Antreprenorii se confruntă adesea cu situația în care, la totalizarea rezultatelor lunare, cifrele profitului din formularele "Analiză - Perioadă" și "Rapoarte de mărfuri/comerciale" nu coincid. "Analiza perioadei" — este un instrument strategic de management pentru evaluarea complexă a stării financiare a întreprinderii pentru luna contabilă, în timp ce rapoartele de mărfuri arată imaginea operațională a vânzărilor pentru anumite date.
De obicei, antreprenorii întreabă: "De ce nu se potrivește profitul?", "Unde au dispărut banii?" sau "De ce după returul mărfii rapoartele arată date diferite?". Cel mai des, această situație apare la sfârșitul lunii, când au avut loc retururi de mărfuri, inventarieri sau vânzări active "pe minus".
Pentru a înțelege de ce apar aceste diferențe, este necesar să analizați detaliat logica de funcționare a programului Torgsoft, deoarece aceste două moduri îndeplinesc sarcini diferite și calculează indicatorii financiari după modele matematice diferite.
1. Algoritmi diferiți de calcul al profitului
Cauza principală a diferențelor constă în formulele după care rapoartele calculează profitul final al antreprenorului.
În Raportul de mărfuri sau Comercial, profitul se calculează după o formulă simplificată, strict operațională: încasările minus costul încasărilor. Adică programul ia suma vânzărilor, scade din ea costul acestor vânzări, apoi scade suma retururilor și adaugă înapoi costul mărfurilor returnate.
În modul "Analiză - Perioadă", calculul profitului este mult mai profund și include componente suplimentare care influențează rezultatul financiar global al afacerii. Pe lângă vânzările și retururile standard, formula "Analizei perioadei" ia automat în considerare:
-
Casarea mărfii, de exemplu deteriorare sau rebut.
-
Lipsurile constatate la inventarieri.
-
Plățile cu bonusuri și retururile plăților cu bonusuri.
Concluzie: compararea "Raportului de mărfuri" și a "Analizei perioadei" după coloana "Profit" — este incorectă. Acestea pot fi comparate exclusiv în partea sumelor vânzărilor și retururilor, deoarece raportul de mărfuri nu știe câte mărfuri ați casat din depozit sau câte lipsuri au fost depistate în timpul inventarierii.
2. Data documentului versus perioada contabilă
Aceasta este a doua cea mai frecventă cauză din cauza căreia rapoartele "se despart" anume după retururile de la clienți.
Raportul de mărfuri pentru o perioadă se construiește întotdeauna strict după DATA creării documentului. Dacă ați selectat raportul de la 1 până la 30 aprilie, în el vor intra toate operațiunile efectuate fizic în aceste zile.
În schimb, "Analiză - Perioadă" se construiește după PERIOADA CONTABILĂ a documentului. În programul Torgsoft, fiecare document, vânzare sau retur, are atât o dată fizică, cât și o legătură cu perioada financiară, adică luna, iar acești doi parametri pot fi diferiți. De exemplu, clientul a cumpărat marfa în martie, iar a returnat-o pe 14 aprilie. La оформarea returului, vânzătorul sau proprietarul putea schimba perioada contabilă a acestui document în "martie", pentru a corecta salariile vânzătorilor sau rezultatele financiare ale lunii precedente. Ca rezultat:
-
În Raportul de mărfuri pentru aprilie, acest retur se va afișa, deoarece data documentului este din aprilie.
-
În "Analiza perioadei" pentru aprilie, acest retur nu se va afișa, deoarece este atribuit perioadei martie.
3. Vânzări "pe minus" fără cost înregistrat
Dacă în setările programului Torgsoft este permisă vânzarea mărfii "pe minus", adică expedierea mărfii care formal încă nu există în stoc sau nu a fost recepționată corespunzător, acest lucru va duce inevitabil la denaturarea rapoartelor.
Când vindeți marfa "pe minus", programul nu poate fixa costul ei în momentul vânzării, deoarece marfa nu se află în stoc, iar sistemul nu știe din ce lot de livrare să ia prețul de cost.
-
Raportul de mărfuri sau raportul operațional pe zi va arăta suma vânzării, dar nu va lua în calcul costul, ceea ce va supraestima artificial profitul în acel moment.
-
"Analiza perioadei", după executarea acțiunii "Recalculează costul", va prelua ultimul cost cunoscut din starea depozitului sau va actualiza datele după ce veți recepționa, în sfârșit, marfa.
Soluție: dacă aveți vânzări active "pe minus", rapoartele nu vor coincide niciodată până la ultimul bănuț până când stocurile nu vor fi complet aliniate cu facturile de intrare și costul nu va fi recalculat. Specialiștii suportului Torgsoft recomandă insistent să vindeți cu interdicția vânzării "pe minus", pentru a păstra corectitudinea situațiilor de rulaj.
4. Influența certificatelor cadou și a bonusurilor
Modul "Analiză perioadă", spre deosebire de rapoartele simple de mărfuri, ia în considerare soldul global al certificatelor cadou. Dacă ați vândut un certificat cadou cu 50 UAH, iar valoarea lui nominală este de 100 UAH, atunci la calculul profitului în "Analiza perioadei" programul va lua în considerare aceste pierderi în rezultatul general al întreprinderii. Raportul de mărfuri nu va reflecta astfel de nuanțe financiare profunde. În plus, plățile cu bonusuri pot să nu ajungă în rapoartele obișnuite de mărfuri sau de casă, dar influențează întotdeauna "Analiza perioadei".
Cum să analizați corect diferențele: recomandări pentru antreprenor
Dacă vedeți diferențe între aceste rapoarte, urmați pașii de mai jos:
-
Nu comparați coloana "Profit" sau "Cost". Comparați exclusiv coloanele "Suma vânzărilor" și "Suma retururilor".
-
Verificați datele și perioadele retururilor. Asigurați-vă că toate retururile efectuate în luna curentă aparțin perioadei contabile a aceleiași luni.
-
Recalculați costul. Întotdeauna, înainte de totalizarea rezultatelor financiare în "Analiza perioadei", apăsați butonul "Recalculează costul". Acest lucru va actualiza datele pentru toate documentele în care a existat mișcare de marfă.
-
Controlați casările și inventarierile. Țineți minte că orice marfă casată sau lipsă depistată în timpul inventarierii va reduce automat profitul dvs. în "Analiza perioadei", în timp ce în Raportul de mărfuri acest profit va părea mai mare.
Reveniți la pasul anterior