Anularea închirierii: cum să returnați corect avansul, depozitul și bunurile la depozit

În domeniul închirierilor (de la costume de carnaval până la unelte pentru construcții sau rochii de mireasă), apar frecvent situații în care planurile clientului se schimbă.

Modul «Închirierea produsului» din Torgsoft este creat special pentru a înregistra predarea produselor în chirie, a controla termenele, a rezerva articolele pentru anumite date și a calcula automat costul serviciului și garanția. 

Totuși, afacerea se poate confrunta cu situații neprevăzute, motiv pentru care pot apărea următoarele întrebări: 

Programul are un algoritm de acțiuni clar stabilit pentru astfel de situații.

Configurarea programului pentru anularea corectă a închirierii

Pentru ca anularea tranzacției să se desfășoare rapid, iar documentele financiare să fie generate automat, programul trebuie configurat în prealabil.

Pentru aceasta, accesați meniul Document → Comerț cu emiterea facturii → fila Închiriere și deschideți «Setările închirierii». În această fereastră se află un parametru extrem de important: «Restituirea plății pentru serviciu la anularea închirierii». Dacă activați această setare, atunci când starea documentului este schimbată în «Închiriere anulată», Torgsoft va propune automat restituirea banilor achitați de client drept plată (avans) pentru serviciul de închiriere.

Cum se anulează închirierea și se restituie avansul (costul închirierii)

Atunci când clientul rezervă un produs în avans, acesta achită frecvent costul închirierii chiar în momentul creării documentului, ca o confirmare financiară a intenției sale. Dacă ulterior renunță la serviciu, suma trebuie restituită corect din casierie sau din contul bancar.

Algoritmul de acțiuni:

1. Găsiți documentul necesar în fila «Închiriere».

2. Schimbați starea documentului apăsând butonul «Starea închirierii» și selectând opțiunea «Închiriere anulată» (sau «Închiriere revocată»).

3. Programul va verifica existența plăților efectuate. Datorită algoritmilor integrați de protecție împotriva erorilor, Torgsoft identifică exact dacă plata pentru închiriere a fost efectiv încasată. Dacă nu a existat o plată anticipată, fereastra de restituire nu va apărea, ceea ce împiedică eliberarea accidentală a unor sume suplimentare din casierie.

4. Dacă clientul a achitat într-adevăr un avans, iar setarea «Restituirea plății pentru serviciu la anularea închirierii» este activată, sistemul va deschide automat formularul financiar pentru restituirea plății anticipate aferente facturii. Veți putea întocmi un ordin de plată din casierie sau efectua o restituire fără numerar, returnând clientului banii pentru serviciul care nu a fost prestat.

Restituirea garanției: integrală și parțială

Garanția este o sumă de siguranță fără de care predarea fizică a produsului în chirie (schimbarea stării în «Închiriere începută») nu este posibilă, de regulă, cu excepția cazului în care ați stabilit o garanție zero în nomenclator.

Atunci când clientul anulează o închiriere activă sau returnează articolul la expirarea perioadei de închiriere, garanția trebuie restituită. Pentru aceasta se utilizează butonul «Restituie garanția», iar sistemul poate propune automat această operațiune atunci când documentul este trecut în starea «Închiriere încheiată». În același timp, se generează un document financiar pentru restituirea garanției.

Eliberarea produsului din rezervă și returnarea la depozit

Un alt aspect deosebit de important al anulării închirierii este circulația produsului în sistem. Opțiunea de închiriere din Torgsoft este configurată astfel încât, atunci când documentul este trecut în starea «Se află în închiriere» (sau când produsul este rezervat pentru închiriere), acesta este transferat fizic din depozitul principal într-un depozit virtual special de nivelul 3 (de exemplu, «Produse închiriate»). Acest lucru asigură rezervarea automată: articolul este blocat în siguranță, iar niciun alt vânzător nu îl poate vinde accidental la casă.

Ce se întâmplă la anularea sau încheierea închirierii? 

Nu trebuie să efectuați niciun transfer manual. Imediat ce schimbați starea închirierii în «Închiriere anulată» sau «Închiriere încheiată», programul returnează automat produsul din depozitul de nivelul 3 în depozitul obișnuit (principal). Rezervarea este eliminată, iar produsul devine imediat disponibil pentru rezervări noi din partea altor clienți sau pentru vânzarea obișnuită cu amănuntul.

Astfel, anularea unei închirieri în Torgsoft este un proces complet controlat, în cadrul căruia, printr-o singură apăsare a butonului «Închiriere anulată», rezolvați simultan trei sarcini: eliminați rezervarea produsului, generați automat documentele pentru restituirea avansului și soluționați în siguranță restituirea garanției clientului.