărfurilor.
- Reparații și service în garanție.
- Salariu și motivarea personalului.
- Evidența stocurilor de mărfuri.
Automatizare complexă. Opțiunea nu necesită echipamente separate. Funcționează pe serverul cu baza de date și se combină cu celelalte funcții Torgsoft fără a perturba evidența curentă. Dacă în perioadele șterse au existat operațiuni legate de alte module, înainte de curățare merită clarificate consecințele cu serviciul de suport tehnic pe o copie a bazei.
Preț și condiții de conectare
- Licențe. Torgsoft Start, Torgsoft Ultra, Torgsoft Terminal.
- Conectare. Licența se cumpără doar pentru serverul pe care este amplasată baza.
- Versiune demo. Gratuit timp de 30 de zile, toate funcțiile se activează fără cod.
Licența se cumpără doar pentru serverul pe care este amplasată baza. Această opțiune este disponibilă începând cu versiunea Torgsoft® 7.6.4 (BD 354) și ulterioare.
Cum se conectează
- Descărcați versiunea demo și verificați opțiunea pe o copie a bazei dumneavoastră.
- Comandați opțiunea în magazinul online sau solicitați o consultație.
- Activați funcția în Setări — Lista funcțiilor suplimentare și configurați parametrii de ștergere.
Întrebări frecvente
Va fi vizibil rulajul vechi al mărfurilor în baza de lucru?
După ștergerea statisticilor, documentele detaliate pentru perioadele curățate nu se afișează în baza de lucru, astfel încât persoanele terțe nu vor putea determina rulajul mărfurilor pentru aceste luni. În program rămân totalurile pentru evidența curentă: stocuri, datorii inițiale, starea caselor și sumele cumpărăturilor clienților. Dacă înainte de ștergere a fost creată o arhivă, baza veche poate fi păstrată separat pentru vizualizare.
Poate fi păstrată baza veche pentru vizualizare?
Da. Înainte de ștergere, programul propune crearea unei copii de rezervă. Serviciului de suport tehnic i se poate solicita desfășurarea separată a acestei arhive, pentru a vizualiza istoricul vechi la nevoie.
Cum pot fi eliminate din nomenclator mărfurile care nu se mai vând de mult?
În setări, dezactivați comutatorul de transfer al mărfurilor cu cantitate zero. Atunci aceste mărfuri nu vor ajunge în factura de stocuri inițiale și vor putea fi șterse din lista completă de bunuri și servicii.
Ce se va întâmpla cu datoriile clienților și cu datoriile noastre către furnizori?
Ele nu se vor reseta. Programul creează datorii inițiale care reflectă decontările la sfârșitul perioadei închise. Sumele cumpărăturilor pentru reduceri, bonusurile și starea caselor se păstrează de asemenea.
Cum va ști programul de la ce furnizor este marfa din stoc?
Activați comutatorul de păstrare a furnizorului. Acesta păstrează legătura produsului cu furnizorul și funcționează după metodele de calcul al costului pe loturi de aprovizionare.
Se poate vinde marfă în timpul ștergerii?
Da, în program se pot efectua vânzări la casă în timp ce ștergerea este în desfășurare. Ștergerea amplă a unei baze mari este mai bine să fie pornită în afara orelor de lucru.
De ce programul nu permite ștergerea unei luni?
Dacă în perioadă există o vânzare, iar returul pentru acest produs a fost efectuat într-o perioadă ulterioară neștearsă, programul nu va șterge o astfel de lună. Acest lucru protejează mișcarea mărfurilor și calculul costului.
Pe ce computer trebuie efectuată ștergerea?
Doar pe computerul server, unde este amplasată baza. Ștergerea statisticilor de pe un computer client este interzisă.
Cu ce licență și versiune funcționează opțiunea?
Opțiunea este disponibilă în licențele Torgsoft Start, Ultra și Terminal, începând cu versiunea Torgsoft® 7.6.4 (BD 354). Licența se cumpără doar pentru serverul pe care este amplasată baza.
Ce trebuie făcut dacă totalurile după ștergere diferă?
Verificați cantitatea de marfă, datoriile, soldurile caselor și bonusurile înainte și după operațiune. Dacă diferența este mai mare de o unitate, contactați serviciul de suport tehnic și restaurați baza din copia de rezervă.
Reveniți la pasul anterior