Cum să corectezi cheltuielile și ordinele de numerar pentru o zi închisă în numerar

Dacă în Torgsoft a fost înregistrată din greșeală o cheltuială, o sumă incorectă într-un ordin de casă sau un document financiar inutil, eroarea poate fi corectată chiar și după încheierea zilei.

Torgsoft nu permite modificarea documentelor financiare aferente unei zile de casă închise. Mai întâi trebuie redeschisă temporar ziua respectivă, corectat documentul, apoi zilele de casă trebuie închise din nou. După închidere, programul va recalcula totalurile acestora.

De ce Torgsoft nu permite modificarea imediată a documentului

Ziua de casă în Torgsoft păstrează mișcarea banilor pentru o anumită casă: soldul la începutul zilei, încasările, cheltuielile și soldul la sfârșitul zilei.

Zilele de casă următoare continuă acest calcul. Prin urmare, modificarea unui document dintr-o dată anterioară afectează și soldurile zilelor următoare.

Ziua de casă se închide automat după prima operațiune de casă din ziua următoare. În formularul Plată → Totaluri casă, ziua închisă este marcată cu un lacăt. Pentru aceasta, operațiunile financiare sunt blocate.

De exemplu, astăzi este data de 14, iar eroarea se află într-un document din data de 12. Pentru corectare trebuie redeschisă și ziua de casă închisă din data de 13.

Deschideți Plată → Document financiar și găsiți operațiunea necesară.

Înainte de modificare, verificați:

• data documentului;

• casa;

• suma;

• destinația plății;

• dacă documentul a fost într-adevăr creat din greșeală.

Dacă problema este doar suma incorectă sau alte date ale ordinului de casă, documentul va putea fi modificat după redeschiderea zilei de casă.

Dacă înregistrarea nu trebuia să existe deloc, aceasta va putea fi ștearsă.

Important pentru plățile pentru marfă

Dacă documentul financiar a apărut în urma unei plăți pentru marfă, acesta nu poate fi pur și simplu șters. Mai întâi trebuie anulată plata corespunzătoare pentru marfă, apoi se poate lucra cu documentul financiar. Această regulă este menționată explicit în documentația Torgsoft.

Accesați Plată → Totaluri casă.

În partea de sus a ferestrei setați perioada astfel încât să vedeți data pentru care trebuie efectuată corectarea.

Zilele închise sunt marcate cu un lacăt.

Dacă trebuie corectată o zi mai veche, aceasta trebuie redeschisă împreună cu zilele de casă închise care urmează după ea. Pentru aceasta:

1. Activați selecția pe mai multe rânduri.

2. Selectați ziua necesară și zilele închise următoare.

3. Apăsați Anulare închidere zi de casă.

După aceasta, lacătele de lângă datele selectate vor dispărea, iar Torgsoft va permite modificarea documentelor financiare din aceste zile.

Ziua curentă, data de 14, nu trebuie închisă și redeschisă din nou pentru această corectare.

Reveniți la Plată → Document financiar.

Selectați documentul necesar.

Dacă datele documentului sunt incorecte, apăsați Modificare. Torgsoft va deschide formularul Ordin de casă, unde puteți face modificările necesare.

Dacă documentul a fost creat din greșeală și nu este necesar deloc, apăsați Ștergere.

Ambele acțiuni sunt disponibile doar atunci când ziua de casă a documentului este deschisă.

Torgsoft înregistrează ștergerea unui document financiar în Fișier → Jurnalul acțiunilor utilizatorilor. În jurnal se păstrează tipul documentului, numărul, data și suma. Astfel, proprietarul poate verifica faptul că documentul a fost șters.

După corectare, reveniți la Plată → Totaluri casă.

Selectați zilele anterioare redeschise, lăsând ziua curentă deschisă, și apăsați Închidere zi de casă.

Torgsoft va recalcula zilele de casă și le va închide din nou. Lângă date vor apărea lacăte.

Acest pas este important, deoarece corectarea unei cheltuieli dintr-o dată anterioară modifică soldul casei respective și poate influența totalurile zilelor următoare.

În Plată → Totaluri casă, selectați casa necesară și perioada.

Pentru fiecare zi, Torgsoft afișează:

• suma la începutul zilei;

• încasările din zi;

• cheltuielile din zi;

• soldul la sfârșitul zilei.

Verificați ziua în care a fost eroarea și zilele următoare.

Dacă, de exemplu, a fost înregistrată din greșeală o cheltuială de 2 000 UAH în loc de 200 UAH, după corectare diferența trebuie să se reflecte în soldurile casei din zilele următoare.

De asemenea, puteți genera raportul pentru ziua respectivă și verifica mișcarea banilor: vânzări, plăți către furnizori, cheltuieli administrative și alte operațiuni de casă.

Când este mai bine să apelați la suportul tehnic

Metoda descrisă este potrivită atunci când există un document financiar obișnuit cu o dată anterioară corectă și acesta trebuie modificat sau șters.

Nu este recomandat să interveniți singur în baza de date dacă:

• ziua de casă necesară nu poate fi redeschisă în mod normal;

• au apărut zile de casă cu date incorecte;

• programul afișează o succesiune ilogică a zilelor de casă;

• după recalculare, soldurile rămân incorecte;

• trebuie șterse sau corectate chiar înregistrările zilelor de casă.

În cazuri reale gestionate de suportul tehnic au existat situații în care un specialist s-a conectat la baza de date, a șters zilele de casă incorecte printr-o interogare SQL, apoi a efectuat recalcularea și verificarea. O astfel de operațiune nu trebuie repetată independent.

A fost înregistrat și un caz în care o vânzare a fost creată accidental cu data din anul 5020: suportul tehnic a corectat vânzarea, a șters zilele de casă incorecte și a recalculat datele curente.

Pe scurt: ordinea corectării

Plată → Totaluri casă → redeschideți zilele anterioare necesare → Plată → Document financiar → modificați sau ștergeți documentul → Totaluri casă → închideți din nou zilele anterioare → verificați soldurile.